Індивідуальна бесіда як форма ділового спілкування

     Рішення,  що  містять  кілька  питань,  поділяють  на пункти і  
підпункти,   які   нумеруються   арабськими   цифрами.   Підпункти  
нумеруються цифрами з дужкою.  

     119. У   разі  коли  на  засіданні   приймається  рішення  про  
затвердження  документа,  який  обговорювався  на  засіданні,  цей  
документ  додається  до  протоколу і в ньому робиться посилання на  
номер  і  дату  протоколу.  За  наявності  інших  документів,   що  
розглядалися   на   засіданні   та   факт  обговорення  яких  було  
зафіксовано  у  тексті  протоколу,  вони  нумеруються   арабськими  
цифрами  (Додаток 1,  Додаток 2).  У відповідних пунктах протоколу  
робиться посилання на ці додатки.  

     Реквізит "Відмітка  про наявність додатків" наприкінці  тексту  
протоколу не зазначається.  

     120. Протокол    підписується    головуючим    на   засіданні  
колегіального органу та секретарем.  

     121. Деякі   протоколи   засідань    (технічних    комітетів,  
методичних,  експертних,  наукових  рад і комісій тощо) підлягають  
затвердженню.  У  такому   разі   протокол   повинен   мати   гриф  
затвердження.  

     122. Копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою  
служби діловодства і надсилаються у разі  потреби  заінтересованим  
установам,  посадовим особам, працівникам. Список розсилки складає  
і підписує секретар.  

                          Службові листи  

     123. Службові  листи складаються з  метою   обміну  інформацією  
між установами як:  

     відповіді про   виконання завдань,  визначених  в актах органів  
державної  влади,  органів  влади  Автономної   Республіки   Крим,  
дорученнях вищих посадових осіб;  

     відповіді на   запити,   звернення,  а  також   кореспонденцію  
Верховної Ради України;  

     відповіді на виконання  доручень установ вищого рівня;  

     відповіді на запити  інших установ;  

     відповіді на звернення  громадян;  

    відповіді на запити на інформацію;  

     ініціативні листи;  

     супровідні листи.  

     124. Службовий лист  оформляється на спеціальному  для  листів  
бланку  формату  A4  (210 х 297 міліметрів).  Якщо  текст листа не  
перевищує семи   рядків,   використовують   бланк    формату    А5  
(210 х 148 міліметрів).  

     125. Лист  має  такі  реквізити:  дата,  реєстраційний  індекс,  
посилання на  реєстраційний  індекс  і  дату  документа,  на  який  
дається відповідь,  адресат,  заголовок до тексту, текст, відмітка  
про наявність додатків (у  разі  потреби),  підпис,  відмітка  про  
виконавця.  

     Датою листа є дата  його підписання,  яка повинна  збігатися із  
датою реєстрації вихідної кореспонденції у службі діловодства.  

     Лист, оформлений набланку  формату А4 (210 х 297  міліметрів),  
повинен  мати  заголовок до тексту,  що відповідає на питання "про  
що?".  

     126. Основним реквізитом  службового листа  є  текст,  що,  як  
правило,  складається з двох частин. У першій частині зазначається  
причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться  
посилання  на  документи,  що  були  підставою для його складення.  
Друга частина  включає  висновки,  пропозиції,  прохання,  рішення  
тощо, які розміщуються з абзацу.  

     127. Як правило, у  листі порушується одне питання.  

     Текст листа   викладається   від   першої   особи  множини   з  
використанням слів:  "просимо повідомити..." "роз'яснюємо,  що..."  
або від   третьої   особи  однини  -  "міністерство  інформує...",  
"управління вважає за доцільне".  

     Якщо лист  складено  на   бланку   посадової   особи,   текст  
викладається від першої особи однини - "прошу...", "пропоную...".  

     Службові листи   підписуються  відповідно  до  пункту  52 цієї  
Інструкції. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.  

     128. Службовий лист  візує працівник,  який створив   документ,  
керівник структурного підрозділу установи,  в якому його створено,  
у разі потреби (якщо в листі  порушуються  важливі  та  принципові  
питання)   -  керівники  заінтересованих  структурних  підрозділів  
установи,  а також  заступник  керівника  установи  відповідно  до  
функціональних  обов'язків (якщо лист повинен підписувати керівник  
установи).  

            Документи до засідань колегіальних  органів  

     129. Підготовка  та   оформлення   документів   до   засідань  
колегіальних  органів  проводяться з метою здійснення повноважень,  
передбачених положеннями про ці колегіальні органи.  

     130. Засідання колегіальних  органів проводяться відповідно  до  
затверджених планів їх роботи та у разі потреби.  

     У плані роботи  колегіального органу зазначаються  питання,  що  
повинні розглядатися,  дата розгляду,  прізвище, ініціали (ініціал  
імені)  доповідача та найменування структурного підрозділу апарату  
колегіального органу,  який готує документи для  розгляду  питання  
колегіальним органом, строк подання документів.  

     Проект плану    роботи   колегіального   органу   складається  
секретарем цього органу або іншою посадовою особою, яка відповідно  
до  своїх повноважень забезпечує організацію роботи цього органу з  
урахуванням пропозицій структурних підрозділів.  

     Керівники структурних   підрозділів   апарату   колегіального  
органу   завчасно   подають   для   включення   до   плану  роботи  
колегіального  органу  перелік  питань,  які  вони   вважають   за  
необхідне  розглянути  на  його  засіданні.  До переліку додається  
довідка з  обґрунтуванням  підстав  внесення  питання  на  розгляд  
колегіального органу.  

     Затверджений  колегіальним  органом  план  роботи доводиться до  
відома  членів  колегіального  органу  і  керівників   структурних  
підрозділів його апарату. Додаткові питання до затвердженого плану  
роботи колегіального органу можуть бути включені за рішенням  його  
голови. Секретар колегіального органу або інша посадова особа, яка  
відповідно до  своїх  повноважень  забезпечує  організацію  роботи  
такого  органу,  інформує  всіх  членів  колегіального  органу  та  
відповідальних виконавців про внесені до плану зміни.  

     131. Документи   з   питань,   що   вносяться   на    розгляд  
колегіального  органу,  повинні подаватися не пізніше ніж за п'ять  
днів до засідання,  а у разі проведення позачергового засідання  -  
не пізніше ніж за один день. Зазначені документи містять:  

     доповідну  записку,  адресовану  колегіальному   органу (у разі  
потреби),  в якій  ґрунтовно  викладені  питання  з  висновками  і  
пропозиціями;  

     проект  рішення   (розпорядження,   постанови)   колегіального  
органу, завізований   керівниками   заінтересованих   структурних  
підрозділів  його  апарату,  та  документи  до  нього  (аналітичні  
довідки,  таблиці,  діаграми тощо), завізовані їх керівниками, а у  
разі потреби - проект наказу;  

     довідку  про   погодження   проекту   рішення  (розпорядження,  
постанови) із заінтересованими структурними підрозділами  установи  
та іншими установами;  

     список  осіб,  які  запрошуються  на  засідання  колегіального  
органу;  

     інші документи,  необхідні для розгляду питань.  

     132. Документи,  підготовлені   для   розгляду   колегіальним  
органом,  а також один примірник їх копій зберігаються у секретаря  
колегіального органу або іншої посадової особи,  яка відповідно до  
своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, або  
в протокольній  частині  колегіального  органу  окремо  з  кожного  
засідання.  

     133. У   разі  проведення  закритого   засідання  колегіального  
органу   (закритого   обговорення   окремих   питань)   підготовка  
документів   здійснюється   з   дотриманням   порядку   роботи   з  
документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.  

     134. За  своєчасну   та  належну  підготовку  документів   для  
проведення  засідань  колегіального  органу відповідають керівники  
заінтересованих  структурних  підрозділів  апарату   колегіального  
органу.  

     135. Секретар  колегіального  органу або  інша посадова особа,  
яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію  роботи  
такого органу, здійснює контроль за своєчасним поданням документів  
на розгляд та перевіряє  їх  на  наявність  у  повному  обсязі  та  
правильність оформлення.  

     Документи,  подані   з   порушенням  установленого   порядку  і  
строків, до розгляду не приймаються.  

     136. Протокол   кожного   засідання   колегіального    органу  
складається з урахуванням вимог, зазначених у пунктах 107-122 цієї  
Інструкції.  

     137. Рішення   колегій  установ  реалізуються  шляхом  видання  
наказів  установ,  розпоряджень  керівників  установ,  якими  вони  
вводяться в дію.  У разі потреби виконавцям  та  установам  можуть  
надсилатися   копії   протоколів  або  витягів  з  них.  Витяги  з  
протоколів оформлюються на  відповідному  бланку  і  засвідчуються  
печаткою служби діловодства.  

                Документи про службові відрядження  

     138. Службові  відрядження працівників передбачаються  у плані  
роботи установи.  

     У разі  виникнення  потреби  у   направленні   працівника   у  
відрядження,  не  передбачене  планом роботи установи,  керівником  
структурного  підрозділу,  в  якому  працює  працівник,  готується  
доповідна  записка на ім'я керівника установи або його заступника,  
в якій зазначається про те,  куди,  на який строк,  з  якою  метою  
відряджається працівник.  

     Доповідна  записка  разом  з  проектом наказу про відрядження,  
підготовленим  відповідно  до  абзацу  другого  пункту   85   цієї  
Інструкції,  передається  керівникові  установи,  як  правило,  не  
пізніше ніж за три доби до початку відрядження.  

     Для реєстрації  відряджень ведеться журнал (додаток 8).  

     139. Після  повернення з відрядження працівник   відповідно  до  
порядку,  визначеного керівником установи, готує у триденний строк  
письмовий звіт або повідомляє керівникові структурного  підрозділу  
про   результати  виконання  завдання,  а  також  подає  звіт  про  
використання коштів у строки, визначені законодавством.  

     Звіт про   відрядження  (виконання  завдання)   затверджується  
керівником структурного підрозділу,  звіт про використання коштів,  
наданих на відрядження,  візується  зазначеним  керівником,  після  
чого передається до бухгалтерської служби установи.  

     III. Організація  документообігу та виконання  документів  

            Вимоги щодо раціоналізації документообігу  

     140. Документообіг   установи  -  це  проходження документів в  
установі з  моменту  їх  створення  або  одержання  до  завершення  
виконання або відправлення.  

     Документи  незалежно   від  способу   фіксації  та  відтворення  
інформації  проходять  і  опрацьовуються  в  установі  на   єдиних  
організаційних та правових засадах організації документообігу.  

     141. Ефективна  організація документообігу передбачає:  

     проходження  документів в установі найкоротшим  шляхом;  

     скорочення  кількості  інстанцій,  до  яких  повинні надходити  
документи (наприклад, під час погодження);  

     одноразовість  операцій з  опрацювання   документів,  уникнення  
дублювання під час роботи з ними;  

     централізацію,  зосередження  здійснення однотипних  операцій з  
документами в одному місці;  

     раціональне  розташування в установі структурних  підрозділів і  
робочих місць.  

     142. Порядок   документообігу   регламентується   інструкцією  
установи, регламентами роботи установи, положеннями про структурні  
підрозділи, посадовими інструкціями.  

     143. Особливості   організації   електронного  документообігу  
визначаються   інструкцією   установи    з    урахуванням    вимог  
нормативно-правових актів  у  цій  сфері,  що  мають вищу юридичну  
силу,  а також характеристик технічних і  програмних  засобів,  що  
функціонують в установі.  

     У разі   впровадження   в   установі   системи  автоматизації  
діловодства  або  системи   електронного   документообігу   служба  
діловодства  разом  із  структурним підрозділом,  що відповідає за  
автоматизацію,  розробляє  регламенти  роботи  з   документами   в  
електронній формі.  

     144. Організація   документообігу  у разі застосування  засобів  
автоматизації   діловодства   повинна    забезпечити    сумісність  
традиційного та автоматизованого способу опрацювання документів із  
можливостями засобів автоматизації діловодства.