Управление проектом по открытию нового офиса

 

 

 

Управление проектом по открытию нового офиса

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

Стр.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Разработка современных систем сегодня – это многоэтапный процесс со специфическими техническими и организационными мероприятиями. Усложняется технология производства, увеличиваются объемы и информационные потоки. Процессом достижения некоторой конкретной цели необходимо управлять, потому что результат, и  соответственно успех не может прийти самопроизвольно. [15]. Управление проектом – это особый вид деятельности, включающий планирование, контроль за выполнением работ и коррекцию плана путем применения современных методов управления. Базой эффективного управления проектом является план, в котором действия упорядочены по результатам и срокам их достижения [4].

Из-за большого объема планируемых действий, сложности методов распределения и оптимизации плана проводить качественное планирование, осуществлять эффективный контроль и оперативную коррекцию плана без использования специальных программных средств невозможно. В основе используемых программных средств лежит технология сетевого планирования и управления.

С помощью этой технологии можно спланировать любой проект в любой предметной области. Этот проект будет понятен не только разработчику, но и заказчику, так как проект будет нагляден, прост и удобен в использовании. С его помощью можно будет увидеть продолжительность каждой работы, оценить резервы времени по работам, и спланировать время окончания реализации проекта.

Объектом исследования  в курсовой работе является компания ООО «Балт-Трейд Инжиниринг».

Предмет исследования - разработка проекта покупки здания для компании ООО «Балт-Трейд Инжиниринг».

Цель курсовой работы - разработать план проекта покупки здания для компании ООО «Балт-Трейд Инжиниринг» с помощью сетевых методов планирования».

 

Для достижения цели были поставлены следующие задачи:

• Познакомиться  деятельностью предприятия;
• Изучить методы сетевого планирования;
• Произвести расчет временных параметров работ сетевой модели;
• Спланировать реализацию проекта с помощью календарного плана и диаграммы Гантта.
• Оценить риск проекта.

 

 

        1. Постановка проблемы и ее актуальность.

 

    Объектом исследования является ООО «Балт-Трейд Инжиниринг». Полное название Общество с ограниченной ответственностью «Балт-Трейд Инжиниринг». ООО «Балт-Трейд Инжиниринг» основано, с целью создания конкурентоспособного игрока на рынке стальных труб и металлопроката, предлагающего самые выгодные условия сотрудничества для всех клиентов и партнеров.

OOO «БТИ» имеем договорные отношения и  
получает продукцию с крупнейших металлургических предприятий России, таких, как: ОАО«Выксунский металлургический завод», ОАО «ТД Уралтрубосталь» (Первоуральский новотрубныйи Челябинский трубопрокатный заводы), ЗАО «ТД ТМК» (Волжский трубный, Таганрогский металлургическийзаводы),ОАО «Уралтрубпром», «Трубосталь», а также с заводов, производящих полимерную продукцию:ЗАО«ФТК»,000 «ИКАПЛАСТ», 000 «Полипластик» и других производителей.

В 2009 году компания становится владельцем своего крупного складского комплекса, что гарантировало увеличение объема продаж. Объем доставки продукции в торговые точки достиг 95%.  Лишь 5% товара реализуются самовывозом. В планы компании входит ускорение процесса от приема заявок до доставки товара.

Все это говорит о том, что необходимость применения оптимальных систем управления, хранения и логистики  и взаимодействие между этими системами является основополагающим для ведения  успешного бизнеса, особенно в условиях ужесточения конкуренции и сложных экономических преобразованиях нашей страны.

В связи с расширением ассортимента и увеличением объемов продаж было принято решение открыть новое здание офисно - складского типа. Для того, чтобы соблюсти все сроки, не испортить финансовое положение компании, не потерять постоянных покупателей - возникла необходимость разработки проекта покупки  и ремонта здания.  

 

2. Обоснование конкурентоспособности и жизнеспособности проекта.

 

Для грамотного планирования проекта необходимо четко знать цели проекта, так как успешность проекта во многом зависит от правильной постановки целей [21].

Основной целью проекта является подготовка офисного здания к работе. Для достижения этой цели необходимо осуществить покупку здания, а также выполнить его ремонт, подготовку к открытию, подготовку прилегающей территории.

Можно отметить, что цели проекта четко определены, они имеют ясный смысл и находятся в области допустимых решений проекта

Результатом выполнения проекта будет готовое к использованию офисное здание. В связи с тем, что индустрия металлопроката стремительно растет, а новые компании быстро набирают обороты на пути к завоеванию лидирующих позиций, имеются следующие ограничения: весь проект должен быть выполнен в течение 2 месяцев при бюджете 6 000 000руб.

3. Анализ окружения проекта.

  
         Внешние факторы влияния - условия, которые организация не может изменить, но должна постоянно учитывать в своей работе: потребители, правительство, экономические условия и т.д.  
 
Внешние факторы - это совокупность факторов, которые непосредственно влияют на операции организации и испытывают на себе прямое влияние операций организации. К ним относятся: 
 
-  поставщики материальных ресурсов, оборудования, энергии, капитала и рабочей силы;  
-  государственные органы и законы; 
-  конкуренты - лица, группы лиц, фирм, предприятий, соперничающих в достижении идентичных целей, стремящихся обладать теми же ресурсами, благами, занимать положение на рынке;   
Разберу более детально каждый пункт на основе своего проекта: 
    * Поставщики обеспечивают поступление необходимых элементов для выполнения работ, основными из которых выступают сырье и материалы, энергия, оборудование и технологии, финансовые и информационные ресурсы, рабочая сила. Даже у небольшой фирмы могут быть десятки поставщиков.  
    Выбор поставщиков определяется ценами на их продукцию, ее качеством, местом расположения поставщика, а также договорными условиями. 
    * Трудовые ресурсы (рабочая сила)- важный элемент внутренней среды организации. При проектировании нового предприятия обязательно оценивается наличие и доступность рабочей силы нужной квалификации на местном рынке труда. Состояние рынка труда определяется наличием определенных классов работников, деятельностью учебных заведений (их количеством в регионе, профилем обучения, качеством подготовки), деятельностью профсоюзов и бирж труда, кадровых агентств.  
     * Законы и государственные органы 
        Каждая организация имеет определенный правовой статус, являясь единоличным владением, компанией, корпорацией или некоммерческой корпорацией, и именно это определяет, как организаций может осуществлять свою хозяйственную деятельность и какие налоги должна платить. Как бы ни относилось руководство к законам страны, ему приходится придерживаться их или пожинать плоды отказа от законопослушания в форме штрафов или даже полного прекращении бизнеса. 
 
        Как известно, государство в рыночной экономике оказывает на организации как косвенное влияние, прежде всего через налоговую систему, государственную собственность и бюджет, так и прямое - через законодательные акты и деятельность местных органов власти. Например, высокие ставки налогов существенно ограничивают активность фирм, их инвестиционные возможности и толкают к сокрытию доходов. Однако, есть и положительные примеры взаимодействия органов власти и фирм. 
   * Конкуренты. 
      Во многих случаях не потребители, а как раз конкуренты определяют, какого рода результаты деятельности можно продать и какую цену можно запросить. Недооценка конкурентов и переоценка рынков приводят даже крупнейшие компании к значительным потерям и к кризисам. Важно понимать, что потребители - не единственный объект соперничества организаций. Последние могут также вести конкурентную борьбу за трудовые ресурсы, материалы, капитал и право использовать определенные технические нововведения.  
        !!! Внутренние факторы воздействия на экономическую среду предприятия  – это ситуационные факторы, которые в основном являются контролируемыми и регулируемыми. Все внутренние факторы взаимосвязаны. Изменение одного из них в определенной степени влияет на другие. 
      Внешние факторы- обычно выделяют четыре основных факторов макросреды : технологические, социо-культурные, экономические и законодательно-правовые. 
       * Состояние экономической среды 
       Экономические изменения отражают общую экономическую ситуацию в стране или регионе, в котором работает компания. Экономические факторы являются наиболее существенными, поскольку текущее и прогнозируемое состояние экономики может негативно влиять на проект организации.  
       * Социо-культурные факторы 
         Социо-культурные факторы влияют на формирование спроса населения, на трудовые отношения, уровень заработной платы, на условия труда и т.д. Наблюдение изменений, происходящих в системе общественных норм, а также прогнозирование последствий, очень важны для принятия решений в рамках проекта. 
       * Законодательно-политические факторы. 
         В основе этого фактора лежат федеральные и местные законодательные акты, а также политические действия, направленные на установление контроля над деятельностью компании. 
 
4. Оценка риска проекта.

         Любой проект подвержен риску как от внешних факторов, так и от внутренних. Чтобы максимально обезопасить свой проект от всевозможных неблагоприятных последствия я составляю таблицу рисков, которая будет содержать их перечень (Приложение №1)

                                              Таблица рисков (Приложение №1).

 

№п/п	Риск	Последствия, к которым может привести риск	Мероприятия по предотвращению наступления или последствий этого события.
Организационные риски
1.	В процессе работы изменение желаний, потребностей в рамках проекта.	Срыв сроков, увеличение бюджета, невозможность в достижении цели.	Тщательно продумать бизнес проект, чтобы исключить всевозможные отклонения.
2.	Болезнь, увольнение, прекращение работы выбранной фирмы по указанию услуг, брак материала итд	Срыв сроков, увеличение бюджета. Судебные разбирательства. Штрафы	Соблюдать нормативы выработки – часов, своевременно оплачивать труд работников, с оптимальным запасом составлять календарь проекта.
Финансовые риски
3.	Превышение бюджета, запланированного на реализацию проекта	Финансовый потери, отказ от ранее запланированных  мероприятий в проекте	Ставить наиболее приближенные , а лучше даже, чуть завышенные ценовые показатели выполнения работ и материалов.
4.	Неоправданность проекта	Полная финансовая потеря	Составить прогноз и вычислить рентабельность проекта.
Риски человеческого фактора
5.	Невыполнение своих должностных обязанностей работников, которые задействованы в проекте.	Срыв поставленных сроков.  Возможные штрафные санкции	Качественный отбор фирм по выполнению работ .  (отзывы, рекомендации, стаж, профессионализм, лицензии)
Технические риски
7	Неспособность разработчиков реализовать ту или иную задачу	Несоблюдение запланированных сроков	Ставить задачи с максимальным уровнем реализации. Т.е. с возможным выполнением
8	неудовлетворительная ,неслаженная производительность системы	Нарушение качественных, финансовых, временных показателей.	Выбирать наиболее зарекомендованные и проверенные организации по выполнению профильных работ.

 

5.Структурное планирование.

         Для более  ясной картины всего проекта  были составлены схемы, которые  создают полную картину по  предстоящим работам данного  проекта. 

Сетевая модель (рис.1)

Организационная структура (рис.2)

 

Матрица ответственности (рис.3)

	OBS	Департамент производства		Департамент экономики
WBS		Тех.службы	АХО	Плановый	Бухгалтерия
1.0	1.1	-/+	-/+	+
	1.2			-/+	+
2.0	2.1	+		-/+
	2.2	+	-/+	-/+	-/+
	2.3	+	-/+	-/+
3.0	3.1	+		-/+	-/+
	3.2	+	+	-/+	-/+

 

 

Структура трудовых ресурсов (рис.4)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
Диаграмма Гантта 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                          

 

 

6. Расчет временных параметров работ сетевой модели.

 

Перечень планируемых работ представлен в таблице 1 с учетом продолжительности выполнения.

 

                                              Таблица 1 – Перечень работ.

 

Наименование/содержание работы	Продолжительность работ (дни)
Составление бизнес-проекта	4
Покупка здания для офиса	3
Наем рабочих	5
Запуск рекламы в СМИ	2
Проведение коммуникаций	10
Установка окон и дверей	2
Перезаключение договоров с поставщиками	6
Отделка офиса	12
Чистовая уборка офиса	2
Установка обслуживающего оборудования для склада	3
Установка компьютерного оборудования и оргтехники	3
Доставка товара в офис	7
Подготовка уличной стоянки	4
Озеленение территории	2
Приглашение артистов	1
Открытие офиса	1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

В реализации проекта принимают участие следующие специалисты:

• Бухгалтер;
• Директор;
• Менеджер отдела кадров;
• Менеджер по рекламе;
• Электромонтажник;
• Строитель;
• Специалист отдела поставок;
• Техслужащая;
• Мастер;
• Системный администратор;
• Логист;
• Зав.хоз;

В качестве управляющего проектом выступает директор.

На основе этих данных была разработана матрица ответственности, в которой указывается какие специалисты отвечают за выполнение отдельных работ (таблица 2).

 

Таблица 2 – Матрица ответственности

Наименование/содержание работы

Бухгалтер

Директор

Менеджер отдела кадров

Менеджер по рекламе

Электро-монтажник

Строитель

Специалист отдела поставок

Техслужащая

Мастер

Системный администратор

Логист

Зав.хоз

Составление бизнес-проекта

+

Покупка здания для офиса

+

Наем рабочих

+

Запуск рекламы в СМИ

+

Проведение коммуникаций

+

Установка окон и дверей

+

Перезаключение договоров с поставщиками

+

Отделка офиса

+

Чистовая уборка офиса

+

Установка обслуживающего оборудования для склада

+

Установка компьютерного оборудования и оргтехники

+

Доставка товара в офис

+

Подготовка уличной стоянки

+

Озеленение территории

+

Приглашение артистов

+

Открытие офиса

+