Порядок истребования налоговыми органами документов у налогоплательщиков

Ещё одно довольно распространённое явление: поручение не содержит сведений, позволяющих идентифицировать документы (информацию), которые необходимо истребовать. И получивший поручение налоговый орган приходит на помощь коллегам, формируя собственный перечень документов и информации, корректируя уже имеющийся, и т. д.

В данном случае, по нашему мнению, истребование иных документов (информации), не указанных в поручении, представляет собой самостоятельное требование налогового органа. И вот почему.

Согласно пункту 4 статьи 93.1 НК РФ, налоговый орган, направляющий требование о представлении документов (информации), обязан приложить к  этому требованию поручение об истребовании документов (информации).

Форма требования о представлении  документов (информации) утверждена приложением  № 5 к приказу ФНС России от 31.05.07 № ММ-3-06/338. И, согласно этой форме, в  требовании должны быть указаны "наименование, реквизиты, иные индивидуализирующие признаки документов, период, к которому они относятся". Документы и информация указываются в требовании на основании поручения об истребовании документов (информации).

Кроме того, уже цитировавшийся пункт 2 порядка взаимодействия налоговых органов по выполнению поручений об истребовании документов (утв. приказом ФНС России от 25.12.06 № САЭ-3-06/892) говорит о том, что именно должно быть указано в поручении об истребовании и об обязанности приложить копию поручения к требованию о представлении документов.

Анализ указанных норм даёт основания полагать, что налоговый  орган по месту учёта лица, у  которого подлежат истребованию документы (информация) при выставлении требования, должен руководствоваться поручением, полученным от налогового органа, проводящего проверку или иные мероприятия налогового контроля. И есть серьёзные основания полагать, что истребование иных документов (информации), не указанных в поручении, - это самостоятельное требование налогового органа, которое должно быть оформлено и направлено при наличии соответствующих оснований и с соблюдением установленной процедуры и требований, установленных статьёй 93 НК РФ.

Истребование документов

Должностное лицо, проводящее налоговую проверку, вправе запросить у проверяемого лица необходимые документы (ст. 93 НК РФ). В этих целях проверяемому лицу или его представителю вручается требование о представлении документов.

Истребуемые документы представляются в виде копий, заверенных проверяемым лицом. Эти документы предназначены главным образом для формирования доказательственной базы и приобщения их к материалам налоговой проверки (в виде приложений к акту проверки).

По общему правилу истребование копий не заменяет собой исследование подлинников  документов на территории (в помещении) налогоплательщика. В то же время, если налогоплательщик должным образом не обеспечил возможность ознакомления проверяющих с подлинниками документов, последние могут быть истребованы в виде копий в соответствии с 93-й статьей НК РФ либо изъяты в ходе выемки на основании статьи 94 Кодекса.

Сейчас  в статье 93 Кодекса отсутствует  указание о конкретном способе представления  запрашиваемых документов. Напомним, что до 1 января 2007 года в данной статье было названо два таких способа  — направление документов (в адрес налогового органа) или их выдача (проверяющим по адресу налогоплательщика). В данной статье лишь отмечено, что документы должны быть «представлены». Следовательно, направление документов по почте не исключается, но при этом, по мнению автора, момент исполнения требования нужно определять по дате поступления документов в налоговый орган.

Насколько точно налоговый орган идентифицирует документы? В статье 93 Кодекса нет  прямого ответа на этот вопрос. Обратимся  к другим нормам Кодекса. Так, в пункте 1 статьи 126 НК РФ определена налоговая санкция за непредставление в налоговый орган документов в установленный срок. Это штраф за каждый непредставленный документ. Кроме того, любую обязанность налогоплательщика необходимо сформулировать конкретно. Если это условие не соблюдено, налогоплательщик не сможет выполнить требование о представлении документов надлежащим образом.

Значит, такое требование должно содержать  наименования, реквизиты, иные индивидуализирующие  признаки истребуемых документов для  определения их перечня и количества. Истребование документов путем указания «все документы за такой-то период» недопустимо. Вместе с тем, когда налогоплательщик обязан обеспечивать ведение определенного документа в течение длительного срока, допустимо указать, что данный документ требуется за определенный период.

Пример 1

Налоговая инспекция проводит выездную налоговую  проверку по НДС у ООО «Сфера». Проверяющие исследуют счета-фактуры, выставленные ООО «Сфера» за период с 1 сентября по 31 декабря 2005 года. Количество и индивидуализирующие признаки счетов-фактур неизвестны. Поэтому представители налогового органа сначала истребуют документ, содержащий перечень и реквизиты интересующих их счетов-фактур, то есть книгу продаж за указанный период. Затем на основе данных книги продаж будет составлено требование о представлении конкретных счетов-фактур с отражением их реквизитов.

Письменные  требования налоговых органов о  представлении документов следует  отличать от других форм запросов. В  частности, налоговый орган может запрашивать в банках справки о наличии счетов и (или) об остатках денежных средств на счетах, а также выписки по операциям на счетах организаций (индивидуальных предпринимателей). Об этом говорится в пункте 2 статьи 86 НК РФ. Форма и порядок направления таких запросов утверждены приказом № САЭ-3-06/829@.

Сроки представления истребуемых  документов

Налогоплательщик  представляет документы, истребованные  при проведении налоговой проверки, в течение 10 дней со дня вручения ему соответствующего требования (п. 3 ст. 93 НК РФ). Прежняя редакция 93-й статьи Кодекса предусматривала пятидневный срок для направления (выдачи) истребуемых документов налоговому органу. В 2007 году этот срок, во-первых, увеличился, а во-вторых, исчисляется не в календарных, а в рабочих днях. Основание — пункт 6 статьи 6.1 НК РФ в редакции Федерального закона от 27.07.2006 № 137-ФЗ.

Обратите внимание

Как заверяются копии истребуемых  документов 
В прежней редакции статьи 93 Кодекса (действовавшей до 1 января 2007 года) не указывалось, каким образом заверяются копии документов, запрашиваемых налоговым органом. В ней лишь предусматривалось, что копии должны быть заверены «должным образом».

В действующей  редакции той же статьи сказано, что  копии документов организации заверяются подписью ее руководителя (заместителя руководителя) и (или) иного уполномоченного лица и печатью, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

Копии документов физического лица (индивидуального  предпринимателя, главы крестьянского (фермерского) хозяйства, занимающегося частной практикой нотариуса, адвоката, учредившего адвокатский кабинет) заверяются только его подписью. Ставить печать на копии не нужно.

Не допускается  требовать у проверяемых лиц  нотариального удостоверения копий  документов, представляемых в налоговый орган (должностному лицу). Конечно, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

Пример 1

При проведении выездной налоговой проверки уполномоченные представители налоговой инспекции 27 апреля 2007 года вручили директору ООО «Сфера» требование о представлении документов. Постановлением Правительства РФ от 11.11.2006 № 661 предусмотрен перенос выходных дней с субботы 28 апреля на понедельник 30 апреля (предпраздничный день). Поэтому выходные дни — 29 и 30 апреля, 5, 6, 12 и 13 мая 2007 года. Праздничные нерабочие дни в соответствии со статьей 112 Трудового кодекса — 1 мая (Праздник Весны и Труда) и 9 мая (День Победы).

Таким образом, отсчет десятидневного срока  для представления документов ООО  «Сфера» начинается 28 апреля, а заканчивается 15 мая 2007 года.

Десятидневный срок предусмотрен только для представления  документов по требованию налогового органа именно проверяемым лицом. Если документы запрашиваются у других лиц, действуют иные сроки. Так, при  обстоятельствах, указанных в пункте 7 статьи 45 НК РФ, налоговый орган вправе требовать от банка копию оформленного налогоплательщиком на бумажном носителе поручения на перечисление налога в бюджетную систему РФ на соответствующий счет Федерального казначейства. Банк обязан в течение пяти дней после получения требования представить в налоговый орган копию поручения.

Продление сроков представления документов

Иногда  проверяемое лицо не имеет возможности  подать налоговому органу запрашиваемые  документы в установленный срок. Об этом надо письменно уведомить проверяющих должностных лиц в течение дня, следующего за днем получения требования о представлении документов. Кроме того, следует изложить причины такой ситуации, а также указать конкретный срок, когда эти документы будут представлены. Получив уведомление, руководитель (заместитель руководителя) налогового органа в течение двух дней примет решение о продлении срока представления документов либо об отказе в этом. Основание — пункт 3 статьи 93 НК РФ.

При рассмотрении вопроса о продлении срока представления документов руководитель (заместитель руководителя) налогового органа обращает внимание:

• на указанные налогоплательщиком причины, по которым документы не могут быть представлены в установленные сроки;
• объем истребуемых документов. При этом учитывается практика подачи документов этим налогоплательщиком при проведении предыдущих налоговых проверок;
• наличие факта частичного представления документов в рамках данного истребования;
• сроки, в которые проверяемое лицо по его уведомлению может представить истребуемые документы;
• факты ненадлежащего исполнения налогоплательщиком обязанностей в ходе как данной выездной налоговой проверки, так и предыдущих.

При продлении  сроков представления документов налоговый  орган не ограничен тем сроком, который налогоплательщик указал в уведомлении.

Кстати

Срок представления документов или информации продлевается 
При продлении срока представления документов (информации), истребуемых на основании пункта 1 статьи 93.1 НК РФ, руководитель (заместитель руководителя) налогового органа вправе рассмотреть вопрос о приостановлении проведения выездной налоговой проверки. Об этом говорится в подпункте 1 пункта 9 статьи 89 НК РФ.

Вопрос  о продлении указанного срока  рассматривается только тем налоговым  органом, который вынес решение о проведении проверки.

Приостановление проведения проверки по данному основания  допускается не более одного раза по каждому лицу, у которого запрашиваются  документы.

Важно, что на период действия срока приостановления  проверки временно прекращаются и действия налогового органа по истребования документов у проверяемого налогоплательщика. Последнему возвращаются подлинники всех запрошенных документов. Правда, это не относится к документам, полученным при выемке (п. 9 ст. 89 НК РФ). Также не возвращаются подлинники документов, которые были представлены для ознакомления должностным лицам налогового органа в ходе выездной проверки по месту его нахождения.

Истребование документов и информации по статье 93.1 НК РФ

Одно  из самых значительных изменений  норм части первой Налогового кодекса, вступивших в силу с этого года, — право налогового органа запросить документы (информацию) о деятельности проверяемого лица у его контрагентов или иных лиц, располагающих данными документами (информацией).

До 2007 года данное мероприятие, по сути не изменившееся, называлось встречной проверкой. Но в рамках встречной проверки не было предусмотрено истребование информации.

Обратите  внимание: теперь такое истребование документов (информации) возможно не только в ходе налоговых проверок, но и при рассмотрении их материалов, когда назначаются дополнительные мероприятия налогового контроля. В последнем случае для этого нужно решение руководителя (заместителя руководителя) налогового органа.

Налоговые органы имеют право потребовать представления информации вообще вне рамок проведения налоговых проверок. Это возможно, если у них возникает обоснованная необходимость получения сведений по какой-либо конкретной сделке. Должностное лицо налогового органа вправе истребовать эти сведения у участников сделки или иных лиц, располагающих информацией о ней.

Форма представления информации и  документов

Документы, запрашиваемые в соответствии со статьей 93.1 НК РФ у контрагентов проверяемого лица или у иных лиц, представляются налоговому органу в том же виде, что и документы, которые истребуются у самого проверяемого лица (п. 2 ст. 93 НК РФ). То есть речь идет о копиях документов. Очевидно, что в данном случае копии заверяет не проверяемое лицо, а тот, у кого налоговый орган истребовал документы.

Нередко у налоговых органов возникает  необходимость получения также  информации, не имеющей документального  выражения. Тогда лицу, у которого запрашиваются такие сведения, надо провести определенную подготовительную работу, чтобы подать их в письменном виде. Поскольку Налоговый кодекс не содержит каких-либо ограничений на этот счет, передать информацию можно и в электронном виде на материальном носителе. Она представляется, например, в форме:

• сведений поясняющего либо обосновывающего характера;
• подтверждения либо опровержения фактов;
• справки аналитического либо сводного характера;
• сведений, которые содержатся в электронном виде в информационных базах данных налогоплательщика. При этом необходимо обеспечить выборку данных, касающихся исключительно проверяемого налогоплательщика, либо сделок, информацию о которых запросил налоговый орган;
• информации о конкретных сделках.