Управление временем руководителя

 

 

 

Ки = 1 -  | (0,0837-0,04)+(0,9163-0,95)+(0,078-0,08)+(0,52-0,50)+(0,27-0,35)+(0,18-0,10) | = 0,74 (74%)    

 На основе анализа рациональности  использования рабочего времени  можно сделать вывод о чрезмерных  затратах времени на подготовительно-заключительную  часть работы.

3. Общий  коэффициент использования рабочего  времени 19:

К = 0,91*0,74 = 0,67(67%)    

 В данном случае коэффициент  показывает, что руководитель отдела  продаж использует рабочее время на 67% по отношению к средним показателям затрат времени руководителей фирмы. Для повышения своей эффективности менеджеру необходимо менять подходы к планированию своей работы. Одним из вариантов техники планирования дня является вышеописанный метод «Альпы».    

 Рассмотрим структуру рабочего  времени при использовании руководителем  метода «Альпы» при планировании  своего дня. 

Таблица 6 - План рабочего дня по методу «Альпы»

Наименование  элементов труда или затрат рабочего времени	Затраты времени, мин.	Приоритеы	Перепоруче-ния
1. Составление плана рабочего  дня	6
2. Анализ отчётов от  менеджеров	50	А
3. Разработка на основе  полученных отчётов рекомендаций  по работе отдела	102	А
4. Доведение рекомендаций  до сведения менеджеров	24	А
5.Совещание с руководителями  других отделов	30	А
6. Выезд на склад поставщиков:      6.1Рабочее  время     6.2Время затраченное в дороге	46 20       26	А
7. Отдых	20
8. Подписание договоров с поставщиками и покупателями	12	В	Д
9. Поиск новых каналов  сбыта, установление деловых контактов  и договорённостей	58	В	Д
10 Приём клиентов по  вопросам заключенных договоров	40	В	Д
11. Написание отчёта о  текущем состоянии деятельности  отдела продаж	36	В	Д
12. Телефонные разговоры  с поставщиками	43	В	Д
13. Деловая переписка	13	С
14. Ежедневный просмотр  текущей информации о состоянии  отрасли	22	С
Итого затраты руководителя:	252

 

 

 

 

     Таким образом, рабочее время  руководителя планируется на 60 %  дня (резервируется время на спонтанную и непредвиденную работу). Все задачи чётко распределены по приоритетам. Задачи категории А выполняются самим руководителем (252 мин.) как наиболее важные и срочные (выполняются в том порядке, в каком перечислены в таблице 6). Задачи категории В - важные и несрочные - делегируются подчинённым. Задачи категории С - «поглотители времени» - отбрасываются.     

 Следуя данной методике, руководитель отдела продаж:

- сконцентрируется  на выполнении первоочередных  задач, требующих немедленного  решения, и, как следствие, будет достигать поставленных целей;

- улучшит самоконтроль  и самодисциплину;

- повысит  удовлетворённость и мотивацию  (как свою, так и работников);

- спокойно  будет воспринимать непредусмотренные  события;

- будет  меньше подвержен влиянию стрессов  и нервного напряжения;

- и,  самое главное, получит значительный  выигрыш во времени за счёт  методичной организации труда.  
  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Таким образом, под управлением своим временем понимается наиболее рациональная организация своих дел и задач во времени. Управлять временем нельзя, но организовать его можно, а для руководителя ещё и необходимо. Как мы можем организовать пространство с помощью расположения и движения предметов, так мы можем организовать время расположением и движением дел и поступков. С каждым годом всё большее число компаний внедряют технику организации времени для всех сотрудников - корпоративный тайм-менеджмент. Это связано, в первую очередь, с тем, что в современном капиталистическом мире скорость становится важнейшим конкурентным преимуществом. В связи с этим, так широко развиваются и внедряются на западе информационные технологии в бизнесе и управлении и, в не меньшей степени, принципы тайм-менеджмента в практике организации рабочего времени всей корпорации. Сегодня клиенты, руководство, деловые партнёры, рынки - все ждут от руководителя скорости, организованности и пунктуальности.

Наука тайм-менеджмент, которая  даёт менеджеру технологию  как стать более динамичным, всё успевать  и укладываться в максимально сжатые сроки. Тайм-менеджмент — технология, позволяющая резко повысить личную эффективность менеджеров и специалистов.      

 Самоменеджмент представляет собой  индивидуальную технологию повышения  личной эффективности в работе. Процесс осуществления самоменеджмента можно представить в  виде ряда взаимосвязанных функций:

1. Постановка цели: анализ и формирование личных целей;

2. Планирование: разработка планов своей деятельности;

3. Принятие решений по предстоящим делам;

4. Реализация и организация: организация личного трудового процесса в соответствии с планом;

5. Контроль итогов работы;

6. Информация и коммуникации.

 

     Для повышения эффективности  работы необходимо сначала провести  учёт использования времени методом  инвентаризации и хронометража. На основе проведённого учёта анализируются затраты времени и определяются основные направления работы в целях повышения эффективности.     

 Основные принципы тайм-менеджмента:

- определить  свою цель;

- составить  план работ;

- определить точные сроки выполнения;

- расставить  приоритеты в делах;

- приступать  к делу сразу же;

- научиться  говорить «нет», соизмеряя свои  дела и цели;

- быть  решительным в работе;

- ежедневно  контролировать выполнение запланированных  дел.    

 При этом важнейшими принципами являются принцип планирования и принцип расстановки приоритетов. Причём план существует не для того, чтобы загнать себя в жесткие рамки и не реагировать на изменяющиеся внешние обстоятельства. План — это как раз способ в изменяющихся обстоятельствах ориентироваться.     

 В соответствии с техникой  планирования рабочего дня      

- следует сосредоточивать внимание  не на том, что вы хотите  сделать, а на том, чего вы хотите  достичь;

- планировать  задачи на 60% времени, для планирования непредвиденной активности в течение дня;

- использовать  органайзер или дневник времени  для планирования работы;

- подстраивать  свою работоспособность под решение  задач разного приоритета;

- планировать  время уединения для обдумывания  стратегически важных задач;

- стараться  доводить запланированные на  день задачи до своего логического  завершения;

- стараться  менять вид деятельности в  течение рабочего дня;

- непрерывно искать лучшие альтернативы  решения задач с точки зрения  экономии времени.         

 Постоянное установление приоритетов  – основное правило эффективной  техники личной работы менеджера. Правильная расстановка приоритетов в делах позволит решить некоторые из основных проблем руководителей:

- попытки  сразу выполнить слишком большой  объём работы;

- трата сил на несущественные  дела, не приносящие нужного результата.

Основным  методом распределения дел по приоритетности является составление  матрицы Эйзенхауэра, в соответствии с которой все задачи распределяются по степени важности и срочности. Главная задача руководителя - постоянно работать над задачами важными и несрочными, с тем чтобы избегать состояния цейтнота и стресса (перегруженности внезапно возникающих важных и срочных задач). При этом часть задач В и задачи С (неважные, но срочные) перепоручаются. Задачи неважные и несрочные просто игнорируются.     

 В практической части был проведён  учёт и анализ затрат рабочего  времени руководителя абонентской службы  «Ярославльводоканал». На основе составленной фотографии рабочего дня выяснили, что данный руководитель использует рабочий день лишь на 67 %. Большие потери времени связаны с планово-заключительной работой, с излишней формальной работой. В связи с чем, данному менеджеру предлагается делегирование полномочий, например таких функций как подписание контрактов, при этом текст контракта предварительно согласовывается с руководителем. Необходимо также при планировании рабочего дня учитывать внешние факторы, такие как интенсивность движения на дорогах и график работы учреждений, которые необходимо посетить руководителю. Это также позволит существенно сократить временные затраты.     

 В связи с этим была предложена техника составления плана рабочего дня методом «Альпы», при котором все планируемые дела разбиты по приоритетам. Задачи важнее и срочные руководитель выполняет сам и укладывается по времени в 60 % рабочего дня. Задачи важные и несрочные: подписание договоров с поставщиками и покупателями, поиск новых каналов сбыта, установление деловых контактов и договорённостей, приём клиентов по вопросам заключенных договоров, написание отчёта о текущем состоянии деятельности отдела продаж, телефонные разговоры с поставщиками - делегируются с последующим контролем их выполнения.     

 Следуя данной методике, руководитель  отдела продаж получит значительный  выигрыш во времени за счёт  методичной организации труда, что  повысит его личную эффективность.    

 

      

 

 

Список  литературы

1. Архангельский, Г. Корпоративный  тайм-менеджмент: энциклопедия      решений / Г.А. Архангельский. - М.: Альпина Бизнес Букс, 2008. - 160 с.

2. Архангельский, Г.А. Тайм-драйв: как успевать жить и работать / Г.А. Архангельский, - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2005. - 240 с.

3. Архангельский, Г. Хронометраж: система персонального управленческого учёта [Электронный ресурс]: ОАО «Организация времени» / Статьи. – Режим доступа: http://improvement.ru/bibliot/chrono/

4. Берд, П. Тайм-менеджмент:  планирование и контроль времени / Полли Берд. - пер. с англ. К. Ткаченко. - М.: ФАИР-Пресс, 2003. - 288 с.

5. Богданов, В. Нюансы управления офисным Perpetuum mobile // Консультант: практический журнал для финансиста. -  2007, июнь. - № 11. - Издательство «Бератор», 2007

6. Веснин, В. Р. Основы менеджмента. - М.: «Элит-2000», 2001. – 472 с.

7. Горбачёв, А.Г. Тайм-менеджмент. Время руководителя: 24+2. М.: Издательский дом «ДМК-пресс», 2007. - 128 с.

8. Друкер П.Ф. Задачи менеджмента в XXI веке / Пер. с англ.: Уч. пос. - М.: Издательский дом “Вильямс”, 2000. - 327 с.

9. Зайверт, Л. Ваше время - в Ваших руках: (Советы руководителям, как эффективно использовать рабочее время) / Пер. с нем. / Авт. предисл. В.М. Шепель. - М.: Экономика, 1990. - 232 с.

10. Ивантер, Л.,Трофимова, Е., Федина, С. Наши улучшения пяти ошибок в управлении временем // Методы менеджмента качества: научно-технический журнал. - 2005. - № 12. - Издательство РИА «Стандарты и качество», 2005

11. Клеменс, Д.К., Далримпл, С. Власть над временем. - Изд. «Добрая книга», 2007. - 256 с.

12. Кукушкин М. Эффективное управление временем // Консультант: практический журнал для финансиста. -  2005, февраль. - № 3. - Издательство «Бератор», 2005

13. Ниссинен, Й., Воутилайнен, Э. Время руководителя: эффективность использования / Сокр. пер. с фин. / Авт. предисл. А.И. Китов. - М.: Экономика, 1988. - 192 с. 

14. Образцова, Л. Время - деньги. Как управлять своим временем / Людмила Образцова. - М.: АСТ; СПб.: Сова, 2007. - 126 с.

15. Резник, С.Д. Персональный менеджмент: учебник / С.Д. Резник и др.. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2004. - 622 с.

16. Скриптунова, Е.А. Фотография рабочего времени - инструмент анализа и оптимизации трудовых ресурсов // Справочник экономиста: профессиональный журнал для экономистов и финансистов, посвященный экономике предприятия. - 2004, № 6. «Профессиональное издательство», 2004.