Роль коммуникаций в меджменте, их роль при принятии управленческих решений

В современных рыночных условиях уделяют большое внимание управлению персоналом, так как это один из главных инструментов менеджмента. Особое внимание следует уделить  повышению степени взаимопонимания  сотрудников и уровню коммуникаций относительно политики предприятия.

Коммуникации - это устойчивая связь между участниками управленческого процесса, представляющая собой взаимозависимость этапов работы с информацией.

В процессе управленческой деятельности, согласно исследованиям  американских ученых, менеджер от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации. Поскольку руководитель исполняет  все свои управленческие роли (межличностные, информационные и принятия решений) и осуществляет функции управления для того, чтобы сформулировать цели организации и достичь их, качество обмена информацией может прямо  влиять на степень реализации целей. Это означает, что для успеха индивидов  и организации необходимы эффективные  коммуникации. И наоборот, плохо  поставленная в организации система  обмена информацией становится одной  из главных причин возникновения  проблем.

Эффективно работающие менеджеры  – это те люди, которые эффективны в коммуникации. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного  и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

Задачи менеджера  в области коммуникации:

1. Обеспечение эффективного  обмена информацией между руководителями  и подчиненными.

2. Совершенствование межличностных  отношений в процессе обмена  информацией. 

3. Создание информационных  каналов для обмена информацией  между отдельными сотрудниками  и группами и координации их  задач и действий.

4. Регулирование и рационализация  информационных потоков.

Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, то есть сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление об элементах и этапах процесса.

В процессе обмена информации можно выделить четыре базовых элемента:

1. отправитель – лицо, генерирующее идеи или собирающее и передающее информацию;
2. сообщение – собственно информация, закодированная с помощью символов;
3. канал – средство передачи информации;
4. получатель – лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель  и получатель проходят несколько  взаимосвязанных этапов. Их задача – составить сообщение и использовать канал для его передачи таким  образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею.

Выделяют следующие виды коммуникаций:

1. Коммуникация между  организациями и внешней средой (информация о поставщиках, потребителях, конкурентах, политике, экономике,  социальных факторов, технологии).

2. Коммуникация между  уровнями и подразделениями предприятия.

Последний вид делится  на межуровневые вертикальные коммуникации, т.е. обмен информацией сверху вниз (по нисходящей ) и снизу вверх (по восходящей). В некоторых организациях большая часть решений принимается на верхних уровнях управления, а затем информация о них поступает к руководителям подразделений (операционных и функциональных отделов). Есть организации, в которых, прежде чем принять какое-то решение, изучается мнение работников, и тогда информация сначала идет снизу вверх, а затем на основе анализа принимаются решения

Нисходящие  коммуникации охватывают следующие аспекты управления:

1. Внедрение стратегий  целей, разъяснение целей организации, ее миссии и стратегии сотрудникам.

2. Должностные инструкции  и приказы. Это организационно-распределительная  документация, регламентирующая деятельность  организации и ее сотрудников.

3. Процедуры и различные  правила. В документах, описывающих  политику организации, правила  и процедуры, осуществляется также  регламентация трудовых и социальных  аспектов деятельности сотрудников  организации.

4. Внушение идей. Данные  сообщения должны мотивировать  и направлять сотрудников к  достижению миссии и целей  организации.

5. Обратная связь по  результатам деятельности. Это сообщения,  содержащие информацию о ходе  реализации целей и стратегии  организации, отдельным сотрудникам  и отделам. Основная проблема  нисходящих коммуникаций- ее рассеивание, искажение и даже полная потеря  при прохождении к низшим уровням управления.

К восходящим коммуникациям можно отнести следующие типы сообщений:

1. Проблемы и вопросы.  Сообщения, информирующие руководство  о проблемах и вопросах на  нижних уровнях управления (прогулы,  рост заболеваемости, текучесть  кадров).

2. Предложения по улучшению.  Новые идеи в области технологии, организации производства,  труда  и управления.

3. Отчеты о результатах  деятельности- обязательная форма сообщений.

4. Жалобы и споры. Жалобы  и конфликты, требующие своего  разрешения на высшем уровне  руководства.

5. Финансовая и бухгалтерская  информация. Обязательные формы  сообщения, информирующие высшее  руководство о финансово-экономическом  состоянии организации.

Восходящие коммуникации имеют немаловажное значение для  менеджмента организации, а реакция  на эти сообщения способствует повышению  эффективности ее деятельности, своевременному выявлению слабых и сильных сторон.

Горизонтальные  коммуникации - коммуникации между отдельными функциональными областями и производственными подразделениями одного уровня. Это обмен информацией между   отделами организации, между цехами, носящий консультативный, координирующий и разрешительный характер.

Горизонтальные коммуникации способствуют:

• разрешению проблем внутри отделов;
• координации деятельности отделов в направлении достижения целей организации;
• консультациям линейных отделов (по технологии, финансам, маркетингу, управлению персоналом).

Помимо этого, коммуникации могут быть в отношениях:

• руководитель- подчиненный (она же вертикальная);
• руководитель- рабочая группа (отдел), позволяющая принимать эффективные совместные решения и устанавливаемая в форме собраний, совещании.

Все перечисленные виды коммуникаций являются формальными,   но наряду с ними в организации существуют неформальные коммуникации, которые  не связаны ни с "узаконенными" каналами связи, ни с иерархической  структурой управления организациями. Их называют "слухами". Это общение, которое объединяет сотрудников  организации. Встречаются два типа не формальных каналов коммуникаций: "управление, основанное на выходах в народ" и "виноградная лоза".

Первый вид неформального  общения широко известен из практики, когда руководитель предпочитает получать информацию о деятельности организации  от сотрудников и периодически выходит  в отделы,  производственные подразделения, создавая почву для позитивных отношений, находясь в курсе проблем рядовых  сотрудников.

"Виноградной лозой"  принято называть неформальную  коммуникацию, объединяющую всех  сотрудников организации. Она  существует всегда и везде,  и чем более закрытые на  предприятии формальные коммуникации, тем более доминирует неформальный  способ общения.

Выделяют следующие современные  средства коммуникации, которые могут использовать организации:

• электронная почта;
• голосовая почта;
• факс;
• телеконференция;
• видеоконференция;
• электронный обмен данными.

При обмене информацией могут  возникать такие коммуникационные барьеры :

1. Межличностные:

- барьеры восприятия (процесс получения и обработки информации);

- семантические барьеры (способ использования слов);

- невербальные преграды (жесты, улыбки, выражение глаз);

- барьеры плохой обратной связи (дает возможность установить, истолковано ли сообщение в том смысле, который был изначально);

- неумение слушать.

2. Организационные:

- искажение сообщений (при движении информации внутри организации смысл сообщений может несколько искажаться);

- информационные перегрузки (руководитель не может реагировать на всю информацию, поэтому он отсеивает менее важную);

- неудовлетворительная структура организации (чем больше в организации уровней управления, тем более вероятны информационные искажения, также мешают конфликты между различными людьми, группами или отделами).

Неэффективные коммуникации — одна из главных сфер возникновения проблем . Отсутствие эффективных коммуникаций приводит к тому, что организация становится неуправляемой. Эффективные коммуникации являются необходимым условием достижения целей организации и выполнения основных функций управления, поэтому необходимо придерживаться следующих правил эффективной коммуникации:

• определение наиболее срочной информации;
• определение информации, которая должна копироваться или переадресовываться и кому;
• кому и какая информация должна поступать;
• установление периодичности уничтожения электронных и других документов;
• определение сроков ответа на каждый вид коммуникации;
• установление лимита максимального объема сообщений;
• выработка правил проведения совещания.

 

 Таким образом, рассмотрев  сущность коммуникационных процессов  в организации, элементы и виды  коммуникаций, барьеры, которые препятствуют  эффективному развитию коммуникаций, выделив правила эффективной  коммуникации, можно сделать вывод  о том, что  для усовершенствования  организационных коммуникаций необходимо:

• - регулировать информационные потоки на основе точной оценки информационных потребностей (своих и подчиненных);
• - совершенствовать систему обратной связи - в частности для сбора, учета и использования предложений персонала;
• - использовать управленческую деятельность для более эффективного обмена информацией;
• - использовать дополнительные источники информации (выпуск бюллетеней, видеофильмов, газет) с разъяснениями деятельности организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УО «БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

 

 

 

 

САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

   по дисциплине: Основы менеджмента

   на тему: Коммуникации в менеджменте

 

 

 

Студентка

ФФБД, 2-й курс, ДФД-1                                          О.Н. Саскевич

 

Проверил                                                                   А.А. Илюкович

 

 

 

 

 

 

 

МИНСК 2013

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УО «БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

 

 

 

 

САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

   по дисциплине: Основы менеджмента

   на тему: Конфликтные ситуации и их разрешение

 

 

 

Студентка

ФФБД, 2-й курс, ДФД-1                                          В.В. Качко

 

Проверил                                                                   А.А. Илюкович

 

 

 

 

 

 

 

МИНСК 2013