Проект управленческих решений по совершенствованию коммуникационных процессов в некоммерческой организации

Рассмотрев особенности коммуникационных процессов и проведя диагностику коммуникаций в организации МУ «ЦБС г. Кургана», были выявлены основные коммуникационные барьеры:

- несоответствие организационной  структуры стратегическим целям предприятия (как следствие, информационная перегрузка центра и недостаток информации на периферии), преобладание вертикальных нисходящих потоков, недостаточная обратная связь;

-   недостаточное внимание к неформальным коммуникациям;

- отсутствие миссии и корпоративных стандартов, слабо развитая организационная культура;

- отсутствие единого информационного пространства в организации как следствие недостаточного количества коммуникационных каналов и средств.

Результаты анкетирования и опроса подтвердили наличие этих проблем, следовательно, сотрудники осознают их и они значительно мешают в работе.

Коммуникационные процессы в организации соответствуют схеме организационной структуры, и коммуникационные барьеры являются во многом следствием этого, так как цели организации требуют ухода от бюрократических форм управления в сторону более гибких адаптивных структур, партнерского стиля руководства.

Выявив слабые места, резервы и возможности организации, был разработан план мероприятий по совершенствованию коммуникационных процессов в МУ «ЦБС г. Кургана».

1. Предлагаем провести организационные изменения в структуре управления - переход к более гибкой системе. В связи с тем, что все большую роль в деятельности библиотек приобретает проектная работа, можно порекомендовать частичный переход к матричной структуре.
2. Мероприятия, направленные на совершенствование каналов связи. Продолжить автоматизацию городских библиотек, ввести в коммуникационную структуру предприятия внутренний сайт, который не только будет служить информационной электронной доской, но и источником обратной связи. При этом необходимо продолжить обучение персонала компьютерной грамотности.
3. Мероприятия, направленные на совершенствование обратной связи. Для этого предлагаем ввести программу «открытых дверей», предоставить возможность каждому сотруднику беспрепятственно общаться с высшим руководством, ввести  «ящик предложений».
4. Мероприятия, направленные на совершенствование организационной культуры. Предлагаем разработать миссию и корпоративные стандарты, проводить голосование на звание «лучшего библиотекаря месяца», разработать и ввести фирменный стиль, проводить для сотрудников совместные корпоративные мероприятия.

Проведена оценка эффективности предложенных мероприятий методом экспертных оценок. По прогнозам экспертов, изменения в коммуникационных процессах в результате проведения предложенных мероприятий, дадут положительный эффект по всем показателям. Показатель эффективности по итогам внедрения предложенных управленческих решений, по предварительным подсчетам, должен увеличиться более чем на 40% за 3 года.

Другой метод оценки эффективности, построенный на использовании диагностики Р.В. Овчаровой, подтвердил, что проведенные мероприятия позволят улучшить качество прохождения информации и качество управления при помощи информации, то есть решит имеющиеся на сегодняшний день проблемы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

1. Федеральный закон от 08.05.2010 N 83-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений" // Российская газета. – 2010. – 12 мая.
2. Федеральный закон РФ «О библиотечном деле» // Библиотека и закон. – 1991. – Вып. 1. – С. 42-52.
3. Басамыгина И.Н., Апанасенко А.А. Маркетинг как технология управления современной библиотекой: Научно-практическое пособие / И.Н. Басамыгина, А.А. Апанасенко –М.: Литера, 2009. – 128 с.
4. Арутюнов В.В. Типология и особенности современных коммуникаций в работе библиотек (Искусство и наука общения): Учебно-методическое пособие / В.В. Арутюнов. – М.: Литера, 2009. – 216 с.
5. Рева В.Е. Коммуникационный менеджмент: Учебно-методическое пособие. Электронная версия, Пенза. Изд. ПГУ, 2003.
6. Григорьева Н.Н. Коммуникационный менеджмент: Учебный курс (учебно-методический комплекс). Электронная версия. М.: Московский институт экономики, менеджмента и права. Центр дистанционных образовательных технологий МИЭМП, 2010. http://e-college.ru.
7. Зуб А. Т.  Стратегический менеджмент: Теория и практика: Учебное пособие для вузов.-  M.: Аспект Пресс, 2002.
8. Имидж библиотеки как фактор ее развития [Текст] : обзор деятельности муниципальных библиотек области / сост. Н. В. Аверьянова ; «ТОГУК Тамб. обл. универсал. науч. б-ка им. А. С. Пушкина». – Тамбов, 2010. – 20 с.
9. Гельмут Л. Основы организации: Управление принятием решений. – М.:Дело и сервис, 2006.
10. Яськов Е.Ф. Теория организации: Учебное пособие для студентов вузов.: ЮНИТИ-Дана, 2010.
11. Рой О.М. Теория управления: Учебное пособие. – СПб.: Питер, 2008.
12. Шарков Ф.И.  Основы теории коммуникации: Учебник для вузов. М.: Издательский дом «Социальные отношения», изд-во «Перспектива», 2003.
13. Теория управления: учебник / под ред. Ю.В. Васильева, В.Н. Парахиной, Л.И. Ушвицкого. – 2-е изд., доп. – М: Финансы и статистика, 2007.
14. Романов А.А., Панько А.В. Маркетинговые коммуникации. – 2-е изд., перераб. и доп.  – М.: Эксмо, 2008.
15. Суслова И.М. Организационное развитие систем управления современной библиотекой: Учебное пособие. – СПб.: Профессия, 2008.
16. Зайцева С.А. Школа библиотечного лидерства: Инструменты и технологии: Сб. статей. – Тверь: Альфа-Пресс, 2008.
17. Кочеткова А.В., Филиппов В.Н., Скворцов Я. Л., Тарасов А.С. Теория и практика связей с общественностью. – СПб: Питер, 2009.
18. Справочник библиотекаря/Под ред. А.Н. Ванеева, В.А. Минкиной. – СПб.: изд-во «Профессия», 2000
19. Панасенко С.В. Формирование миссии и стратегических целей в некоммерческих организациях // Вестник Северо-Кавказского государственного технического университета. Приложение №1. 2006. htpp//www.ncstu.ru.
20. Менеджмент качества – путь к успешной библиотеке. Материалы Всероссийской НПК. СПб., 2007.
21. Электронное периодическое издание «РИАН.Ру» // http://ria.ru
22. Информационно-справочный портал LIBRARY.RU // http://library.ru
23. Информационный портал «Центр кадровых технологий XXI век» // http://hrm21.ru
24. Сайт Московского института экономики, менеджмента и права // http://www.e-college.ru
25. Школа библиотечного лидерства. Проект Некоммерческого фонда «Пушкинская библиотека» // http://www.biblider.ru
26. Сайт федерального агентства по печати и массовым коммуникациям // http://www.chtenie-21.ru

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ А

 

Основные показатели отчетности библиотеки

Показатели интенсивности — это относительные величины, измеряющие соотношение двух различных по содержанию, но взаимосвязанных показателей.

Читаемость (Ч) — отношение книговыдачи (В) к числу читателей (А) — характеризует интенсивность чтения (Ч = В : А).

Посещаемость (Пос) — среднее число посещений (П), приходящихся на одного читателя (А), характеризует активность посещения читателями библиотеки (Пос = П : А).

Обращаемость книжного фонда (Об) — отношение книговыдачи (В) к объему фонда (Ф) — характеризует степень использования книжного фонда (Об = В :Ф).

Книгообеспеченность (К) — среднее число книг, приходящееся на одного читателя, — характеризует величину книжного фонда на конец года (Ф) в отношении к числу читателей (А), то есть его достаточность (К = Ф: А).

Коэффициент использования фонда — это соответствие фонда и книговыдачи.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

Коммуникационные барьеры в организации

Тип барьера	Помехи	Проявления
Связанные с содержанием	Языковые вербальные и невербальные	Непонимание смысла слов, терминологии, придание разного смысла одним и тем же жестам
	Логические	Различия в принципах и установках сторон, разные системы доказательств, логика
	Помехи восприятия	Предвзятое отношение, отсутствие доверия, неготовность к восприятию
Связанные с формой сообщения	Сложность формы сообщения	Сложность подачи материала, злоупотребление терминами, цифровыми данными и проч.
	Непривычность формы	Необычная формулировка или нетрадиционный способ подачи
	Несоответствие формы содержанию	Например, если передавать финансовую информацию в виде сжатого сообщения
	Посредничество	На каждом этапе в цепи посредников есть риск искажения информации
Связанные со средствами сообщения	Низкая оперативность	Может быть связана с необходимостью ее кодирования
	Малая пропускная способность	Нехватка технических средств или использованием устаревших моделей
	Несоответствие средства сообщения его характеру	Ограниченные возможности аппаратуры
	Низкое качество коммуникационных средств	Устаревшая техника
Связанные с организацией сообщения	Плохая обратная связь	Могут быть связаны с плохой организацией и координированием коммуникационных процессов
	Неудачный выбор времени или партнера
	Запаздывание информации

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ В

Функции управления в МУ «ЦБС г. Кургана»

Функция	Содержание
Планирование	Годовой, квартальный, месячный планы. Планы  библиотеки, структурного подразделения и  индивидуальный план сотрудника библиотеки
Функция учета	Оперативный, статистический и бухгалтерский учеты.
Контроль	Взаимопроверка отделов, аттестация сотрудников, административные проверки
Организация	Определение оптимальной структуры библиотеки, построение библиотечных технологических процессов, обеспечение библиотеки ресурсами (кадрами, финансами, материально-технической базой)
Координация	Координация планов работы, соглашения, совместное планирование, то есть составление планов согласования мероприятий, работ по целям, срокам, исполнителям (координационных планов)
Регулирование	«Устав», должностные инструкции, правила пользования библиотекой, правила внутреннего распорядка и другие нормативные акты
Стимулирование	Система заработной платы, премирования, поощрения и взыскания, предусмотренные правилами внутреннего распорядка, предоставление работникам различных льгот и преимуществ в области социально-культурного и жилищно-бытового обслуживания (путевки в детские лагеря и садики,  дома отдыха, предоставление жилья и т. д.), представление в вышестоящие органы к награждению правительственными наградами, присвоению почетных званий (например, заслуженного работника культуры), награждению знаками отличия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ Г

Элементы	Традиционная модель управления	Новая модель управления
Организационная структура	Вертикальная	Горизонтальная
Стиль управления	Авторитарный	Кооперативный
Центр внимания в деятельности библиотеки	Выполнение плана	Пользователи
Ожидания сотрудников	Безопасность	Профессиональный рост
Мотивация	Самообслуживание	Удовлетворение от обслуживания пользователей

 

Сравнение традиционной модели управления библиотекой с моделью управления качеством библиотечной деятельности

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Анализ результатов исследования «Библиотечные кадры города: современное состояние и перспективы развития». Курган, 2005