Проблемы внедрения ИС и способы их решения

Удивительно, но даже на крупных  предприятиях иногда мнение сотрудника низшего звена (что-то не нравится, не подходит, не удобно, мелкий шрифт, "вообще старая система была понятнее" и  т.п.) вполне способно притормозить внедрение  системы.

Часто руководители предприятия, особенно, если они не уделяют достаточного внимания процессу внедрения, судят  о качестве системы по отзывам  персонала, интересы которого зачастую расходятся с интересами руководителя. В результате, вместо оптимального достижения целей внедрения системы  управления значительное время тратится на переделку интерфейсов, реализацию всяческих "рюшечек" и "бантиков", притом, что реальной ценности такие  доработки не представляют, но значительно  влияют на бюджет и главное - сроки  внедрения. Руководители предприятия, принявшие решение автоматизировать свой бизнес , в таких случаях  должны всячески содействовать ответственной  группе специалистов, проводящей внедрение  информационной системы управления предприятием ,вести разъяснительную  работу с кадрами, и, кроме того:

• Создать у сотрудников  всех уровней твёрдое ощущение неизбежности внедрения;

• Наделить руководителя проекта  внедрения достаточными полномочиями, поскольку сопротивление иногда (часто подсознательно, или в результате неоправданных амбиций) возникает  даже на уровне топ-менеджеров (Нередко  сложности могут возникнуть в  тот самый момент, когда руководитель вдруг осознает, что с внедрением системы он попадает в своего рода ловушку: рост информированности, который  обеспечивает система, сводит к минимуму неопределенность текущей производственной ситуации и тем самым ограничивает возможность принятия решений исходя лишь из субъективного мнения. Новая  технология управления также способствует выявлению некомпетентности руководства.);

• Всегда подкреплять все  организационные решения по вопросам внедрения изданием соответствующих  приказов и письменных распоряжений.

Во время проведения опытной  эксплуатации и при переходе к  промышленной эксплуатации системы  в течение некоторого времени  приходится вести дела, как и в  новой системе, так и продолжать ведение их традиционными способами (поддерживать бумажный документооборот  и существовавшие ранее системы). В связи с этим, отдельные этапы  проекта внедрения системы могут  затягиваться под предлогом того, что у сотрудников и так  хватает срочной работы по прямому  назначению, а освоение системы является второстепенным и отвлекающим занятием. В таких случаях руководителю предприятия, помимо ведения разъяснительной  работы с уклоняющимися от освоения новых технологий сотрудниками необходимо:

1. Повысить уровень мотивации  сотрудников к освоению системы  в форме поощрений и благодарностей;

2. Принять организационные  меры к сокращению срока параллельного  ведения дел.

•Необходимость в формировании квалифицированной группы внедрения  и сопровождения системы, выбор  сильного руководителя группы. Внедрение  большинства крупных систем автоматизации  управления предприятием производится по следующей технологии: на предприятии  формируется небольшая (3-6 человек)рабочая  группа, которая проходит максимально  полное обучение работе с системой, затем на эту группу ложится значительная часть работы по внедрению системы  и дальнейшему ее сопровождению. Применение подобной технологии вызвано  двумя факторами: во-первых, тем, что  предприятие обычно заинтересовано в том, чтобы у него под рукой  были специалисты, которые могут  оперативно решать большинство рабочих  вопросов при настройке и эксплуатации системы, а во-вторых, обучение своих  сотрудников и их использование, всегда существенно дешевле аутсорсинга. Таким образом, формирование сильной  рабочей группы является залогом  успешной реализации проекта внедрения.

Особенно важным вопросом является выбор руководителя такой  группы и администратора системы. Руководитель, помимо знаний базовых компьютерных технологий, должен обладать глубокими  знаниями в области ведения бизнеса  и управления. В отечественной  практике, при внедрении систем такую  роль, как правило, играет начальник  отдела АСУП или ему аналогичного. Основными правилами организации  рабочей группы являются следующие  принципы:

• Специалистов рабочей  группы необходимо назначать с учетом следующих требований: знание современных  компьютерных технологий (и желание  осваивать их в дальнейшем), коммуникабельность, ответственность, дисциплинированность;

• С особой ответственностью следует подходить к выбору и  назначению администратора системы, так  как ему будет доступна практически  вся корпоративная информация;

• Возможное увольнение специалистов из группы внедрения в  процессе внедрения проекта может  крайне негативно отразиться на его  результатах. Поэтому членов группы следует выбирать из преданных и  надежных сотрудников и выработать систему поддержки этой преданности  в течение всего проекта;

• После определения сотрудников, входящих в группу внедрения, руководитель проекта должен четко расписать  круг решаемых каждым из них задач, формы планов и отчетов, а также  длину отчетного периода. В наилучшем  случае, отчетным периодом должен быть один день.

 

 

Заключение

 

Можно сделать вывод, что  общей стратегической целью создания корпоративной информационной системы  является повышение управляемости, что позволяет увеличить экономическую  эффективность и качественно  улучшить производственные показатели предприятия. Достижение этой цели в  рамках создания корпоративной информационной системы должно быть реализовано  за счёт применения на предприятии  всего комплекса информационных технологий, а именно:

• сбора достоверной информации;

• оперативной обработки данных о фактах производственно-хозяйственной деятельности;

• аналитической поддержки принятия управленческих решений;

В структуре предприятия  имеет смысл запланировать отдел  поддержки внедренных систем, чтобы  после опытной эксплуатации эта  рутинная работа не висела на сильных  и талантливых программистах, которых  целесообразно направить на реализацию новых проектов. Цель компьютерных систем поддержки принятия стратегических решений состоит в том, чтобы  обеспечить высшее руководство непосредственным и свободным доступом к информации относительно ключевых факторов, являющихся критическими при реализации стратегических целей фирмы.

Следовательно, ИС должны быть просты в эксплуатации и понимании. Они обеспечивают доступ к множеству  внутренних и внешних баз данных, активно используя графическое  представление данных.

- своевременного информирования  персонала о результатах производственного  планирования и ресурсном обеспечении.

Перед тем, как осуществлять проект внедрения максимально формализуйте его цели;

Установить высокий приоритет  процессу внедрения системы, среди  остальных организационных и  коммерческих процессов. Наделите высокими полномочиями руководителя проекта;

Создать среди всех сотрудников  предприятия атмосферу неотвратимости внедрения и старайтесь организационными мерами повысить темп освоения новых  технологий;

Внедрение информационной системы  управления предприятием как ремонт - его невозможно закончить, можно  лишь прекратить. Так что внедрение  по сути никогда не закончится, система  должна все время совершенствоваться в процессе своей промышленной эксплуатациями вместе с прогрессом информационных технологий и методологий управления деятельностью вашего предприятия.

 

Библиографический список

 

1. Гай Банкер, Тим Коултер,  От центра затрат к центру  прибыльности, VERITAS Software Corporation, 2004

2. Балдин К.В., Уткин В.Б., Информационные системы в экономике:  Учебник, Дашков и К, 2012

3. http://www.knigafund.ru

4. http://citforum.ru/

5. http://www.ssti.ru

6. http://www.itstan.ru/it-i-is/informacionnaja-sistema.html

7. http://www.in-nov.ru