Методы формализованного представления систем управления

Далее уточняются маршруты движения документов по подразделениям органа управления, начиная с момента  их формирования до передачи на хранение или выхода за пределы управляющей  системы.

Для обследования входящих и исходящих документов применимы  два основных метода:метод инвентаризации и метод типических групп. При методе инвентаризации собираются сведения о всех документах. Он позволяет получить наиболее исчерпывающие сведения о потоках информации. Однако в силу большой трудоемкости метод инвентаризации применяется очень редко.

Для обследования систематизированных  массовых и регулярно повторяющихся  документов более часто используется метод типических групп, когда регистрации  подлежит не каждый документ, а определенный тип однородных документов.

Наиболее распространенным является анализ потоков информации с помощью графического метода. Графический метод используется для описания потоков информации (главным образом документопотоков) небольшой размерности на макроуровне, для выявления общей структуры и функций системы управления, а также для совершенствования существующих потоков информации.

Основные элементы потока — документы. Отношение между  ними изображаются в виде графической  схемы. Процедуры преобразования моментов потока (обработки документов) записываются в виде кратких пояснений на схеме  потока. Система координат графика  двумерная. В заголовках столбцов записываются наименования структурных подразделений  конкретной организации, в заголовках строк — наименования моментов или  промежутков времени. Шкала может  быть равномерной или неравномерной. Каждый документ на схеме изображен  в виде прямоугольника с указанием  номера документа. Стрелка, идущая к документу (от документа), показывает направления движения информации. Под документом даются краткие пояснения:

• какие процедуры осуществляются при обработке документа;
• какая информация из документа используется в данный момент в данном месте;
• как используется эта информация;
• какая информация записывается или изменяется в документе и почему;
• где можно найти подобные пояснения.

Анализ схемы позволяет  проследить пути документов, выявить  моменты их образования, операции, которые  с ними осуществляются, порядок, в  котором документы объединяются или расчленяются. В результате анализа схемы потока можно выявить: объем, характер и срок выполнения работ для каждого подразделения данной организации; излишний контроль за работой; полное отсутствие контроля; применение различных документов вместо одного, составленного в нескольких экземплярах; излишне длительное хранение документов; неоправданные задержки в обработке документов, а также и излишние передачи документов, вызванные плохим распределением обязанностей между различными подразделениями.

Графический метод является простым, наглядным, универсальным  и экономичным методом описания потоков информации на макроуровне. Однако при увеличении размерности потока схема может стать настолько велика, что, потеряет свою ценность как средство анализа, или будет настолько поверхностна в деталях, что не окажет помощи при анализе потоков информации.

Таким образом, данный метод целесообразно использовать для анализа организации и совершенствования существующей схемы потоков информации на макроуровне.

Информационная модель позволяет символически выразить технологию подготовки управленческих решений, а также информационные взаимосвязи между сотрудниками конкретного подразделения, подразделениями предприятия и внешней средой.

Основное назначение информационной модели заключается в том, что она характеризует существующие потоки документированной информации, отражающие процессы управленческой деятельности.

Информационные модели характеризуют также последовательность управленческих работ в системе  управления. [1стр.75]

Глава 2. Исследование потоков информации, ориентированных  на утверждение проектной документации

2.1 Характеристика ООО «АРМО-Урал»

2.1.1 История компании

ООО «АРМО-Урал» было образовано в 1997 году в г. Екатеринбурге, в  2002 году открыто представительство  компании в г. Челябинске.

Компания АРМО-Урал  специализируется на проектировании и  строительстве интегрированных  систем безопасности промышленных предприятий, зданий и офисов, интеллектуальных зданий, систем управления зданием, а  также на поставках оборудования для этих систем.

При выполнении проектов специалисты АРМО-Урал проводят обследование объектов, разрабатывают модели функционирования систем безопасности и жизнеобеспечения здания, составляют техническо-экономическое  обоснование проекта, разрабатывают  эскизный проект и проектную документацию, подбирают поставщиков оборудования и систем, субподрядчиков, осуществляют доставку оборудования, его монтаж и наладку, проводят обучение персонала. После ввода объекта в эксплуатацию наши специалисты, при необходимости, выполняют сервисное обслуживание оборудования и систем.

В компании работает 65 сотрудников, 5 специалистов имеют дипломы и  сертификаты на проектирование, монтаж, наладку и обслуживание сложного технического оборудования, как зарубежного, так и отечественного производства. Компания имеет лицензии на осуществление  строительно-монтажных работ, лицензию ФСБ РФ, а также лицензию на монтаж, наладку и техническое обслуживание оборудования и систем противопожарной  защиты.

 

2.1.2 Организационная структура, достоинства и недостатки

Организационная структура офиса  ООО «АРМО-Урал» в г. Екатеринбурге  имеет кросс-функциональную структуру управления. [3, стр.135]

У такой структуры (рис.2) существуют некоторые преимущества:

• самостоятельное принятие решений рабочими группами и координация деятельности по горизонтали;
• замена жестких управленческих связей бюрократического типа гибкими связями;
• привлечение для разработки и решения задач сотрудников разных подразделений.

Эти принципы разрушает свойственное иерархическим структурам жесткое  распределение сотрудников по производственным, инженерно-техническим, экономическим  и управленческим службам, которые  образуют изолированные системы  со своими целевыми установками и  интересами.

Недостатки кросс-функциональной структуры:

• усложнение взаимодействия;
• сложность в координации работ отдельных бригад;
• высокая квалификация и ответственность персонала;
• высокие требования к коммуникациям.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

    Функциональные связи управления

    Кросс-функциональные связи управления

Рис.2. Организационная структура управления ООО «АРМО-Урал»

 

Для представительства компании в  г.Челябинске применяется проектная структура. [3, стр.139]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.3. Организационная структура управления ООО «АРМО-Урал» г. Челябинск

Преимущества  структуры управления по проектам:

• высокая гибкость;
• сокращение численности управленческого персонала по сравнению с иерархическими структурами.

Недостатки  структуры управления по проектам:

• очень высокие требования квалификации, личным и деловым качествам руководителя проекта, который должен не только управлять всеми стадиями жизненного цикла проекта, но и учитывать место проекта в сети проектов компании;
• дробление ресурсов между проектами;
• сложность взаимодействия большого числа проектов в компании;
• усложнение процесса развития организации как единого целого.

2.2 Схема  потоков информации, ориентированная  на утверждение конкретных документов

В рыночной экономике информация стала  товаром, ее получение, хранение, использование  подчиняются законам товарно-денежных отношений. Сегодня информацию относят  к числу важнейших ресурсов предприятия  и умение эффективно использовать этот ресурс, без преувеличения, определяет способность предприятия к выживанию  в условиях конкуренции. Вот лишь некоторые статистические данные, подтверждающие роль информации в управлении предприятием [8]:

• По мнению американского журнала “Management Services”, в США доля персонала, занятого переработкой информации, в течение первой половины двадцатого века практически оставалась неизменной, а во второй половине века она стала неуклонно возрастать и уже к середине семидесятых годов достигла половины всех занятых;
• 73% американских, 63% английских и 85% японских менеджеров считают, что главным препятствием к успешному управлению является неэффективный обмен информацией;
• Согласно различным исследованиям от 50% до 90% времени менеджера, при осуществлении им своих функций, расходуется на коммуникации (общение), как часть информационного обмена в процессах принятия решений.

Таким образом, успешное управление напрямую зависит от квалификации менеджера  в управлении информацией.

Внутри организации существуют следующие виды обмена информацией: [3, стр.105]:

Межуровневый обмен информацией

• Нисходящие потоки информации – таким путем подчиненным сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, рекомендуемых процедурах, конкретных поручениях и т.д.
• Восходящие потоки информации – это отчеты о выполнении заданий, предложения по совершенствованию технологии, проблемы с внедрением новой техники и т.д. Таким путем руководство узнает о текущих и назревающих проблемах и предлагаемых вариантах решения.

Горизонтальный обмен информацией

• Совещания руководителей подразделений-смежников.
• Обсуждение кооперации участвующих в выпуске какого-то вида продукции подразделений.
• Совещания руководителей подразделений, имеющих сходные производственные задачи. Например, обсуждение общих проблем или новых идей региональными управляющими сбытом.
• Работа в рамках рабочих групп (управление проектом).

Процесс подготовки любого управленческого  решения независимо от количества документов, необходимых для его утверждения, и количества исполнителей может  быть представлен в виде организационной  процедуры. [1, стр.150]

Организационная операция – технологически нерасчленимый процесс обработки экономической информации (документов), осуществляемый конкретным сотрудником на рабочем месте.

Комплекс  взаимосвязанных организационных  операций, определяющих процесс подготовки конкретного управленческого решения, называется организационной процедурой.

Организационная структура включает в себя 3 элемента:

1. Схему организационно процедуры.
2. Описание организационной процедуры.
3. Перечень документов, действующих в организационной процедуре.

На основании  вышеуказанных понятий построим организационную процедуру по подготовке и утверждению типовой документации по проектам ООО «АРМО-Урал».

 

Менеджер

 

копии

Инженер

 

копия

 

 

Директор

 

 

 

 

 

Менеджер

 

 

 

 

по  назначению

 

Рис.4. Процедура принятия решений: «Утверждение документов проекта»

 

Описание действующей процедуры  принятия решений

«Утверждение документов проекта»

Таблица 1

№ п/п	Наименование этапов работы	Документы	Исполнители	Приме-чание
1.	Подготовка документов проекта		Менеджер
1.1.	Принять	1
1.2.	Подготовить	2,3,4,5
1.3.	Передать на согласование	1,2,3,4,5
1.4.	Отправить копию в архив	2,3,4,5
2.	Согласование документов проекта		Инженер
2.1.	Принять	1,2,3,4,5
2.2.	Проверить	1,2,3,4,5
2.3.	Завизировать	1,2,3,4,5
2.4.	Передать на утверждение	1,2,3,4,5
2.5.	Отправить копию в архив	2
3.	Утверждение документов проекта		Директор
3.1.	Принять	1,2,3,4,5
3.2.	Проверить	1,2,3,4,5
3.3.	Завизировать	1,2,3,4,5
3.4.	Передать на оформление	1,2,3,4,5
4.	Оформление документов проекта		Менеджер
4.1.	Принять	1,2,3,4,5
4.2.	Оформить	1,2,3,4,5
4.3.	Отправить по назначению	1,2,3,4,5