Ұйымдастыру менеджмент функциясы ретінде

Тақырып 10 - Ұйымдастыру  менеджмент функциясы ретінде

 

Мақсаты: Ұйымдастыру қызметінің мазмұнын ашу, түрлері мен ерекшеліктерін анықтау, орталықтандыру және орталықтандырмау түсүніктерін қарастырыңыз

 

1. Ұйымдастыру функциясының мазмұны

2. Ұйымдық құрылымды құрудағы әр түрлі көзқарастар

3.Ұйымдық құрылымға қойлатын талаптар

4. Өндірісті басқару құрлымының түрлері

 

1.Ұйымдастыру функциясының мазмұны

Ұйымдастыруды басқару толықтылықты, бірлікті, тәртіп жүйесін құруға бағытталған. Бұл жүйені құраушы бөліктер толық ұйымдасуды қалыптастырады.

Ұйымдастыру функциясы - өзара әрекет тәртібі және еңбек әрекетінің элементтері  арасында пропорцияны қалыптастыру жолымен жоспарда белгіленген мақсатқа жету. Ұйымдастыру мыналардан құралады: басқарылатын және басқаратын жүйе; жүйедегі әрбір жұмысшының рөлі мен орнын анықтау, оларды бөлімшелер және сала бойынша бөлу; нақты өзара әрекеттестікті ұйымдастыру; құжаттарды өңдеу, басқару аппараты әрекетін, қызметкерлер мен жұмысшыларды регламенттеу, барлық функцияның бағдарламаға сай орындалуы және өндірістік процестің берілген ағымын қамтамасыз ету.

Ұйымдастыру – негізделген, басқарылатын және басқаратын жүйе ішінен элементерді  таңдау болып табылады. Және де ол кеңістік-уақыт  және себеп- ізденіс арасындағы байланыстарды  қалыптастырады. Мысалы, өндіріс саласында оның функциясына негіздеу және құралдарды таңдау, жұмыс орнын ұйымдастыру, технологияны таңдау және т.б. жатады; басқару саласына – іріктеп алу, қайта орналастыру, кадрлар қозғалысы, мамандық бойынша оқу, жұмысшылар әрекетін басқару, басқару құрылымын құру жатады.

Кеңістік-уақыт және себеп-ізденіс  байланыстары детерминденген (анықталған) және мүмкін сипатқа ие. Ұйымдастырушылық қатынас ұйымдастыру жүйесін  және бригада, сала, цех, кәсіпорын, бөлімше, ел экономикасының құрылымдарын қалыптастыру және қайта қалыптастырудың маңызды талаптарында мүмкін факторлар әрекетін күштеп отыратын адам әрекеті болып табылады.

Осы ұйымдастырушылық білім биліктің нақты ұсынушылары - әртүрлі сатыдағы басқарушылар тарапынан басқарылғандықтан, ұйымдастыру функциясын, алдымен солар арасындағы байланысты қалыптастырады.

Әрбір басқарушы - әртүрлі білімі, қабілетімен нақты жеке тұлға, ұйымдастыру  функциясы - тек құқықтық формалданған көрініс емес, сонымен қатар жауапкершілік, міндеттілік, құқық пен өкілдікке делегат жіберу. Жұмысшылар арасындағы шынайы ұйымдық қатынас – бұл барлық қиыншылықтағы адамдар арасындағы қатынас. Жете бағаламау өндіріс әрекетінің мынадай жақтарына әсер етеді: нашар құрылған сипатта болса және шығармашылығымен байланысты (мысалы, ғылыми-техникалық, өндірістік қаржылық жаңашылдықты енгізу) болса. Осылай адамдар арасындағы ұйымдастырушылық қатынас жүйе арасында қарым-қатынасты тудырады және керісінше іс-әрекет орын алады. Қазіргі талаптарда өндірістік жүйе көп факторлы әлеуметтік экономикаға айналады, онда өндірістік, маркетингтік, тәрбиелік, ақпараттық және ұжымдық әрекетінің басқа да түрлері орын алады. Ұйымдастырушылық әрекет барлық әрекет түрін жүйе бойынша синтездесе, мұндай жүйені ұйымдастырушылық деп атайды. Ұйымдастырушылық әрекеттің заты – экономикалық-әлеуметтік жүйе, олардың жүйелеу процесінің мақсатты бағытталуы, тәртіпке салу, қалыптастыру немесе қайта қалыптастыру экономикалық, өндірістік, экологиялық, эстетикалық байланыс пен қатынасты есептеу. Ұйымдастырушылық әрекет еңбекке өте икемді және басқарушылар еңбегінде маңызды орын алады (60-70%-ға дейін), сондықтан ұжымды ұйымдастырушы деп атайды. Басқарушының ұымдастырушы ретіндегі маңызды мәселесі – ұжымның барлық мүшелері арасында нақты динамикалық жүйені дамыту және орналастыру, ұжымды толық динамикалық және тұрақты жүйе ретінде қалыптастыру. Ол үшін мәдениеттің жалпы және кәсіби жоғарғы деңгейі қажет.

Ұйымдастыру әрекеті мыналарды  қамтиды:

• ұйымдық байланысты, құрылымдық білім мен қатынасты жетілдіру;
• рухани құндылық, көрініс, өзара құрметтеу атмосферасы жүйесін қалыптастыру;
• тиімді қоғамдық өндіріспен, жұмыстың жақсы жүруімен қамтамасыз ететін келісімді іздеу.

Кәсіпорында жұмысшылар арасында формалды қатынас құратын және олар арасында міндеттерін бөлудің негізгі  құралы өкілдікке делегат жүргізу деп аталады.

Өкілдікке делегат жүгізу - жұмысты  және өкілетті белгілі бір адамға тапсыру. Ол орындау міндетін қабылдайды.

Делегат жүргізу – кәсіпорынның көлемімен байланысты басқарудың күрделі  мәселелерінің бірі. Бұл құрам  арқылы басшылық жұмысшылар арасында көптеген жұмыстарды бөледі, олар қойылған мақсатқа жету үшін қажет. Үлкен емес кәсіпорындарда, кіші бизнес сферасына жататындарда кәсіпкер (менеджер де бола алады) басқарудың негізгі функциясын атқарып, қажетті мәселелерді өзі шешіп басқара алады. Бірақ та әрекеттің көбеюіне байланысты және кәсіпорынның үлкеюіне байланысты басқарушы жұмыстарының бір бөлігін бағынушыларға беруге мәжбүр болады, өйткені әрбір басқарушының уақыты, білімі, тәжірибесі шектеулі болады. Және бұл кезде жалғыз басқару мүмкін емес және тиімсіз болады. Кәсіпкерлік тарихында басқарушылардың билікті ешкіммен бөлгісі келмегендіктен сәтсіздікке ұшырағаны туралы оқиғалар бар. Жұмыстың басқалар тарапынан орындалуына жете білу басқарудың мәнін құрайды, ал өкілдік делегат жіберу жұмысшыны менеджерге айналдырады.

Егер басқарушы делегаттауды, белгілі  бір жұмыс орындауды басқа  біреуге тапсырса, ол барлық қажетті  ресурстарды әкелуі керек, яғни өкілеттің  сәйкес көлемін делегаттауы керек.

Еңбекті мамандандыру мен бөлісу адамдар жұмысының өнімділігі едәуір арттыратындығы белгілі.Әркім өз міндетін айқын түсініп, қоян-қолтық әрекет еткенде ғана бірлесіп атқарған жұмыстың тиімді болатыны сөзсіз.Осыған орай ұйымдастыру қызыметінің міндеті, еңбек әрекеті элеметтері мен олардың өзара әрекет ету тәртібі арасындағы пропорцияны анықтау, жүйедегі әрбір жұмыскерлердің орны мен ролін белгілеу, олардың бөлімшелер мен звеноларға орналастыру, бұлардың бірескен әрекетін мұқият ұцымдастыру, аппараттағылардың барлығының, жекелеген қызметшілер мен жұмыскерлердің іс әрекетін белгілейтін құжаттар әзірлеу арқылы жоспарда көрсетілген шаралар мен өндірістік процестердің мүлтіксіз жүзеге асырылуын қамтамассыз ету.

Ұйымдастыруды басқару қызметі  өндірісті дамытудың белгілі  алты принципі бойынша құрылады:а) мамандандыру; ә) пропорционалдық; б) параллельдік (қатарластық); в) дәлділік; г) үздіксіз; д) ырғақтылық.

Ұйымдастырудың өзі адамдардың бірлескен іс-қимылын бейнелейді.Бірқатар физиологиялық, биологиялық, психологиялық  және әлеуметтік шектеулерге байланысты адамдар өз мақсатына жету үшін біругіуге, бірлесіп әрекет етуге мәжбүр болады.Мұндай бірлесу көп жағдайда қолайлы болуы, белгілі бір ұйымдық құрылымда шығынды аз жұмсауды қажет етуі мүмкін.

 Ұйымдастыру – бұл кәсіпорын құрлымын құру процесі, оның өзі адамдардың өз мақсатына жетуі үшін тиімді жұмыс істеуіне мүмкіндік береді.

 

2. Басшының міндеті ұйымның  мақсаты мен міндетіне толық  сай келетін әрі ішкі және  сыртқы факторларына ықпал ететін  құрылымды таңдап алу.<<Ең қолайлы  құрылым – бұл ұйымның сыртқы ортамен бірлесіп әрекет етуіне барынша мүмкіндік беретін, өз қызметкерлерінің күш-жігері өнімді, әрі тиімді бөлетін, бағыттайтын, сол арқылы клиенттердің қажетін қанағаттандырып, жоғары тиімділікте өз мақсатына жететін құрлым>>.

Басқару құрлымын қалыптастырған кезде мындай теориялық көзқарастар, тұжырымдар (конципциялар) болуы мүмкін.

Классикалық теория өндірісті басқару құрлымын қалыптастыруды мынандай ретпен жүргізуді ұсынады: басқару қызыметінің мақсаттары мен түрлерін айқындау, басқарудың нақты қызыметі бойынша іс-әрекет ауқымын есептеу; құрылымдық бөлімшелерді қалыптастыру; жұмыскерлердің басқару қызметін атқарудағы өкілдігі мен жауапкершілігін белгілеу; олардың нақты қызымет түрін айқындау.

Бихевиоралдық көзқарас бірінші кезекте өндіріс ұжымдағы жұмыскерлердің әлеуметтік ролін көтеруге негізделген.Мұндайда басқару аппаратындағы жұмыскерлердің бірлескен іс-қимылы, егер олар жұмыс істеуге ықылас білдірсе ғана тиімді болатындығын мойындайды.

Жүйелік көзқарастың мәні сол, өндірістік ұйым мен басқару құрлымы тұтас жүйе ретінде қарастырылады.Осы көзқарастың бір түрі, құрлымды басқару шешімдерін қабылдауға және жүзеге асыруға қажетті механизм ретінде қарастыру болып саналады.

Ситуациялық (жағдайлық) көзқарастың мәні сол, басқару құрлымын құрудың ең қолайлы әдісі әр түрлі ситуациялық нақты фактілерге (өндіріс технологиясы типтерінің өзгеруіне, шешілуге тиісті міндеттердің сипатына, басқару процестеріне т.б.) сүйенуі тиіс.

Бюрократтық (кеңсешілдік) көзқарас еңбек бөлінісінің жоғары дәрежесімен, қызымет лауазымдарының бір-біріне қарай бөлінуінің (иерархиялығының) жетілдіруімен, бұйырық беру тізбектілігімен, қызметшілердің жүріс-тұрысында көптеген ережелер мен нормарлардың болуымен, кадрларды, іскерлік және кәсіптік спасына қарай таңдаумен сипатталады.Вебер мұндай құрылымды «тиімді» деп саналады, өйткені бюрократтық жолмен қолданған шешімнің ақиқаттық сипаты болады деп есептейді.

Төменде М.Вебер тиімді бюрократия деп атаған жүйенің сипаттамасы  келтіріліп отыр:

1. Еңбектің айқын бөлінісі, мұның өзі жоғары білікті мамандарды нақты қызметке қоюға мүмкіндік береді.

2. Басқару деңгейінде қызмет лауазымдарының бір-біріне бағынуына қарай бөлінуі, мұндай төменгі деңгейдегі қызметшілерді жоғары деңгейдегі қызметшілер бақылайды, әрі сорларға бағынады.

3. Жинақталған ресми ережелер мен стандарттары бар өзара үйлесімді жүйелердің болуы, мұның өзі қызметкерлердің өз міндетін біркелкі орындауын, әрі әр түрлі міндеттердің үйлесімділігін қамтамасыз етеді.

4. Ресми міндеттер рухы, сол арқылы ресми адамдар лауазымдық міндеттерін орындайды.

5. Нақтылы техникалық мамандық талаптарына сәйкес жұмысқа жалдауды жүзеге асыру.Қызметшілердің өндірістен шығарылуын қорғау.

 Бюрократтық құрылымның  кемшілігі – стандарттық ережелердің, процедуралар мен нормалар мәнділігін, қызметкерлердің өз міндетін мүлтіксіз орындауды қамтамасыз етуді, осы ұйымдағы басқа да бөлімшелердің тапсырманың орындауын талап етуді, сондай-ақ клиенттер мен қоғам арасындағы өзара әрекеттесуді асыра сілтеушілік.Мұның өзі іс-қимылдағы икемділіктің әлсіреуіне әсер етеді.Икемділіктің жойылуы ұйым ішіндегі қызметкерлердің қарым-қатынасында  да пайда болуы мүмкін.

 

3. Ұйымдық құрылымдық қалыптастырған  кезде, отандық және шетелдік  көп жылғы басқару практикасында  оны құрудың ұйымдық принциптерін (ережелерін) басшылыққа алу қажет.

 Басқарудың ұйымдық құрылымы  көптеген сапалық қасиеттермен (жұмыскерлердің өкілеттілігі, олардың жауапкершілігі мен өзара қарым-қатынас т.б.) сипатталады, сондықтан да құрлымда қалыптастырған кезде оған ықпал ететін факторды талдауды дұрыс үйлестіре отырып, тиісті принцптерді талап ету қажет. Басқару обьектісі неғұрлым күрделі болса,  қалыптастыруда принциптер (ережелер) соғұрлым зор роль атқарды, ал мұның өзі құрылымды тиімді ұйымдастыруға сай келуі тиіс.

 Басқарудың ұйымдық  құрылымын қалыптастырғанда мына  төмендегілер принциптер қолданылады.

1. Жарлық беру мен дербес жауапкершілік принципінің тұтастығы.Бұл қосарлы бағыныштылықты және қарама-қайшы нұсқау алу мүмкіндігін жояды.Әрбір буында (орындаушыда) тек бір ғана басшы болуы, әрі тек соған ғана бағынып, тікелей соның өзінен шешім алу қажет.Оның үстіне басқарушы звено екі обьектіні бір мезетте ойдағыдай басқара алмайды.
2. Сызықтық және қызметтік басшылықтың аралығындағы дәл шекараны анықтау принципі. Сызықтық басшылық өндіріс өнімдерін басқаруды жүзеге асыруы, ал қызметтік сызықтық басшылыққа жәрдем көрсету, оны қажетті ақпараттармен, ұсыныстармен т.б. жабдықтау тиіс.
3. Бақылаудың өрістеу принципі.Бір адам тиімді басшылық ете алатын бағынышты адамдар санын, яғни басқара алу нормасын дұрыс анықтау қажет.
4. Қызметтік нақты шектеу принципі.Әрбір өндірістік және қызметтік буынның айқын белгіленген жұмысы болуы, басқа бөлімшелердің қызметіне басшылықтың барлық деңгейде араласпауы тиіс.Мұндай жағдайда диалектикалық қызмет тұтастығы мен басқару құрлымы бөлімдерінің, бюроның және басқа да ұйымдық бөлімшелердің белгілі бір санының қалыптасуынан көрінеді.
5. Әрбір буын басқарушысы мен лауазымды адамның правосының, міндеті мен жауапкершілігінің сәйкес келу принципі.Тек осындай сәйкестік қана қолайлы шешімді қабыдауға және жүзеге асыруға нақты жағдай жасайды.
6. Икемділік пен үнемділік принципі.Басқарудың қйымдық құрлымы ішкі және сыртқы орта өзгерістерінің ең аз шығынымен сезінуі, яғни өз бетінше бейімделу қасиеті болуы тиіс.

Жоғарыда аталған принциптермен  қоса, басқару құрлымын жасау ішкі және сыртқы факторлар да ықпал етеді.

Сонымен, өндірістік басқарудың ұйымдық  құрлымы басқарудың барлық обьективті қажетті қызметтеріне орындауды  қамтамасыз етуі, кәсіпорынның немесе бірлестіктің  өндірістік құрлымының талаптарына сай келуі, әрі өндіріс  жағдайының өзгеруіне сәйкес даму мүмкіндігінің болуы; басқару сатысының ең аз, бірақ жеткілікті саны болуы, жеке қызметтердің орындалуының белгіленген сатыларға сәйкес келуі, басқару нормасына сай келуі; тиімді ақпарат байланыстарының талаптарына сай келуі, басқару ақпаратының өндірістік ұйым мақсатты құрлымының еңбек бөлінісі мен кооперациясына барынша сәйкес келуін қамтамасыз етуі; талдау бағалау және болжаудау қызметтерінің нығаюын қамтамасыз етуі; басқарудың жоғары сенімділігін оперативтілігін (тез орындаушылығын), сапасын, үнемділігін, тиімділігін қамтамасыз етуі тиіс. 

4.  Ұйымдық жүйелердің тиімді  құрылымы тұтастай және басқару  жүйелері жекелей тиімді басқару  үшін қажетті жағдай болып  саналады.Құрылым ұйымдағы байланыстырушы  буын болып саналады, жоспарлаудың  нышандары мен ұйымдастырылуына жұмысты бөлу және оны үйлеситіру әдістер ықпал етеді, әрбір басқару звеносының, әрбір бөлімшенің өз жұмысын қалай істейтіндігін өлшеуге(салыстыруға)мүмкіндік береді.Құрылым белгілі бір дәрежеде басқару технологиясын да алдын ала айқындайды, ақпарат айналымының жолына және басқаруда техникаларда пайдалану әдістеріне ықпал етеді, кадрларды іріктеу мен орналастыру жөнінде міндеттер қояды.

 Сонымен, басқару жүйесінің  құрылымы кез келген саладағы  кызметте басқаруды тиімді ұйымдастыру  мүмкіндігіне байланысты.Құрылымыдағы қателік басшылар жұмысы немесе басқару процесін жүзуге асыруды қиындатып қана қоймай,  зертеушілердің, конструкторлардың, өндірушілердің еңбегін кемітеді, экономикалық шығынға, жұмыс шығынына ұшыратады.Мұның өзі тек басқару жүйесі ғана емес, бүкіл ұйымдық жүйесінің құрылымының қолайлы етуге тырысу, сүйтіп басқадай тең жағдайда қойылған мақсатқа жету үшін ресурстарды неғұрлым тиімді пайдалануды қамтамассыз ету қажет.

Кезінде Г.Эммерсон жүйе құрлымын тиімді  ұйымдастыруды қолдануды маңыздылығын атап көрсеткен болатын.«Мүлтіксіз ұймдастыру жағдайында – деп жазды ол, - тіпті нашар басшының өзі шамалы ғана зиян шегеді.Алайда ұйымдастыруға сүйенетін нашар басшы міндетті түрде сүрінеді әр өзіне бағыныштыларды да сорлатады».

 Басқару  мәселесі жөніндегі  амирикандық кеңесшілердің, олардың практикасында жұмыстың 75% - ы кәсіпорынды басқару құрылысында сондағы кемістігі жоюға кететіндігін атап көрсетеді.