Эволюция взглядов на организацию. Школа научного управления

Таким образом, сущность управления может быть раскрыта на основе использования достижений различных наук, изучающих отдельные стороны управления, сущность управляемой системы, ее многообразные аспекты.

В объективной реальности управление представляет собой очень сложную, комплексную систему. Управление предполагает разработку целей, принципов, системы методов управления. В структурном плане оно включает органы управления, кадры управления, технику управления. В процессе функционирования управление проходит различные этапы: планирование, организацию, мотивацию, контроль. Органы и процессы управления различаются на различных уровнях и неодинаковы в различных социальных организациях. В управлении необходимо учитывать и согласовывать многообразные вопросы – политические, экономические, организационно- технические и социально-психологические.

 

Принципиальные различия в таких проявлениях организации, как график и расписание

 

Простейшее техническое средство на первом этапе планирования работы - это ведение постоянного расписания дел. Вместо хаотической работы по памяти все предстоящие дела записываются в специальный блокнот. В зависимости от типа выполняемых работ это расписание будет для оперативных работников одно, для руководителей - другое. Особенно полезно вести расписание тогда, когда приходится заниматься большим числом не чередующихся изо дня в день дел.

Форма записей может быть произвольной. Лучше вести их на страницах небольшого блокнота и вырывать страницы, заполненные записями уже выполненных дел. Например, можно использовать такую форму:

Дата

Дело

Срок

Исполнитель

Примечание

25.01

Отвезти доклад в трест

до субб.

КМВ

Перерыв с 14 до 15. Тел. 156-94-27

Так как дела и нагрузки носят дифференцированный характер, то полезно также детализировать и расписание работ. Простейший способ детализации - вести два расписания, иметь два списка: один - постоянных занятий, другой - текущих дел. Выделение постоянных дел необходимо потому, что обычно время их выполнения, сроки, объем и т. д. уже четко фиксированы. Постоянными дела являются, конечно, только с точки зрения человека, составляющего расписание. Для одного ежедневная «оперативка» у начальника постоянна, для другого вызов на нее - чрезвычайное событие. Текущие, разовые дела часто, бывает, не привязаны к конкретному сроку: встретиться завтра, позвонить денька через два, зайти как-нибудь и т. п. Их следует записывать в другой список и вычеркивать по мере выполнения.

Постоянные дела - это своего рода карта, на которую нанесены основные ориентиры распределения времени. Это первый справочник на рабочий день, своего рода  «напоминатель». Лучше составлять расписание постоянных дел не сразу, а через неделю или месяц после начала работы на новом месте, после отпуска, каникул, длительной командировки и т. д.

После того как составлено расписание дел (постоянных и периодических), надо переходить к основному этапу планирования времени - распределению фонда времени, т. е. к привязке различных дел к конкретным срокам выполнения.

При этом надо учитывать сроки выполнения постоянных дел, сочетая их с распределением времени других сотрудников учреждения (руководителей и подчиненных), членов вашей семьи, если речь идет о внерабочем времени, и т. д. Распределять время особенно важно и ответственно для тех работников, которые не имеют стандартных, повторяющихся изо дня в день работ. Объем постоянных дел у них невелик, а основная обязанность состоит в выполнении разнообразных заданий.

Наиболее часто встречающийся прием распределения времени в наших учреждениях - записи на листках перекидного календаря. Этот способ не только распространился, но и стал зачастую единственным, хотя как техническое средство распределения времени перекидной календарь малопригоден. Тот, у кого много дел, прекрасно знает его недостатки.

Календарь пригоден и полезен тому, кто работает почти не выходя из-за стола,. чьи обязанности заранее фиксированы и какие-либо экстраординарные, нестандартные дела возникают редко, являются своего рода событием. Для него календарь - главное средство информации о текущем числе, а внизу есть свободное место для записи чрезвычайных дел.

Перекидной календарь родился из обычного отрывного календаря и был для такого рода работников вполне приемлемым средством распределения времени. Но как основное, а тем более единственное средство распределения времени это совершенно непригодный инструмент.

Нашими и зарубежными организациями выпускаются многочисленные разновидности календарей-книжек. В них для каждого дня выделена.или целая страница, или ее часть. Они отличаются от «перекидки» тем, что их можно носить с собой. Есть в них и другие удобства: часто они совмещаются с телефонной книжкой, с блокнотными страницами для записи. Хорошо продуманные книжки имеют специальную закладку для выделения сегодняшнего числа или для этой цели на каждой странице есть отрывающийся уголок. В остальном они имеют те же неудобства, что и перекидные календари.

Недостаток всех описанных выше средств - отсутствие указания на продолжительность намеченных дел, вследствие чего не исключено, что последующая работа будет «наступать на пятки» предыдущей, хотя они и не записаны на один час. Приходится в голове прикидывать: а когда же закончится заседание, записанное на 11 часов, и на какое время следует назначить следующее мероприятие или встречу? Все виды календарей не приспособлены также для отражения постоянных дел, для которых приходится вести отдельный список.

Для учета постоянных дел и отражения их продолжительности удобнее всего графики.

Наиболее пригодны своеобразные комбинации таблиц и графиков, известные под названием «графики Ганта». Сущность их состоит в том, что в первой слева графе перечисляются разного рода работы, люди, помещения - словом, объекты планирования. А в первой горизонтальной строке указывается время в различных измерениях (в зависимости от поставленной задачи): годы, месяцы, дни и т. д. Горизонтальные линии разных видов, проведенные слева направо, отмечают плановую продолжительность работ. Пунктирными линиями другого типа отмечают фактическую продолжительность работ. Такой график является и средством контроля. График строится на бумаге. Размеры графика определяются его содержанием. Обычно бывает достаточно стандартного бумажного листа А4. Его можно вкладывать в еженедельники, перекидной календарь или прикреплять к столу, он как бы дополняет упоминавшиеся выше средства организации времени.

Сначала в график вносят дела, намеченные в расписании постоянных дел. В начале месяца (или семестра, года, квартала) заносят все заранее известные сведения: выходные дни, часы докладов подчиненных лиц, встречи с сотрудниками, доклады у руководителя, время постоянных заседаний, обеденные перерывы и т. п. Регулярно повторяющиеся мероприятия можно отмечать в графике цветными чернилами или карандашами Постоянные дела удобнее не записывать, а отмечать какими-либо условными знаками или теми условными обозначениями, какие применялись в карточке учета времени.

По возможности надо стремиться выделить периодические работы, имея при этом в виду, что многие из них, обычно выполняемые как непериодические, у хорошего организатора личного времени легко превращаются в постоянные.

Так получается график постоянных дел. В свободные места этого графика вполне можно заносить и ряд сведений нерегулярного характера, особенно такие, которые требуют многодневной предварительной подготовки: доклады, лекции, отчеты, заседания. Ежедневно, придя на работу, следует отметить крестиком текущий день. График при этом превращается, по существу, в календарь с указанием часов, он очень удобен.

За несколько дней до начала нового месяца  заготовляется новый график и делаются пометки о делах, намечающихся на будущий месяц. Если заготовленного графика еще нет, временно можно делать пометки на полях старого, с тем чтобы потом перенести их в новый. Но лучше заранее заготовить достаточное число экземпляров бланков соответствующей формы.

Заполненные графики следует хранить в особой папке (за весь текущий год), они очень полезны как отчеты о проделанной работе, для анализа собственной деятельности, получения выводов о загрузке и т. д., если не проводится особого учета времени.

Недостатком графиков является небольшое поле для записи дел. Обычно квадраты делаются небольшие, так как иначе общее поле графика резко увеличится и он станет неудобным. Преимущество графика - наглядность загрузки в течение всего месяца, четко отмеченные постоянные дела.

Удобно комбинировать график с каким-либо другим средством организации времени - еженедельником, календарем-книжкой и т. п., в зависимости от условий работы.

Чтобы легче было в случае надобности переносить невыполненные дела на графике, все записи лучше делать карандашами и отмененные мероприятия стирать. Для людей, у которых задания меняются редко, графики очень удобны даже и при отсутствии всяких других средств. Во всяком случае, они значительно удобнее «перекидки».

Как легко заметить, и графики, как техническое средство организации времени, не решают проблему планирования не привязанных к срокам дел и далеки от идеала, когда речь идет о невыполненных делах, так как их приходится и стирать, и переписывать на новые дни. Поэтому параллельно всем этим средствам приходится вести расписание «бессрочных дел», а потом вписывать их в графики, еженедельник и т. п., периодически просматривая это расписание.

Тем не менее указанных средств вполне достаточно для удовлетворения запросов значительного круга работников. Удачна, например, комбинация - график плюс календарная книжка. График дает общую картину, а в книжке ведутся подробные ежедневные записи. Следовало бы наладить выпуск таких книжек с заранее отпечатанными графиками на каждый месяц. Хорошо бы иметь в книжке по два экземпляра графика, причем один отрывной, для размещения на рабочем столе. Тогда в график можно было бы заносить только ссылки на книжку, в которой делана подробная запись. Заполнение таких заранее заготовленных графиков занимает мало времени.

 

 

Список использованной литературы

 

1.Агарков А.П. Теория организации. Организация производства на  предприятиях. Интегрированное учебное  пособие / А.П. Агарков, А.М. Голиков, Р.С. Голов; под общ.ред.проф. А.П. Агаркова.-М.:Издательско-торговая  корпорация «Дашков и К»,2010.-260 с.

2. Брэддик, У. Менеджмент в организации [Текст] / У. Брэддик; перевод с англ. У. Брэддик. – М.: ИНФРА – М, 2009. – 344с.

3. Глухов В.В. Менеджмент: учебник /В.В. Глухов; СПб.: Спец. Лит., 2000. – 700с.

4. Драчева Е.П. Управление персоналом современной организации: учебник / Е.П. Драчева, Л.И. Юликов - М.: Мастерство, 2008. – 326 с.

5. Дробышева Л.А. Экономика, маркетинг, менеджмент: Учебное пособие -2-е изд. – М.: Издательско-торговая  корпорация «Дашков и К»,2012.-152 с.

6. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента : учеб. Пособие / Н.И. Кабушкин. – 3-е изд. – Минск: «Новое знание», 2000. – 336 с.

7.Кузнецов В.И.Основы менеджмента :учебно-методическое пособие/ С.Д. Ильенкова,. Кузнецов В.И.-М.: Изд.центр ЕАОИ,2011-240 с.

8. Кислицина, В.В. Менеджмент: курс лекций для студентов и преподавателей экономических специальностей/ В.В. Кислицина; Киров: Изд-во ВятГГУ, 2009. – 142с.

9. Коротков Э.М. Менеджмент. – М.: ИНФРА-М, 2009-120 с.

10. Мескон М.Х. Основы менеджмента: Пер. с англ. / Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. – М.: Вильямс, 2007.

11. Огарков А.А. Управление организацией: Учебник.–М.: Эксмо, 2008-250 с.

12. Тебекин А.В. Менеджмент организации: Учебник / Тебекин А.В., Касаев Б.С. – М.: КНОРУС, 2007-200 с.

13. Тейлор Ф.У.Принципы  научного менеджмента/ под ред. Е.А. Кочерин, пер. А.И. Зак; -М.: Издательство стандартов,104 с.

 

 

 

14. Герасимов Б.Н. Развитие  функциональной структуры организации. Самара: СГЭА, 2003.

15. Гибсон Дж и др. Организации: поведение, структура, процессы: Пер. с  англ. - М.: ИНФРА-М, 2000

16. Шорохов Ю.И. и др. Организационное поведение. Учебное пособие. - М.: ПЕР СЭ, 2000

17. Шорохов Ю.И. Системные, организационные и психологические  факторы эффективности организаций / Человеческий фактор : проблемы  психологии и эргономики, № 3, 2007

18. Организация производства на предприятии: Учебник для технических и экономических специальностей: Под ред. О.Г. Туровца и Б.Ю. Сербиновского. - Ростов-на-Дону: Издательский центр МарТ, 2002. - 464

19. Теория организации: Учебное  пособие / Смирнов Э.А. - М: Инфра-М, 2004 г. 248 с.

20. Современный менеджмент (курс кафедры теории и организации  управления ГАУ). З.П.Румянцева. Лекция 10. Эффективность менеджмента. //Российский  экономический журнал. М.- 2002.-№ 4.

21. Управление организацией./Под  ред. А.Г.Поршнева и др. - М.: ИНФРА- М, 2001.

22. Зудина Л.Н.Организация  управленческого труда. М.: ИНФРА-М, 2002.

23. Уткин Э.А. Управление  фирмой. – М.: «Акалис», 2003.

24. Ревуцкий Л.Д. Потенциал  и стоимость предприятия. - 2 изд., доп. - М.: Финансы и статистика, 2002. - 208 с.

25. Алиев В.Г. Теория организации. М.: «Экономика», 2004.

26. Леонов А.С. Теория организации. М. МГУС, 2006.

27. Гоберман В.А. Менеджмент  и проектирование фирм. М.: «Юнити», 2004.

28. Колокнов М.В. Теория  организации в вопросах и ответах. М.: «Кнорус», 2004.