Этика и современное управление

1) Этика и современное управление

В данном вопросе мы рассмотрим этический аспект управленческих решений. В ходе принятия многих решений менеджеры  должны учитывать их влияние на окружающих.

Этика (ethics) – правила и принципы, которые определяют правильное и неправильное поведение.

Специалисты различают четыре разных подхода к проблеме деловой  этики. Первый – утилитарный подход к этике, в соответствии с каким  решением принимаются из учета лишь их будущих результатов или последствий. Утилитарная теория – это попытка  применить для принятия этических  решений количественный метод. Цель в этом случае заключается в том, чтобы обеспечить наибольшие блага  для большинства. С точки зрения утилитаризма, любой менеджер должен уважать, что сокращение 20% работников на предприятии полностью оправданно, поскольку за счет этого повысится  рентабельность компании и увеличится гарантия занятости для остальных (80%) работников. Это полностью отвечает интересам акционеров. Таким образом, с одной стороны, утилитаризм поощряет эффективность и производительность и отвечает цели достижения максимальной прибыли, а из другой – может привести к определенному перекосу в распределении ресурсов, особенно если некоторые из тех, на ком отражается принятое решение, недостаточно представленные в совете акционеров, или в них не хватает голосов при принятии решения. Кроме того, утилитарный подход к этике нередко способствует несоблюдению прав некоторых заинтересованных сторон.

Другой подход к этике  – с точки зрения прав – основан  на уважении и защите индивидуальных прав и свобод, включая право человека на личную жизнь, свободу совести, свободу  слова и на надлежащее рассмотрение исков. При таком подходе, например, предусматривается необходимость  защиты прав работников на свободу  слова, когда они заявляют о нарушении  законодательство их работодателями. Позитивная сторона этой точки зрения на деловую этику заключается  в том, что она защищает свободы  и личную жизнь отдельных личностей. Однако в ней есть и негативный для организаций момент: данный подход может стать препятствием для  повышения производительности и  эффективности, поскольку при этом в компаниях нередко создается  такой рабочий климат, когда акцент делается в первую очередь на юридической  защите прав отдельных личностей, а  не на фактических результатах деятельности организации.

Следующий подход основан  на применении теории справедливости к этике, в соответствии с которым  управленческий персонал должен устанавливать  максимально справедливые правила  и беспристрастно их применять. Такую  точку зрения разделяет, например, менеджер, который принял решение платить  новому работнику 1,50 дол. в час сверх минимальной заработной платы на том основании, что, с его точки зрения, эта сумма недостаточна для того, чтобы этот человек мог выполнять свои основные финансовые обязательства перед обществом и государством.

Данный подход имеет свои преимущества и недостатки. Данный подход защищает интересы тех заинтересованных сторон, которые недостаточно представлены во властных структурах или имеют  недостаточные полномочия; но при  этом он может привести до того, что  работники будут отказываться принимать  на себя риск и внедрять какие-либо нововведения и станут работать с  меньшей производительностью.

И последний, самый современный  подход, который получил название теории интеграции социальных контрактов, предусматривает объединение эмпирических (того, которое есть) и нормативных (того, которое должно быть) факторов. Этот взгляд на этику основывается на интеграции двух "контрактов" – общего социального контракта, который заключается между субъектами экономических отношений и определяет основные правила ведения бизнеса, и более конкретизированного контракта, который заключается между конкретными представителями местного содружества и определяет приемлемые способы поведения. Так, например, в соответствии с этой теорией, определяя размер заработной платы для рабочих на новой фабрике, построенной в Мексике, организация должна уровень заработной платы в данной местности. Этот подход к деловой этике отличается от трех описанных выше, поскольку он требует, чтобы менеджеры, оценивая "правильность" или "неправильность" своих решений и действий, ориентировались на этические нормы, которые действуют в конкретных отраслях промышленности и корпорациях.

Большинство людей, которые  занимаются бизнесом, придерживаются утилитарной точки зрения на проблемы деловой этики. Аргументируя свои действия, направленные на получение максимальной прибыли, руководитель компании всегда может заявить, что он тем самым  стремится к обеспечению максимального  блага для большинства заинтересованных сторон.

В результате чрезвычайной изменчивости условий управленческому персоналу  нужно отказаться от такого подхода. Характерной чертой утилитаризма является "обесценение" интересов отдельной  личности и меньшинства в интересах  большинства, а новые тенденции  в сфере защиты прав человека и  социальной справедливости предусматривают, что менеджерам нужны этические  стандарты, основанные на прямо противоположных  принципах. Это является сложным  заданием современного менеджмента, так  как управленческие решения должны будут приниматься с учетом таких  критериев, как защита прав человека, социальная справедливость и стандарты  местного содружества. Это повысит  степень неоднозначности управленческих решений. В результате менеджеры  все более сталкиваются с проблемами морально-этического характера.

2) Управление коммуникациями в организации

Управление организационными коммуникациями предполагает знание коммуникативных  барьеров и способов их преодоления. Последние связаны с проектированием  организации таким образом, чтобы  обеспечить и поддерживать эффективные  коммуникации как на уровне отдельного человека, так и на уровне подразделений, отделов организации. Такое проектирование включает и развитие индивидуальных навыков, опыта, умения общаться с людьми.

К основным коммуникационным барьерам на уровне подразделений организации  относятся: различия в статусах и  власти; разные цели и потребности  подразделений; несоответствие коммуникативных  сетей и задач и дефицит  формальных каналов.

Различия в статусах и  власти приводят к искажению информации, поступающей от нижних уровней организации  вверх по иерархии.

Это связано с тем, что  подчиненные, имеющие небольшую  власть в организации, могут неохотно передавать информацию о проблемах, ошибках своим руководителям. Поэтому  у последних возникает неверное, приукрашенное представление о  состоянии дел на рабочих местах.

Руководители, обладающие большой  властью, могут не почувствовать  или не обратить внимания на то, что  работники, имеющие низкий статус, не имеют стимулов к сотрудничеству. Устранить такой барьер позволяют  «выходы в народ», создание климата  доверия, открытости, поощрения инициативы, а порой и ошибок.

Различия целей и потребностей подразделений приводят к возникновению  противоречий между ними, борьбе за организационные ресурсы, следованию в первую очередь локальным целям  подразделений, а не целям организации  в целом. Преодолеть данный барьер помогает совершенствование структуры организации, использование специальных команд, отделов, кураторов, дополнительных каналов  связи, направленных на координацию, объединение  усилий разных подразделений.

Несоответствие коммуникативных  сетей и задач. Количество информации и обмен ею должны соответствовать  объему и содержанию решаемых задач. Это означает, что для решения  трудной, творческой, инновационной  задачи должны использоваться децентрализованные коммуникативные сети типа «круг», которые поощряют участие, обсуждение проблемы, проявление инициативы работников.

Дефицит формальных каналов. Отсутствие формальных каналов сокращает  эффективность коммуникаций. В организации  должно быть достаточно восходящих, нисходящих и горизонтальных коммуникаций в форме опросов работников, системы сбора предложений, информационных бюллетеней, политики открытых дверей и др.

Опрос работников – это  вариант системы обратной связи. Такие опросы можно проводить  с целью получения информации от руководителей и рабочих буквально  по сотням вопросов:

1) четко ли доведены  до них цели их деятельности;

2) с какими потенциальными  или реальными проблемами они  сталкиваются или могут столкнуться;

3) получают ли они точную  и своевременную информацию, необходимую  им для работы;

4) открыт ли их руководитель  для предложений;

5) информированы ли они  о грядущих переменах, которые  отразятся на их работе.

Системы сбора предложений  разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все  работники получают при этом возможность  генерировать идеи, касающиеся совершенствования  любого аспекта деятельности организации. Цель подобных систем – снижение остроты  тенденции фильтрации или игнорирования  идей на пути снизу вверх.

Чаще всего такая система  реализуется в варианте ящиков для  предложений, куда работники фирмы  могут анонимно подавать свои предложения.

К сожалению, этот вариант  не слишком эффективен, ибо нередко  отсутствует механизм подтверждения  факта рассмотрения предложений, как  и стимулирование работников, чьи  предложения пошли организации  на пользу.

Систему сбора предложений  можно создать и по-иному. Организация  может развернуть частную телефонную сеть, через которую работники  получают возможность анонимно звонить  и задавать вопросы о назначениях  и продвижениях в должности. Иногда на линии работают менеджеры, тут  же отвечающие на задаваемые вопросы.

Ответы направляются либо непосредственно работникам (если вопрос не анонимный), либо печатаются в информационном бюллетене фирмы.

Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи организации. Относительно крупные организации, как правило, издают ежемесячные  бюллетени, которые содержат информацию для работников. В подобные ежемесячные  бюллетени могут входить статьи с обзором предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида продукции  или услуг, которые намечено предложить потребителям в скором времени, подборка «работник месяца», ответы руководства  на вопросы рядовых сотрудников.

3)Правила деловой переписки.

Другая важная часть делового этикета  — служебная переписка. Конечно, каждое деловое письмо должно быть строго индивидуально: на него накладывают  отпечаток, прежде всего, адресат, конкретная ситуация, личность и должность пишущего. Подход к решению вопроса, каким  должно быть деловое письмо, предполагает определенную долю творчества, но тем не менее существуют и общие правила деловой переписки. Подробно об этом вы можете почитать в специальной литературе. Мы же пытаемся обозначить наиболее существенные моменты этой проблемы.

Переписка — это общение в  миниатюре, овладение ею — это  и труд, порой нелегкий, и искусство. Толковая деловая переписка способствует увеличению оборота фирмы, предприятия, улучшению взаимосвязи различных  служб, повышению квалификации, установлению прочных связей с потребителями.

Одно из главных требований к  письму — оно должно быть не длинным. Если хотите, чтобы ваше письмо прочли, постарайтесь уложиться на полутора страничках машинописного текста, а  еще лучше — на одной странице. Хорошее письмо, как и выступление, должно быть четким и ясным. Это второе требование к письму. Старайтесь избегать в деловом письме многосложных, непонятных (иностранных, сугубо специальных) слов и выражений.

Это третье правило написания делового письма. Это же правило предполагает и составление писем короткими  предложениями, в которых четко  и ясно сформулированы основные мысли  автора. Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют  пишущих как хороших собеседников, владеющих искусством общения. В  письмах не должно быть лишних прилагательных, наречий, что часто делает стиль  излишне «цветистым». Таким слогом чаще всего пользуются в странах  Востока.

Письмо должно отражать индивидуальность автора, отдела или компании, где  он работает. Из письма должно быть ясно, что это за компания, чем она  занимается, прочно ли стоит на ногах  и т.д. Это еще одно требование к служебному письму.Но даже при таком, казалось бы, стандартном подходе, остается большой простор для творчества. Прежде всего, думайте об адресате, старайтесь узнать его интересы, в свою очередь приложите силы, чтобы заинтересовать его, так донести до него суть вопроса, чтобы ваше письмо запомнили. Поможет вам решить эти и другие проблемы... чувство юмора. Письмо, написанное с чувством юмора, как правило, быстрее читается и прочнее запоминается. Оно поможет завоевать будущего клиента. Такое письмо показывает получателю, что его готовила личность.

Существуют отработанные схемы  делового письма или служебной записки. Например, можно предложить такую:

Дата:

Кому:

От кого:

Тема:

Я рад сообщить о том, что... (имя, отчество) способствовал (активно, успешно) развитию нашей фирмы (отдела) с момента  его создания. Он является главным разработчиком проекта №3... (имя, отчество), будет и впредь оказывать всемерное содействие созданию и дальнейшему развитию нашей компании.

Мы позд При деловой переписке надо помнить, что впечатление, производимое письмом на адресата, зависит от таких «мелочей», как конверт, бланк фирмы, содержание письма. Не пожалейте времени, если даже вам кажется, что письмо написано безупречно, отложите его отправку еще на некоторое время, перечитайте еще раз. Как правило, найдутся неточности, излишне эмоциональные выражения. Исправьте их, а уж потом отправляйте. Особенно важно соблюдение этого правила при ответах на жалобы клиента. Не стремитесь отписаться, отделаться от клиента — это непростительная ошибка. Недовольство клиента работой фирмы распространяется в 100 раз быстрее, чем добрая слава о ней.