Однако если руководитель
проводит собрания в коллективе,
где обсуждаются те или иные
проблемы развития, применяет методы
поощрения за инициативу, труд
и т.п., создает условия для
свободного выражения своего
мнения, пусть даже не совпадающего
с мнением руководства, то в
этом случае персоналу легко
работать на данном предприятии.
Люди осознают в этом случае
свою значимость и стараются
использовать весь свой потенциал
и интеллект для достижения
процветания организации. На таком предприятии
сотрудники уверены в своем будущем, в
том, что их проблемы можно открыто обсудить
на собрании, внести какие-то идеи, за которые
они будут морально и материально вознаграждены.
Таким предприятиям легче вынести экономические
и политические кризисы в стране, т.к. в
сплоченном коллективе сотрудники будут
помогать друг другу пережить трудности.
Все это уже давно осознали зарубежные
и многие отечественные менеджеры.
^ Типы организационных
коммуникаций
Существует множество
классификаций организационных
коммуникаций. По признаку ориентации,
направленности коммуникаций руководителя
они подразделяются на внешнеорганизационные
и внутриорганизационные. Внутриорганизационные
коммуникации подразделяются на вертикальные
и горизонтальные. Вертикальные коммуникации
представляют собой обмен информацией
между иерархическими уровнями организации,
а горизонтальные – обмен в пределах паритетных
иерархических уровней.
В свою очередь, вертикальные
коммуникации делятся также на
два основных типа – нисходящие
и восходящие коммуникации. Первые
чаще всего являются основной
формой, в которой руководитель
реализует свои управленческие
воздействия. Вторые представляют
собой систему каналов движения
информации «снизу вверх» (сигналы
о событиях, оповещение о неблагополучии
дел, официальных отчетов, неформальное
осведомительство и др.)
Горизонтальные коммуникации
подразделяются на:
- коммуникации между паритетными
подразделениями организации;
- коммуникации между исполнителями,
составляющие наиболее обширное
«поле» всех коммуникативных
обменов в организации;
- коммуникации между паритетными
руководителями подразделений внутри
организации;
Вертикальные и горизонтальные
коммуникации имеют определяющее
значение для функционирования
организации.
Обычно принято считать,
что вертикальные коммуникации
более значимы, поскольку они
реализуют главный принцип построения
организации – иерархический.
Он, однако, всегда синтезирован
с другим – координационным
принципом, который требует коммуникаций
по горизонтали. Лишь через
сочетание этих двух принципов
и соответственно типов обеспечивается
коммуникативная функция в целом.
Это сочетание образует своего
рода «каркас» всей коммуникативной
сети организации. Для характеристики
деятельности руководителя значимо
также разделение вертикальных
коммуникаций на следующие подтипы:
- коммуникации вида «руководитель-подчиненный»,
специфика которого состоит в
том, что это индивидуальный, развертывающийся
«лицом к лицу» процесс межличностного
общения.
- специфический подтип
коммуникаций «руководитель –
подчиненный», в котором первый
является руководителем высшего
звена, а второй (подчиненный)
– также руководителем, но
нижележащего иерархического уровня.
- коммуникации вида «руководитель
– руководитель»; они включают
две разновидности: между руководителями
паритетных подразделений внутри
организации и между руководителем
всей организации и руководителями
иных учреждений и организаций.
Традиционно коммуникации
подразделяются на формальные и неформальные.
Формальные каналы коммуникаций непосредственно
определяются структурой организации,
ее основными функциональными целями
и задачами. Неформальные коммуникации
– это все те контакты, которые реализуются
вне и помимо формальных коммуникативных
каналов. Они также включают ряд основных
разновидностей:
– неформальные контакты
между рядовыми членами организации.
– аналогичные связи
между руководителем и подчиненными.
– неформальные внешнекоммуникативные
связи руководителя со средой (феномен
«больших связей» руководителя).
Организационные коммуникации
подразделяются также по форме:
устные (вербальные), письменные, комбинированные,
визуальные, аудиоционные коммуникации,
а также коммуникации через оперативную
печать, через средства наглядной агитации
и др.
Наконец, существует
еще одна классификация типов
коммуникаций – по признаку
того этапа организационного
функционирования, на котором они
имеют преобладающее значение: коммуникация
при приеме на работу, при ориентировке
в круге служебных обязанностей,
в самом процессе деятельности,
в процессе ее оценки, в ходе
дисциплинарного контроля за ней.
^ Элементы и этапы процесса
коммуникации
Коммуникационный процесс
– это процесс обмена информацией
между двумя или более людьми.
Его цель – обеспечить передачу
и понимание информации, являющейся
предметом обмена. Если взаимное
понимание не достигается, то коммуникация
не состоялась, из чего следует, что обе
стороны играют в ней активную роль.
Коммуникационный процесс
– это взаимодействие совокупности
элементов.
Существует четыре
базовых элемента коммуникационного
процесса:
1. Отправитель – лицо,
генерирующее идею или собирающее
информацию и передающее ее;
2. Сообщение - непосредственно
информация;
3. Канал - средство передачи
информации (устная передача, совещания,
телефонные переговоры, письменная передача,
служебные записки, отчеты, электронная
почта, компьютерные сети);
4. Получатель (адресат) –
лицо, которому предназначена информация
и которое интерпретирует её.
Коммуникационный процесс
обмена информацией включает
взаимосвязанные этапы:
1. Зарождение идеи или
отбор информации;
2. Выбор канала передачи
информации;
3. Передача сообщения;
4. Интерпретация сообщения.
Например, генеральный
директор торговой фирмы решил
обсудить с менеджерами магазинов
вопрос о состоянии и улучшении
качества торгового обслуживания
населения на совещании. В данном
случае генеральный директор
– отправитель, у которого
зародилась идея; информация о
состоянии и улучшении качества
торговли – сообщения; совещание
– это канал информации; получатели
– менеджеры магазинов, которые
интерпретируют сообщение и при
помощи этого же совещания
дают обратную связь генеральному
директору.
При организации коммуникационных
сетей на предприятии необходимо
учитывать специфику различных
типов и каналов коммуникаций
на каждом из этапов коммуникационного
процесса.
Формирование коммуникационных
процессов, а также выбор средств
и каналов коммуникаций осуществляются
на предприятии после проектирования
его организационной структуры
в соответствии с выбранной
сферой деятельности, принятой производственной
программой и структурой менеджмента.
Коммуникационные решения, содержащие
регламент коммуникационных процедур,
должны устанавливаться для каждого
иерархического уровня менеджмента
и доводиться до конкретного
должностного лица.
^ Преграды на пути коммуникации
Коммуникация
считается успешной, если получатель
информации понимает её содержание
адекватно тому смыслу, который
в нее вкладывает отправитель,
т.е. менеджер. В противном случае
имеет место безуспешная коммуникация.
Факторы, уменьшающие
возможности успешной коммуникации,
называются коммуникационными барьерами
(преградами).
Различают коммуникационные
барьеры макро- и микроуровня. Макробарьеры
коммуникаций препятствуют успешной коммуникации
в целом. К таким барьерам относятся: перегрузка
информационных сетей и искажение информации;
потребность во всё более сложной информации;
интернационализация деловых контактов
и возрастание роли иностранных языков
и т.п. Микробарьеры коммуникаций препятствуют
успешной коммуникации в конкретных узких
сферах. К ним относятся: отношение источника
(отправителя) информации к получателю
(адресату); отношение адресата к источнику
информации; восприятие получателем информации
многозначных слов; отсутствие обратной
связи.
Все преграды, возникающие
в процессе межличностных и
организационных коммуникаций также
можно представить в виде схемы.
Схема 1. Преграды на
пути коммуникации
Затрудняют коммуникации
также предвзятые представления
людей, отвергающие новые идеи
в силу их новизны, кажущейся
с первого взгляда сомнительной
или в силу устойчивого мнения,
порожденного определенными условиями
(стереотипы).
В результате искажается
восприятие сообщения, замедляется
и искажается процесс обратной
связи, снижается результативность
данного сообщения.