Информационное и техническое обеспечение системы управления персоналом

 Внутримашинное управление персоналом – это целые массивы данных, представляющие собой информационную базу, которая использует современные технические средства. Среди типов данных выделяют: централизованные, распределенные в разных узлах локальных сетей ЭВМ, а также расположенные на одном компьютере – то есть локальные.

Основы базы данных: нормативно-справочная, оперативная, плановая, учетная информация.

Базу данных контролирует автоматизированный банк данных, обслуживание которого осуществляется администратором. Его обязанности – защита данных и их предоставление в нужный момент.

В этой связи открывается новая возможность использования ЭВМ несколькими пользователями, которые совместно разрабатывают и используют программы, обобщают получаемые результаты.

К разработке информационного обеспечения службы управления персоналом предъявляется ряд требований:

• Рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе, сокращение числа форм документов;
• Возможность машинной обработки информации, содержащейся в документах и во внутримашинной сфере;
• Необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации.13

2.2Техническое обеспечение системы управления персоналом

Использование вычислительной техники и информационных технологий в сфере управления открывает возможности более экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности, расширение диапазона анализируемых факторов при принятии решений и факторов их обоснований. В конечном итоге вся масса преимуществ использования электронно-вычислительной техники позволяет многократно повысить уровень управления.

Основу технического обеспечения системы управления персоналом организации составляет комплекс технических средств – совокупность взаимосвязанных единым управлением и автономных технических средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и предоставления информации, а так же средств оргтехники.14

Комплекс технических средств обеспечивает компании решение задач с минимальными затратами, как трудовыми, так и финансовыми, точно и в срок. Комплекс технических средств зачастую обеспечивается при помощи повышения производительности труда и возможности использовать экономико-математические методы решения задач на основе более точной информации.15

То есть применение комплекса технических средств должно повышать эффективность работы компании и улучшать ее показатели за счет рационального использования современных технологий. Какие же технологии входят в состав комплекс технических средств?

1. Предназначенные для сбора и регистрации информации – регистраторы, устройства для подготовки данных, устройства сбора информации. Основное предназначение данных технических устройств – это преобразование полученной информации в тот формат, который будет удобен для ее дальнейшей передачи.
2. Средства обработки информации относятся к вычислительной технике и составляют основу КТС службы управления персоналом. Они необходимы для преобразования исходных данных в информацию, которую можно с легкостью применить в принятии тех или иных решений.
3. Средства для хранения информации – это средства, которые напоминают картотеки или персональные компьютеры. Они предназначены для передачи информации во времени.
4. Средства для передачи информации предназначены для передачи информации в пространстве. Это могут быть телефоны, радио, факсы и другие привычные нам устройства.
5. Устройства выдачи информации – устройства, преобразующие информацию в вид, удобный для восприятия человека. К ним можно отнести принтеры, видеотерминальные устройства (дисплеи), графопостроители.

Основные характеристики комплекса технических средств: он должен обладать технической, информационной, программной совместимостью, адаптацией к условиям функционирования службы управления персоналом и возможностью расширения (то есть подключения новых, более функциональных устройств).16

Исходные данные для выбора технических средств:

1. Характеристики задач, которые предназначены для решения службой управления персоналом.
2. Технические характеристики оборудования.
3. Характеристики технологического процесса обработки информации.
4. Носители входной и выходной информации (бланки, документы, электронные носители информации).
5. Объем информации по указанным носителям.
6. Объем вычислительных работ.
7. Сроки выполнения работ по решению задач управления персоналом.
8. Способы и формы решения задач по управлению персоналом.

Во время выбора оборудования очень важно учитывать его основные характеристики и состав:

• производительность при выполнении технологических задач,
• надежность,
• совместимость в работе с другими технологическими устройствами (и с персональными компьютерами тоже),
• цена оборудования,
• количество и состав обслуживающего персонала,
• площадь помещения, требуемая для полного и комфортного размещения оборудования.

Выбор типа, модели технических средств, применяемых в системе менеджмента персонала предприятия, производится по классификатору промышленной продукции (с учетом изменений), а также с помощью различных каталогов. Эффективному формированию комплекса технических средств системы управления кадрами способствуют унификация и стандартизация в области технического обеспечения. Кроме национальных стандартов, при создании технической базы системы управления персоналом могут использоваться стандарты де-факто, устанавливаемые ведущими фирмами-производителями соответствующего оборудования, определяющими нормативы работы технических средств.17

Чрезвычайно важен выбор технических средств. Основное требование – купленные технические средства должны быть функциональными. Поэтому целесообразно приобретать оборудование по достаточно высокой цене, которое отличается улучшенным качеством и более удобной в работе функциональностью. Следует помнить, что техническое обеспечение — наименее гибкая часть системы управления.18

Выбор технических средств для использования их в службе управления включает в себя следующие мероприятия:

1. Составление списка технических средств, которые позволят достичь более эффективной работы организации.
2. Выбор метода, позволяющего сравнить те или иные технические средства, дабы определить наиболее функциональные и качественные.
3. Осуществление сравнения технических средств методом сравнительного анализа.
4. Принятие решения покупки того или иного технического средства.

Все элементы системы управления организации можно охарактеризовать и оценить при помощи системы взаимосвязанных показателей. Большинство из этих показателей поддается количественному измерению.

Приведем важнейшие показатели оценки для технических средств управления:

• Количество и виды технических средств, их технико-эксплуатационные характеристики и стоимость, уровень использования технических средств;
• Удельный вес прогрессивных видов оргтехники и компьютеров, структура технических средств управления, уровень компьютеризации управленческих процессов, возрастной состав технических средств;
• Удельный вес стоимости оргтехники и компьютеров в общей стоимости основных фондов организации;
• Уровень оснащенности управленческого труда техническими средствами и специальной мебелью, уровень обеспеченности управленческих работников площадью;
• Уровень организации рабочих мест управленческих работников, уровень охвата компьютеризацией функций управления, уровень внедрения современных типовых рабочих мест руководителей, специалистов и других служащих.

Заключение

Управление персоналом представляет собой систему воздействия на работников и через них – на различные подсистемы, объекты и элементы производства с целью получения необходимых результатов при наиболее эффективном использовании ограниченных экономических ресурсов. Главным содержанием управленческой деятельности является принятие и осуществление руководителем необходимых решений. Для выработки и принятия правильных управленческих решений каждому руководителю необходимо знать четкие цели и задачи предстоящих действий, иметь соответствующие производственные ресурсы для их достижения, знать, какими методами можно перевести объект в новое состояние, уметь своевременно приспособиться к изменяющейся рыночной обстановке и к новым задачам. Иначе говоря, любому руководителю необходимо обладать обширной информацией, знаниями и умениями для эффективного управления своим подразделением или организацией.19

Техническое и информационное обеспечение управления персоналом – залог развития организации. Именно на информации держится большинство компаний, ведь мировой рынок чрезвычайно изменчив. Чтобы продержаться «на плаву» и оставаться конкурентоспособными, компании просто обязаны уметь работать с информацией.

Информационное обеспечение системы управления персоналом является важнейшим аспектом любой деятельности, ведь именно персонал, информация и техническое оборудование считаются основными составляющими компаний.20

Но, во многих организациях информация далеко не соответствует всем требованиям. Часто функцию «поставщика информации» берут на себя некоторые специалисты. Такие незаменимые кадры есть в любой организации, и потеря такого человека наносит компании большой ущерб.

Проблемы большинства организаций заключаются в следующем:

• отсутствует объективная информация о деятельности организации в целом, её подразделений и работников;
• невозможно выяснить историю события: кто был инициатором, на каких основаниях, почему и кем были приняты определённые решения;
• трудно найти документы и получить данные об их существовании;
• сложно извлечь из имеющихся документов нужную информацию;
• медленный процесс документооборота с потерей важных бумаг;
• наличие дублирующих или противоречивых документов;
• нарушения сроков при подготовке документов.

Из-за того, что в подобных ситуациях отсутствует оперативный доступ к 80-90% информации, компания не в состоянии осуществлять своевременные действия. В результате – потеря возможностей и снижение дохода.21

В обеспечении выбора наиболее подходящего для системы менеджмента персонала конкретного предприятия типов, моделей технических средств помогут классификаторы промышленной продукции, а также разнообразные специальные каталоги. Посредством стандартизации и унификации комплекса технических средств системы управления кадрами, комплекс формируется наиболее эффективно. Стандарты «де-факто» используются наряду с национальными стандартами, для создания оптимальной технической базы предприятия. Де-факто устанавливают сами фирмы-производители технических средств, они же определяют нормативы работы оборудования.

Ошибки в формировании комплекса технических средств, приводят к тяжелым экономическим последствиям.22

Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств.

Различные информационно-технические новшества следует воспринимать как средство сокращения и удешевления аппарата управления.

Информационный процесс необходим как непременное условие работы современной техники, как средство повышения качества рабочей силы, как предпосылка успешной организации самого процесса производства.