Характеристика автоматизированных систем управления гостиничным комплексом

ГБОУ СПО Санкт-Петербургский технический колледж

РЕФЕРАТ  
по дисциплине компьютерный дизайн 
на тему «Характеристика автоматизированных систем управления гостиничным комплексом»

Выполнила: студентка 203 группы 
Сизанова Анна

Проверила:  

Санкт-Петербург 
2013 

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее  время ни одно предприятие, учреждение или организация не может функционировать достаточно эффективно без применения компьютерной техники. Непрекращающееся развитие любого предприятия, учреждения или организации требует расширения автоматизированных информационных систем. 

Рынок гостиничных услуг, прежде всего, ориентирован на работу с клиентами, на создание безопасных и комфортных условий проживания и предоставление полного перечня современных информационных услуг. Уровень сервиса напрямую влияет на классность гостиничного объекта и определяет его конкурентные преимущества на рынке. Одну из главных функций в организации высококлассного сервиса в гостиничном комплексе выполняют системы автоматизации, отвечающие не только за инженерные и телекоммуникационные процессы в здании, но и за все этапы работы с клиентами, начиная бронированием номера и заканчивая созданием базы данных о предпочтениях постоянных гостей.  

Системы автоматизации  в гостиничных комплексах, равно  как и в других объектах недвижимости, направлены на перевод многих операций в автоматический режим, что предполагает контроль всех рабочих процессов, обработку документов и данных при минимальном участии персонала.  

ГЛАВА 1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ГОСТИНИЧНЫМ ПРЕДПРИЯТИЕМ

 
 
1.1 История создания автоматизированной системы управления гостиничным предприятием

Родоначальниками  автоматизации гостиниц в мире являются американцы. В 60-е годы прошлого столетия три крупнейших гостиничных цепочки Hilton, InterContinental и Sheraton совместно с корпорацией IBM профинансировали создание первой системы управления гостиницей, назвав ее HIS (это и название Hotel Information System, и первые буквы названий вышеупомянутых гостиниц). До настоящего времени во многих гостиницах США и мира функционирует данный программный продукт, который теперь носит название «epitome PMS для платформы IBM iSeries» (он представлен и в России, в столичном «Метрополе»), а зарегистрированный знак Hotel Information Systems (HIS) является названием калифорнийской корпорации по созданию программных продуктов для гостиничной индустрии. 

В настоящее  время в большинстве развитых стран большая часть занятого населения в своей деятельности в той или иной мере связана  с процессами подготовки, хранения, обработки и передачи информации и поэтому вынуждена осваивать и практически использовать соответствующие этим процессам информационных технологий. 

Гостиница – сложное многофункциональное предприятие, которое оказывает целый комплекс услуг: это размещение, питание, организация досуга и бытовое обслуживание. Основными источниками получения прибыли в гостиничном бизнесе являются: номерной фонд; бизнес-центр; бытовой комплекс; общественное питание (обслуживание в зале ресторана, в номерах). Примерно 70 % дохода любой гостиницы составляет плата за номера, около 20 % – доход от продажи продуктов питания и напитков . 
 
1 этап. Первые автоматизированные системы управления гостиниц появились в 1975 году на Западе. Затем были годы разработки и развития систем, накопления значительного опыта внедрения и эксплуатации их в тысячах гостиниц по всему миру. В эти годы они были предназначены для обработки счетов и расчета зарплаты, а реализовывались на электромеханических бухгалтерских счетных машинах. Это приводило к некоторому сокращению затрат и времени на подготовку бумажных документов. 
 
2 этап. 60-е гг. знаменуются изменением отношения к информационным системам. Информация, полученная из них, стала применяться для периодической отчетности по многим параметрам. Для этого организациям требовалось компьютерное оборудование широкого назначения, способное обслуживать множество функций, а не только обрабатывать счета и считать зарплату, как было ранее. 
 
3 этап. В 70-х – начале 80-х гг. информационные системы начинают широко использоваться в качестве средства управленческого контроля, поддерживающего и ускоряющего процесс принятия решений. 
 
4 этап. К концу 80-х гг. концепция использования информационных систем вновь изменяется. Они становятся стратегическим источником информации и используются на всех уровнях организации любого профиля. Информационные системы этого периода, предоставляя вовремя нужную информацию, помогают организации достичь успеха в своей деятельности, создавать новые товары и услуги, находить новые рынки сбыта, обеспечивать себе достойных партнеров, организовывать выпуск продукции по низкой цене и многое другое. 

В настоящее  время наблюдается бурное развитие информационных технологий и программных  средств в сфере гостиничного и туристского бизнеса. Это обусловливается  тем эффектом, который можно получить при их правильном использовании. Современные информационные технологии позволяют организовать работу предприятия с максимальной эффективностью. 

Автоматизированные  системы управления гостиницы – это специализированный пакет программ, обеспечивающий работу гостиничного персонала на своих рабочих местах и оперативное принятие решений на всех этапах технологического цикла, от резервирования мест до получения отчета по деятельности гостиниц .  

Автоматизированные  системы управления гостиницы имеет  интерфейс с программами, автоматизирующими смежные департаменты, или со смежными программами – бухгалтерской программой, автоматизированные системы управления ресторана, телефонным тарификатором, системой контроля доступа, и конечно, с системой удаленного бронирования. Эти системы, или подразделения, работают не изолированно друг от друга, а обмениваясь информацией между собой. Информация может быть в виде документации на бумаге или в электронном виде. Таким образом, автоматизированные системы управления это 

• способ накопления и источник получения полной и своевременной информации о госте и текущем состоянии гостиницы, поступающей из смежных систем (подразделений) в удобной форме, а, следовательно, основа информационной системы отеля;
• инструмент и средство управления и быстрого реагирования на постоянно меняющиеся ситуации в гостинице и на рынке;
• способ повышения уровня сервиса для гостей и качества работы персонала;
• система автоматизации всех этапов работы с гостем – от приема заявки до окончательного расчета;
• возможность эффективного использования номерного фонда и других элементов гостиницы, а, следовательно, увеличение ее доходов;
• новые возможности в области управления и сервиса, ибо накопленные данные становятся бесценным капиталом для гостиницы. Базы данных «истории гостя» позволяют поощрять постоянных клиентов, точно изучать целевой рынок гостиницы, прогнозировать спрос, и услуги, проводить эффективную маркетинговую и кредитную политику.

Автоматизация процессов функционирования гостиницы – обязательное условие к успешной работы гостиницы, а эффективное использование собранных данных является ключевым фактором ее конкурентоспособности. 

1.2 Возможности автоматизированной  системы управления гостиничным  предприятием

Предприятию для  процветания нужны платежеспособные гости. Но для того, чтобы гости выбирали предприятие и платили их нужно качественно обслуживать. А для этого необходим соответствующе подготовленный и хорошо работающий персонал. Он будет таковым только в том случае, если хорошо и всесторонне мотивируется и находится под постоянным контролем. Но последнее возможно только при хорошо отлаженной системе управления. Это, в свою очередь, требует колоссальных усилий менеджмента, если у него нет на вооружении качественного инструмента. Таковым в наше время является система автоматизации управления, основанная на применении информационных технологий. Эта система стоит денег и, зачастую, немалых. Их нужно заработать. Как показывает практика, в современных условиях решение большинства проблем обеспечивает все-таки система автоматизации. Поэтому любыми способами начинать нужно с неё, с её внедрения и освоения. Решений в этой сфере к настоящему времени существует достаточно много [6]. 

Гостя нужно  принять, накормить, по возможности  и его желанию развлечь и уложить  спать с той или иной степенью комфортности. Поэтому в гостинице есть ресторан или точка организации питания иного формата и, возможно, гостям оказываются дополнительные развлекательные или иные услуги.  

Значение и  роль автоматизированных систем управления в успешности ведения бизнеса гостеприимства в настоящее время многими явно недооценивается. В профессиональных стандартах, предложенных Федерацией рестораторов и отельеров, устанавливается, что «иметь представление» о них должны лишь менеджеры четвертого уровня, занимающиеся стратегией развития предприятия. Однако реальная практика работы показывает, что даже современные горничная, официант, бармен должны не только «иметь представление», но и работать с соответствующими средствами, конечно, на своем уровне. И автоматизация настолько прочно вошла в повседневную жизнь современного предприятия гостеприимства, что POS-терминал на стойке сегодня уже воспринимается скорее как неотъемлемая часть интерьера, нежели как рабочий инструмент контактного персонала и автоматизации бизнес-процессов. Тем не менее, соответствующие средства всё ещё воспринимаются многими акционерами и управленцами бизнеса как некая дань моде. А исходить нужно из следующего, – это инструмент получения, упорядочивания, накопления и анализа информации [6].  

Возможности системы управления гостиничным предприятием: 

1. Оперативный контроль и управление деятельностью предприятия в реальном масштабе времени. В полнофункциональных системах такая возможность предоставляется с любой точки земного шара при наличии доступа в Интернет. Она реализуется через предоставление удаленного доступа к информационным ресурсам сервера на предприятии или через автоматизированное рабочее место на портативном компьютере пользователя. При этом обеспечивается и возможность подключения к системе видеонаблюдения, если такая на предприятии установлена.
2. Обеспечение существенного долговременного и стабильного повышения выручки при снижении переменных затрат. Достигается за счет перекрытия большинства каналов, используемых персоналом для злоупотреблений, повышения скорости оборота управленческой им формации, оптимизации бизнес-процессов и практически без дополнительных затрат. 
3. Снижение постоянных затрат. Данный эффект обусловлен тем, что отпадает необходимость в найме сотрудников на некоторые управленческие должности на предприятии, уменьшается количество контактного персонала. Имеются и некоторые другие возможности снижения постоянных затрат, например, благодаря применению подсистемы обеспечения и поддержки лояльности гостей [6].
4. Получение, обработка и анализ любых данных о состоянии и результатах деятельности предприятия в реальном масштабе времени. При этом обеспечивается многообразие и удобство форм представления информации – тексты, таблицы, графики, видео и др. 
5. Увеличение объема оборотных средств и повышение скорости их оборота. Это достигается, в частности, за счет оптимизации складских запасов. Система обычно позволяет автоматически определять минимально необходимые складские запасы по группам и номенклатурам расходных материалов, продуктов, товаров и в последующем строго контролировать их остатки. В результате появляется возможность минимизировать «замороженные» в складских запасах средства и быстрее реагировать на изменения конъюнктуры рынка.

ГЛАВА 2. Краткий обзор зарубежных и отечественных автоматизированных систем управления гостиничным предприятием

 
2.1 Зарубежные автоматизированные  системы

Лоджинг Тач ЛИБИКА 

Разработчик системы «Лоджинг Тач ЛИБИКА» – корпорация «MAI System Corporation» и ее структурное подразделение «Hotel Information System». Головной офис компании расположен в г. Ирвине, штат Калифорния (США), региональные офисы находятся в Канаде, Великобритании, Гонконге, Сингапуре и Мексике [5]. 

Компания обладает разветвленной мировой дистрибьюторской сетью. «Hotel Information System» осуществляет продажи и оказывает услуги по внедрению и техническому сопровождению широкого спектра автоматизированных систем управления, включая системы Лоджинг Тач, Paragon, CLS. Авторизованный дистрибьютор корпорации на российском рынке – компания «ЛИБРА Интернейшнл» специализируется на поставках компьютерных систем международного класса и оказании профессиональных услуг. В области информационных технологий для гостиничной индустрии предлагая оптимальное решение задач автоматизации гостиницы, гостиничного комплекса или группы гостиниц. Ее специалисты имеют в области гостиничных технологий многолетний опыт и десятки успешно реализованных проектов, оказывают услуги по поставке, внедрению и сопровождению одной из ведущих в мире программ гостиничного управления. Система управления гостиницей «Лоджинг Тач» эффективно и комплексно решает задачи автоматизации гостиницы. Проста в использовании. Графический пользовательский интерфейс делает систему доступной даже для незнакомого с компьютерами пользователя. Система гибко настраивается в соответствии с принятой технологией работы гостиницы. 

В 1997 г. система  «Лоджинг Тач» ЛИБИКА была отмечена наградой компании «Microsoft» – «RAD (Retail Application Developer) Award», присуждаемой лучшим разработкам области прикладного программного обеспечения. 

Система Лоджинг  Тач используется в сотнях отелей по всему миру, включая такие известные  сети, как «Choice-Hotel», «Holiday Inn», «Oriental Express», «Gruppo Sol» и др. Успешно применяется для комплексной автоматизации гостиничной и ресторанной деятельности в российских гостиницах разного класса и размера, таких как столичные отели «Катерина», «Савой», «Домодедово Аэроотель», гостиницы «Октябрьская» (Санкт-Петербург), «Hotel Riga» (Рига) [5]. 
 
Достоинства системы «Лоджинг Тач ЛИБИКА» 

1. Функциональная полнота – обладает богатым набором функций для эффективного управления гостиницами бизнес и туристского класса.
2. Модульность – взаимосвязанные модули системы комплексно охватывают все процессы организации обслуживания гостей и финансово-хозяйственного управления гостиничным предприятием:
• Базовый модуль (портье, бронирование, регистрация и поселение гостей, расчеты с гостями, управление номерным фондом, инженерная служба, телефонный оператор, электронный консьерж, ночной аудит). Этот блок назван базовым, так как он поддерживает функции бронирования» номеров (оформление и отмена брони, ведение листов ожидания, просмотр поэтажных планов), заселения и выписки гостей, начисления платежей и процедуры ночного аудита. Здесь можно просмотреть отчет по состоянию гостиницы (в графическом или табличном виде), получить разнообразную справочную информацию (гостевые карточки, паспортные данные и др.). Процедура ночного аудита занимает от 5 до 15 мин. Нажатием одной клавиши происходит перевод системной даты и осуществляется автоматическое начисление суточного тарифа и фиксированных дополнительных услуг на счета гостей;