Архивы на современном этапе

Согласно  Гл. 1., ст. 7: «законодательство РФ об архивном деле состоит из настоящего Федерального закона, других федеральных  законов, а также принимаемых  в соответствии с ними иных нормативных  правовых актов субъектов РФ.

Законы  и иные нормативные правовые акты субъектов РФ, нормативные правовые акты органов МСУ об архивном деле не должны противоречить настоящему закону. В случае расхождения между  настоящим Федеральным законом и указанными актами действуют нормы настоящего Федерального закона.

Настоящий Федеральный закон регулирует отношения  по организации хранения, комплектования, учета, использования документов Архивного  фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от форм собственности на них, а также по управлению архивами в интересах граждан, общества и государства»⁴².

Проект  Федерального закона отражает в себе главным образом управление архивным делом в РФ, состав архивного фонда  РФ, создание архивов, доступ к архивным документами их использование, хранение и учет архивных документов, финансовое и материально-техническое обеспечение архивного дела. В нем также четко оговорены обязанности органов государственной власти, органов МСУ, и иных юридических лиц по обеспечению сохранности архивных документов и другие их права и обязанности.

Проект  Федерального закона «Об архивном деле в РФ»⁴² в сравнении с предыдущими³³ не только имеет преимущества общего характера (более широкая сфера применения, отсутствие деления Архивного фонда страны на государственную и негосударственную части и др.), но и уделяет больше внимания муниципальному архивному звену. Но вместе с тем проект закона содержит некоторые изъяны, пробелы и противоречивые формулировки. В его последней публикации³¹ имеется четыре концептуально спорных момента, которые затруднят практическое применение закона после его официального утверждения.

В основном, при чтении многих статей проекта  закона заметно предпочтение, оказываемое  документам, относимым к Архивному  фонду  Российской Федерации, по сравнению  с теми, которые в него не входят.

В условиях социально-экономических реформ увеличился массив документов долговременного  хранения, подтверждающих право на имущество предприятий и граждан. Такого вида документация должна храниться  до сноса зданий десятки, сотни лет.

Существенный недочет обсуждаемого проекта применительно к праву собственности на документы связан с недостаточным правовым обобщением практики выполнения работ хозяйствующими субъектами. Есть   случаи, когда государственные организации в процессе работ, выполняемых по заказу негосударственных структур и частных лиц, создают аудиовизуальные и другие документы, которые затем по условиям договора в полном комплекте (подлинники и копии) передаются заказчику. В этом случае их правомерно рассматривать как архивные документы частной собственности. Так как  в соответствии со ст. 6 федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации»: «физические и юридические лица являются собственниками тех документов, которые созданы за счет их средств, приобретены ими на законных основаниях, получены в порядке дарения или наследования». Исходя из этой правовой нормы, наверное, нуждаются в корректировке  ст. 7 и  9 проекта, в которых следовало бы указать, что архивные документы, созданные государственными органами и организациями за счет средств физических и юридических лиц на базе имущества, находящегося в частной собственности, не относятся к архивным документам государственной собственности.

Как ни странно, в проекте обнаруживаются неточности и небрежности и тогда, когда речь идет непосредственно об Архивном фонде или о формулировании важных норм, призванных укрепить правовое положение государственных архивов. В ст. 5 проекта - особое недоумение вызывает та ее часть, где перечисляются категории и виды архивной документации, которые неправомерно образуют единый логический ряд. После общеупотребительных категорий документов (управленческие, научно-технические, аудиовизуальные, электронные) идут отдельные, не вполне взаимосвязанные и далеко не исчерпывающие весь круг образующихся в стране видов документов, их наименования.

Во-первых, здесь надо было бы отметить, что  в состав Архивного фонда РФ включена наиболее ценная (в соответствии со ст. 3) часть архивных документов, образовавшихся и образующихся на территории России, а также в государственных  организациях Российской Федерации, находящихся за границей. Тем самым была бы внесена полная ясность в вопрос о том, что вся совокупность архивных документов делится на две группы, качественно и количественно отличающихся друг от друга: образующих Архивный фонд Российской Федерации и не относящихся к нему.

Во-вторых, здесь не стоит перечислять категории  и виды документов из-за их неполноты (есть еще медицинская, производственная, судебная документация и т. п.) тем самым устранить хаотичность построения этой статьи.

Недостаточно  обоснованы сроки временного хранения документов до их передачи в госархивы, зафиксированные в ст. 22 проекта. В архивных законах большинства европейских стран установлен единый срок временного хранения документов в организациях без подразделения по уровням управления. Например, по датскому закону об архивах документы общегосударственного уровня передаются на хранение в Национальный архив, а регионального – в провинциальные архивы через 30 лет после их создания⁵¹.

Формулировка  ст. 25 проекта нуждается в уточнении.  Из нее ни как не следует, что гражданин может обжаловать ограничение или отказ госархива  в доступе к документам, однако такая возможность ему предоставлена Федеральным Законом «Об обжаловании в суде действий и решений, нарушающих права и свободы граждан» от 15 апреля 1933 г.. В этом случае в проект архивного закона целесообразно включить норму о том, что граждане (пользователи) могут в установленном федеральным законодательством порядке обжаловать в суде отказы в предоставлении архивных документов, если считают их необоснованными. Одновременно и на пользователях архивных документов должны лежать обязательства и ответственность за раскрытие какой-либо  информации, способной нанести ущерб интересам, а также правам других лиц, в процессе ознакомления по специальным разрешениям с ограниченно доступными архивными фондами. Определенная ответственность должна быть закреплена и за архивистами⁶²

Здесь выявлены далеко не все недочеты и пробелы  данного проекта, а высказанные  суждения и рекомендации носят во многом дискуссионный характер. Однако они могут способствовать уточнению  отдельных положений, дополнить  и охарактеризовать ряд статей проекта  закона «Об архивном деле в РФ». 

1.3 Задачи  и функции государственных  архивов

В первые годы существования государственных  архивов, когда они были заняты, главным  образом научно-технической обработкой документальных материалов, их организационное  устройство было следующим. Все документальные материалы были по подведомственно-тематическому  принципу распределены между несколькими  отделами, и каждый из этих отделов  проводил над своими материалами  все основные виды работ: хранение, научно-техническую обработку, организацию  использования и т. д. только для  публикации документов в большинстве  архивов создавались специальные  отделы или группы. Такое организационное  устройство позволяло направить  наибольшие силы для решения основной задачи. Но оно имело и недостатки: создавался параллелизм в работе, было трудно добиться применения единых методов и приемов при проведении одних и тех же видов работ, рассредоточенных по разным отделам, квалификация научных сотрудников, вынужденных  заниматься разными видами архивной деятельности, по настоящему не повышалась, и им трудно было решать конкретные теоретические задачи.

В 1950-х  годах, по мере завершения научно-технической  обработки документальных материалов, государственные архивы получили возможность  направлять свои силы на решение других важных задач. В связи с этим организационное  устройство государственных архивов  стало меняться. В настоящее время  структура большинства государственных  архивов, в том числе и Тюменской  области, приведена в соответствие с основными направлениями их деятельности.

Законодательство  определило государственные архивы как научно-исследовательские учреждения, задачами которых являются практическая и теоретическая деятельность в  области архивного дела. В связи  с этим государственным архивам  свойственен ряд функций.  Основными  из них являются: комплектование, обеспечение  сохранности и, как один из путей  к этому, учет документальных материалов, экспертиза научной и практической ценности документальных материалов, научно-техническая обработка документальных материалов, а также создание научно-справочного  аппарата.

В широком  значении под комплектованием архивов  понимается вся система мероприятий, цель которых отбор и передача документальных материалов на государственное  хранение и распределение их по сети государственных архивов.

Согласно  ст. 19 проекта Федерального закона «Об  архивном деле в РФ» органы государственной  власти, органы МСУ, организации и  граждане, в деятельности которых  образуются документы Архивного  фонда РФ, передают эти документы  на постоянное хранение государственные  и муниципальные  архивы, в этом качестве органы государственной власти, органы МСУ, организации и граждане являются источниками комплектования государственных и муниципальных  архивов.

Государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования. Включение в списки источников комплектования организаций, созданных на базе имущества, находящегося в частной собственности. Собственности общественных и религиозных объединений и организаций, а также граждан, осуществляется на основе договора (соглашения).⁷¹

Комплектование  архивов в наши дни производится непрерывно и планомерно, главным  образом за счет текущего делопроизводства учреждений и организаций. Более  сложным в этом случае является выявление  и сбор материалов личного происхождения, которые нередко уничтожаются ввиду  того, что современники не всегда представляют себе их значение как источников для  изучения истории общества.

Архивные  органы и государственные архивы   Тюменской области ведут в этом плане большую разъяснительную и информационную работу, которая дает ощутимые результаты.

Задачи  архивов:

Основными задачами архива являются:

1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в Архиве.
2. Комплектование Архива документами Архивного фонда Российской Федерации, относящимися к профилю Архива.
3. Оказание научно-методической помощи в работе с документами профиля Архива учреждениям Федеральной архивной службы России, ведомственным архивам организаций-источников комплектования Архива, федеральным органам исполнительной власти и организациям, осуществляющим временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации на основе соглашений с Росархивом, а также архивам организаций, осуществляющих хранение документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации.
4. Информационное обеспечение органов государственной власти, организация научной информации о составе и содержании документов Архива, их использование и публикация; обеспечение потребностей граждан, общества и государства в ретроспективной документной информации профиля Архива.
5. Ведение научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения, археографии и других специальных исторических дисциплин, применительно к профилю деятельности Архива. http://www.rusarchives.ru/index.shtml

Функции Архива:

Архив в соответствии с возложенными на него задачами:

1. Осуществляет хранение и государственный учет поступивших в Архив документов, представляет в Росархив сведения для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
2. Осуществляет комплекс мер по созданию оптимальных условий хранения документов Архива, организует их реставрацию, консервацию, копирование в целях создания страхового фонда и фонда пользования, проводит выявление и учет особо ценных архивных документов и обеспечивает надлежащий режим их хранения.
3. В установленном порядке разрабатывает, согласовывает с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Росархиве и ведет списки юридических и физических лиц - источников комплектования Архива, документы которых подлежат передаче на постоянное хранение в Архив.
4. Организует и осуществляет отбор и прием на постоянное хранение в Архив документов Архивного фонда Российской Федерации профиля Архива.
5. Принимает в установленном порядке меры к пополнению фондов Архива документами профиля Архива, находящимися в собственности негосударственных организаций, объединений, обществ, фондов, граждан на основе соглашений (договоров), а также меры к выявлению и получению из-за рубежа подлинников или копий архивных документов по истории экономики России.
6. Проводит экспертизу научной и практической ценности документов, хранящихся в Архиве.
7. Осуществляет в пределах делегированных Росархивом прав и полномочий:
8. Контроль, за соблюдением учреждениями, организациями, иными собственниками документов законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах;
9. Государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в ведомственных архивах профиля Архива.
10. Совместно с организациями-источниками комплектования Архива, а также (на договорной основе) с собственниками документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации участвует в мероприятиях по совершенствованию работы ведомственных архивов и улучшению организации документов в делопроизводстве.
11. Организует в соответствии с законодательными и нормативными правовыми актами и полномочиями, переданными Архиву организациями-фондообразователями или их правопреемниками, работу по рассекречиванию документов, принятых на хранение в Архив; оказывает содействие организациям в проведении рассекречивания документов, созданных в результате их деятельности или деятельности их правопредшественников, информирует общественность о рассекреченных документах.
12. Осуществляет в необходимых случаях научное описание поступивших на хранение в Архив документов, создает с учетом потребностей использования автоматизированные информационно-поисковые системы, банки и базы данных, архивные справочники различных видов о составе и содержании документов Архива, принимает участие в создании информационных систем и межархивных справочников.
13. Изучает общественные потребности в ретроспективной документной информации профиля Архива.
14. Осуществляет информационное обеспечение деятельности федеральных органов государственной власти, других заинтересованных организаций, в том числе на договорной основе.
15. В установленном порядке исполняет запросы российских и зарубежных юридических и физических лиц по документам Архива.
16. Организует документальные выставки, экскурсии по Архиву; информирует общественность о документах Архива через средства массовой информации и иными способами.
17. Осуществляет самостоятельно или с участием научных и иных организаций подготовку документальных публикаций, а также справочно-информационных и научно-популярных изданий по документам Архива.
18. В установленном порядке сотрудничает с российскими и зарубежными архивными, научными и информационными организациями, участвует в разработке и реализации межгосударственных, федеральных, межрегиональных и иных научных и культурных программ, взаимодействует, в соответствии с концепцией международного сотрудничества Федеральной архивной службы России, с соответствующими специализированными международными организациями.
19. На основе государственных программ развития архивного дела, отраслевых программ и планов, с учетом анализа состояния и деятельности Архив разрабатывает и по согласованию с Росархивом утверждает планы работы, представляет в Росархив отчеты о своей деятельности.
20. Разрабатывает и внедряет прогрессивные методы архивной работы на базе отраслевых нормативов, результатов научных исследований, изучения и обобщения передового отечественного и зарубежного опыта, использует на договорных началах объекты интеллектуальной собственности.
21. Разрабатывает (на основе типовых) и утверждает нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в Архиве.
22. Принимает меры по повышению квалификации кадров Архива, решает вопросы улучшения условий труда, содействует решению вопросов социальной защиты и быта работников Архива.
23. Своевременно рассматривает поступившие от организаций и граждан предложения, заявления и жалобы, принимает по ним решения, устраняет недостатки в работе Архива и его подразделений.
24. В установленном порядке делегирует Росархиву соответствующие полномочия для заключения отраслевого тарифного соглашения с ЦК профсоюза работников государственных учреждений и общественного обслуживания Российской Федерации с целью решения вопросов улучшения условий труда и социальной защиты работников Архива [http://www.rusarchives.ru/index.shtml].
25. 2. Направления использования архивных документов
26. Использование документов архива – это комплекс работ по обеспечению информационных потребностей общества в ретроспективной документной информации.
27. В современном архивоведении основными направлениями использования архивных документов являются:
28. 1. Укрепление российской государственности;
29. 2. Удовлетворение информационных потребностей общества;
30. 3. Обеспечение законных прав и интересов граждан.
31. В процессе использования документов архива участвуют две стороны – архив, хранящий информацию, и пользователь, которому нужна информация. Пользователями информации государственного архива могут быть органы государственной власти, управления, суда, прокуратуры, министерства, ведомства, предприятия и организации, воинские части, научные, культурные, учебные учреждения, средства массовой информации, негосударственные объединения, предприятия и фирмы, в том числе общественные организации, а также граждане.
32. Использование документов основывается на принципах открытости и доступности. Это значит, что любой отказ в предоставлении информации должен быть основан на законе. Для архивиста одинаково важно обеспечение информационных потребностей государства и отдельной личности. С этим связана проблема доступа к документной информации, засекречивания и рассекречивания архивных документов[9, c. 177].
33. Цели использования архивных документов
34. Цели использования документов могут быть управленческими, политическими, экономическими, научными, культурно-просветительскими, социально-правовыми.
35. Использование документов в управленческих целях предполагает информационное обеспечение работы данного ведомства или организации, решение с помощью архивных документов вопросов, возникающих в его деятельности, повышение эффективности управления.
36. Использование архивных документов в политических целях осуществляется при разработке законопроектов, программ реформ, в политической борьбе различных партий и группировок, для пропаганды официальной идеологии и политики правительства, для укрепления государственности, для укрепления государственной безопасности, при проведении национально-территориального размежевания и изменения административно-территориального деления, для заключения международных договоров и пр.
37. Использование документов в экономических целях применяется при прогнозировании и планировании экономического развития, при осуществлении проектных и опытно-конструкторских работ, при осуществлении научных и прикладных исследований, для оптимизации производственных и технологических процессов.
38. Использование документов в научных целях предполагает проведение научных исследований по исторических источникам, хранящимися в архивах.
39. Использование архивных документов в культурно-просветительских целях предполагает подготовку юбилейных выставок, музейных экспозиций, докладов, очерков, брошюр, проведение экскурсий, использование документов с СМИ, публикацию документов и обзоров.
40. Использование документов в социально-правовых целях предполагает исполнение запросов, обеспечивающих права и законные интересы граждан, для решения задач социальной защиты, обеспечения установленных льгот и подтверждения имущественных прав физических и юридических лиц и пр.
 

2. Направления использования архивных документов