Закупочная логистика

Рис. 2 Централизованная форма  организации управления снабжением 
Данный вариант предполагает сосредоточение всех функций снабжения в одних руках. Такая структура создает широкие возможности логистической оптимизации материального потока на стадии закупок предметов труда.

СЛАЙД…Этапы процесса закупок

1. Определение потребности в материальных ресурсах

Любая закупка начинается с определения  общей потребности компании и  индивидуальных потребностей каждого  ее подразделения. Имея такую информацию, можно получить материальные ресурсы  со склада либо путем перемещения  избытка товаров из другого подразделения, либо покупая новые товары.

2. Определение нужных характеристик и количества товаров и услуг

После определения внутрифирменных  потребителей и номенклатуры материальных ресурсов должны быть установлены требования по весу, размерам, параметрам поставок, а также другие спецификации на каждую позицию закупаемых материальных ресурсов. Также должны быть определены требования уровню сервиса поставщика.

3. Анализ и определение возможных источников снабжения

Выбор поставщика составляет важную часть функции закупок и включает :

• поиск источников снабжения;
• оценку возможности своевременной поставки и предоставления необходимых услуг до и после продажи.

Среди основных сведений, которые могут храниться как  в электронном виде, так и в  книгах учета, в отделе закупок должна быть информация о :

• действующих контрактах с поставщиками, в соответствии с которыми размещаются заказы,
• товарная классификация закупленных изделий,
• реестр поставщиков.

4. Определение цены и условий закупок

5. Подготовка и размещение заказа на закупку

Размещение заказа на закупку включает заполнение формы заказа, если в  качестве альтернативы не используется соглашение поставщиком на продажу  товара или поставка товара на оснований общего заказа.

 

Важным требованием любой формы  заказа на закупку должно быть наличие:

• серийного номера,
• даты заполнения,
• названия и адреса поставщиков,
• количества и описания заказанный товаров,
• требуемой даты доставки,
• указаний по отгрузке,
• условий оплаты

 

6. Контроль  выполнения заказа и/или экспедирование

Функция контроля выполнения заказа - стандартная функция, контролирующая способность поставщика выполнят свои обязательства по срокам доставки.

          Экспедирование  заказа это своего рода давление  на поставщика с тем, чтобы  он выполнял свои обязательства  по доставке товара, доставлял  его с опережением графика  или ускорил доставку в случае  отставания от графика

7. Получение и проверка товаров

Основными целями функции получения и контроля материальных ресурсов являются:

• гарантия получения заказа;
• проверка качества;
• подтверждение получения заказанного количества материальных ресурсов;
• отправка их далее к месту назначения (на склад, ОТК и т. д.);
• регистрация необходимой документации на получение материальных ресурсов.

8. Обработка счета и оплата

Счет на оплату налагает обязательства на покупателя, обычно выписывается в двух экземплярах  и включает номер заказа, стоимость  изделия, общую сумму к оплате по каждому виду.

9. Учет поступлений материальных ресурсов

После получения  заказа необходимо ввести новые сведения в учет отдела закупок.

Эта операция включает в себя ведение файлов документов, которые относятся к заказу и  необходимы отделу закупок:

• Журнал заказов на закупку, в котором ведется учет всех заказов по номерам и отображается статус каждого заказа - выполнен/не выполнен.
• Реестр заказов на закупку, содержащий копии всех заказов на закупку.
• Товарный реестр, показывающий все закупки каждого основного вида товара или изделия (дату, поставщика, количество, цену, номер заказа на закупку).
• Реестр с историей поставщика, отображающий все закупки.

Исследование рынка закупок, принятие эффективных решений

Исследования в области закупок  подразумевают систематический  сбор, классификацию и анализ информации в качестве основы для принятия наиболее эффективных решений о закупках.

При исследованиях  рынка закупок пользуются следующими критериями оценки:

• ценность продукции или услуги с точки зрения получения прибыли (существующей или планируемой);
• рентабельность продукции;
• характеристика цены/стоимости (частота изменения цены, наличие сезонных колебаний цен, неконкурентоспособная стоимость конечной продукции, превышение стоимости сырья цены продукции);
• доступность (ограниченное число поставщиков, новых поставщиков, в дополнение к имеющимся, возможные международные источники поставок, возможность производства на предприятии или наличия внешних источников поставок);
• качество материальных ресурсов (имелись ли проблемы с качеством);
• качество информации (точность информации, наличие запаздываний информации, неоправданно высокая стоимость информации).

Исследование рынка закупок  включает следующие основные направления:

1. Закупленные сырье, продукция или услуги.

 
Исследования закупленного сырья, продукции  или услуги. Касаются в основном закупаемой специфической продукции (уникальная или дорогостоящая продукция) и построены на анализе ценности, который был впервые разработан Лоуренсом Майлсом - сотрудником компании General Electric. Анализ ценности сравнивает функцию, которую выполняют закупленные товары, с расходами в попытке найти вариант уменьшения расходов.

Областями анализа  являются:

1. Анализ методов утилизации отходов (включая переработку).
2. Оценка вариантов целесообразности производства, аренды или покупки материальных ресурсов.
3. Исследование процессов упаковки материальных ресурсов для снижения расходов.
4. Анализ существующих спецификаций материальных ресурсов, чтобы исключить закупки ненужных товаров.
5. Анализ сфер применения конкретного товара и рассмотрение возможности комплексного использования одной номенклатурной позиции для удовлетворения ряда производственных потребностей.
6. Анализ технических и экономических возможностей замены номенклатурной позиции, закупаемой в настоящее время.

 

2. Сырье и  товары.
3. Поставщики.
4. Система закупок.

Исследования  сырья и товаров. Направлено на составление  краткосрочных или долгосрочных прогнозов в отношении основного  закупаемого товара или изделия. Как правило, в фокусе такого анализа  находятся сырье и товары, на покупку  которых приходится основная доля оборотных  средств.

Общее изучение сырья включает анализ следующих  основных областей:

1. Текущий или будущий статус компании в качестве покупателя (описание товара, его использование в настоящее время и прогноз будущих потребностей, поставщики, цена, условия, ежегодное потребление, вид перевозки и текущие контракты).
2. Альтернативы производственного процесса (технология изготовления товара, использованное сырье, обеспеченность трудовыми ресурсами, расходы, фактор времени и др.).
3. Использование товаров (потребность, наличие возможных товаров-заменителей и стоимость замены).
4. Удовлетворение потребности (объем запаса и источники потребности, предполагаемое изменение).
5. Снабжение (возможности, каналы распределения, сильные и слабые стороны поставщиков, прогнозы технологических изменений, политические и экологические тенденции).
6. Цены (факторы, определяющие цену, расходы на производство и доставку, положения о тарифах и импорте, цены поставщиков и потребителей промышленной продукции).
7. Стратегии по сокращению расходов и/или обеспечению снабжения (прогноз снабжения, планы по снижению затрат, вопросы импорта, хеджирования, анализ ценности, контрактная деятельность).

 

Исследование  поставщика. В этой области основной акцент делается на источнике закупок. Выделяют следующие направления  исследований:

1. Анализ финансового положения поставщика. Изучение финансового состояния существующих или потенциальных поставщиков для оценки финансовых рисков и их воздействия на компанию-покупателя. Такой анализ обычно проводится в финансовом отделе компании, но в некоторых случаях его проведение возлагается на отдел закупок.
2. Анализ производственных возможностей. Уточняются его возможности и ограничения производственной деятельности.
3. Поиск новых источников снабжения.
4. Анализ расходов, связанных с дистрибуцией. Исследуется выполнение этапов процесса доставки товаров от места производства до пункта, в котором компания приобретает на них право собственности, рассчитываются затраты для оценки эффективности каналов распределения.
5. Анализ производственных расходов. Исследуются расходы поставщика при производстве товара (прямые затраты на сырье, затраты труда, расходы на разработку, оборудование,
6. Исследование дисциплины и качества. Систематическое исследование того, как реально поставщики относятся к компании-покупателю и как они соблюдают условия договора.
7. Оценка деятельности поставщика. Сбор и анализ информации о том, насколько хорошо выполняется работа данным поставщиком, с тем чтобы более осмысленно принимать решения об источниках повторных закупок и дать рекомендации об изменениях.
8. Оценка стратегии продаж поставщика. Изучение целей поставщика я средств, которыми он пользуется для достижения этих целей, с тем, чтобы предвидеть его действия и разработать стратегию закупок для обеспечения продолжительного снабжения необходимыми товарами по наименьшей цене.

 

Исследование  системы закупок.

Анализ системы  закупок можно определить как  изучение систем и процедур с особым акцентом на управление сырьем.

Такое исследование, как правило, включает следующие  области:

1. Общие заказы. Исследование сферы применения обобщенных контрактов для обеспечения большей эффективности закупок и снижения административных расходов.
2. Формирование индекса цены. Рассчитывается для сырья, комплектующих и товаров для осуществления ремонта и содержания оборудования.
3. Ценовые скидки. Определяется экономическая целесообразность использования имеющихся скидок в оплате.
4. Котировки. Моделируются котировки по одному товару разных поставщиков и определяются сочетания поставок, ведущие к максимальной экономии.
5. Себестоимость. Выявляются расходы, связанные с приобретением товара, административные расходы и расходы, связанные с хранением товара.
6. Процедура оплаты. Исследование и улучшение системы оплаты счетов поставщика.
7. Системы контроля поставщика. Установка компьютерной системы, которая регулярно запрашивает и собирает информацию от поставщиков о статусе выполнения текущего заказа. Такая информация приводит к контролю выполнения заказа, размещенного у поставщика.
8. Метод оценки деятельности покупателя и отдела закупок. Выработка системы, с помощью которой реальный результат общих усилий по закупке можно сравнить с заранее определенным критерием.
9. Метод оценки деятельности поставщика. Разработка системы рейтинга, насколько хорошо поставщики выполняют свои обязанности. Полученные сведения важны для принятия решения о перекупке товара и в качестве основы для обеспечения обратной связи с поставщиком по тем вопросам, где необходимо усовершенствование.

 

Исследование  рынка закупок вносит существенный вклад в данную деятельность, так  как регулирует способность компании успешно решать будущую неопределенность с сырьем и материалами и повышать эффективность закупок.

Правовые основы закупок

Грамотное ведение  закупочных операций требует отдельных  знаний основ хозяйственного права, касающихся заключения контракта как  основы закупок, поставки товаров и  оплаты.

Основные элементы контракта:

1. Предложение и принятие предложения (двусторонняя сделка). В большинстве случаев контракты бывают письменными, но возможны и устные. Редкое применение устных контрактов связано с тем, что отсутствие документа затрудняет доказательство прав в судебных инстанциях;
2. Финансовые условия, т.е. контракт становится юридически правомочным только когда в нем оговорены финансовые условия;
3. Право заключать контракты. Такое право имеют только определенные должностные лица (директор, генеральный директор), уполномоченные фирмой и действующие от ее имени;
4. законность. Контракт обязан быть законным, т.е. всецело отвечать юридическим нормам страны.

Условия контракта. Заключение контракта предполагает согласование разных условий, как четко выраженных, так и подразумеваемых. Все они должны найти отражение в документах, на основе которых оформляется контракт. Четко выраженные условия – те, которые фактически отражены в контракте. Подразумеваемые условия – те, которые либо вытекают из зафиксированных в контракте, либо являются сами собой разумеющимися, исходя из здравого смысла. Поставщик теряет право собственности на товары после заключения контракта, если иное специально не оговорено в контракте или товары еще не произведены.

В качестве условия контракт может предусматривать возмещение убытка. Эта сумма не является штрафом  и обычно устанавливается заранее в разумных пределах. Штрафы – действенное средство заставить поставщика выполнить условия контракта. В отличие от возмещения убытка штраф представляет собой сумму, увеличенную по сравнению с указанной в контракте и возрастающую в зависимости от нарушения срока поставки, поставки товара ненадлежащего качества и т.д. Если заранее предусмотрены случаи, когда поставить товар в срок не представляется возможным по причинам, не зависящим от поставщика, то в контракте следует установить соответствующее условие – форс-мажор.

 Рисунок Структура контракта, соответствующего законодательству РФ, обычно включает:

наименование продавца, покупателя, на основании чего действует;