Теоретические аспекты основных критериев выбора поставщика при осуществлении процесса закупки товаров

1. Общая характеристика поставщика товаров (профиль деятельности; номенклатура продукции и услуг; объемы производства и реализации продукции и услуг);

2. Специальные аспекты, имеющие непосредственное отношение к заключению договора на поставку товаров (кредитоспособность поставщика; его финансовое положение; загрузка поставщика заказами на их поставку; заинтересованность поставщика в получении дополнительных заказов на поставку товаров; участие поставщика в различного рода объединениях, ассоциациях).

Досье поставщика товаров включает ряд документов:

1. Карта поставщика;

2. Сведения о переговорах с поставщиком товаров;

3. Сведения о деловых  отношениях с поставщиком товаров.

Карта поставщика товаров представляет собой анкету, содержание которой сгруппировано по основным аспектам, характеризующим различные стороны деятельности данного поставщика:

а) указываются почтовый, телеграфный адрес поставщика, номера его телефонов и e-mail;

б) год основания предприятия-поставщика;

в) номенклатура продукции (товаров) и услуг;

г) сведения о производственной мощности, торговом обороте, числе работающих;

д) данные о финансовом положении;

е) сведения о филиалах, дочерних предприятиях, об участии поставщика в объединениях, ассоциациях;

ж) конкуренты поставщика товаров;

з) сведения о владельцах и администрации предприятия-поставщика;

и) отрицательные стороны  деятельности предприятия-поставщика (невыполнение взятых обязательств, наличие  рекламаций, арбитражные и судебные иски).[4]

Сведения о переговорах  составляются после завершения переговоров  с предприятием-поставщиком. Они  отражают предмет переговоров; результаты переговоров; характеристику лиц, участвующих  в переговорах (особенности характера, знание технических и коммерческих сторон обсуждаемых проблем).

Сведения о деловых  отношениях с предприятием-поставщиком, в отличие от сведений о переговорах, составляемых после каждого их раунда, составляются один раз в год и  отражают историю, и опыт работы с  предприятием-поставщиком в течение  этого времени. Они содержат данные о выполнении поставщиком условий  контракта, его заинтересованности в сотрудничестве, деловых качествах  администрации предприятия.

Оценка результатов работы с поставщиками. На выбор поставщика существенное влияние оказывают  результаты работы по уже заключенным  договорам. Для этого разрабатывается  специальная шкала оценок, позволяющая  рассчитать рейтинг поставщика. Перед  расчетом рейтинга необходимо выполнить  дифференциацию закупаемых предметов  труда.[8]

Закупаемые товары, сырье  и комплектующие изделия, как  правило, неравнозначны с точки  зрения целей производственного  или торгового процесса. Дефицит некоторых товаров в торговле может привести к резкому падению прибыли торгового предприятия. Главным критерием при выборе поставщика данной категории будет надежность поставки.

Вступая в хозяйственную  связь с неизвестным поставщиком, предприятие подвергается определенному  риску. В случае несостоятельности  или недобросовестности поставщика могут возникнуть прямые финансовые потери. Возмещение понесенных убытков наталкивается, как правило, на определенные трудности. В связи с этим предприятия изыскивают различные способы, позволяющие выявлять ненадлежащих поставщиков, например, западные фирмы нередко прибегают к услугам специализированных агентств, готовящих справки о поставщиках, в том числе и с использованием неформальных каналов. Эти справки могут содержать следующую информацию о финансовом состоянии поставщика:

-отношение ликвидности поставщика к сумме долговых обязательств;

-отношение объема продаж к дебиторской задолженности;

-отношение чистой прибыли к объему продаж;

-движение денежной наличности;

-оборачиваемость запасов и др.

Отечественные предприятия  при выборе поставщика в настоящее  время в основном полагаются на собственную  информацию. При этом на предприятии, имеющем много поставщиков, может  быть сформирован список хорошо известных, заслуживающих доверия поставщиков. Утверждение договоров с этими  поставщиками, разрешение предварительной  оплаты намеченной к поставке продукции  осуществляются по упрощенной схеме. Если же намечается заключение договора с поставщиком, отсутствующим в названном списке, то процедура утверждения и оплаты усложняется проведением необходимых мероприятий, обеспечивающих безопасность финансовых и других интересов предприятия.[12]

 

2 Аналитическая часть

2.1 Характеристика оптово-розничной торговой фирмы «Стиль»

 

Фирма занимается продажей молодежной женской одежды из Германии на российском рынке.

Продукция отбирается и закупается в Германии на фабриках у постоянных поставщиков. В России товар распространяется через головной офис. У фирмы есть три розничных магазина. Продукция фирмы «Стиль» ориентирована на достаточно узкий сектор потребителей среднего класса — девушек и женщин от 15 до 30 лет определенной комплекции (размеры 42—48 при росте от 170 см). Одежда изготавливается в Германии, преимущественно из искусственных и синтетических волокон.

Проблемная ситуация с  закупками заключается в том, что в последнее время участились жалобы торгового персонала, что  продукция одного из основных поставщиков  содержит большой процент брака. Кроме того, поставки стали нерегулярными  и не полностью соответствуют  параметрам заказа.

Еще одним недостатком  работы данного поставщика стали нарушения договоренности о том, что его продукцию в России и странах СНГ будет представлять только фирма «Стиль».

Основной причиной сложившейся  ситуации послужило то, что руководство  фирмы слишком большое значение придавало выстраиванию доверительных  отношений с данным поставщиком (фирма работает с ним с момента  основания), что позволило поставщику думать о своей «избранности»  и безнаказанности.

Одним из вариантов улучшения  ситуации является поиск новых поставщиков, для чего необходимы сбор информации о существующих и потенциальных  поставщиках и ее анализ на основе системы критериев оценки для  выявления наиболее перспективных  и добросовестных поставщиков. Учитывая специфику деятельности фирмы «Стиль», начальник отдела закупок фирмы предложил использовать систему критериев для оценки потенциальных поставщиков.

 

 

2.2 Анализ наиболее важных критериев отбора поставщиков оптово-розничной торговой фирмы «Стиль»

 

        Проанализируем  наиболее важные критерии отбора  поставщиков оптово-розничной торговой  фирмы «Стиль».

        Мода. Рассматривая моду как важнейший фактор, определяющий специфику такого товара, как одежда, менеджеры отдела закупок ставят критерий «мода» на первое место среди критериев оценки поставщика. Без сомнения, данный критерий сохраняет приоритет и для другой возможной продукции фирмы в рамках нынешнего направления ее деятельности, а именно, стильная молодежная женская одежда. Критерий «мода» является достаточно емким и содержит два подпункта. Каждый подпункт оценивают по шкале от 1 до 5 баллов (таблица 1).

Таблица 1 - Комплексная экспертная оценка по критерию «Мода»

 

Критерий «Мода»	Баллы	Содержание оценки
	5	«В авангарде» западной моды, ориентируясь на показы коллекций haute couture
	4	Соответствует «последним веяниям» западной моды
	3	Немного отстает от западной моды
	2	Отстает от моды на Западе и  соответствует текущей российской моде
	1	Следует за российской модой
Соответствие продукции  данного поставщика вкусам местного населения	5	«Придется по вкусу» россиянкам (и жительницам ближнего зарубежья)
	4	Почти все коллекции одежды данного поставщика вызовут интерес  у российских покупательниц
	3	Кое-что из предложенного данным поставщиком может понравиться российским покупательницам
	2	Вероятность того, что продукция  найдет спрос у российских покупательниц, невелика
	2
	1	Вряд на это кто-нибудь посмотрит

 

Затем оценки взвешиваются и обобщаются (таблица 2).

 

Таблица 2 - Весовые категории параметров комплексной оценки по критерию «Мода»

 

 

 

Параметры оценки	Оценка данного параметра	Вес данного параметра	Составляющие оценки
Соответствие западной моде	X	0,7	Х*0,7
Соответствие продукции  данного поставщика вкусам местного населения	Y	0,3	Y*0,3
Итого:			Х*0,7+ Y*0,3

 

 

Первый подпункт «соответствие  западной моде» подразумевает актуальность продукции данного поставщика моде в Западной Европе (Германия, Великобритания, Швеция, Финляндия и др.) Решающим фактором здесь является время.

Как показывает опыт, мода в  России отстает от моды в Западной Европе приблизительно на полгода, а  в отдаленных регионах России —  приблизительно еще на полгода, что  расширяет «временной спектр» продаж. Фирма «Стиль» предполагает, что ее продукция должна быть на несколько шагов впереди российской моды и желательно на шаг впереди западной моды, иначе ее деятельность может стать убыточной.

Во-первых, на рынке появятся дешевые «заменители», например, турецкого, китайского, российского и т.п. производства.

Во-вторых, представительницы  среднего класса, на которых направлена деятельность фирмы, как показывает опыт, ориентируются на западную моду и не прочь купить что-нибудь «остромодное», но они вряд ли купят то, что было модно в прошлом сезоне.

Показательным, по мнению автора, является пример с бриджами. Фирма  получила данный товар только весной 2012г. Ее поставщик по шкале оценок, представленной в таблице 1, получил бы 2—3 балла. Между тем весной и летом 2011 г. этот поставщик получил бы 4—5 баллов, так как бриджи тогда были модны на Западе и только-только входили в моду в России. В результате фирма «Стиль» не смогла продать всю партию, так как на российском рынке появилось много дешевых «заменителей» турецкого и китайского производства. Чтобы избавиться от остатков, фирма была вынуждена установить цены ниже закупочной (распродажа) и понесла убытки. Поставщики, предложившие бриджи в следующем сезоне (весна/лето 2012), получили бы 1 балл.

Второй подпункт — «соответствие  продукции данного поставщика вкусам местного населения» — представляет собой вероятностную оценку возможности  продукции поставщика понравиться (или не понравиться) клиентам фирмы «Стиль». Например, коллекция стильной женской молодежной одежды, изготовленная из «фланели», не нашла покупателей в России.

 

Х*0,7 + Y*0,3

 

— итоговая оценка поставщика по критерию «Мода». Рейтинг из 3 баллов рекомендуется считать минимально приемлемым рейтингом для оценки по данному критерию.

Цена. Критерий «Цена» представляет собой комплексную оценку поставщика по следующим параметрам.

Для оценки по этому критерию необходимо по каждому поставщику рассчитать конечную цену его продукции с  учетом себестоимости, затрат на транспортировку, таможенное оформление (если необходимо) и прочих затрат и сравнить результаты. Ориентировочная приемлемая закупочная цена (как показывает опыт фирмы «Стиль» в 2011 и 2012 гг.) для трикотажных изделий составляет 7—20 долл. (в зависимости от типа изделия — топ, юбка, платье и т.д.) и для костюмов — 30—80 долл. за деталь. Предложения с более высокими ценами будут отклоняться. Из-за нехватки оборотных средств фирма вынуждена ставить данный критерий на второе место после «моды». Это — настоящая беда большинства российских компаний.

Качество продукции. Качество относится к способности поставщика обеспечить товары и услуги в соответствии со спецификациями. Однако следует  иметь в виду, что оценка качества — комплексная, в которой для  рассматриваемого примера необходимо учитывать следующие параметры (Приложение А).

«Качество изготовления и  соответствие стандартам» означает следующее: аккуратное изготовление, качество кроя, швов, соответствие изделий указанным  размерам и т.д. Однако здесь не рассматривается  наличие брака, так как изделия  низкого качества и бракованные  изделия — разные характеристики. Например, на рынках могут продаваться  изделия низкого качества, но без  брака. А в бутике может оказаться, что изделие высокого качества пошива имеет брак (например, сломана молния).

«Особые свойства» — важный параметр качества, это — «конкурентное  преимущество» продукции. Оригинальность исполнения, наличие некой «изюминки», непохожесть на другую продукцию  — это то, ради чего большинство  покупателей готовы «переплачивать деньги», только бы приобрести.

Параметр «Надежность  и прочность продукции» означает, насколько продукция долговечна и «носка». Оценить поставщика по данному параметру качества можно, используя прошлые данные или  отправив образцы его продукции  на испытания. Последний вариант  имеет свои «минусы»: испытания могут  стоить дорого (если тестировать все  изделия данного поставщика). Поэтому  возможно такое решение: сбор информации о данной продукции неформальными  путями.

Для оценки по параметру  «Наличие брака» необходима статистика, которая может быть собрана по имеющимся поставщикам. Для новых  поставщиков приблизительную оценку по данной характеристике качества можно  получить по пробной партии. Наличие  крупного брака — это не только отрицательная статистика бракованных  изделий, но и показатель пренебрежительного отношения поставщика к своим  клиентам.