Проблемы и функции закупочной логистики

Проведение тендера  включает следующие этапы:

1. Реклама.
2. Разработка тендерной документации.
3. Публикация тендерной документации.
4. Приемка и вскрытие тендерных предложений.
5. Оценка тендерных предложений.
6. Подтверждение квалификации участников торгов.
7. Предложение и присуждение контракта.

Организация Конкурсных торгов – сложная и многоплановая  работа.

Другим вариантом процедуры  получения предложения от потенциального поставщика могут быть письменные переговоры меду поставщиком и потребителем.

В процессе письменных переговоров  потребитель получает официальное  предложение на поставку товаров  от потенциального поставщика. Это  может быть организовано 2 способами. Первый – когда инициатива вступления в переговоры исходит от продавца.  Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции свои предложения (оферты). В отличие от конкурсных торгов, где формы предложений строго определены, оферты могут иметь различную форму и содержание. Обычно они включают следующие реквизиты: наименование товара; количество и качества товара; цену; условия и срок поставки; условия платежа; характеристику тары и упаковки; порядок приемки-сдачи.

Твердая оферта направляется только одному покупателю с указанием  срока действия оферты, в течение которого продавец не может изменить свои условия. Неполучение ответа равноценно отказу покупателя от поставки.

Свободная оферта не включает в себя никаких обязательств продавца по отношению к покупателю. Она  может высылаться неограниченному  числу потенциальных покупателей и включать как перечисленные выше реквизиты, так и рекламно-информационные материалы.

При втором способе организации  письменных переговоров – инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя. Он рассылает потенциальным поставщикам коммерческое письмо или запрос, главной целью которого является получения оферты. В запросе указывается все необходимые реквизиты, кроме цены, которая появится в ответном предложении.

Оценка предложений, поступивших  к потенциальном потребителю  может вестись разными способами. Это может быть строго регламентированный процесс, как в случае конкурсных торгов, или более свободная процедура.

 

 

3.2 Основные требования, предъявляемые к поставщику.

 

Имеется 2 основных критерия выбора поставщиков (1)стоимость приобретения продукции или услуги и (2) качество обслуживания.

Стоимость приобретения включает в себя цену продукции или  услуг и не имеющую денежного  выражения прочую стоимость.

Качество обслуживания включает в себя качество продукции  или услуги и надежность обслуживания. Под надежностью обслуживания понимается гарантированность обслуживания потребителя нужными ему ресурсами в течение заданного промежутка времени и вне зависимости от могущих возникнуть недопоставок, нарушений сроков поставки и т.д. надежность можно оценить через вероятность отсутствия отказа в удовлетворении заявки потребителя.

Кроме основных критериев  существует еще ряд дополнительных: удаленность поставщиков от потребителей; риск забастовок у поставщика; наличие  у поставщика резервных мощностей и др.

Для сбора информации, необходимой для применения перечисленных  критериев, требуется использование  разнообразных источников информации. Ими могут быть например: собственные  расследования; местные источники, такие, как действующие на данной территории юридические лица или “осведомители” официальных органов; банки и финансовые институты; конкуренты потенциального поставщика; торговые ассоциации; информационные агентства; государственные источники.

В отборе источников информации следует руководствоваться правилами:

1. Нельзя ограничиваться одним источником информации, в независимости от объема и глубины предоставляемой им информации.
2. Как минимум 1 из используемых источников должен быть независимым.

Окончательный выбор  поставщиков производится лицом, принимающим решение, и может быть полностью формализован.

 

3.3 Документальное оформление  заказа.

 

В условиях рыночной экономики использование  большинством фирм сложившихся ранее  документов во многих случаях уже  не удовлетворяет современным требованиям. Относительно ведения документации по закупкам руководителям соответствующих целесообразно разработать стандартные бланки, в которых рекомендуется включить:

1. Название документа. 

В целях выделения бланка заказа среди других документов необходимо обозначить его словами “Заказ” или “заказ на поставку”.

2. Порядковый номер.

  Порядковый номер используется в документах, прилагаемых к копии заказа. Кроме этого, номер поможет быстро отыскать нужный документ.

3. Название и адрес компании.

Эти сведение информируют  поставщика о том, с кем ему предстоит иметь дело, куда поставлять товар и куда посылать счет.

4. Ответственность за заказ.

В бланке заказа указывается  должностное лицо, с которым поставщик  может выяснить все вопросы, связанные  с заказом. Желательно, чтобы им был  человек, стоящий у истоков заказа. Это поможет поставщику при необходимости найти конкретного человека для решения своих проблем.

5. Дату, наименование и адрес поставщика.
6. Сроки поставки и количество поставляемых товаров.
7. Описание товаров.
8. Адрес поставки.

В случая когда адрес поставки отличается от основного адреса фирмы, названного в бланке заказа.

9. Цену.
10. Расчеиный счет.

Зарубежные фирмы, кроме самых  мелких, используют, как правило, 4 экземпляра заказа. Для облегчения работы они  окрашены в разные цвета.

Экземпляр 1 (белый) – отправляется поставщику.

Экземпляр 2 (розовый) - отправляется в  финансовый отдел, подтверждает передачу заказа и является основанием для  оплаты счета.

Экземпляр 3 (голубой) – оправляется  в отдел МТС. По нему отдел проверяет  соответствие количества и качества товара, означенных в бланке заказов и транспортной накладной, и уведомляет отдел закупок и финансовый отдел о совершившейся поставке.

Экземпляр 4 (зеленый) – отправляется для контроля и используется при  необходимости разрешения конфликтных  ситуаций с поставщиками.

После того как отдел МТС подтвердил получение товаров, зеленый экземпляр  сдается а архив.

 

 

3.4 Получение и кодирование  поставляемой продукции.

 

Важное значение в реализации плана  закупок имеют приемка продукции, документальное оформление поставок, проверка качества товара.

1. Приемка продукции. В первую очередь необходимо удостовериться, что получен товар: нужного качества; в нужном количестве; от своего поставщика; в обусловленное время; за оговоренную.

В целях экономии времени, усилий и  соответственно денег следует позаботится о том, чтобы складские помещения, места разгрузки, приемке товара были расположены как можно ближе друг к другу и не далеко от производственных помещений.

Во избежании скопления транспорта на территории предприятия или у ворот склада составляют график поставок, согласованный со всеми поставщиками. Такие меры позволяют не отрывать рабочих основного производства для разгрузки неожиданно прибывшего транспорта.

2. Документальное оформление поставок.

Для правильного выполнения операций, связанных с поставками товаров, необходимо внимательно работать с документами, их отражающими.

Копия заказов должна быть направлена в подразделение потребитель для проверки на соответствие уведомлениям о поставке товара. При проверке используются спецификации (описание товара).

Уведомление об отгрузке направляет поставщик после подготовки продукции к отправке.

Сопроводительное письмо обязательно сопровождает поставленную партию товара и подтверждает, что эти товары предназначены именно для этой фирмы.

Документ поставщика применяется, когда поставщик пользуется транспортом другой фирмы.

Подтверждение получения  поставки  используют для информирования подразделений-потребителей о фактической доставке товаров и для контроля в бухгалтерии соответствия уведомления об отгрузке товара и копий заказа и счета.

В книге регистрации товаров указывается: номер сопроводительного письма, дата поставки, отправитель, способ транспортировки и дается краткое описание товара.

 

 

3.5 Проверка качества  и количества полученной продукции.

 

 

Качество поставляемых товаров должно удовлетворять предъявляемым  требованиям. Отсутствие должного контроля качества закупок может привести к следующим издержкам:

• Дополнительные расходы, связанные с возвратом бракованных и недоброкачественных товаров;
• Остановка производства в случае, например, когда вся партия продукции оказалась недоброкачественной и подлежит возврату;
• Судебные иски;
• Потеря доверия потребителей своей продукции из-за поставок недоброкачественных материалов.

Применение на практике меры по обеспечению качества применяемых товаров могут быть классифицированы следующим  образом:

 

Методы приемки парий	Методы приемочного  контроля
А. Сплошной контроль Б. Выборочный контроль приемочный выборочный контроль партий по качественным признакам непрерывный выборочный контроль по качественным признакам. Приемочный выборочный контроль по качественным признакам с пропуском партии. Приемочный выборочный контроль по качественным признакам. Ревизионный выборочный контроль.	А. Апробация установленной поставщиком системы методов и операций по обеспечению качества. Б. Апробация применяемой  поставщиком методики контроля качества закупаемых товаров. В. Учет и определение  улучшения качества показателей  продукции данного поставщика. Г. Сравнительная оценка качества продукции различных поставщиков.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение.

 

 

Основной целью закупочной логистики  является удовлетворение потребностей производства в материалах с максимально  возможной экономической эффективностью. Функции закупочной логистики:

• Определить необходимое количество сырья и материалов для производства продукции;
• Определить что закупать;
• Сколько закупать;
• Как закупать;
• Выбрать поставщика;
• Оформить заказ на поставку;
• Проконтролировать выполнение заказа;
• Разместить материалы на сладе.

Все эти функции по разному осуществляются на производстве. Количество материалов, дата начала поставок, и продолжительность  периода их поступления зависят  от производственных программ компании. Например, одни предприятия закупают сырье большими партиями для того, чтобы сгладить сезонные колебания в поставках, а другие – не большими партиями чтобы свести к минимуму издержки связанные со складирование.

Особенно важными являются вопросы что купить, сколько купит  и у кого купить В России их решение  осложнено тем, что в недавнем прошлом предприятия эти задачи в полном объеме зачастую не решали вообще, так как ресурсы распределялись. На сегодняшний день эти вопросы стоят особенно остро в ситуации нестабильной экономики.  Некоторые предприятия предпочитают убытки от складирования сырья, чем от задержек с его поставкой или по другим нарушения контракта. В ситуации когда все друг другу должны и никто не платит говорить о нормальном функционировании предприятия сложно. Но даже в таких условиях логистика в нашей стране развивается.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы.

 

 

1. Гаджинский А.М. Логистика: Учебник для высших и средних специальных учебных заведений. – 2-е изд. – М.: “Маркетинг”, 1999.

 

2. Рахилькин А.В. Логистика фирмы. – Новосибирск, 1997.

 

 

3. Логистика: Учебное пособие / Под ред. Б.А. Аникина. – М.: “ИНФРА-М”, 1997.

 

4. Лекции по логистике Харлампенкова Е.И.