Основные пути снижения издержек в бизнес-процессе на складе

Бизнес-процесс  на складе — это законченный процесс или совокупность операций, которые осуществляют сотрудники склада при обслуживании ТМЦ. Он характеризуется четкой последовательностью операций или действий и определением лиц, их осуществляющих.

Рассмотрим более подробно основные бизнес-процессы.

На любом складе можно  выделить следующие основные бизнес-процессы:

• приемка товара и размещение их на хранение;
• хранение товара;
• подбор заказа и размещение его в зоне комплектации;
• отгрузка товара;
• инвентаризация;
• дополнительные операции с товарами (рисунок 3) [15].

 

          Рисунок 3 – Основные бизнес-процессы на складе

 

Приемка товаров на склад и размещение их на хранение начинается с подготовительных мероприятий, проводимых на складе до прибытия товара:

1. устанавливаются места разгрузки транспортных средств;
2. проверяется наличие необходимого количества поддонов;
3. устанавливается, с помощью каких механизмов и оборудования разгружается и перемещается поступившая продукция;
4. определяются места хранения поступающей продукции;
5. определяется необходимое количество работников склада и складского оборудования;
6. осуществляется подготовка приемосдаточной документации.

Операции, осуществляемые на этапе поступления и приемки  товара:

1. проведение  подготовительных  мероприятий   по  приемке продукции;
2. проверка целостности вагонов, контейнеров, транспортной упаковки;
3. разгрузка транспортных средств: технология выполнения погрузочно-разгрузочных работ на складе зависит от характера груза, от типа транспортного средства, а также от вида используемых средств механизации; выгрузка товаров может осуществляться с уровня дороги, либо со специальной рампы, поднятой на уровень кузова транспортного средства;
4. оценка сохранности поверхности транспортной упаковки;
5. учет всех расхождений и повреждений до подписания документов перевозчика;
6. проверка каждой позиции продукции по упаковочному листу и счету;
7. перемещение продукции в зону приемки;
8. распаковка;
9. проверка количества и качества продукции;
10. контроль документального  и  физического соответствия партии поставки заказу покупателя;
11. установление фактического количества, качества и комплектности продукции, определение отклонений и вызвавших их причин;
12. документальное оформление прибывшей продукции (процедура оприходования);
13. раскладка по местам хранения;
14. формирование складской грузовой единицы.

Приемка продукции (проверка по количеству и качеству), а также  размещение на хранение проводятся в  свободное от отгрузок время.

Приемка продукции  по количеству — процедура сверки массы, количества мест и единиц фактически поступившей продукции с данными сопроводительных товарно-транспортных документов (счета-фактуры, товарно-транспортной накладной). Проводится в сроки, указанные в инструкциях. Недостача оформляется коммерческим актом.

Приемка продукции по качеству представляет собой процедуру выявления качества и комплектности продукции, поступившей на склад, а также соответствия тары, упаковки и маркировки установленным требованиям государственных стандартов, технических условий, утвержденным образцам (эталонам), условиям договора поставки и сопроводительным документам (сертификат качества, санитарный сертификат, ветеринарный сертификат). Проводится в установленные инструкциями сроки. При обнаружении недоброкачественной или некомплектной продукции приемку приостанавливают и составляют коммерческий акт.

Хранение товаров. К системе хранения предъявляются следующие требования:

• высокая степень использования площади и объема склада;
• свободный доступ к каждой единице хранения;
• быстрое реагирование на изменения в структуре запасов продукции;
• возможность высотного складирования и хранения продукции;
• легкость обслуживания потребителей;
• возможность автоматизированного управления запасами продукции на складе;
• выполнение принципа FIFO («первый пришел – первый ушел»);
• низкий уровень инвестиций и затрат на строительство;
• низкий уровень эксплуатационных расходов, а также затрат на техническое обслуживание.

При организации  размещения продукции на складе учитываются следующие его характеристики:

• габаритные размеры склада (длина, ширина и высота);
• общая и полезная площади склада;
• количество имеющегося оборудования для хранения продукции (стеллажи, лотки, поддоны, контейнеры);
• пропускная способность склада.

Перечень операций, входящих в процедуру хранения:

• организация складского пространства;
• оформление складских и финансовых документов;
• размещение продукции на хранение;
• создание необходимых условий хранения и охраны продукции;
• организация учета продукции;
• движение и перемещение продукции;
• обеспечение возможности использования подъемно-транспортного оборудования.

При размещении продукции  на хранение обеспечивается соблюдение рекомендуемых поставщиком правил хранения каждого вида продукции.

После размещения ТМЦ на хранения они могут находиться своих местах до начала отбора при формировании заказа или с ними могут производиться определенные операции, например:

• процесс сортировки товаров постоянно происходит движение товара. Одни товары поступают на склад, другие товары забираются с мест хранения для формирования заказов. Во время отбора продукции происходит освобождение мест. Продукция может быть изъята с места хранения целиком на паллете или частично.
• процесс компрессирования позволяет готовить продукцию к отбору заранее.

Выполнение  заказа начинается с отборки продукции с мест хранения. Основанием для отборки может служить отборочный лист.

Методы    отборки    продукции:

• индивидуальная отборка (для одного заказчика) — это последовательное комплектование отдельного заказа. При индивидуальной отборке продукция сразу укладывается в соответствующую тару и по окончании процедуры отборки готова к проверке и отправке получателю;
• комплексная отборка (для группы заказчиков) — заключается в отборе единиц хранения одновременно для нескольких заказчиков по одному сводному отборочному листу.

Процедура комплектации сводится к подготовке продукции в соответствии с заказами потребителей. Сюда входят:

1. получение отборочного листа, содержащего заказ покупателя;
2. документальное оформление подготовленного заказа;
3. контроль над подготовкой заказа;
4. помаршрутное комплектование партий отправки;
5. перемещение укомплектованных партий отправки в зону погрузки;
6. подготовка партии отправки к отпуску (упаковка, окантовка, маркировка, переупаковка, укладка на поддоны, в контейнеры);
7. оформление отпуска продукции;
8. объединение  заказов  покупателей   в  партию  отправки   и оформление товарно-транспортных накладных;
9. погрузка партий отправок в автотранспортные средства, контейнеры, железнодорожные вагоны;
10. отправка по назначению (доставка) либо отгрузка;
11. экспедиционные операции по отправке продукции покупателям (формирование маршрутов, погрузка транспортных средств, централизованная доставка продукции);
12. сдача продукции получателям (в случае централизованной доставки).

Процедура отгрузки (отпуска) продукции со склада заключается в выполнении заказов на хранящуюся на складе продукцию. Управлением всех операций, связанных с отгрузкой ТМЦ, занимается оператор склада.

Отгрузка заказа включают:

• формирование бланка-заказа в соответствии с заявкой клиента;
• передачу бланка-заказа отборщику;
• отбор товара каждого наименования по заказу клиента,
• комплектация отобранного товара для конкретного клиента в соответствии с его заказом;
• подготовку товара к отправке (укладывание в тару, на товароноситель);
• упаковку, маркировку;
• документальное оформление подготовленного заказа и контроль над доставкой заказа в экспедицию отправки;
• объединение заказов клиентов в партию отправки и оформление транспортных накладных;
• отгрузку грузов в транспортное средство.

Кладовщик по распоряжению оператора организует погрузку товаров  в ТС и подписывает отгрузочные документы.

Кроме основных бизнес-процессов, существующих практически на всех складах, на некоторых их них могут проводиться дополнительные операции с ТМЦ, например, кросс-докинг. Такие операции осуществляются с ТМЦ, поступившими на склад на непродолжительное время (на несколько часов) и отгружаемые обычно несколькими партиями в том же виде (упаковке), хотя могут быть и другие варианты. При временном нахождении на складе без размещения в зоне хранения поступившая партия в зависимости от необходимости разделяется на несколько отправок. Со склада, таким образом, отправляется уже несколько отправок. Так как на складе обычно зоны временного хранения не существует, то в таких случаях для временного хранения ТМЦ используют зону комплектации. Все операции осуществляются под управлением оператора склада, который формирует необходимые указания кладовщику. Процесс приемки и отгрузки ТМЦ осуществляется в обычном порядке.

Еще одним видом дополнительной операции является предпродажная подготовка товара [15].

Одним из важных бизнес-процессов  является инвентаризация продукции:

• процедура установления фактического наличия продукции путем пересчета, т. е. снятия остатков, и проверки учетных записей. Данные о фактическом наличии продукции сопоставляются с данными бухгалтерского и складского учета в стоимостном и натуральном выражении;
• сплошной или  выборочный подсчет (пересчет) всех видов продукции. Полученные данные в натуральном выражении оцениваются в действующих ценах и сводятся по товарным группам в общую сумму.

В ходе инвентаризации проверяются:

• сохранность единиц хранения;
• правильность их хранения и отпуска;
• состояние весового оборудования и измерительного инструмента;
• порядок ведения учета продукции.

Преимущества инвентаризаций:

• предохраняют от перебоев в обеспечении потребности производства в ежегодных физических запасах;
• предохраняют от ежегодной корректировки запасов;
• обеспечивают возможность персоналу точно оценивать уровень запасов;
• выявляют причины ошибок в учете и определяют меры по их устранению;
• поддерживают точность записей запасов.

Важной задачей  при выполнении основных бизнес-процессов  на складе является выявление бракованных (некондиционных) товаров. Основанием отнесения товара к категории «брак» является договор, заключенный с владельцем товара, или документ (Положение, Инструкция), определяющий состояние товара, когда склад является структурным подразделением компании. В этих документах указывается, при каких признаках товар должен быть отнесен к категории «брак» и порядок работы с такими товарами.

Основным признаком  отнесения товара к категории  «брак» является внешнее состояние упаковки товара. При обнаружении товаров с поврежденной упаковкой, со следами протечек и др. после выгрузки с ТС также желательно зафиксировать данные факты при помощи фотоаппарата. Такое документирование состояния товара позволит складу снять с себя ответственность и даст возможность владельцу предъявить претензию перевозчику [15].

 

3. Издержки, связанные с бизнес-процессом на складе

 

Одним из основных критериев  оптимизации работы склада и бизнес-процесса на складе являются суммарные логистические издержки. Предприятию необходимо рассматривать эти издержки с позиций оптимального управления товарными запасами при удовлетворении требований клиентов и ограничений маркетингового плана (плана продаж).

Западная практика свидетельствует  о том, что общие логистические  издержки на создание и поддержание запасов в бизнес-процессе распределения готовой продукции товаропроизводителей на складе складываются из следующих основных групп затрат: капитальные; связанные с хранением и текущим обслуживанием запасов; стоимость рисков, связанных с запасами [6].

Кроме того, в задачах управления складскими запасами учитываются так называемые потери из-за отсутствия запасов (по аналогии с потерями от упущенных продаж).