Логистика в малом бизнесе

     Движущийся  информационный поток во встречном направлении содержит, как правило, сведения о заказе. Опережающий информационный поток в прямом направлении — это предварительные сообщения о предстоящем прибытии груза. Одновременно с материальным потоком идет информация в прямом направлении о количественных и качественных параметрах материального потока. Вслед за материальным потоком во встречном направлении может проходить информация о результатах приемки груза по количеству, разнообразные претензии, подтверждения.

     Формирование  информационных систем невозможно без  исследования потоков в разрезе определенных показателей. Например, решить задачу оснащения определенного рабочего места вычислительной техникой невозможно без знания объемов информации, проходящее через это рабочее место, а также без определения необходимой скорости её обработки.

     Оперативно  и качественно управлять информационным потоком можно посредством следующих операций:

• переадресация информационного потока;
• ограничивая скорость передачи до соответствующей скорости приема;
• уменьшая или увеличивая объем информации на отдельных участках прохождения информации;
• ограничивая объем потока до величины пропускной способности отдельного узла или участка пути.

     Информационные  системы в логистике могут создаваться с целью управления материальными потоками на уровне отдельного предприятия, а могут способствовать организации логистических процессов на территории регионов, стран и даже группы стран.

     На  уровне отдельного предприятия информационные системы, в свою очередь, подразделяются на три группы:

1. Плановые
2. Диспозитивные (или диспетчерские)
3. Исполнительные (или оперативные)

     Плановые  информационные системы создаются на административном уровне управления и служат для принятия долгосрочных решений стратегического характера. Среди решаемых задач могут быть следующие:

• создание и оптимизация звеньев логистической цепи;
• управление условно — постоянными, т.е. малоизменяющимися данными;
• планирование производства;
• общее управление запасами;
• управление резервами и другие задачи.

     Диспозитивные информационные системы создаются  на уровне управления складом или цехом и служат для обеспечения отлаженной работы логистических систем. Здесь могут решаться следующие задачи:

• детальное управление запасами (местами складирование);
• распоряжение внутрискладским (или внутризаводским) транспортом;
• отбор грузов по заказам и их комплектование, учет отправляемых грузов и другие задачи.

     Исполнительные  информационные системы создаются  на уровне административного или оперативного управления. Обработка информации в этих системах производиться в темпе, определяемом возможностями программного обеспечения. Это так называемый режим работы в реальном масштабе времени, который позволяет получать необходимую информацию о движении грузов в текущий момент времени и своевременно выдавать соотвествующие административные и управляющие воздействия на объект управления. Этими системами могут решаться разнообразные задачи, связанные с контролем материальных потоков, оперативным управлением обслуживания производства, управления перемещениями и т.п.

     9.4. Принципы построения

     В соответствии с принципами системного подхода любая система сначала должна исследоваться во взаимоотношении с внешней средой, а уже затем внутри своей структуры. Этот принцип — последовательного продвижения по этапам издания системы — должен соблюдаться и при проектировании логистических информационных систем.

     Используемое на малом предприятии информационное обеспечение можно разделить на первичные и вторичные.

     К первичным функциям относятся следующие:

• организация массивов информации;
• организация потоков информации;
• организация процессов и средств сбора, хранения, обработки и транспортировки информации.

     При организации массивов информации используются унифицированные системы документации и классификаторы, с помощью которых создаются структурированные массивы данных, используемых при организации баз данных.

     Функции организации потоков информации предлагает выполнение следующих управленческих процедур:

• определение источников и потребителей информации в соответствии со специальными функциями и задачами управления;
• определение состава информации, периодичности её циркуляции и форм представления;
• разработку документооборота;
• использование комплекса технических средств для организации потоков информации;
• установление порядка составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения документов.

     Организация процесса сбора, хранения, обработки и транспортировки информации предполагает:

• обеспечение технологических процессов необходимыми техническими средствами;
• распределение между подразделениями и отдельными исполнителями задач по подготовке и передаче информации от места её возникновения до потребителя.

     Вторичными  функциями подсистемы информационного  обеспечения является обеспечение  управленческого персонала научно — технической информацией о новейших отечественных и зарубежных достижениях науки, техники, экономики, технологии производства, передовом отечественном и зарубежном опыте в области управления.

     Очевидно, что подсистема информационного  обеспечения для выполнения вышеперечисленных  функций должна быть соответствующим  образом организована. Специфика  деятельности подсистемы информационного обеспечения состоит в том, что в процессе своей деятельности она должна иметь возможность оказывать воздействие на все функциональные подсистемы организации. Таким образом, сразу возникает вопрос: какое место данная подсистема должна занимать в иерархии предприятия?

     В настоящее время возможны три  варианта организации подсистемы информационного  обеспечения на предприятиях:

• централизованный;
• децентрализованный;
• специализированный.

     При централизованном способе организации вся деятельность по информационным технологиям сосредоточена в одном управлении (подразделении) и подчиняется непосредственно высшему руководству компании ответственному за информационные системы и технологии.

     Преимуществом централизованного способа организации является обеспечение высокой эффективности работы по внедрению новых информационных систем и технологий. К недостаткам можно отнести высокие затраты на содержание аппарата управления.

     При децентрализованном способе организации  подсистемы информационного обеспечения специалисты разных функциональных подразделений выполняют функции управления информационными системами каждый в своем направлении.

     Преимуществом такого способа организации является высокий уровень знаний предметной области менеджера по информационным системам, недостатком — дублирование однотипных задач и функций в разных подсистемам.

     При специализированном способе организации  отсутствует подразделение по информационным системам (технологиям). При необходимости внедрения автоматизированной системы данные организации обращаются в специализированные фирмы и выполняют работы на договорной основе. Это характерно для небольших организаций, которые не могут иметь собственных специалистов в области информационных технологий, занятых полный рабочий день, и прибегают к услугам консультантов.

     Преимуществом данного способа организации  подсистемы информационного обеспечения  является высокий уровень научных  и методических разработок, недостатком — сложность учета всех специфических особенностей объекта.

     Выбор того или иного способа организации  подсистемы информационного обеспечения  на предприятии зависит от многих факторов, и, прежде всего, размеров организации, системы управления, существующих в ней бизнес-процессов, наличия свободных денежных средств. Следует лишь отметить, что подсистема информационного обеспечения в настоящее время достигла такого уровня специализации, что требует пристального внимания к своей организации. Современные руководители понимают это, и любая даже самая маленькая организация имеет в своем составе информационные службы.

     9.5. Информационные технологии в логистике

     Использование компьютерной техники и современного программного обеспечения позволяет значительно улучшить скорость и качество управленческих решений. Современное состояние логистики и её развитие во многом сформировалось благодаря бурному развитию и внедрению во все сферы бизнеса информационнокомпьютерных технологий. Реализация большинства логистических концепций (систем) таких как SDP, JIT, DDT, и других была бы невозможна без использования быстродействующих компьютеров, локальных вычислительных сетей, телекоммуникационных систем и информационно-программного обеспечения.

     Разнообразные информационные потоки, циркулирующие  внутри и между элементами логистической системы, логистической системой и внешней средой, образуют своеобразную логистическую информационную систему, которая может быть определена как интерактивная структура, состоящая из персонала, оборудования и процедур (технологий), объединенных связанной информацией, используемой логистическим менеджментом для планирования, регулирования, контроля и анализа функционирования логистической системы.

     Если  в информационной системе осуществляется автоматизированная обработка информации, то техническое обеспечение включает в себя компьютерную технику и средства связи между самими компьютерами.

     Широкое проникновение логистики в сферу управления производством в существенной степени обязано компьютеризации управления материальными потоками. Компьютер стал повседневным орудием труда для работников самых разнообразных специальностей, с ним научились обращаться ему поверили. Программное обеспечение компьютеров позволяет на каждом рабочем месте решать сложные вопросы по обработке информации. Эта способность микропроцессорной техники дает возможность с системных позиций подходить к управлению материальными потоками, обеспечивая обработку и взаимный обмен большими объемами информации между различными участниками логистического процесса.

     При реализации функций логистики на предприятии составляют основные направления программы работ:

• определяются технические средства для выполнения программного задания;
• составляются требования к качественным характеристикам и определяется необходимый объем финансовых и трудовых ресурсов;
• определение базовых методов формирования программных заданий;
• выбор организационной формы осуществления программных заданий;
• составление сетевой модели выполнения этапов и работ;
• разработка системы критериев оценки и мотиваций действий;
• организация контроля, учета и оценки хода работ.

     Логическая  система на производстве эффективна только тогда, когда создаются условия для ее интеграции в текущие производственные и коммерческие процессы. Эта проблема решается путем создания информационного базиса соответствующего данному виду производства и его объему и прочим характеристикам производственной структуры предприятий. Также к этому относятся «актуальные обзоры» фондов (наличие фактических и планируемых заказов, содержание производственных основных и промежуточных складов) и сроков (поставки, обработки, ожидания, простои, соблюдение сроков). Для сбора этих данных производственная система по всему предприятию располагает «датчиками и измерительными инструментами», которые контролируют объемы и сроки текущих процессов. Логическая система предъявляет к своей вычислительной сети следующие требования:

• быстрый и надежный, предпочтительнее автоматизированный сбор информации и данных о транспортных средствах и средствах производства;
• структурирование внутрипроизводственной информационной системы поддержки принятия решений, которая в каждый момент содержит актуальную информацию о ходе производственных процессов по каждому участку предприятия.