Логистика складирования

Прежде чем приступить к автоматизации склада, необходимо выбрать складскую программу, с помощью которой будет произведена автоматизация склада.

Выбор складской программы

Оптимальной программой для автоматизации будет «ИП: торговый Склад Проф.3» разработанная компанией «Рилл-Софт». Основным преимуществом является открытая платформа «Инфо-Предприятие» благодаря которой, любые другие функции не входящие в базовую комплектацию программы по желанию клиента (руководство склада) могут быть реализованы на месте (для этого необходимо связаться с сервисной службой разработчика этой программы и докупить у них необходимые модули или модуль; например, модуль "Бухгалтерия"). Возможность внедрения подобных модулей на предприятие свидетельствует о полной автоматизации всего предприятия.

Автоматизация склада с помощью программы "ИП: Торговый склад Проф.3"

Прежде чем приступить к процессу автоматизирования склада необходимо объяснить задачи автоматизации.

Задачи автоматизации

- обеспечение руководства  предприятия актуальной и оперативной  информацией, необходимой для принятия  обоснованных управленческих решений

- снижение издержек за  счет автоматизации рутинных  процессов

- создание единой информационной  инфраструктуры предприятия

- внедрение надежной системы  учета

- оптимизация материальных  запасов и сокращение потерь, связанных с невозможностью контроля

- максимизация прибыли  за счет оптимизации производства  и товарных запасов

Назначение системы

"Торговый склад ПРОФ" является настройкой на платформе "Инфо-Предприятие 2.2" и представляет собой систему для автоматизации складского учета в торговле и на производстве, одновременно как для малых, так и для крупных предприятий.

Рабочие станции:

процессор – 1800 ГГц

ОЗУ – 1 Гб

видео – 128 Мб

винчестер – 80 Гб

Системные требования "ИП: Торговый склад Проф.3":

Процессор – 600 МГц

ОЗУ – от 128 Мб

Винчестер – от 200Мб свободного пространства

ОС: Win98 или выше

Комплектация компьютеров полностью удовлетворяет системные требования программы "ИП: Торговый склад Проф.3".

Интерфейс программы

Программа имеет инновационный эргономичный и интуитивно понятный интерфейс, которому разработчики уделили особое внимание. При кажущейся простоте и незатейливости программы она обладает большим количеством функций. Существенным отличием от других программ является то, что она сама подстраивается под особенности складского учета, в результате пользователь видит только те функции, которые ему нужны и ничего лишнего. На рис. 2 и 3 видно снимок накладной с минимальным и стандартным набором функциональности.

Рис. 2 Стандартный набор функций (базовая конфигурация)

Рис. 3 Минимальный набор функций (базовая конфигурация после необходимой настройки)

 

Быстрый ввод и печать документов

Групповой выбор товаров - такой способ занесения товаров в накладную, когда отгружаемое количество указывается в справочнике товаров. Такой способ значительно сокращает время формирования документа (рис. 4).

 

 

Рис. 4 Выбор комплекта и количества документов для печати

Так же предусмотрен групповой выбор товаров - такой способ занесения товаров в накладную, когда отгружаемое кол-во указывается в справочнике товаров. Такой способ значительно сокращает время формирования документа (рис. 5).

Рис. 5 Формирование документа при выборе товара

Учет любых видов движения товара

В базовой версии заложены наиболее распространенные товарные операции: приход, реализация, возврат и др. Однако, список доступных операций может быть легко расширен пользователем. Операции могут иметь статус (состояние), которое влияет на отражение операций в учете. Например, счет может быть в состоянии выписки, резерва и т.д. В процессе изменения состояния происходят и изменения в учете.

Гибкая система автонумерации документов

Для всех исходящих документов предусмотрена система автонумерации (рис. 6). Для каждого типа документа можно задать свой способ автонумерации. Например, можно использовать шаблоны номеров. Если вы работаете от лица нескольких юридических лиц, то вы можете использовать как сквозную нумерацию, так и раздельную. При сквозной автонумерации документов номера накладных и счетов будут общими для всех наших фирм. По каждому году ведется своя нумерация и в зависимости от даты документа, программа будет использовать номера этого года.

Рис. 6 Автонумерация документов

Возможность использования упаковок и единиц измерения

Упаковка может быть привязана к товару, группе или быть общей для всех товаров Упаковка может быть задействована везде, где участвует товар.

Программа позволяет на разных стадиях движения товара использовать как базовую единицу измерения, так и различные виды упаковки. Например, в программе можно оприходовать товар в коробках, в прайс-листе указать цену за штуку, реализовать в ящиках, а отчеты получить в контейнерах и на всех этапах будет выполнен правильный пересчет кол-ва, цен и сумм.

Вывод документов и отчетов может осуществляться как в базовых единицах измерения, так и в упаковках. Инвентаризация выполняется в тех упаковках, в которых приходил товар, либо в базовых единицах измерения, если товар приходил в разных упаковках.

Выписка счетов с резервированием товара и частичная отгрузка

Резервирование может производиться на определенное количество дней. Предусмотрена возможность отслеживания просроченных счетов. Отгрузка по счету может производиться как целиком, так и частично (выборочно) рис.7. Программа контролирует отгруженное по счету количество товаров. Счет может частично или полностью оплачиваться в части отгружаемых товаров (рис. 8).

Рис. 7 Информация об оплатах и отгрузках по счету

 

 

 

Рис. 8 Упрощенный способ работы, при котором счета выписываются вместе с накладными и счет - фактурами

 

Выписка заявок и частичное оприходование по заявке

Оприходование по заявке может производиться как целиком, так и частично (выборочно). Программа контролирует оприходованное по заявке количество товаров. Заявка может частично или полностью оплачиваться в части оприходованных товаров. Информация об оплатах по оприходованным товарам по заявке доступна в любой момент.

Многовалютный учет

Предусмотрено ведение справочника курсов валют на каждый день. Валюты могут использоваться в прайс-листах, категориях цен, могут задаваться в целом для товара. Курсы валют задаются по отношению к курсу ЦБ, обычно это рубль, но можно задать и другую валюту. Первичные документы могут заноситься в любой валюте, а курс браться из справочника валют или указываться индивидуально. Вывод документов на печать может осуществляться как в валюте документа, так и в базовой валюте или любой другой. Валюта платежного документа и накладной, которую он оплачивает, могут и не совпадать, но при этом, вне зависимости от валюты документа, книги покупок и продаж правильно считаются и формируют результат в базовой валюте. Колонка "цена", которую пользователь видит при выборе товара, всегда пересчитывается из валюты прайс-листа в валюту документа по указанному в документе курсу.

Аналитический учет товаров

Справочник товаров содержит набор дополнительных атрибутов, которые определяются исходя из вида деятельности фирмы, например производитель товара, срок его хранения и др. Но этого бывает недостаточно для работы и анализа данных. Поэтому в программе реализован многомерный аналитический учет товаров. Аналитическими характеристиками товара являются цвет, размер, партия, серийный номер или любая другая характеристика товара, не влияющая на его цену или скидку. При реализации пользователь всегда видит, сколько товара заданного цвета и размера. Для всего набора аналитик может быть включена проверка остатков. Любая аналитическая характеристика может быть привязана к товару, группе или быть общей для всех товаров. Все отчеты можно просматривать как в разрезе какой-либо аналитики, так и в целом по товару.

Учет договоров

Все проводимые операции с клиентом можно упорядочить по договорам. Взаиморасчеты с клиентом могут выполняться как в рамках того или иного договора, так без указания. В договоре может быть указан целый ряд характеристик. Можно задать максимальную сумму задолженности клиента или максимальное количество дней резервирования товара, для того чтобы программа контролировала это. Задавая категорию цен и скидок, по которым будут производиться взаиморасчеты, можно управлять тем, по каким ценам будут отгружаться товары. При необходимости можно запрещать или разрешать отходить от условий договора. Отчеты по клиенту могут отображаться как по конкретному договору, так и в целом или с расшифровкой по договорам (рис. 9).

Рис. 9 Работа с клиентами

Контроль остатков товаров

Программа отслеживает, остатки товаров в реальном режиме времени по всем складам, с учетом всех аналитических признаков товаров и при необходимости, с учетом ГТД (притом условии, если он необходим). Для контроля возникновения отрицательных остатков товаров, предусмотрены три режима: полный запрет отрицательных остатков, предупреждение об их появлении и отключение контроля. В режиме запрета, проверка выполняется на уровне сервера, что гарантирует результат при многопользовательской работе. Расчет остатка может производиться с учетом минимального запаса (неснижаемого остатка). Помимо контроля над фактическими остатками, программа отслеживает резервы товаров и ожидаемое поступление, которые формируются при выписке счетов и заявок соответственно. Вместо контроля над отрицательными остатками можно воспользоваться отчетами, позволяющими выявить их.

Инвентаризация товаров

Инвентаризация выполняется на определенную дату (по которую подсчитывается учетное количество), в том числе и задним числом. Инвентаризация может выполняться как на всю номенклатуру, так и на ее часть и распространяться как на количество, так и на учетные цены товаров (рис. 10). По окончании инвентаризации можно формировать результат, который скорректирует учетные остатки товаров, и необходимые отчетные документы: сличительную опись, формы ИНВ-3, ИНВ-19 и др. В программе хранится история инвентаризаций, фактическое и учетное количество и фактическую и учетную цену на даты их проведения.

Рис. 10 Проведение инвентаризации

Разграничение прав доступа

Для пользователя можно разрешить или запретить доступ (просмотр, добавление, изменение или добавление) к любому журналу, полю, документу и т.д. Можно поставить ограничение на отображаемую информацию. Любые настройки можно выделить в "возможности" и "раздать" их пользователям, такая схема существенно сокращает время добавления и настройки прав пользователей. Контроля над тем, кто, когда и какую информацию добавил, изменил или удалил (рис. 1).

Рис. 10 Таблица пользователей

 

Результаты внедрения программы "ИП: Торговый склад Проф.3" на склад класса "В"

Технологический процесс приемки товара на складе с оформлением всей сопровождающей документации после автоматизации теперь занимает намного меньше времени (рис. 11)

 

Рис. 11 Технологический процесс приемки товара

 

Стоимость программы

ИП2 ПРОФ: Торговый Склад 3 для Win95/98/NT/ME/XP/2000 – 11 000,00 руб.

ИП2 ПРОФ: Торговый Склад 3 дополнительное рабочее место (10 мест) – 4 000,00 руб.

Обучение работе

Курс рассчитан на 20 академических часов, стоимость курса (с одного человека) – 1 200,00 руб.

Обучить необходимо 15 человек – 1200 * 15 = 18 000,00 руб.

Программа курса:

• Установка, запуск и настройка программы "Инфо-Предприятие"
• Создание и настройка рабочего журнала хозяйственных операций
• Настройка плана счетов
• Ввод и проверка исходных остатков
• Способы ввода информации в журнал хозяйственных операций
• Файловые операции при работе с журналом хозяйственных операций
•   Фильтр журнала хозяйственных операций
•   Кассовые операции и операции с подотчетными лицами
•   Операции по расчетному счету
•   Основные средства и нематериальные активы, и начисление износа
•   Счета, счета-фактуры, формирование книги продаж и книги покупок
•   Учет валюты
• Начисление и расчет зарплат
•   Формирование сведений в ГН
•   Формирование сведений в пенсионный фонд
•   Формирование встроенных отчетных форм
•   Регламентная отчетность, построение баланса и других регламентных отчетных форм

Занятия проходят в благоустроенном классе, оснащенном современной компьютерной техникой под руководством профессиональных преподавателей, специализирующихся по программе "Инфо - Предприятие".

Абонементное обслуживание

Вызов специалиста, включая 1 час работы по обслуживанию сетевых (от 2-х пользователей и более) версий программы ИП: ТС – 1 070,00 руб.

Полное абонементное обслуживание, за 1 месяц (Инфо - Предприятие, техническое, информационное) – 3 950,00 руб.

Доставка и установка программы

Доставка и установка программных продуктов Инфо - Предприятие (кроме дополнительных рабочих мест) осуществляется бесплатно, в Москве - в пределах МКАД.

Финальная стоимость программы с ее установкой, обучением работе и месячным обслуживанием

Стоимость программы – 11 000,00 руб.

Стоимость доп. раб. мест – 4 000,00 руб.

Стоимость обучения – 18 000,00 руб.

Стоимость 240 мин. работы специалиста (установка программы на доп. раб. места) – 4280 руб.

Стоимость обслуживания за 1 месяц – 3 950,00 руб.

Итого:

11000 + 4000 + 18000 + 4280 + 3950 = 41 230,00 руб.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

После внедрения на склад программы "ИП2 ПРОФ: Торговый Склад 3" можно отметить следующие положительные показатели:

- сокращение издержек  за счет повышения эффективности  логистических процессов