Эффективность использования информационных систем в организации логистической системы предприятия

Одним из подходов к организации  работы службы логистики является межфункциональная  командная работа, в процессе которой  специалисты различных функциональных подразделений предприятия коллективно  работают над решением общих логистических  задач предприятия или ЛЦ.

Любая ЛС функционирует  в условиях постоянных изменений  как внешней среды (рынки, экономические  условия, конкуренты, технологии и т.д.), так и внутри ЛС (сотрудники, цели деятельности, продукты, планы, процессы, затраты, заказчики, поставщики и т.д.). Изменения - это нормальная часть бизнеса, и если организация не будет на них адекватно реагировать, то неизбежно отстанет от более динамичных конкурентов. Неслучайно к трем важным качествам логистики относят отсутствие «жира» («тощая» логистика), интегрированность и динамизм. К сожалению, переход к новому способу организации работы зачастую сложен и может проходить в несколько этапов:

1) Отрицание сотрудниками  необходимости перемен как таковых. 

2) Защита. Сотрудники  оправдывают существующие подходы к решению проблем и критикуют предлагаемые новые.

3) Начало перехода  от старых способов к новым. 

4) Адаптация. Использование  новых способов и признание  их выгодности.

5) Полная реализация  предложенных усовершенствований  и уверенность в их эффективности.

Одна из важных характеристик  изменений - темпы их осуществления. Различают два основных подхода  к управлению изменениями.

1. Непрерывное совершенствование,  представляет собой поток относительно  небольших изменений, которые  предприятие может принять без крупных для себя потрясений. При этом существенно снижается риск, так как от неудачных нововведений легко отказаться и вернуться к прежнему варианту.

2. Реинжиниринг бизнес-процессов  - фундаментальное изменение мышления  и радикальное перепроектирование бизнес-процессов, позволяющее добиться значительного улучшения важных показателей деятельности: затрат, качества, уровня обслуживания и скорости реагирования. Идея реинжиниринга состоит в том, что организация не ищет возможностей для совершенствования текущих операции, а начинает создавать новый процесс с самого начала.

3.2. Эффективность использования информационных  систем в организации логистической системы предприятия

Для автоматизации управления логистическими процессами на АТП, связывающими работников и отделы предприятия между собой, а также с заказчиками, поставщиками материальных ресурсов, поставщиками информации, ремонтными мастерскими и т.д. необходим программный комплекс.

Альтернативой расширению штата является автоматизация процесса - связь компьютеров в единую сеть, чтобы все функции транспортного подразделения выполнялись в программе, являющейся частью единой информационной системы компании. Каждое автоматизированное рабочее место обеспечивает доступ к определенному интерфейсу в соответствии с функционалом сотрудника. Через данный интерфейс сотруднику поступают задания, которые он должен выполнить в заранее оговоренные регламентами сроки. Например, менеджеру, отвечающему за планирование маршрутов, поступают задания на перевозку до 17.00, до 18.00 он должен произвести планирование, а затем до 12.00 следующего дня ввести в систему результаты выполнения путевых листов, выполненных накануне. Аналогичным образом контролируется работа каждого технологического участка, а на экране у руководителей в режиме on-line меняются цифры, проценты, соотношения, позволяющие детально оценить производительность того или иного участка.

Специализированное программное обеспечение для нужд транспортной логистики придется выбирать и интегрировать в используемую систему отдельно. Модули управления транспортом, которые предлагаются в комплексных системах автоматизации, обеспечивают целостность информации при достаточной степени детализации, но, как правило, не обладают достаточной функциональностью и удобством, а разрабатывать самостоятельно программы данного класса - это даже хуже, чем изобретать велосипед. Рассмотрим имеющиеся варианты и возможные проблемы.

1. Геоинформационные приложения. Программы автоматизированного формирования маршрутов доставки (геоинформационные приложения представляют собой растровую или векторную карту, совмещенную с определенным алгоритмом оптимизации работы транспортных средств. Критерии оптимальности - минимум пробега, максимум использования ресурсов транспортного средства по вместимости и грузоподъемности. При грамотной настройке и использовании программа способна значительно снизить транспортные расходы за счет менее трудозатратного, более быстрого и экономичного планирования, уменьшения расхода ГСМ, снижения амортизации и т. п. Эффективность данных программ особенно ярко проявляется на предприятиях с большим оборотом, специализирующихся на товарах повседневного спроса, у которых ежедневно более 1000 доставок.

Геоинформационное приложение - это тонкий инструмент, который  должен быть тщательно настроен опытным планировщиком. Только что купленная программа при попытке использовать ее «как есть» не принесет ничего, кроме вреда. Основные улицы города должны быть тщательно проработаны с точки зрения средней скорости движения по ним, а те улицы, на которых ведутся ремонтные работы, заблокированы. Должны быть проверены и стандартизированы справочники адресов, товара, автомобилей, водителей, экспедиторов. Работать с приложением должен настоящий профессионал, который точно знает, например, какова средняя скорость езды по городу, если на дворе зима, на дороге гололед, а за рулем Петров Иван Иванович. Если учесть все вышеперечисленные условия и факторы, уже нельзя будет сказать, что «планировщик за $300 в месяц планирует лучше». Это будет действительно так только в одном случае - если именно этот планировщик является единственным оператором геоинформационной системы.

2. Системы GPS-мониторинга. Системы, работающие на основе GPS-технологий и обеспечивающие возможность отслеживания местонахождения транспортного средства в режиме реального времени, представляют собой программно-аппаратные комплексы с серверной частью в офисе компании (или офисе компании-поставщике услуг), рабочим местом диспетчера и мобильными терминалами в каждом автомобиле. Используются в сочетании с диспетчером. Только с ее помощью становится возможным оперативно оценить дорожно-транспортную ситуацию, понять, что выполнение доставки под угрозой, отменить маршрутную точку либо послать на перехват еще одну машину. Отслеживание происходит в режиме реального времени на экране компьютера. Кроме визуального контроля, GPS в случае установки соответствующего оборудования позволяет регистрировать в автоматическом режиме практически любое событие, происходящее с автомобилем, и формировать статистические выкладки: маршруты движения; пробег; средняя скорость движения; расход топлива и заправки; обороты двигателя; учет времени работы и времени простоев; остановки и стоянки; количество поездок; отдаление от базы (расстояние); погрузка/разгрузка.

В оперативном режиме данные функции помогают обеспечить защиту от угона и сохранность  грузов. По результатам рабочего дня (или отчетного периода) формируются  аналитические отчеты. Сравнение  путевых листов и отчетов системы  позволяет выявлять и пресекать ряд фактов злоупотребления служебным автотранспортом. Например, слив топлива, холостой пробег, преждевременное ТО, левые рейсы, накручивание моточасов. Существенный минус системы - достаточно высокая цена. Для транспортного парка в 10 автомашин стоимость полного комплекта составляет порядка $11 000. Необходимо оснастить соответствующим оборудованием, как сам автомобиль, так и рабочее место диспетчера. Существует также ряд технических проблем, некритичных, но неприятных. Основной является вероятность отличия данных в программе от показаний штатных автомобильных приборов (например, одометра). Причинами различий в показаниях могут стать:

1) погрешность, которую имеет каждый прибор автомобиля. Разброс погрешности в зависимости от производителя составляет от 0,5 до 5%;

2) временная потеря сигнала спутника. При потере сигнала спутника и последующего его нахождения система автоматически выстраивает маршрут между двумя точками;

3) особенности настройки обмена данными со спутником. GPS определяет положение объекта не в определенной точке, а в пределах коридора длиной в 15 м. Внутри данного коридора автомобиль движется по неизвестной программе траектории, соответственно возникает расхождение в показаниях.

Практика показывает, что базовые настройки вполне позволяют достичь поставленных перед системой задач. Так, например, слив топлива гарантированно не уложится в допустимую погрешность и со 100-процентной вероятностью будет зафиксирован системой. По разным данным, эффект от использования систем спутникового GPS-мониторинга варьируется в пределах от 10 до 30% экономии затрат.

Транспортный процесс  каждого предприятия достаточно уникален. Несмотря на то, что стандартизированные программы как раз и призваны загнать процесс в формальные рамки, без определенной адаптации программный продукт использовать в работе не удастся. Внедрение комплексной системы - процесс долгий, сложный, и транспортные проблемы, связанные с ее внедрением, отнюдь не самые болезненные. Поэтому долгие месяцы (а то и годы) транспортникам приходится мириться с неудобным интерфейсом, недоработками и ошибками. И только когда все исправлено и доработано, наступает этап интеграции системы со сторонним программным обеспечением, отвечающим за планирование и мониторинг, так как базовый функционал систем таких модулей не содержит. Наилучший вариант - параллельная автоматизация транспортных функций на базе менее мощного программного продукта, который может быть доработан собственными силами. Накопленный опыт без сомнения будет полезен, когда у программистов, наконец, дойдут руки до доработки транспортного модуля внедряемой ERP-системы.

В настоящее время  на рынке существует ряд информационно-компьютерных систем поддержки производства услуги по доставке груза заказчику. Остановимся  на одной из них - ИРС (информационно-расчетной системы) «Перевозки» (www.belfrost.by).

Система построена по технологии "Клиент-сервер" с использованием средств, отвечающих современным технологиям  и требованиям разработки программных  продуктов. Использует СУБД Oracle8i , что  обеспечивает многопользовательскую работу системы в реальном масштабе времени и в совокупности с эффективным аппаратом администрирования базы данных, гарантирует целостность, сохранность и достоверность информации, эффективное разграничение прав пользователей с защитой от несанкционированного доступа.

Система состоит из 5-и  основных разделов: справочная информация; документы; журналы; учёт; отчёты (Приложение В).

В справочниках сосредоточена  вся информация по сотрудникам, подвижному составу предприятия, юридическим  лицам (таблица В.1). В справочнике сотрудников имеется возможность вести кадровый учёт на предприятии (приём на работу, увольнение, отпуска).

В разделе документы  сосредоточена информация по всем документам, требующимся для проведения рейса: путевые листы, CMR-накладные, Carnets, разрешения, приказы по предприятию, договора, заказы на перевозки.

Путевые листы - форма, где  регистрируются только показатели на конец рейса, всё остальное рассчитывается автоматически (таблица В.2). Это одна из важнейших форм, так как информация из путевых листов используется во многих формах, и участвует во многих расчётах системы.

Такие документы как CMR, Carnets, разрешения, приказы используются только для их учёта и получения  полной информации по рейсу, а вот  заказы - ещё одна важная форма. Здесь  регистрируются заказы, и с учётом указанной ставки в конечном итоге  формируется прибыль по рейсу, за определённые периоды и в целом по предприятию.

Раздел журналы наиболее полно отражает информацию по ходу рейсов, а так же по отдельным  его моментам (таблица В.3).

Система позволяет вести  учёт движения топлива внутри предприятия, при этом есть возможность распечатки накладной. Данные по движению топлива используются при формировании перерасхода топлива по сотруднику, а так же расчёт баков на начало рейса.

В разделе отчёты главной  формой является “Авансовый отчёт” (таблица В.4). Для его формирования достаточно ввести отрезки маршрутов по странам с указанием его даты и веса груза, расходы по квитанциям, авансы, обмены валют и система автоматически рассчитает: расход топлива по норме; переведёт все расходы в расчётную валюту с учётом обменов валют; средневзвешенную стоимость топлива по рейсу; сальдо по топливу; прибыль по рейсу; экономический эффект от заправок по странам с учётом установленных норм и стоимости топлива в различных странах.

Так же формируется ряд  бумажных отчётов для бухгалтерии.

Недостатком является то, что система не интегрируется  на данный момент с программными продуктами фирмы “1С”.

В настоящее время  применение информационных технологий сдерживается рядом причин, к числу  которых можно отнести не только значительные затраты, но и высокие требования к профессиональному уровню сотрудников организаций, неравномерное развитие информационных технологий на территории РФ, высокую стоимость пользовательских лицензионных продуктов, приводящую к применению услуг пиратских рынков, а следственно, нарушению законодательства.

Решение этих проблем  позволит эффективнее осуществлять планирование, прогнозирование, информационный обмен и другие задачи логистических  систем.

3. Система Euteltracs. Спутниковая система связи и контроля движения автомобильного транспорта Euteltracs обеспечивает высоконадежную и удобную двустороннюю текстовую связь диспетчера со всеми своими водителями в любой точке европейского континента в любое время суток, а также постоянное наблюдение за их движением по карте автодорог на экране компьютера.