Диагностика систем управления

Диагностика систем управления

 

Цель, задачи и роль диагностики  в системе управления.

 

На современном  этапе развития экономики, для которого характерна неустойчивость внутренней и внешней среды организации, важную роль приобретает проблема диагностики состояния организации. Диагностика осуществляется после обнаружения отклонения (проблемы) и подразумевает ответ на вопросы: что действительно происходит в организации (системе управления)? Каковы причины происходящего? Что за всем этим стоит?

Таким образом, диагностика – это процесс установления и изучения признаков, характеризующих состояние экономической системы, для предсказания возможных отклонений и предотвращения нарушений нормального режима их работы. Диагностика является своеобразным механизмом саморегулирования в системе, обеспечивающим обратную связь в контуре управления.

Основная  цель диагностики — ориентация управленческого процесса на достижение всех целей, стоящих перед предприятием. Для этого диагностика обеспечивает выполнение следующих задач:

• координация управленческой деятельности по достижению целей предприятия;

• информационная и консультационная поддержка принятия управленческих решений;

• создание и обеспечение функционирования общей информационной системы управления предприятием;

• обеспечение рациональности управленческого процесса.

 

 

Необходимость совершенствования диагностики  в настоящее время объясняется следующими причинами:

• повышение нестабильности внешней среды выдвигает дополнительные требования к системе управления организацией: смещение акцента с контроля прошлого на анализ будущего; увеличение скорости реакции на изменения внешней среды, повышение гибкости системы управления; необходимость в непрерывном отслеживании изменений, происходящих во внешней и внутренней средах организации; необходимость продуманной системы действий по обеспечению выживаемости организации и избежанию кризисных ситуаций;

• усложнение систем управления организации требует механизма координации внутри системы управления;

• информационный бум при недостатке релевантной (существенной, значимой) информации требует построения специальной системы информационного обеспечения управления;

• общекультурное стремление к синтезу, интеграции различных областей знания и человеческой деятельности.

Рассмотрим роль диагностики на различных этапах процесса управления.

На этапе планирования диагностика служит для:

• координации различных планов и разработки консолидированного плана в целом по организации;
• разработки методики планирования;
• предоставления информации для составления планов;
• проверки планов, составленных подразделениями организации.

    На этапе организации исполнения принятых решений:

• учет и контроль затрат и результатов деятельности подразделений и организации в целом.

    На этапе контроля и регулирования:

• сравнение плановых и фактических величин для измерения и оценки степени достижения цели;
• установление допустимых границ отклонений фактического состояния организации от плана;
• анализ отклонений, интерпретация причин отклонений фактического состояния от планового и выработка предложений по уменьшению данных отклонений.

    На этапе анализа управленческих решений и информационных потоков:

• участие в разработке архитектуры управленческой информационной системы (постановка задачи для программистов);
• сбор наиболее значимых для принятия управленческих решений данных;
• консультации по выбору корректирующих мероприятий и управленческих решений.

 

Виды диагностики  и их особенности

 

Можно выделить два вида диагностики: стратегическая диагностика и оперативная диагностика.

Сравним основные характеристики данных видов диагностики.

Стратегическая  диагностика несет ответственность за обоснованность стратегических планов и ориентирована на внешнюю и внутреннюю среду системы.

Цели стратегической диагностики:

• обеспечение выживаемости системы;
• проведение антикризисной политики;
• поддержание потенциала успеха.

    Главные задачи стратегической диагностики:

• участие в установлении количественных и качественных целей системы;
• разработка альтернативных стратегий;
• определение критических внешних и внутренних условий, лежащих в основе стратегических планов;
• определение узких и поиск слабых мест;
• определение основных подконтрольных показателей в соответствии с установленными стратегическими целями;
• сравнение плановых (нормативных) и фактических значений подконтрольных показателей с целью выявления причин, виновников и последствий данных отклонений;
• анализ экономической эффективности (особенно инноваций и инвестиций).

      Основные направления стратегической диагностики:

      Анализ внешней среды включает: анализ рынка капитала; анализ рынка сырья и материалов; анализ возможностей конкурентов; анализ экономико-политической сферы;  анализ рынка технологий; анализ рынка труда; изучение экологических проблем; изучение социально-политической сферы.

      Анализ внутренней среды: анализ  маркетинга; анализ людских ресурсов;  анализ технических и технологических  ресурсов; анализ проведения НИОКР;  анализ выпускаемой продукции; анализ существующей организационной структуры; анализ финансового состояния организации; оценка территориального расположения.

Оперативная диагностика несет ответственность за достижение краткосрочных целей и ориентирована на экономическую эффективность и рентабельность деятельности системы.

Цель оперативной диагностики – обеспечение прибыльности и ликвидности предприятия.

Главные задачи оперативной диагностики:

• руководство при планировании и разработке бюджета (текущее и оперативное планирование);
• определение узких и поиск слабых мест для тактического управления;
• определение всей совокупности подконтрольных показателей в соответствии с установленными текущими целями;
• сравнение плановых (нормативных) и фактических показателей подконтрольных результатов и затрат с целью выявления причин, виновников и последствий отклонений;
• анализ влияния отклонений на выполнение текущих планов.

    Основные  подконтрольные показатели оперативной  диагностики:

• рентабельность капитала;
• производительность;
• степень ликвидности.

  В зависимости от объекта диагноза диагностику подразделяют на диагностику финансово-хозяйственного состояния организации и организационную диагностику.

Диагностика финансово-хозяйственного состояния организации вызвана насущной необходимостью: организация не может позволить себе вести дела, не имея представления о соотношении доходов и расходов, не зная факторов, позволяющих добиваться превышения доходов над расходами.

 Основные цели диагностики финансово-хозяйственного состояния организации:

• объективная оценка результатов коммерческой деятельности, комплексное выявление неиспользованных резервов, мобилизация их для повышения экономической эффективности производства;
• постоянный контроль рациональности функционирования хозяйственных систем, контроль за выполнением планов и бюджетов, контроль за процессами производства и реализации продукции, а также своевременное выявление и использование текущих внутрипроизводственных резервов;
• прогнозирование хозяйственной деятельности, научное обоснование перспективных планов, оценка ожидаемого выполнения плана.

Главной целью анализа финансово-хозяйственного состояния организации является подготовка информации для принятия управленческих решений на всех ступенях иерархической лестницы.

Основные  задачи, решаемые при проведении диагностики финансово-хозяйственного состояния предприятия:

• проверка качества и обоснованности планов, бюджетов и нормативов;            

• объективное и всестороннее исследование выполнения установленных планов и бюджетов и соблюдения нормативов;

• комплексная оценка хозяйственной деятельности;

• анализ организационно-технического уровня производства и качества продукции;

• анализ зависимости "затраты — объем производства — прибыль";

• оценка эффективности функционирования производственных подразделений;

• обоснование решений по установлению внутренних цен на товары и услуги;

• анализ труда и заработной платы;               

• анализ эффективности использования материальных ресурсов;

• анализ эффективности использования основных фондов и работы оборудования;                             

• анализ себестоимости продукции;

• анализ прибыли и рентабельности;

• анализ финансового состояния;

• выявление и измерение внутренних резервов;

• испытание оптимальности управленческих решений.

Источники информации для диагностики финансово-хозяйственного состояния организации подразделяются на учетные и внеучетные.

Учетные источники  информации: бухгалтерский учет и  отчетность; статистический учет и  отчетность: управленческий учет и отчетность.

Бухгалтерский учет и отчетность наиболее полно отражают и обобщают хозяйственные средства и хозяйственные операции для контроля за выполнением установленных бизнес-планов. Анализ данных бухгалтерского учета позволяет скорректировать деятельность предприятия для улучшения выполнения месячных, квартальных и годовых планов.

Статистический учет и  отчетность, отслеживающие определенные экономические закономерности, служат важным источником анализа. На основе статистических данных аналитик может проследить динамику поведения затрат, аналитических показателей и т. д.

Управленческий учет и  отчетность используются как на отдельных участках хозяйственной деятельности, так и в целом на предприятии. Они обеспечивают более быстрое по сравнению со статистической и бухгалтерской отчетностью получение необходимой информации для анализа.

Внеучетные источники  информации: материалы ревизий, внешнего и внутреннего аудита; данные лабораторного и врачебно-санитарного контроля; результаты проверок налоговой службы; материалы производственных совещаний, собраний трудового коллектива; средства массовой информации; внутренние документы и переписка со сторонними организациями; сведения, получаемые от личного контакта с исполнителями.

Организационная диагностика, предназначенная для оценки различных аспектов деятельности организации и построения ее диагностического профиля.