Формы подачи новостных материалов и организация PR-коммуникаций

2. Внутренние презентации.

Относятся к тем ситуациям, когда организаторы и аудитория являются персоналом PR-субъекта, то есть членами одного коллектива. Иногда руководству компании бывает необходимо представить коллективу новую технологию документооборота, к примеру, или новую схему управления компанией. Возможно представление каких-либо проектов, важных для персонала. Проведение презентации позволяет за короткий отрезок времени донести до слушателей максимум информации. 

3. Продвигающие презентации.

Это презентации, в которых общение построено с целью продвинуть какую-либо идею в более широкую среду общественности, охватить ею как можно больше адресатов. Как правило, эта идея содержит новизну, является носителем имиджевой концепции.

4. Информационные презентации.

Обычно они проводятся для передачи технической информации или иной, связанной со сложными технологиями. Презентация помогает в этом случае более наглядно и доступно преподнести сложный материал,  добиться его усвоения и понимания аудиторией.

5. Нисходящие презентации.

Это разновидность внутренней презентации, когда руководство компании представляет некую идею для подчиненных.

6. Восходящие   презентации.

Также вариант внутренней презентации. Представление проекта или идеи «снизу», от подчиненных – к их управляющим, руководителям. 

7. Письменные презентации.

Они организуются как самостоятельно, так и в качестве дополнения к устным. В увлекательной и краткой форме преподносится та новая информация, которая является основой презентации. Схемы, диаграммы, фотоиллюстрации выразительно дополняют текст. Такая подборка может быть размещена в прессе или издана отдельным буклетом. На устной презентации она может служить раздаточным материалом.

Условия успешности презентации.

1.Увлекательность. Презентация – это событие, которое должно увлекать. Это не урок и не лекция. Это нескучное и полезное одновременно общение. Пожалуй, оно ближе к понятию «спектакль», так как есть сторона приглашающая, презентующая и берущая ответственность за то, что происходящее будет интересно приглашенным.

2. Содержательность. Пришедшие на презентацию получают важную и значимую для них информацию, которая им полезна. Даже если развлекательные моменты окажутся не в их вкусе (что нежелательно), но они не пожалеют о затраченном времени, так как будут удовлетворены содержанием.

3. Запоминаемость. Это крайне важное условие успешности презентации. Необходимо найти образное визуальное решение главной идеи презентации, тогда оно останется в памяти, будет заставлять возвращаться к предмету презентационного события много дней спустя. Чаще всего используются визуальные  выразительные средства и решения, совмещенные с юмором, аллегориями.

Могут быть использованы возможности мультимедийного изображения, которые имеют огромные ресурсы выразительности. Важно, чтобы хорошо поработали художники и режиссеры нашего «спектакля». Используются иногда игровые приемы, в сценарий презентации вводятся костюмированные персонажи, что также остается надолго в памяти гостей. 

Наиболее сложная, но особо запоминающаяся форма презентации – перформанс. Это оригинальное «действо», своего рода спектакль. В отличие  от более традиционной презентации перформансы отличаются интригующей режиссурой, аллегорическими приемами, поэтому используются редко и в определенной среде. Они более характерны для художественной и артистической среды. 

4. Активизация. Гости презентации не могут быть безучастными зрителями. Успешная, грамотная презентация – это интерактивное общение ведущих с залом. Формы активизации используются самые разные: от письменного и устного анкетирования приглашенных до прямого вовлечения их в действие. Но особенно важно – через убеждение побудить людей к действию, желательному для нас, организаторов презентации.

5. Сбалансированность. Эффективная презентация не должна иметь «флюсов», то есть преобладания каких-то элементов над другими. Например, не должна быть излишне информационной и сухой (в ущерб увлекательности) или слишком поверхностной, развлекательной (в ущерб содержательности). С одной стороны, презентация содержит объективную информацию, новость, с другой – ей может быть присущ индивидуальный стиль. Важно сбалансировать презентацию и по времени, отведенному для ведущих, для демонстрации, для угощения. 

Схема проведения презентации предполагает цепь накладывающихся друг на друга событий, а именно:

•  приглашение и встреча;

•  пресс-конференционная часть;

•  презентационная часть;

•  неформальное общение;

•  сопровождение (дополнение) общения;

•  прощание и «одаривание».

На пресс-конференционную часть можно приглашать всех, но, скорее всего, 80– 90% из числа нежурналистов эту часть проигнорируют. Пресс-конференционный блок стоит разделять с презентационным, поскольку органично перейти от одной части к другой достаточно трудно, а само разделение может выглядеть искусственным.

Неформальное общение – это либо коктейль (с напитками и минимумом закусок), либо фуршет («усиленный коктейль», который может включать горячие блюда, десерт, кофе и т. д.), либо обед (с выбором блюд из меню либо без такового). Общение обычно сопровождается негромкой фоновой музыкой, лучше «живой» (фортепьяно, джаз, камерный оркестр); возможны ненавязчивые и недлинные вокальные вставки.

Выделение специального этапа – «прощания» – продиктовано тем, что неплохо, если человек уйдет с презентации с подарком (книгой, бутылкой вина, компакт-диском и проч.). Если раздавать подарки в начале, они превратятся в некоторую обузу, которую некуда деть, а когда человек уходит – подарок окажется в самый раз.

И еще один важный момент: любая презентация – это фактически несколько презентаций одновременно, поскольку те, кто хвалит «именинника», изо всех сил презентуют себя, а организаторы действия активнейшим образом демонстрируют свои возможности. Журналисты становятся инструментом для первых, вторых и третьих.

Технология подготовки о проведения презентации (практические рекомендации)

1. Сформулировать цели презентации. Целью может быть создание информационных поводов для представителей СМИ в целях продвижения нового товара, идеи, проекта и пр.

2. Определить целевую группу или группы. Это могут быть журналисты и руководители местных (региональных, федеральных) печатных и электронных СМИ, представители административной и политической элиты, партнеры, лучшие клиенты, друзья компании и пр.

3. Определить место проведения презентации. Например, известное, привлекательное и комфортное место, до которого удобно добираться. Как вариант: можно устроить сбор участников презентации рядом с известным местом, а затем автобусом отвезти участников к месту презентации. Помещение должно позволять свободно перемещаться всем участникам презентации, прежде всего – операторам телеканалов, а также иметь хорошее освещение и акустику. Место не должно вызывать негативных ассоциаций:  связь с бандитами и т. п.

4. Оповещение о событии и приглашение участников.

1.   Событие проводить в  четверг. Это даст возможность транслировать его в четверг во второй половине дня. Журналисты газет, которые верстают газеты в субботу и воскресенье, будут иметь лишний день на подготовку материала.

2.   О событии известить  все СМИ в понедельник с  помощью курьерской развозки по редакциям. Развозку начать с тех газет, которые выходят из печати во вторник, возможно, они дадут информацию о наступлении события. Приглашение должно иметь красивый дизайн.

3.   На роль курьера назначается  красивая и уверенная в себе девушка. Если презентация проходит в городе с небольшим количеством СМИ (областной центр с числом жителей 300 тыс. – 1,5 млн. чел.), то курьер вполне может встретиться с руководителем каждой газеты, каждого телеканала, лично вручить приглашение и убедить направить журналиста на событие. Ему придется объяснять, что специальной оплаты за публикацию не будет, но что событие действительно значимое и интересное и для газеты будет престижно прислать своего представителя и дать о нем репортаж. Желательно сразу же выяснять, кто от данного СМИ примет участие в презентации.

4.   В среду необходимо прозвонить  все редакции, напомнить о событии, спросить, придут ли журналисты и кто именно. В четверг утром повторить обзвон редакций, напомнить и уточнить, кто придет.

5.   Постоянно подчеркивать, что имена участников нужны для более эффективной организации презентации, для правильного оформления подарков. Желательно также убедить редакции СМИ в том, чтобы их представители своевременно, без опозданий, прибыли к месту презентации.

5. Регистрация участников. Всех участников встречают и регистрируют специально выделенные для этой цели сотрудники. Они отмечают прибывших согласно списку и выдают каждому участнику бейджик с фамилией, именем и названием СМИ.

6. Для ведения самой презентации следует пригласить постороннего человека. Человек должен иметь такие качества, как коммуникабельность, раскованность, уверенность, а также приятную внешность и внушающий доверие тембр голоса. Возможно привлечение известных журналистов, важно, чтобы отношение к ним соответствовало тематике презентации.

7. Для участников презентации приготовить подарки.   Подарочный  набор,  имеющий  отношение к презентуемому товару (проекту), набор фотографий, которые рассказывают о предыдущих мероприятиях компании. В ходе официальной части презентации можно сделать коллективный снимок участников с хозяевами компании в то время, пока идет неофициальная часть, сделать фотографии и по окончании события подарить их каждому участнику.

8. Раздаточный материал для участников презентации. Должен включать информацию о состоянии рынков продукта, об истории компании, о сортах выпускаемого товара, высказывания известных людей о предмете презентации. Материал должен быть красиво оформлен, распечатан на принтере, переплетен.

9. В ходе неофициальной части презентации нужно предусмотреть возможность того, чтобы те журналисты, которые захотят взять эксклюзивное интервью, удовлетворили бы свою потребность. Для этого им нужно подсказать, у кого из хозяев презентации и компании им можно получить эксклюзив.

10. Список потенциальных участников. Имея такой список, будет намного легче угадать, а если удастся, то и спроектировать ход пресс-конференции.