Формальные каналы коммуникации и типы передаваемой информации

 

 

 

 

1. ФОРМАЛЬНЫЕ КАНАЛЫ КОММУНИКАЦИИ  И ТИПЫ ПЕРЕДАВАЕМОЙ ИНФОРМАЦИИ

1.1 Каналы коммуникации

Прежде чем перейти  к вопросу рассмотрения понятия  формального канала коммуникации, необходимо обозначить значение самого понятия  канала коммуникации. Итак, рассмотрим данный термин в понимании различных  авторов:

С точки зрения Е.А. Моисеенко, канал коммуникации представляет собой  специальный маршрут или технологию, используемую для передачи сообщения получателю [1,с.48].

С другой стороны в работе «Общая теория социальной коммуникации»  А.В.Соколов трактует коммуникационный канал, как реальную или воображаемую линию связи (контакта), по которой сообщения движутся от коммуниканта к реципиенту. Наличие связи – необходимое условие всякой коммуникационной деятельности, в какой бы форме она ни осуществлялась (подражание, управление, диалог). Коммуникационный канал предоставляет коммуниканту и реципиенту средства для создания и восприятия сообщения, т.е. знаки, языки, коды, материальные носители сообщений, технические устройства [2].

Рассмотрев трактовки  авторов о понятии можно сделать вывод, что канал коммуникации представляет собой обмен информацией в процессе деятельности, общение (а также пути сообщения). С помощью коммуникационных каналов осуществляется взаимодействие между элементами управленческой структуры.

Опираясь на пособие Е.А. Моисеенко и на работу В.А. Спивака «Современные бизнес-коммуникации», можно выделить основные виды каналов коммуникации, которые упоминаются и в той и в другой работах:

- формальные каналы;

- неформальные каналы.

В рамках данной работы подробнее  рассмотрим формальные каналы коммуникации.

1.2 Формальные каналы коммуникации

В понимании Е.А. Моисеенко формальные каналы установлены административно в соответствии с должностной организационной структурой и связывают людей по вертикали и горизонтали внутри трудового коллектива. В организациях всегда существует некий баланс формальных и неформальных информационных потоков с превалированием то одного, то другого [1, с. 48].

В.А. Спивак формальными каналами коммуникации называет те каналы, которые установлены руководством. Линии, связывающие должностных лиц и подразделения организационной структуры компании, обычно и представляют собой формальные каналы коммуникации [3, с. 39].

Формальные коммуникационные каналы часто описывают в терминах направлений – «вниз», «вверх», «горизонтально».

Формальные каналы коммуникации подразделяются на вертикальные и горизонтальные, а вертикальные в свою очередь на восходящую и нисходящую. Рассмотрим подробнее данную классификацию.

1.2.1 Вертикальные каналы

Вертикальные каналы коммуникаций – каналы, связывающие разные управленческие уровни в организации. Нисходящие каналы коммуникаций представляют собой потоки от директора к подчиненному, от тех, кто разрабатывает политику, к исполняющему персоналу. Вертикальная коммуникация сверху вниз включает письменные и устные методы.

В вопросе касающегося  основных типов коммуникаций направленных вниз, многие авторы схожи в своих  размышлениях, поэтому рассмотрим их по В.А. Спиваку. Итак, основными типами коммуникаций, направленных вниз являются:

- Инструкции по выполнению  работ разъясняют, как должно  быть выполнено задание. Такие  инструкции даются в виде письменных  технических условий, технических  заданий, руководств по обучению, по проведению занятий,при обучении на рабочем месте.

- Логическое обоснование  работ информирует работников  о том, как их задачи соотносятся  с другими работами в данной  организации. Во многих организациях  эта связь стала плохо просматриваться  из-за глубокой специализации.

- Коммуникации, направленные  на разъяснение политики и  методики, объясняют работникам  правила и личные преимущества, которые обеспечены их работодателем.

- Обратная связь включает  сообщения, которые информирую  работников о том, удовлетворительно  ли они выполняют свою работу.

- Внушающая коммуникация  направлена на обеспечение поддержки  определенной организационной задачи  со стороны работников [3, с.40].

Помимо того, что сообщения  путешествуют вниз по организациям, они  имеют свойство искажаться. Зачастую многие сообщения так и не доходят  до адресата. Чем больше существует придаточных звеньев в передаче нисходящей информации, тем она больше изменяется и теряется. Идет объективный  процесс искажения полученных сведений. Информация, получаемая сверху, не утаивается и не искажается кем-то специально или сознательно; просто полноте передачи препятствуют коммуникативные барьеры.

Кроме нисходящих каналов  в организациях существуют также  восходящие, о них более подробно пишет Е.А. Моисеенко, в пособии «Коммуникации в бизнесе». Рассмотрим ее трактовку восходящих каналов коммуникации.

Восходящие каналы коммуникаций – каналы, по которым передается информация от подчиненных к руководству. Восходящие каналы являются главным  средством поступления информации на более высокие уровни организаций, на которых принимаются важные решения. Отдельный служащий сообщает о проблеме или передает запрос своему непосредственному  начальнику. Если непосредственный начальник  не в состоянии удовлетворить  запрос или принять решение немедленно, то сообщение пересылается руководителю, находящемуся  на более высоком  уровне [1, с. 52].

Мнения авторов по видам  информации, передаваемых снизу вверх по организационной структуре совпадают, поэтому рассмотрим следующие виды по трактовке В.А. Спивака:

- что сделал данный  служащий;

- что сделали подчиненные  данного служащего;

- что сделали другие  служащие, равные ему по статусу;

- какие проблемы есть  у конкретного служащего;

- какие проблемы есть  в отделе данного служащего;

- что, по мнению служащего,  необходимо предпринять;

- каково восприятие служащим  своих показателей работы;

- какие аспекты политики  и практики организации нуждаются  в корректировке [3, с 40].

На основе вышесказанного можно сделать вывод о том, что наиболее точные коммуникации снизу  вверх могут оповещать менеджера  о состоянии подчиненных, также  помогать ему правильно определять качества работников и открывать пути для более эффективных коммуникаций сверху вниз. В то же время такой вид коммуникаций зачастую бывает искаженным, так как работники чаще будут говорить начальнику то, что он хочет услышать, а не то, что есть на самом деле. Говоря всю правду начальству, работники подвергаются риску быть уволенными [1].

Поскольку коммуникации, направленные вверх, часто считаются менее  важными, чем коммуникации, направленные вниз, ими иногда пренебрегают, несмотря на то, что они наиболее важны. Это вызвано тем, что они являются главным средством поступления информации на более высокие уровни организаций, где принимаются важнейшие решения.

При организации коммуникационного  процесса, когда получателем информации выступает сам менеджер, коммуникационный процесс включает в себя ряд этапов, который рассматривает А.В. Бусыгин в своей работе «Эффективный менеджмент».

1. Выявляется потребность в конкретной информации и объем необходимой информации.
2. Определяются возможные информаторы, выбирается наиболее приемлемый.
3. Обеспечивается доступность к информатору.
4. Происходит получение информации.
5. Расшифровка информации.
6. Анализ информации и осуществление значимых для организации выводов.
7. Осмысление выводов.
8. Принятие решения о форме использования полученной информации и выводов.
9. Учет информации при принятии решения основного характера.

Для того чтобы улучшить восходящие потоки можно использовать следующие вспомогательные системы, которые выделил Бусыгин:

1. Систему действий, обозначаемых термином «политика открытых дверей». Это готовность руководителя любого ранга выслушивать предложения рядовых работников.
2. Систему действий, называемую «выведением управления за пределы кабинета». Эта система называется еще «видимым управлением», «управлением путем обхода рабочих мест». Конечно, она имеет свои плюсы и минусы. Обход предприятия, учреждения – хороший способ познакомиться с положением дел непосредственно. Однако не следует делать это слишком часто [4, с. 916].

Несомненно, системы, выделенные Бусыгиным, могут улучшить восходящие потоки, так как любое взаимодействие персонала с руководителем помогут  в наибольшей степени сообщить работникам о всевозможных проблемах, а руководителю, опираясь на полученную информацию, принимать  решения для исправления неполадок.

1.2.2 Горизонтальные каналы

Помимо того, что формальные каналы коммуникации подразделяют на вертикальные, существуют также горизонтальные каналы коммуникации. Рассмотрим трактовку понятия по Моисеенко Е.А.

Горизонтальнее каналы коммуникаций отражают отношения отделов организации  на одном иерархическом уровне. Горизонтальные коммуникации лучше всего показывают уровень координации в организации. Конечно, в организации без таких  каналов, т.е. общения сотрудников  между собой, находящихся на одном  уровне, не возможно.

Опираясь на пособие Е.А. Моисеенко и работу В.А. Спивака, выделим четыре главных цели использования горизонтальных каналов:

1. Координация работ;
2. Решение проблем;
3. Разделение информации;
4. Разрешение конфликтов.

Стиль горизонтальных коммуникаций отличается от стиля коммуникаций между  подчиненными и начальниками, потому что они происходят между служащими  практически одного уровня иерархической  структуры. Они осуществляются скорее в консультативном, убеждающем, напоминающем стиле , чем в директивном.

Помимо этого, Спивак В.А. рассматривает позитивное значение информативности человека о происходящих событиях, их причинах и возможных последствиях. Он выделяет его в нескольких плоскостях:

1. доступ к информации является признаком уважительного отношения организации к работнику и предполагает ответное выражение уважения в форме добросовестного исполнения обязанностей;
2. информативность, а еще лучше – участие в принятии решений, формирует чувство причастности к происходящему в организации, чувство собственной значимости, позволяет человеку планировать свое развитие и карьеру. Это определяет положительную установку на труд в этой организации и стремление к успеху именно в ее структуре, создает ощущение удовлетворенности трудом и ориентирует служащего на полную отдачу;
3. информативность снижает потребность в получении информации из других источников, удовлетворяет естественное любопытство и препятствует появлению неформальных групп и лидеров на почве недостатка информации;
4. в организациях с развитой системой информирования сотрудников снижается действенность такого неформального вида коммуникаций, как слухи, которые ухудшают социально-психологический климат в коллективе [3, с. 41].

На основе этого можно  сделать вывод о том, что информативность  несет за собой положительные  перспективы, складываются благоприятная  обстановка как в трудовом коллективе, так и с руководителем, поднимает  чувство собственной значимости в организации и препятствует появлению нежелательной информации.