Бухгалтерский учет и аудит прочих доходов и расходов

     Вот те требования, которым должны отвечать произведенные организацией расходы:

     1) расходы должны быть обоснованны;

     2) расходы должны быть документально подтверждены;

     3) расходы должны быть произведены для деятельности, направленной на получение дохода.

     Эти требования являются обязательными для принятия произведенных расходов в уменьшение доходов. Если расход не соответствует хотя бы одному из перечисленных требований, то такой расход для целей налогообложения не учитывается (п. 1 ст. 252, п. 49 ст. 270 НК РФ).

     Обоснованными расходами являются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

     Экономическая оправданность расходов является одним из основных источников споров с налоговыми органами. Дело в том, что налоговики слишком широко толкуют это понятие. Вот некоторые причины, которые признают расходы необоснованными:

     -они не привели к получению доходов в налоговом (отчетном) периоде;

     -в результате их осуществления компания получила убыток;

     -размер расходов не соответствует финансовому состоянию дел организации;

     -произведенные расходы не связаны с основными видами деятельности компании и т.д.

     Так, например, приобретение организацией с ежемесячными оборотами порядка 90 000 руб. автомобиля стоимостью 3 000 000 руб. наверняка вызовет вопросы у налоговых органов. Также не оставит равнодушными инспекторов ситуация, когда убыточная компания приобретает консультационные услуги, стоимость которых в десятки раз превышает сумму ее выручки.

     В приведенных примерах на лицо явное несоответствие понесенных расходов финансовому состоянию дел организации. Однако даже этот факт не означает, что ваши расходы автоматически можно признать экономически необоснованными. В первую очередь потому, что критерии "соответствие понесенных расходов финансовому положению налогоплательщика" в Налоговом кодексе РФ нет.

     Зачастую экономическая оправданность понесенных расходов оценивается проверяющими инспекторами исходя из субъективных представлений о содержании и смысле хозяйственной деятельности предприятия: не принимаются во внимание стратегия его развития, сложившиеся отношения с контрагентами, рисковый характер предпринимательской деятельности и прочие факторы. Причем многочисленная судебная практика по этому вопросу не раз обращала внимание на то, что при оценке экономической оправданности нужно исходить из конкретных обстоятельств финансово-экономической деятельности организации.

     Для того чтобы расходы учесть, их нужно документально подтвердить. Это одно из требований, установленных п. 1 ст. 252 НК РФ.

     Какие же документы нужно оформить, чтобы подтвердить осуществленные расходы?

     Статья 252 НК РФ разрешает подтверждать расходы любыми документами, которые оформлены в соответствии с законодательством Российской Федерации. В том числе документами, которые косвенно подтверждают произведенные расходы, например:

     -таможенной декларацией;

     -приказом о командировке;

     -проездными документами;

     -отчетом о выполненной работе в соответствии с договором.

     Если расходы произведены на территории иностранного государства, то для их подтверждения можно представить документы, которые действуют в этом государстве. Документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н). Такой перевод может сделать как профессиональный переводчик, так и специалист самой организации.

Таблица 2.1

Документы, которые требуют оформлять органы для подтверждения некоторых расходов.

Вид расхода		Перечень документов	Основание
Сотовая связь для работников		Договор с оператором сотовой связи; утвержденный руководителем перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи; приказ руководителя об установлении лимита расходов на связь; детализированные счета оператора связи.	Письма Минфина России от 19.01.2009 N 03-03-07/2, от 05.06.2008 N 03-03-06/1/350
Содержание и эксплуатация служебных автомобилей	Путевые листы; авансовые отчеты подотчетных лиц; талоны на ГСМ, кассовые чеки; акты выполненных ремонтных работ и т.п.		Письмо Минфина России от 11.01.2006 N 03-03-04/2/1
Аренда         недвижимости	Договор аренды; акт        приемки-передачи арендованного       имущества; документы, подтверждающие оплату арендных платежей.		Письмо Минфина России     от 13.10.2011   N 03-03-06/4/118

Продолжение таблицы 2.1

Расходы на     аренду         транспортного  средства с     экипажем

Договор аренды; акты приемки оказанных  услуг; приказ руководителя организации  о закреплении арендованных автомобилей  за сотрудниками; заявки на использование арендованных автомобилей; копии путевых листов для определения маршрута движения и времени использования автомобилей.

Письмо УФНС России по г. Москве от 30.04.2008      N 20-12/041966.1

Документы, которые требуют оформлять  органы для подтверждения некоторых  расходов.

Вид расхода		Перечень документов	Основание
Аренда (лизинг) имущества		Договор аренды (лизинга); акт        приема-передачи имущества; платежные (расчетные) документы.	Письма Минфина России от 16.11.2011 N 03-03-06/1/763, ФНС России от 05.09.2005 N 02-1-07/81, УФНС России по г. Москве от 01.04.2008
Командировочные расходы		Авансовый отчет; командировочное удостоверение (при командировках по РФ и в некоторые государства СНГ); документы о найме жилого помещения; транспортные документы и другие оправдательные документы.	Письма Минфина России     от 14.09.2009      N 03-03-05/169,    от 17.05.2006      N 03-03-04/1/469
Расходы на     научные        исследования   и (или) опытно- конструкторские разработки	Договор на выполнение НИОКР; акт сдачи-приемки выполненных работ.		Письмо Минфина России     от 09.04.2003      N 04-02-05/3/26

Продолжение таблицы 2.1

Документы, которые требуют оформлять органы для подтверждения некоторых расходов.

Вид расхода		Перечень документов	Основание
Расходы на     приобретение   питьевой воды		Справка Госсанэпиднадзора о          несоответствии водопроводной воды, поступающей в организацию,           и опасности использования ее в качестве питьевой; первичные документы на приобретение питьевой воды.	Письма ФНС России  от 10.03.2005      N 02-1-08/46,     УФНС России по     г. Москве          от 30.01.2009      N 19-12/007411
Транспортные   услуги		Товарно-транспортные накладные;  транспортная накладная; путевые листы.	Письма Минфина России    от 27.02.2012  N 03-03-06/1/105,  от 27.02.2012      N 03-03-06/1/99,  от 17.08.2011      N 03-03-06/1/492
Расходы на     подготовку и   переподготовку кадров на      территории     иностранного   государства	Договор (контракт) на обучение;      программа обучения; свидетельства  или сертификаты, выдаваемые по завершении обучения.		Письмо УФНС России по г. Москве       от 17.02.2006      N 20-12/12674
Расходы на     возмещение     работникам     затрат по уплате         процентов по   займам (кредитам)     на приобретение и (или)        строительство  жилого         помещения	Копия договора займа; копии квитанций об уплате работником процентов; документы, подтверждающие факт возмещения процентов работодателем; договор работника с работодателем на возмещение расходов по уплате процентов; копия документа, подтверждающего приобретение жилого помещения; трудовой или коллективный договор, содержащий условие о возмещении работнику процентов по займу на приобретение жилого помещения.		Письма             Минфина России     от 12.03.2012      N 03-03-06/1/122, от 16.11.2009      N 03-03-06/2/225

 

Договор на оказание услуг связи  может быть заключен непосредственно  с работником, а организация компенсирует работнику его затраты. Такие  расходы, по нашему мнению, подтверждаются теми же документами, как и в том  случае, если договор с оператором связи заключен от имени организации. В то же время УФНС России по г. Москве полагает, что детализированного  отчета оператора недостаточно для  подтверждения производственного  характера переговоров. По мнению налоговиков, к отчету необходимо приложить составленную организацией в произвольной форме  расшифровку, которая подтверждает, что переговоры велись с контрагентами  или потенциальными контрагентами  налогоплательщика.

Форма путевого листа организацией, которая не является автотранспортной, может быть разработана самостоятельно в соответствии со ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Автотранспортные организации также  могут не применять унифицированную  форму путевого листа, однако в самостоятельно разработанной форме им следует  отразить все реквизиты путевого листа, утвержденные Приказом Минтранса  России от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении  Обязательных реквизитов и порядка  заполнения путевых листов" (ст. 6 Устава автомобильного транспорта и  городского наземного электрического транспорта).

До 1 января 2013 г. контролирующие органы поясняли, что для документального  подтверждения понесенных расходов используется самостоятельно разработанный  путевой лист, который должен содержать  обязательные реквизиты. Суд может  счесть расходы на ГСМ, подтвержденными и без путевых листов, если у организации есть иные документы, подтверждающие указанные затраты.

В некоторых случаях расходы  на аренду можно подтвердить без  договора аренды. Например, если продавец объекта недвижимости пользовался  участком, на котором расположен такой  объект, на праве аренды. При покупке  недвижимости к покупателю вместе с  недвижимостью переходит, и право аренды части земельного участка, которая занята объектом недвижимости и необходима для его использования, на тех же условиях и в том же объеме, что и прежним собственником недвижимости. При этом не требуется заключать договор аренды между собственником земельного участка и покупателем недвижимости. По нашему мнению, данное правило применимо также в случае передачи недвижимости в качестве оплаты вклада в уставный капитал.

В этих ситуациях для документального  подтверждения затрат на уплату арендных платежей за такие земельные участки  достаточно, чтобы соответствующий  договор аренды был заключен с  предыдущим собственником недвижимости. Однако во избежание возможных споров с налоговиками рекомендуем все  же по возможности переоформить договор  аренды земельного участка на вашу организацию.

Некоторые суды считают, что учесть расходы на транспортные услуги можно  и при отсутствии товарно-транспортных накладных, если есть иные подтверждающие документы. Например, счета-фактуры, квитанции  о приеме груза, тарифы экспедитора, маршрутные листы, акты сдачи-приемки  оказанных услуг и др. Однако есть и противоположные решения, в  которых судьи указывают, что  при перевозке груза любым  видом транспорта обязательно нужны  транспортные накладные. Аналогичную  позицию поддерживают и налоговые  органы. Если организация применяет кассовый метод, то расходы признаются после их фактической оплаты. При этом оплатой товара, работ, услуг и (или) имущественных прав признается прекращение встречного обязательства их приобретателя перед продавцом.

Как видим, в норме говорится  о прекращении встречного обязательства. Это значит, что авансы (предоплата), уплаченные вами поставщикам, не признаются расходами. Моментом признания расходов при перечислении авансов будет  являться дата отгрузки товара, оказания услуги, выполнения работы или передачи имущественного права

Кроме того, в отношении отдельных  видов расходов ст. 273 НК РФ устанавливает  особенности их признания.

 

 

 

 

 

Таблица 2.2

Виды  расходов и их признания.

 

Вид расхода	Порядок учета
1. Материальные расходы (кроме      расходов по приобретению сырья и    материалов)                         2. Расходы на оплату  труда          3. Оплата процентов по  займам       (кредитам)                          4. Оплата услуг третьих  лиц	Признаются на одну из дат:          - списания денежных средств  с       расчетного счета;                   - выдачи денежных средств  из кассы;  - погашения задолженности  иным      способом
Расходы по приобретению сырья и     материалов	Признаются по мере списания данного  сырья и материалов в производство
1. Амортизационные отчисления по    оплаченному амортизируемому         имуществу                           2. Расходы на освоение  природных    ресурсов                            3. Расходы на НИОКР	Признаются в том отчетном           (налоговом) периоде, в котором были начислены
Расходы на уплату налогов и сборов	Признаются в том отчетном           (налоговом) периоде, в котором      погашена задолженность  по уплате    налогов и сборов