Этикет деловых приемов

Этикет деловых  приемов

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

на тему: Этикет деловых  приемов

по дисциплине Этика и  культура управления

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение

1. Деловые приемы

Цель и назначение деловых  приемов

Виды деловых приемов

Дневные приемы

Вечерние приемы

Приглашение

Рассадка за столом

Украшение стола и сервировка

Поведение за столом

Меню и очередность  подачи блюд

Что и как едят

Беседа за столом

1.10 Десерт

1.11 Напитки

Заключение

Библиографический список

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Сегодня, как никогда раньше, деловые отношения развиваются  и укрепляются в процессе общения. Общение происходит не только во время  переговоров, бесед, но и на приемах, за едой.

При словах "прием", "банкет", "ужин" обычно возникают ассоциации, связанные с отдыхом, развлечениями  и тому подобными приятными вещами, не требующими напряжения и мобилизации  сил, профессиональной компетентности, умения следить за собой.

Однако прием в деловой  сфере – это, прежде всего, служебные обязанности, причем не только для организации-хозяйки, принимающей гостей, но и для организаций, выполняющих роль гостей.

Исторически сложилось так, что приемы играют важную роль в  развитии деловых контактов. Необходимо подчеркнуть, что основным содержанием  приемов является не употребление пищи и дегустация напитков. Приемы носят  деловой характер, они проводятся с целью углубления и расширения контактов, получения нужной информации в неофициальной обстановке. Цель любого приема - способствовать заключению взаимовыгодных договоров.

В беседах на приемах происходит взаимный обмен мнениями и информацией, и полезность этого обмена зависит  от опыта и дипломатического умения каждого из собеседников. На приеме приходится встречаться и беседовать со многими людьми, представляющими  различные круги общества. И это  является продолжением служебной деятельности. Когда разговоры о делах идут у вас вперемежку с салатом  или с запусками, помните: дело - прежде всего.

Тема деловых приемов - очень широкая, затрагивающая большое  число аспектов, поэтому разделим ее на составляющие компоненты.

 

1. ДЕЛОВЫЕ ПРИЕМЫ

1. Цель и назначение деловых приемов

Деловые приемы хотя и имеют  более свободную, раскованную атмосферу, нежели деловая встреча или деловые  переговоры, однако преследуют ту же самую  цель: заключение взаимовыгодных сделок.

Полуофициальная обстановка приемов позволяет присутствующим завязать полезные знакомства, обсудить в целом будущие выгодные для  участвующих партнеров контракты, расширить и углубить уже имеющиеся  контакты, обменяться взглядами и  мнениями, позволяющими лучше узнать экономические, финансовые и прочие позиции и притязания будущих  партнеров, их особенности в организации  дела. Кроме того, для опытного бизнесмена наблюдение за поведением, поступками приглашенных на прием может быть источником информации, которая в  свою очередь послужит одной из базовых  составляющих при принятии решений  о заключаемой сделке.

Очевидная польза от организации  приема состоит еще и в следующем: иногда переговоры между двумя фирмами  затягиваются, возникает тупиковая  ситуация, когда ни одна, ни другая сторона  не хочет (или не может) уступить, пойти  на компромисс и в то же время  не желает прекратить переговоры, поскольку  есть вполне реальная возможность получения  выгоды. Многоразовые встречи и обсуждения не приводят к ликвидации тупиковой  ситуации, безрезультатная дискуссия  продолжается. В таком случае часто  организация приема - завтрака, ужина, обеда - помогает создать непринужденную атмосферу, ближе узнать партнеров, облегчает проведение переговоров  и способствует заключению контрактов.

Итак, цель любого делового приема - способствовать заключению взаимовыгодных договоров.

Кроме этой цели есть и другая: отпраздновать юбилей фирмы, достижение значительных финансовых результатов, расширение сферы деятельности фирмы, поскольку это дает повод провести время в непринужденной, радостной обстановке.

На выставках, ярмарках и  других торговых мероприятиях, как  правило, также устраиваются деловые  приемы с целью создания благоприятных  неформальных условий для развития партнерства. Однако стоит напомнить, что участие сотрудников приглашенной организации в деловом приеме - это не просто приятное времяпровождение, а исполнение служебных обязанностей. Менеджер (или рядовой сотрудник), приглашенный на прием, прежде всего, должен постараться поговорить с интересующими его фирму людьми, лучше узнать склонности, привычки, а следовательно, и характер предполагаемых партнеров, упрочить знакомство, завязать беседу на важную для него и его фирмы тему.

Если же менеджер принадлежит  к работающим на фирме, проводящей прием, его обязанности усложняются - на протяжении всего приема он должен следить за его ходом и проводить  представление приглашенных друг другу, организовывать многочисленные встречи  и беседы отдельных групп гостей, следить за тем, чтобы никакой  гость не оказался в одиночестве, поскольку это может подействовать  на него угнетающе и испортить  впечатление от приема. Кроме того, сотрудники фирмы-хозяйки должны на протяжении всего приема осуществлять контроль за обслуживающим персоналом, чтобы не допустить сбоев и ошибок в обслуживании.

Деловые приемы можно классифицировать следующим образом:

• приемы, проходящие сидя, с наличием посадочных мест;

• приемы стоя - без посадочных мест.

Кроме того, приемы можно  разделить на дневные (рабочий завтрак, завтрак) и вечерние ( коктейль, бокал шампанского, обед).

 

 

 

 

1.2 Виды деловых  приемов

1.2.1 Дневные приемы

1. Рабочий завтрак: начало в 8.15-9.00. Длительность - от 30 минут до 1 часа.

Одежда - повседневный деловой  костюм. Цель - решение принципиальных вопросов по намечаемым договорам, сделкам  и пр. одновременно с завтраком - из соображений экономии времени.

Рабочий завтрак целесообразен, если число участвующих невелико - не более пяти человек.

Алкогольные напитки не подаются, меню ограничено, супруги бизнесменов  не приглашаются.

2. Завтрак: начало - 12.00-12.30. Продолжительность - 1-1,5 часа. Одежда - повседневная деловая. Меню: холодные  закуски, одно-два горячих блюда,  десерт, кофе. Напитки - сухие вина, шампанское. Супруги бизнесменов  не приглашаются (но может быть  исключение).

В целом дневные приемы носят менее торжественный и  более деловой характер, чем вечерние.

 

1.2.2 Вечерние приемы

3. Коктейль, бокал шампанского - небольшой по длительности прием (1,5-2 часа), как правило, проходит стоя. Напитки, как и горячие и холодные закуски, разносятся официантами. Иногда такой вид обслуживания дополняется еще несколькими буфетами-стойками, где желающим предлагаются напитки. Начало приема - приблизительно в 17 часов.

4. "А ля фуршет" («a la fourchette» - фр. - вилкой: так как "а" - предлог, обозначающий творительный падеж, а «la fourchette» - вилка). Продолжительность та же, что и у приема типа "коктейль", время начала приема - также около 17 часов.

Этот прием проводится стоя, но есть следующее отличие: на приеме "а ля фуршет" накрываются  столы с закусками, горячими блюдами, а также с посудой и приборами. Гости сами накладывают в свои тарелки желаемые блюда. Однако название приема подсказывает, что на столах находятся только те блюда, которые можно есть без использования ножа, стоя, т.е., держа тарелку в левой руке, а вилку - в правой.

Одежда на приемах типа "коктейль", «бокал шампанского» и "а ля фуршет" - обычный костюм, но более темного цвета, женские костюмы более нарядные, менее жесткие требования к украшениям.

5. Буфет-обед - прием, начало которого назначается примерно на 18-20 часов. Принципиальное отличие от приемов "коктейль" и "а ля фуршет", кроме времени начала и продолжительности (2,5-3 часа), в том, что хотя кушанья и приборы находятся на большом столе, играющем роль буфета, однако этот прием проходит не стоя, а сидя. В зале устанавливаются столы, и приглашенные, самостоятельно выбрав закуски, садятся за столы. Поскольку в этом случае усаживаться за один длинный стол было бы неудобно (тарелки в руках у гостей, разное время занятия места за столом), столы ставятся таким образом, чтобы за каждым могли разместиться 4-6 человек.

Хотя это и вечерний прием, однако, смокинг и вечернее платье не обязательны, поскольку прием предполагает самообслуживание, гостья в вечернем платье будет чувствовать себя неудобно, шествуя с тарелкой по залу в поисках места.

6. Обед - самая торжественная  форма приема. Отметим, что на  обед часть самых уважаемых  гостей, например, первые лица фирмы, могут быть приглашены с супругами (на все прочие перечисленные формы деловых приемов супруги не приглашаются).

 

 

 

 

 

 

1.3 Приглашение

 

Говоря о правилах этикета, учитываемых в организации деловых  приемов, следует, прежде всего, упомянуть о приглашениях.

Приглашения обычно выполнены  типографским способом, а дополнительные сведения (фамилия, имя, отчество приглашаемого) могут быть вписаны от руки.

В приглашении не ставятся дата отправления и подпись.

Первые строки приглашения  дают информацию о том, кто (какая  организация) и по какому поводу приглашает на прием. Обычно используется оборот "приглашает" или "имеет честь  пригласить", далее идет фамилия, имя, отчество приглашаемого.

Иногда фирма-хозяйка  отправляет приглашение другой фирме  без указания фамилий приглашаемых. Текст может быть примерно следующим: "Фирма М приглашает двадцать сотрудников фирмы N на банкет по случаю...". В современной деловой практике это встречается довольно часто. В такой ситуации фирма, сотрудников которой приглашают, сама определяет фамилии тех, кто будет присутствовать на приеме, и передает список фамилий приглашающей фирме. Сотрудники, чьи фамилии есть в списке, должны предъявить охране при входе в помещение, где будет проходить деловой прием, документ, удостоверяющий личность (однако первому лицу приглашаемой фирмы должно быть послано именное приглашение).

Во второй части приглашения  указывается, какой будет форма  приема (обед, коктейль и др.), когда  он состоится и где.

В приглашении на «завтрак», «бокал шампанского», «бокал вина», «коктейль» принято указывать время начала и окончания приема, например 12.00-13.30.

Приглашение, как правило, содержит просьбу о подтверждении  намерения присутствовать на приеме. Принято эту просьбу обозначать заглавными французскими буквами: R.S.V.P. (Repondez s il-vous-plaot - "Ответьте, пожалуйста"). Все общепринятые условные тексты в этикете (аналогичные тексту, данному выше) обычно бывают представлены на французском языке, языке "страны галантности", хотя родина этикета - Италия. Однако американская деловая активность пробила дорогу подобным же английским фразам, которые, тем не менее, присутствуют не самостоятельно, а после соответствующих французских.

Ответить на приглашение  и подтвердить свое присутствие  или сообщить об отсутствии полагается в течение суток со дня получения  приглашения. Можно также сделать  это по телефону или факсу - последнее  предпочтительнее, так как сохраняет  текст подтверждения. Отказ рекомендуется  обязательно оформить письменно - в  виде почтового послания или по факсу; в письме-отказе кратко указывается  причина, по которой приглашенный не может присутствовать.

Приглашение, как и визитная карточка, печатается на бумаге хорошего качества, белой или любого светлого оттенка. Неуместными считаются  различные украшательские элементы - виньетки, цветочки, фигурки и т.п. Строгий шрифт, ясно и четко отпечатанный текст с соблюдением правил этикета и с использованием обязательных "формул вежливости" - вот что требуется от идеального приглашения на деловой прием.

 

1.4 Рассадка за  столом

 

При немногочисленном приеме (10-12 человек) приглашенные рассаживаются  за столом сами, без подсказки фирмы-хозяйки.

Если же деловой прием  рассчитан на несколько десятков или сотен человек, а крупные  фирмы, как правило, устраивают именно такие приемы, целесообразно тщательно  продумать расстановку столов и  определить места для гостей.

Если прием проводится в арендованном помещении, например в банкетном зале ресторана, то персонал ресторана, учитывая специфику своей  работы, предложит наиболее эффективную и одновременно удобную расстановку банкетных столов.

Однако современные организации  часто имеют собственные помещения, отведенные под деловые приемы; как  правило, таких помещений бывает несколько - для разного числа  гостей. В небольшом зале неразумно  устраивать приемы для большого числа  гостей, а небольшое количество приглашенных будет себя чувствовать неуютно  в большом, просторном зале. Что считать  слишком большим или слишком  малым залом для делового приема? Строгих норм на это нет, но представляется, что оптимальным будет расчет - не менее 10 м2 на человека, включая и место за столом. Если прием рассчитан на достаточно большое число гостей, следует позаботиться о том, как их рассадить, и о том, как довести информацию об этом до приглашенных.

Классический, пришедший  из глубин светского этикета способ - карточка с фамилией (и титулом, разумеется), которую следует положить на самый высокий бокал или фужер около каждого места. Такой метод годится, если число гостей - не более 10-12 человек. При организации современных деловых приемов с большим количеством гостей обычно план рассадки вывешивается в нескольких местах перед входом в зал, где будет проходить прием, либо изображается на специальном листе - вкладыше в приглашение, либо выдается каждому приглашенному при входе в зал.