Деловая беседа

Деловая беседа

Деловая беседа состоит из пяти фаз:

 

начало беседы;

передача информации;

аргументирование;

опровержение доводов собеседника;

принятие решений.

 

Очень важной частью беседы является ее начало. Задачи первой фазы беседы: установление контакта с собеседником; создание приятной атмосферы для беседы; привлечение внимания к предмету собеседования; пробуждение интереса к беседе; перехват инициативы (в случае необходимости).

 

Исследователями выделены факторы, позволяющие деловой беседе пройти успешно:

 

профессиональные знания дают возможность для реализации высокой объективности, достоверности и глубины изложения информации, а также для владения ситуацией;

ясность - позволяет увязать факты и детали, избежать двусмысленности, путаницы, недосказанности;

наглядность - максимальное использование иллюстративных материалов (документов, информационных источников, таблиц, схем и пр.), общеизвестных ассоциаций и параллелей - снижает абстрактность изложения информации;

постоянная направленность - следует постоянно держать в голове основные задачи беседы и в какой-то мере знакомить с ними собеседника;

ритм - повышение интенсивности беседы по мере приближения ее к концу;

повторение - повторение основных положений и мыслей помогает собеседнику воспринять информацию;

элемент внезапности - представляет собой продуманную, но неожиданную для собеседника увязку деталей и фактов;

"насыщенность" рассуждении - необходимо следить  за тем, чтобы в ходе беседы  чередовались "взлеты", когда от  собеседника требуется максимальная  концентрация, и "спады", которые используются для передышки и закрепления мыслей и ассоциаций у собеседника;

рамки передачи информации - французский писатель и мыслитель Вольтер как-то сказал: "Секрет быть скучным состоит в том, чтобы рассказывать все";

юмор и ирония - в определенной дозе и ситуативно уместны, они поднимают дух собеседников, их готовность к восприятию даже неприятных аспектов беседы.

 

Дискуссия

Дискуссия — процесс продвижения и разрешения проблем путем сопоставления, столкновения, ассимиляции, взаимообогащения предметных позиций участников (мнений участников по сути решаемой проблемы).

Выделяют этапы деловой дискуссии: 1. Вступление в контакт. 2. Постановка проблемы (что обсуждается, зачем, в какой степени нужно решить проблему, какова цель дискуссии). 3. Уточнение предмета общения и предметных позиций (мнений) участников. 4. Выдвижение альтернативных вариантов. 5. Конфронтация участников, б. Обсуждение и оценка альтернатив, поиск элементов сходства. 7. Установление согласия через выбор наиболее приемлемого или оптимального решения.

Неэффективная дискуссия часто завершается на этапе выдвижения альтернативных позиций и конфронтации участников, не выходя на уровень совместного решения проблемы. Возможны различные способы вступления в контакт: «пристройка сверху» — «снизу» — «на равных» (через позу, взгляд, темп речи, инициативу). Например, выпрямленная поза с подбородком, параллельным земле, с жестким немигающим взглядом или отсутствие контакта глаз, медленная речь с паузами олицетворяют «доминирование сверху», и, напротив, приниженная поза, постоянные движения глаз вверх-вниз, быстрый темп речи свойственны при позиции «подчинения снизу». Раскованность, мышечная освобожденность, синхронизация темпа речи, равенство ее громкости демонстрируют общение «на равных».

 

Для деловой дискуссии очень важен предмет общения и отношение участников к нему. Способность понимать предметные позиции партнеров (т. е. представление о ситуации, о проблеме) и свою собственную предметную позицию — необходимое условие успеха делового общения. В дискуссии велика роль ведущего. Он должен:

1 — сформулировать  цель и тему дискуссии (что  обсуждается, зачем нужна дискуссия, в какой степени следует решить  проблему).

Целью дискуссии может быть: 1) сбор и упорядочивание информации но обсуждаемой проблеме; 2) поиск альтернативных подходов к решению проблемы, их обоснование; 3) выбор оптимальной альтернативы.

2 — установить  время дискуссии (20—30—40 минут или  более);

3 — заинтересовать  участников дискуссии (изложить  проблему в виде некоторого противоречия);

4 — добиться  однозначного понимания проблемы  всеми участниками, проверив это  контрольными вопросами или попросив  участников задавать вопросы;

5 — организовать  обмен мнениями (желающим или  по кругу);

6 — активизировать  пассивных (обратиться к молчащему с вопросом, с просьбой помочь);

7 — собрать  максимум предложений по решению  обсуждаемой проблемы (свои предложения  высказать после того, как выслушаны  мнения всех участников);

8 — не  допускать отклонений от темы (тактично останавливать, напоминать о целях дискуссии);

9 — уточнять  неясные положения, пресекать оценочные  суждения о личности участников;

10 — помогать  группе прийти к согласованному мнению;

11 — в  конце — четкое подведение  итогов, формулировка выводов, спектра  решений, сопоставление целей дискуссии с полученными результатами; следует подчеркнуть вклад каждого в общий итог, похвалить, поблагодарить участников.

 

ДЕЛОВОЕ СОВЕЩАНИЕ и заседание

 

Деловые совещания – это групповая форма производственных коммуникаций с целью координации совместной деятельности. Совещания составляют значительную часть деятельности менеджера. Умение готовить и проводить совещания во многом определяет профессиональный имидж менеджера.

Производственное совещание обычно проводится еженедельно. Можно сформулировать четыре задачи совещания:

1) подведение  итогов работы прошедшей недели;

2) постановка  производственных задач на предстоящую  неделю;

З) уточнение способов решения поставленных задач;

4) информирование  о работе друг друга в рамках  решения общих вопросов.

Совещания могут рассматривать и какие-либо специальные задачи.

 

Методика проведения деловых совещаний.

1. Совещание  целесообразно проводить в два  этапа. На первом дать общую  информацию для всех. После этого  основную массу присутствующих  отпустить, оставив лишь людей для решения частных вопросов. В узком кругу может быть обсуждена специальная, конфиденциальная информация.

2. На деловое  совещание следует составлять  перечень вопросов для обсуждения. Их следует подготовить и продумать  заранее. По ходу совещания, кроме основных, можно включить и дополнительные вопросы.

 

Заседания касаются коллегиальных органов управления. На заседаниях рассматриваются производственные вопросы и по ним принимаются развернутые решения.

В методике проведения выделяют две части: подготовка и проведение.

Алгоритм подготовки заседания.

 

1. Повестка  дня . Круг вопросов для обсуждения  составляется заранее, он соответствует  плану работы коллегиального  органа управления.

2. Докладчик . По каждому вопросу назначаются  лица, которые будут делать основной доклад (сообщение).

3. Комиссия (оппоненты). По каждому вопросу  создается комиссия. Перечень вопросов  для проверки руководитель утверждает  заранее. Комиссия должна изучить  вопрос и сделать содоклад к основному докладу.

4. Приглашенные . На заседание, кроме состава коллегиального органа управления, приглашаются лица, которые имеют отношение к рассматриваемому вопросу. Это могут быть и представители других организаций. Такой подход позволяет взглянуть на проблему шире, обсудить различные подходы. Круг приглашенных лиц определяется заранее.

5. Выступающие . Нескольких специалистов заранее  просят принять участие в дискуссии. Это позволяет им основательно  подготовиться, подумать и внести  дельные предложения.

6. Наглядные  материалы . Докладчик, содокладчик и выступающие могут подготовить и воспользоваться схемами, графиками, картами, образцами продукции и материалов и другими наглядными пособиями.

7. Проект  постановления (решения) готовит комиссия  по проверке данного вопроса  по согласованию с докладчиком. Наличие проекта не лишает участников заседания права вносить свои предложения.

Проведение заседания имеет свои особенности. Председателю следует придерживаться следующих правил:

 

1. Регламент . Он утверждается в начале  заседания и должен неукоснительно  соблюдаться. Все изменения в регламент должны быть согласованы с присутствующими.

2. Перерывы . Через каждые 1,5 часа работы следует  делать перерывы для снятия  усталости, иначе качество обсуждения  будет падать. Традиционно в перерыве  подаются чай, кофе, напитки.

3. Разговор  по-существу . Председательствующий  должен следить за тем, чтобы  обсуждение не уходило в сторону, было целенаправленным и конструктивным.

4. Принятие  решения . Если проект решения  подготовлен качественно, его можно  принять за основу. Далее следует обсудить и поставить на голосование все предложения, которые высказывались в ходе обсуждения. Решение должно быть конкретным и персонифицированным. За выполнение каждого пункта решения должен быть определен ответственный.

Если решение содержит персональное поощрение или взыскание, за этот пункт необходимо проголосовать отдельно.

Председательствующий должен осознавать, что решение может быть и не принято. Если решение «сырое», не способное обеспечить достижение цели, его лучше отложить. Для доработки решения в этом случае может быть создана комиссия из заинтересованных лиц.

Деловые совещания и заседания, кроме решения производственных вопросов, влияют на формирование и поддержание профессионального имиджа менеджера в глазах подчиненных и коллег.

ДЕЛОВЫЕ ПЕРЕГОВОРЫ

Переговоры - средство, взаимосвязь между людьми, предназначены для достижения соглашения, когда обе стороны имеют совпадающие или противоположные интересы.

Деловые переговоры – это обсуждение с целью заключения соглашения между кем-либо по какому-либо вопросу.

Модель проведения переговоров:

1. Подготовка переговоров.

До начала переговоров необходимо иметь разработанную их модель:

• Четко представлять себе предмет переговоров и обсуждаемую проблему.

Инициатива на переговорах будет у того, кто лучше знает и понимает проблему;

• Обязательно составить примерную программу, сценарий хода переговоров;

• Наметить моменты своей неуступчивости, а также проблемы, где можно уступить, если неожиданно возникает тупик в переговорах;

• Определить для себя верхний и нижний уровни компромиссов по вопросам, которые, на ваш взгляд, вызовут наиболее жаркую дискуссию.

2. Проведение переговоров.

В практике менеджмента при проведении деловых переговоров используются следующие основные методы:

• Вариационный метод (применяется при подготовке к сложным переговорам);

• Метод интеграции (предназначен для того, чтобы убедить партнера в необходимости оценивать проблематику переговоров с учетом общественных взаимосвязей и вытекающих отсюда потребностей развития кооперации);

• Метод уравновешивания;

• Компромиссный метод (участники переговоров должны обнаруживать готовность к компромиссам: в случае несовпадений интересов партнера следует добиваться соглашения поэтапно)

3. Решение проблемы (завершение переговоров).

Приведенные методы ведения переговоров носят общий характер. Существует ряд приемов, способов и принципов, детализирующих и конкретизирующих их применение.

1) Встреча и вхождение в контакт.

2) Привлечение внимания участников переговоров (начало деловой части переговоров).

3) Передача информации.

4) Детальное обоснование предложений (аргументация).

Завершение переговоров. Если ход переговоров был позитивным, то на завершающей их стадии необходимо резюмировать, кратко повторить основные положения, которые затрагивались в процессе переговоров, и, что особенно важно, характеристику тех положительных моментов, по которым достигнуто согласие сторон.

4. Анализ итогов деловых переговоров.

Переговоры можно считать завершенными, если тщательно и ответственно проанализированы их результаты, когда приняты необходимые меры для подготовки следующих переговоров.

Условия эффективности переговоров:

1. Обе стороны должны иметь интерес к предмету переговоров;

2. Они должны иметь достаточные полномочия в принятии окончательных решений;

3. Партнёры должны иметь достаточную компетентность, необходимые знания в отношении предмета переговоров;

4. Уметь максимально полно учитывать субъективные и объективные интересы другой стороны и идти на компромиссы;

5. Партнёры по переговорам должны в определённой мере доверять друг другу.

 

 

 

БРИФИНГ

Брифинг — краткая пресс-конференция, посвященная одному вопросу.

От пресс-конференции отличается отсутствием презентационной части. То есть практически сразу идут ответы на вопросы журналистов. Кроме того, брифинг носит закрытый характер, на него приглашаются только определенные заранее представители СМИ. На брифинге озвучивается информация "не для всех" и происходит обсуждение и даже выработка совместных решений.

Брифинг обычно организовывается как реакция компании на события и изменения. В таком случае компании необходимо быстро дать оценку этому событию, чтобы оно было правильно воспринято и о нем узнали в выгодном компании свете.

Несмотря на то, что брифинг длится недолго, организации мероприятия стоит уделить достаточно внимания. Стоит тщательно выбрать место проведения мероприятия, это должен быть специальный конференц-зал. Важна аккуратная и своевременная рассылка приглашений. Все это должно быть сделано на высоком качественном уровне, так как оказывает большое влияние на приглашенных, а значит и на имидж компании-организатора.