Анализ информационного обеспечения управления предприятием

1.3 Формирование комплексной  информационной системы

 
При выборе и внедрении системы необходимо решить технические, административные  
 
и организационные задачи. Информационная система есть плод совместных усилий поставщика и персонала компании. Для успешной реализации проекта:  
 
1. Необходимо провести обследование и проектирование будущей системы. Другими словами, необходим точный анализ текущей ситуации и модель будущей системы;  
 
2. Разработчик должен произвести настройку системы. При внедрении требуется этап тестирования, с целью выявления потенциальных ошибок;  
 
3. Внедрение разбивается на две крупные части: подготовка администраторов из персонала предприятия и непосредственно запуск подсистем в отделах и подразделениях.  
 
При выборе программно-аппаратных платформ и отдельных бизнес приложений должны применяться непротиворечивые, согласующиеся технологии, соблюдаться единая технология эксплуатации и обслуживания системы. Помимо этих ключевых требований, есть еще целый ряд общих технических требований для любой информационной системы:  
 
-         быстродействие, то есть достаточно малое время реакции системы (единицы секунд) при вводе, поиске и обработке информации;  
 
-         надежная защита от несанкционированного доступа к данным и регистрация действий персонала; 
 
-          удобный пользовательский интерфейс рабочих мест; 
 
-         возможность масштабирования и развития системы; 
 
-         интеграция с модулями, используемыми в системе передачи данных;  
 
-         возможность проведения конвертации данных из использовавшихся в прошлом приложений в новую систему; 
 
-         высокая надежность работы.  
 
Методика создания корпоративных информационных систем содержит ряд следующих общих положений: 
 
-   Технология построения системы по моделям "как надо", без попыток программирования действующих сейчас алгоритмов, так как использование в работе программных приложений - это не просто сокращение бумажных документов и рутинных операций, но и переход на новые формы ведения документооборота, учета и отчетности. 
 
-   Технология построения систем с подходом "сверху вниз". Если решение об автоматизации принято и одобрено высшим руководством, то внедрение программных модулей осуществляется с головных предприятий и подразделений, а процесс построения корпоративной системы проходит гораздо быстрее и эффективнее, чем при внедрении системы первоначально в низовые подразделения.  
 
-   Технология поэтапного внедрения. Первыми объектами автоматизации становятся те участки, на которых в первую очередь необходимо наладить процесс учета и формирования отчетных документов для вышестоящих органов и смежных подразделений. 
 
-   Привлечение к разработке будущих пользователей. Система должна поддерживать такую схему взаимодействия между модулями и автоматизированными рабочими местами, которая отвечала бы требованиям и техническим возможностям пользователя.  
 
Трудности и сложности применения информационной системы для малого бизнеса заключаются в большом многообразии предприятий, в разных формах организации производства, в широком ассортименте выпускаемой продукции. Все это обуславливает создание информационной системы для малого бизнеса, по объему и функциональным возможностям соизмеримых с информационной системой крупных корпораций, поэтому, с одной стороны, можно проектировать информационную систему для отдельных компаний, учитывая их специфику. Но разработка индивидуальной информационной системы для каждого предприятия экономически невыгодна. Особенно это касается малых предприятий, когда практически каждое из них несет особенность организации процессов, позволяющих данному быть конкурентоспособным [4].  
 
К решению о необходимости внедрения информационных технологий приходит все большее число руководителей предприятий самых разных сфер бизнеса. Конкуренция не дает возможности остановиться и расслабиться. В то же время, только информационные системы как таковые и технические средства, применяемые для их внедрения, не являются достаточными для достижения конкурентного преимущества. Эффективность от их внедрения проявляется лишь при должном внимании к вопросам менеджмента и организационным аспектам.  
 
Потребность в информационных технологиях многолика и проявляется в конкретных условиях. Существуют виды деятельности, где информация особенно важна. Это, например, банковская, биржевая деятельность. В таких организациях применение информационных технологий жизненно необходимо.  
 
С точки зрения российских руководителей, основным препятствием для внедрения комплексных автоматизированных систем управления являются: 
 
1. слишком большие сроки внедрения; 
 
2. слишком большие временные затраты сотрудников предприятия в процессе внедрения;  
 
3. непредвиденный рост затрат во время выполнения проекта; 
 
4. нежелание исполнителя закрепить в договоре критерии успешного внедрения и свою ответственность; 
 
5. негибкость внедряемых решений; 
 
6. недостаточное знан ие исполнителями специфики деятельности российских предприятий и отсутствие опыта успешного внедрения на сходных предприятиях; 
 
7. сосредоточенность исполнителя на технике, а не на бизнесе.  
 
Организации различаются по эффекту, который ожидается от внедрения компьютерных информационных систем. В некоторых случаях грамотное внедрение специальных информационных систем может благоприятно повлиять на достижение конкурентного преимущества, например, за счет улучшения согласованности в работе с удаленными агентами или за счет увеличения скорости выполнения заказов. В других ситуациях компьютерная техника может облегчить выполнение рутинных операций и способствовать систематизации информации.  

Глава 2. Анализ информационного обеспечения управления предприятием. 
 
2.1 Общая характеристика объекта исследования. 
 
Акционерное общество открытого типа «Эксмаш»  учреждено в соответствии с Указом Президента Российской федерации «Об организационных мерах по преобразованию государственных предприятий в акционерные общества» от 1 июля 1992г № 721. 
 
Общество является коммерческой организацией, преследующей в качестве основной цели деятельности извлечение прибыли. 
 
Основными видами деятельности Общества являются: научно-производственная деятельность; производство товаров народного потребления; оказание платных услуг населению; коммерческая деятельность; торгово-закупочная деятельность; строительство жилья и объектов культурно-бытового и производственно-технического назначения; внешне-экономическая деятельность; производство деревянных строительных изделий. 
 
В соответствии с Уставом ООО «Эксмаш», органами управления общества являются: общее собрание акционеров; совет директоров; единоличный исполнительный орган – генеральный директор. 
 
Управление предприятием строится по линейному (начальник основного производства – начальники цехов – мастера участков) и функциональному (отделы и службы по направлениям деятельности) принципам.  
 
Эта форма управления имеет определённые преимущества и недостатки. 
 
Термин "организационная структура" сразу же вызывает в нашем воображении двумерную древовидную схему, состоящую из прямоугольников и соединяющих их линий. Эти прямоугольники показывают выполняемую работу и круг обязанностей и, таким образом отображают разделение труда в организации. Относительное положение прямоугольников и соединяющие их линии показывают степень подчинения. Рассмотренные соотношения ограничены двумя измерениями: вверх - вниз и поперек, так как мы оперируем с ограниченным допущением, согласно которому организационная структура должна быть представлена на двумерной схеме, вычерчиваемой на плоской поверхности. 
 
Рис. 1.2. Организационная структура ОАО «Эксмаш» 
 
Очевидно, что для достижения такого равновесия организация должна иметь достаточно гибкую структуру. (Хотя гибкость не гарантирует приспособляемости, тем не менее она необходима для достижения последней). 
 
Основы линейных структур составляет так называемый "шахтный" принцип построения и специализация управленческого процесса по функциональным подсистемам организации. Результаты работы каждой службы оцениваются показателями, характеризующими выполнение ими своих целей и задач. Соответственно строится и система мотивации и поощрения работников. При этом конечный результат становится как бы второстепенным, так как считается, что все службы в той или иной мере работают на его получение. 
 
Преимущества организационной структуры ОАО «Эксмаш» (Рис. 2): 
 
-         четкая система взаимных связей функций и подразделений; 
 
-         четкая система единоначалия - один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью процессов, имеющих общую цель; 
 
-         ясно выраженная ответственность; 
 
-         быстрая реакция исполнительных подразделений на указания вышестоящих. 
 
Недостатки организационной структуры ОАО «Эксмаш»: 
 
-         отсутствие звеньев, занимающихся вопросами стратегического планирования; 
 
-         тенденция к волоките и перекладыванию ответственности при решении проблем, требующих участия нескольких подразделений; 
 
-         малая гибкость и приспособляемость к изменению ситуации; 
 
-         критерии эффективности и качества работы подразделений в целом - разные; 
 
-         тенденция к формализации оценки эффективности работы подразделений приводит обычно к возникновению атмосферы страха и разобщенности; 
 
-         большое число "этажей управления" между работниками, выпускающими продукцию, и лицом, принимающим решение; 
 
-         перегрузка управленцев верхнего уровня; 
 
-         повышенная зависимость результатов работы организации от квалификации, личных и деловых качеств высших управленцев. 
 
Общество состоит из различных подразделений и отделов. Большинство подразделений занимаются производством продукции и оказание платных услуг населению. В состав общества входят следующие подразделения: 
 
-       Центр основного производства продукции; 
 
-       Подразделения производства продукции; 
 
-       Участки производства продукции; 
 
-       Производственно-коммерческие подразделения; 
 
-       Сервисные подразделения; 
 
-       Подразделения управления (Бухгалтерия, Управление эксплуатации, Управление региональной политики, Управление юридического и кадрового обеспечения). 
 
Проблемами информатизации в ОАО «Эксмаш» занимаются два отдела: Отдел сетевых технологий и Отдел программных систем, объединенные в Управление информатизации, которое разрабатывает и внедряет компьютерные технологии на предприятиях и в организациях края. 
 
Отдел сетевых технологий проводит работы по обслуживанию сети Интернет и Внешней электронной почты. Разработана и сдана в эксплуатацию   головная   страница   Web-сервера в сети Интернет. 
 
Отделами Управления были выполнены следующие мероприятия: внедрены автоматизированная система учета кадров и расчета заработной платы, автоматизированная система учета и контроля поручений; успешно эксплуатируется система электронного документооборота на основе локально-вычислительной сети. 

2.2 Технико-экономические показатели. 
 
Для анализа технико-экономических показателей используется годовая бухгалтерская отчётность за несколько лет.  

Устойчивость финансового положения предприятия в значительной степени зависит от целесообразности и правильности вложений финансовых ресурсов в активы. Наиболее общее представление об имевших место изменениях в структуре имущества, а также его динамики можно получить с помощью горизонтального и вертикального анализа баланса организации (Таблица № 2.1)  

Таблица № 2.1 
 
Анализ структуры и динамики имущества организации (тыс. руб.)

 
 
В результате осуществления горизонтального и вертикального анализа актива баланса можно сказать, что: наибольший удельный вес в структуре имущества организации на начало периода (73%) и на конец периода (51,1%) имели внеоборотные активы. Высокий уровень внеоборотных активов является нормальным для данной сферы деятельности, но отрицательным  фактом является то, что на конец периода происходит снижение уровня внеоборотных активов. 
 
На основе анализа структуры и динамики источников финансирования организации можно сделать следующие выводы: В источниках финансирования организации на начало периода (173,9%) и на конец периода (241,6%) преобладает кредиторская задолженность. За анализируемый период произошло уменьшение суммы источников финансирования на 40,4 %. Наибольшее уменьшение произошло по статье «краткосрочные кредиты и займы» (-100%). 
Таблица № 2.2 
Анализ структуры и динамики источников финансирования (тыс. руб).

В составе текущих активов наибольший удельный вес имеют запасы, которые составляют 42,2% на начало периода и 39,4% на конец периода. Очень высокий уровень дебиторской задолженности в составе текущих активов является отрицательным фактором в деятельности организации. Отвлечение значительных средств в дебиторскую задолженность может привести к финансовым затруднениям – к снижению платежеспособности организации, перебоям в текущей деятельности. (Таблица № 2.3.) 
 
Таблица № 2.3 
 
Анализ структуры и динамики оборотных активов. (тыс. руб.)

 
 
 
Показателями эффективности управления текущими активами являются:  
 
1.Коэффициент оборачиваемости оборотных активов (Кооа)  
 
Кооа = Выручка / среднегодовую стоимость текущих активов 
 
Кооа = 31 / ((1932 + 2082)/2) = 0,02 - это означает, что в течение 3х лет  средства, инвестированные в текущие активы, оборачиваются в среднем 0,02 раз. 
 
2. Период оборота текущих активов = 360 / Кооа = 360 / 0,02 = 18000 (дня) 
 
Т.е. текущие активы совершают один оборот в среднем за 18000 дней, что является очень большим сроком.  
 
3. Абсолютная экономия (перерасход) оборотных средств (Эос):  
 
Эос = сумма оборотных средств на конец периода – сумма оборотных средств на начало периода 
 
Эос = 2082 – 1932 = 150 (тыс. руб.) 
 
4. Относительная экономия оборотных (Эотн.ос) средств определяется с учетом изменения объема продаж: Эотн.ос = Эос * индекс изменения выручки 
 
Эотн.ос = 150 * 0 = 0 
 
5. Величину прироста продукции за счет ускорения оборачиваемости оборотных средств можно определить следующим образом:     DNо = (Коос1 – Коосо) * Эос, 
 
где: DN  - рост объема продукции; 
 
Коос1, Коосо – коэффициенты оборачиваемости оборотных средств за отчетный и базисный период; 
 
DNо = (0,01 – 0,02) * 150 = -1,5 
 
Анализ движения денежных средств  прямым методом дает возможность оценить ликвидность организации и принимать оперативные меры для обеспечения достаточности средств по текущим платежам организации. Однако этот метод не раскрывает взаимосвязи полученного финансового результата и изменения средств на счетах организации. Прямой метод основывается на исчислении притока и оттока денежных средств, а исходным элементом является выручка (Приложение 1).            
 
Для  оценки финансового состояния организации необходим и анализ структуры и динамики источников собственных (Приложение № 2), заемных и привлеченных средств Основной источник информации – бухгалтерский баланс. 
 
 
Полученные результаты рентабельности, характеризующие окончательные результаты хозяйствования предприятия, свидетельствуют о том, что уровень рентабельности чрезвычайно мал, на основании чего можно сделать вывод, что организация финансово неустойчива и не рентабельна. 
 
По результатам анализа можно сделать следующие выводы, что у данной организации:  
 
- очень низкий финансовый ресурс, который не даёт своевременно исполнять свои обязательства;  
 
- очень высокий срок возможного погашения кредиторской задолженности;  
 
- на конец периода произошло увеличение удельного веса всех товарных кредитов и задолженности по бюджету в общей сумме долгов;  
 
- текущие обязательства почти не покрываются оборотными активами;  
 
- оборотные активы сформированы за счёт заемных средств;  
 
- крайне низкая степень обеспеченности собственными оборотными средствами.