Выставочная деятельность предприятия

Таблица 1

Исходя из этого, сумма балансовой прибыли в 2008 г. увеличилась на 273 тыс. руб., или более, чем в 7 раз.

Анализ подготовительной работы фирмы к участию в выставке.

Предварительная подготовка включает выбор выставки и организационные мероприятия, связанные с участием в ней.

Выбор выставки. Руководители компании «Торговый Дизайн» концентрируют внимание на самых крупных биржах. Это вполне оправдано, если фирма уже имеет по всем направлениям партнеров и успешно с ними сотрудничает (Приложение 1). Но компания не стоит на месте – участие в выставках они производят с 2006 года. Поэтому данное направление рекламы не является новым для данной компании. В таблице 2 приложения, можно ознакомиться со списком выставок запланированных на 2009 год. Хабаровский филиал осваивает работу на выставках медленнее, поэтому в своей работе я рассмотрю работу дочерней компании «Торговый Дизайн-Хабаровск» на примере конкретной выставки.

Подготовка к выставке. Руководители компании «Торговый Дизайн-Хабаровск» приняли решении о необходимости проведения выставки за год, т.к. прием заявок закончился за 3 месяца до начала.

Надо иметь в виду, что у большинства выставок минимальная площадь стендов составляет 9-12 м2, а для полноценной работы бывает достаточно 4-6 м2, которые можно заказать только на коллективном стенде. При этом фирма-консолидатор берет на себя риск затраты по организации предоплаты выставочной площади, освобождая от этого фирмы-экспонеты. Немаловажно и то, что выставочная фирма занимается организацией подготовки работы своих экспонентов накануне открытия выставка (доставляет на выставку оборудование и материалы экспонетов, доводит стенды до кондиции, получает каталоги). Поэтому участники коллективного стенда сразу по прибытии на выставку приступают к делу, не затрачивая усилий и времени на подготовительную работу.

Получив предварительный список участников, фирма приступила к привлечению партнеров и клиентов. Направляются факсы и письма компаниям, в контактах с которыми заинтересована фирма, с приглашением посетить стенд.

Существует множество других способов, позволяющих привлечь на свой стенд посетителей и потенциальных партнеров. Например, наклейки и штампы на конвертах и письмах. Задолго до начала выставки компания «Торговый Дизайн-Хабаровск» наклейками, приглашающими посетить стенд, отмечали каждое письмо, почтовое отправление, предназначенное адресатам. Проводилась рассылка индивидуальных приглашений и именных пригласительных приглашений партнерам и заинтересованным покупателям. Для приглашения можно пойти на какую-нибудь уловку, например, отослать фотографию с изображением стенда, а хорошему партнеру – снимок, сделанный во время его визита на предыдущую выставку. Приглашения были получены адресатами примерно за три недели до открытия выставки.

Использовались и традиционные способы привлечения посетителей – через рекламу в специализированной прессе, каталоге, была размещена реклама на сайте компании и т.д.

При подготовке к выставке фирма провела следующую работу:

• Внимательно изучились выставочные каталоги предыдущих показов на предмет контроля участи конкурентов;
• В предварительном списке участников выставки отметили конкурентов, сравнили с данными прошлых выставок;
• Подготовили контрольный список по каждой категории продукции, ознакомились с каждым участником выставки, вписанным в каталог, и с каждой категорией продукта конкурентов, используя их данные для улучшения и расширения выставочного предложения;
• Сообщили организаторам точное название фирмы и другие необходимые данные;
• Сформировали твердые цены по комплексным пакетам туров и по отдельным услугам для предложения на выставке;
• Подготовили технические листовки, прайс-листы по товарам, проекты стендов;
• Решили, как выставить свой товар, как более привлекательно расположить стенды;
• Подготовили письменную информацию, вспомогательные иллюстрации, рекомендации для работников стенда;
• Подготовили два вида рекламных буклетов для раздачи: один – обзорный (о возможностях фирмы), другой – более подробный (для интересующихся предложением клиентов);
• Сформировали квалифицированную стендовую команду, в которой двое говорят на иностранном языке, провели предварительный инструктаж команды;
• Подготовили достаточное количество визитных карточек с названием и телефонами фирмы;
• Подготовили бумагу и специальные бланки для облегчения общения с посетителями стенда. Такие бланки называются «Лист посетителя», «Переговорный лист», «Журнал Контактов» и др. Они должны показывать:
1. имя и должность посетителя, сведения о фирме, область интереса фирмы, имеющиеся контакты и возможности;
2. подробности о фирме, такие как адрес, размер, владелец, оборот, специфические области деятельности;
3. особенности взаимного интереса;
4. итоги переговоров с посетителем (возможности сотрудничества, критерии интереса).

Всю подготовленную выше информацию ввели в базу данных компьютера. Подготовили пресс-релиз, информационные подшивки, видео для демонстрации посетителям стенда. Предусмотрели контакты с прессой, спланировали проведение собственных презентаций, пресс-конференций, «круглых столов», включив их в программу параллельных мероприятий выставки.

Анализ работы фирмы во время выставки и после нее.

Работа на выставочном стенде начинается с организации самого стенда. Для начала определяется место стенда на выставке. Главными факторами при определении места для стенда становятся цели и бюджетные возможности фирмы. Наилучшими считаются места в центре выставочной площади, на поворотах, при входе не выставку. Однако эти места могут стоить дороже. Предпочтительны угловые стенды, а так же стенды в проходах.

Необходимо решить, как лучше представить свою компанию, чтобы достичь поставленных целей: следует ли подать ее как продвинутую, современную компанию, или, наоборот, показать как традиционно сдержанную фирму. Форма, цвет и дизайн помогут создать образ по вашему выбору.

Старайтесь использовать в демонстрации приемы, привлекающие внимание проходящих мимо посетителей.

Руководители компании «Торговый Дизайн-Хабаровск» приняли решении об использовании вращающихся стендов с выставочными образцами, а также устроить раздачу листовок и буклетов сотрудниками, одетыми в футболки с логотипами фирмы, у входа.

При ежегодном участии в нескольких выставках стоит подумать о том, чтобы используемый экспозиционный материал мог выдержать многократную транспортировку. Целесообразно приобретение многоразовых модулей, используемых на разных выставках. Это значительно сократит расходы.

При организации участия фирмы в выставке следует:

1. Уточнить у администрации выставки, кто отвечает за установку и демонтаж стендов – работники выставки по контракту, или ваш собственный персонал. Это может быть важным фактором при определении расходов и выборе типа стенда.
2. Решить, какой продукт и как будет представлен в экспозиции (определяются участки показа, необходимость особой графики или специальных эффектов, средства хранения экспозиционных материалов).
3. Знать, как лучше продемонстрировать продвигаемые услуги (видеопросмотры, макеты, и пр.).
4. Знать, какие бытовые услуги (электричество, сток воды, подвоз, хранение) должны быть обеспечены на стенды и каким образом.
5. Определить, какой вид транспорта требуется. Форма, размер и вес экспонатов определяют выбор вида транспорта (автофургон, грузовик, автобус и др.). Точное знание транспортных нужд заранее поможет выбрать наиболее экономичный из имеющихся способов транспортировки. Обычно на выставке имеется официальный субподрядчик для перевозки грузов и погрузочно-разгрузочных работ, который обладает высокой компетенцией в вопросах, связанных с оборудованием выставок и обращением с выставочными системами.
6. Знать внутренние правила, распорядок и ограничения на выставке. На каждой выставке существуют свои правила и ограничения. Вся необходимая информация содержится в руководстве для участника выставки. Содержание такого руководства может варьироваться от выставки к выставке, но общая тенденция сводится к тому, чтобы в максимальной степени облегчить решение всех организационных вопросов для экспонента. В руководстве для участника должна быть следующая информация: правила и расписания работы выставки, общий план, бланки заявок на разные виды бытового обслуживания, информация регистрационная, а так же по транспортировке, доставке рекламы.

При планировании экспозиции фирма учла, что предстоит демонстрировать продукцию.

Следует ответить на вопросы по подбору экспонатов.

• Будет демонстрироваться вся производимая фирмой продукция (услуги) или будет сделан выбор отдельных продуктов (услуг) и каких?
• Что обязательно следует показать на выставке и какие продукты (услуги) являются новыми, превосходящие аналогичные у конкурентов?
• Какие моменты следует особенно подчеркнуть?
• В какой стадии жизненного цикла находятся продукты, которые вы хотите экспонировать?
• Какой продукт соответствует перспективным запросам целевой группы ваших потенциальных клиентов?
• В порядке ли дизайн стенда? Соответствует ли цветовая гамма экспозиции и рекламных материалов вкусам посетителей выставки?
• Нужно ли изготавливать демонстрационные видеоверсии, макеты средств размещения и т.п.?
• Что должно быть показано на видеоматериалах и графических табло?
• Какой размер стенда вам необходим?

Необходимо сориентироваться заранее, какие действия и мероприятия планируется провести на стенде:

• демонстрацию продукции;
• прямую продажу;
• переговоры;
• пристендовые мероприятия (семинары, лотереи, розыгрыши, демонстрации, выступления артистов, конкурсы и т.д.);
• презентацию фирмы;
• наглядную демонстрацию продукции и услуг в действии;
• проведения опросов, анкетирования;
• проведение исследования товара;
• обучение персонала.

Все это оказывает существенное влияние на размер, конфигурацию и оборудование стенда.

Необходимо запланировать заранее вспомогательные зоны – офис, переговорную комнату, кухню, гардероб, столовую, комнату отдыха персонала, место для хранения рекламных материалов.

Необходимо так же творчески подойти к оформлению стенда. Чем интереснее, необычнее оформление стенда, тем больше привлечет он к себе посетителей. Оформление стенда должно соответствовать стилю предприятия, виду деятельности и ожиданиям посетителей. Это обеспечивает доверие посетителей представляемой на стенде фирме.

Средства оформления стендов и методы показа экспозиции довольно разнообразны. Выбор их зависит от многих параметров – направление фирмы, ее целей, возможностей, вида продукции, а так же конкретной выставки, на которой она экспонируется.

Из всех методов показа экспозиции компания «Торговый Дизайн-Хабаровск» выбрала демонстрацию в действии.

При этом следует помнить, что выставка – это грандиозное массовое мероприятие, где участвуют сотни туристических фирм и предприятий и каждое из них принимает свои меры для привлечения посетителей к своему стенду, используя:

• движущиеся объекты;
• живые объекты (животные);
• людей в необычной одежде – старинной, сказочной, в театральных и купальных костюмах и т.д.;
• оригинальную подсветку и освещение;
• шары, транспаранты, табло над стендом;
• музыкальный ансамбль, звуковые эффекты (музыка, смех, необычные звуки);
• оптические и лазерные эффекты;
• компьютерные, видеоролики интересного содержания на больших экранах;
• неожиданные объекты (большая пальма посередине стенда);
• оригинальные указатели в зале (следы, стрелки и т.д.).

Из всего этого необходимо выбрать и использовать наиболее выигрышные и доступные для вашего продукта и компании.

Особое внимание руководители фирмы уделили логотипу. Его разработали легкочитаемым, и поместили на видное место.

Чтобы определить, насколько удачно оформлен ваш стенд, можно использовать блиц-тест. Проверьте, успеет ли посетитель, подходя к стенду в течение трех секунд:

• заметить стенд. Он должен достаточно выделяться, чтобы привлечь к себе внимание;
• выделить фирму с помощью броского логотипа или ее названия;
• определить, в какой степени ваш продукт ему интересен.

Используйте для этого такие визуальные средства, как панели, плакаты, заголовки, которые можно легко заметить, прочитать и понять.

Если посетитель не сможет в течение трех секунд разглядеть ваш стенд, он пройдет мимо, туда, где информация будет более доступна.

По команде, работающей на выставке, судят о фирме в целом. Поэтому особого внимания заслуживает подбор персонала стенда. Наряду с хорошей профессиональной подготовкой и знанием иностранных языков на первое место здесь выходит умение общаться с посетителями. Особенно ценно, если выставочная команда заранее обучалась ведению переговоров.

Каждый посетитель стенда – это потенциальный клиент, завоевать его – это искусство, которое предполагает активное внимание к посетителю. Поэтому на стенде к любому посетителю необходимо относиться с подчеркнутым вниманием: взять у него визитку, зафиксировать цель обращения в «Журнале Контактов» (переговорном листе), по которому судят об эффективности работы на выставке. В него вносятся дата визита, предмет разговора, краткий итог переговоров, прикрепляется визитная карточка.