Информационная система управления проектами

План внедрения  системы не должен ограничиваться лишь настройкой программного обеспечения  и обучением пользователей функциям системы. Проекты по установке новых  систем автоматизации управленческой деятельности традиционно охватывают гораздо более широкий спектр задач от дополнительной формализации процедур сбора и хранения управленческой информации до осуществления изменений в организационной структуре управления и перераспределения обязанностей. В общем, проекты по внедрению подобных систем можно отнести к классу организационных проектов - проектов, в той или иной степени ведущих к развитию структуры организации. Отличительной особенностью данного типа проектов является то, что от успеха или провала проекта может зависеть эффективность функционирования организации в целом или ее отдельных подразделений. По этой причине тщательное планирование и контроль не только технических, но и человеческих аспектов внедрения системы приобретает особую важность.

 

 

Система документационного  обеспечения управления проектами

 

На этапе создания и становления компании чрезвычайно  важна роль системы документационного  обеспечения управления проектами. Система документационного обеспечения  управления проектами – комплекс нормативных, организационно-распорядительных и учебно-методических документов, обеспечивающих эффективное функционирование организационной системы управления проектами и взаимодействие ее компонентов с информационной системой управления проектами (ИСУП) компании. Задачами этой системы являются:

• формирование идеологии и методологии управления проектами в компании;
• регламентация бизнес процессов, обеспечивающих внедрение проектного управления;
• обеспечение практической реализации матричной схемы управления при планировании и исполнении проектов компании;
• разграничение прав, обязанностей и ответственности исполнителей проекта;
• обеспечение обучения управляющих проектами планированию и ведению проектов в информационной системе управления проектами компании.

Структура системы документационного  обеспечения управления проектами приведена на рисунке 13.

Основным документом системы является «Регламент управления проектами», должен быть разработан с  учетом рекомендаций стандарта управления проектами ANSI PMI PMBOK GUIDE 2000 и требований стандарта ISO 10006 Quality management systems - Guidelines for quality management in projects.

Структура регламента:

• Основные понятия и термины.
• Система управления проектами:
• Организационная система управления проектами.
• Информационная система управления проектами.
• Система документационного обеспечения управления проектами.
• Статус, права и ответственность управляющего проектом.
• Статус и функции Центра управления проектами.
• Процессы управления проектами компании:
• Управление интеграцией проекта.
• Управление содержанием проекта.
• Управление сроками проекта.
• Управление стоимостью проекта.
• Управление качеством проекта.
• Управление человеческими ресурсами проекта.
• Управление информационным взаимодействием в проекте.
• Управление рисками проекта.
• Управление контрактами проекта.
• Содержание фаз проекта:
• Фаза 1. Инициация.
• Фаза 2. Планирование.
• Фаза 3. Исполнение.
• Фаза 4. Завершение.
• Особенности выполнения внутренних проектов.
• Приложения:
• № 1 – Схема организационной системы управления проектами.
• № 2 – Матрица ответственности организационной системы управления проектами.
• № 3 – Требования к составу, содержанию и правилам изложения раздела «Проектное управление» положений о подразделениях и должностных инструкций.
• № 4 – Укрупненная схема бизнес-процесса управления проектами.
• № 5 – Схема бизнес-процесса управления интеграцией проекта.
• № 6 – Схема бизнес-процесса управления содержанием проекта.
• № 7 – Схема бизнес-процесса управления сроками проекта.
• № 8 – Схема бизнес-процесса управления стоимостью проекта.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

• № 9 – Схема бизнес-процесса разработки схемы информационного взаимодействия в проекте.
• № 10 – Схема бизнес-процесса управления человеческими ресурсами проекта.
• № 11 – Схема бизнес-процесса управления контрактами проекта.
• № 12 – Перечень обязательных документов дела проекта.
• № 13 – Форма описания проекта.
• № 14 – Методика анализа проекта по методу освоенного объема.
• № 15 – План задействования участников проекта.
• № 16 – Форма матрицы ответственности.
• № 17 – Форма плана управления информационным взаимодействием в проекте.
• № 18 – Перечень нормативных и справочных документов управляющего проектом.

Важнейшими дополнениями к указанному регламенту являются «Регламент управления рисками проектов» и  «Регламент обеспечения качества проектов», детально описывающие соответствующие  бизнес-процессы и содержащие комплекс методик, обеспечивающих реализацию этих бизнес-процессов.

В основе информационной системы управления проектами должны лежать программные продукты фирмы Primavera. Ответственность за эффективность  применения ИСУП возложена на центр  управления проектами (ЦУП).

Функции ЦУП:

• методологическая – разработка и совершенствование корпоративных стандартов в области управления проектами, создание типовых моделей проектов и выдача их в рабочие группы проектов, ведение базы данных типовых операций, выявление типовых фрагментов проектов для последующего использования, разработка рабочей документации ИСУП, обучение сотрудников, ведение электронной библиотеки учебных, нормативных, информационных и научно-технических материалов по управлению проектами, проведение консультаций участников проекта на всех фазах жизненного цикла.
• аналитическая – анализ эффективности планирования и исполнения проектов, участие, при необходимости, в подготовке решений управляющего проектом или руководства компании по корректировке плана проекта и управлению ресурсами.
• архивная – хранение информации, формализация накопленных дел проектов.
• инфраструктурная – руководство внутренними проектами создания и модернизации  ИСУП, менеджмент лицензий и прав на доступ к ИСУП, контроль за технологическим состоянием ИСУП.
• контрольная – мониторинг графиков исполнения проектов и состояния пула ресурсов компании, обработка и доведение до заинтересованных лиц информации об отклонениях от плана проекта вместе с рекомендациями по возможному маневру ресурсами, контроль полноты и объективности документации дела проекта.
• коммуникативная – предоставление информации о портфеле проектов компании и отдельных проектах представителям заинтересованных в проекте и деятельности компании сторон на основании решения Генерального директора компании.
• задачи ЦУП:
• разработка методических и руководящих документов по вопросам управления проектами работе в ИСУП.
• организация обучения и консультирования специалистов проектных групп.
• ведение депозитария и архива проектов в ИСУП.
• формирование типовых моделей проектов для использования при запуске очередного проекта Компании.
• участие в оптимизации планов проектов.
• разработка предложений и участие в подготовке решений руководства Компании и/или управляющих проектами по маневру ресурсами с целью недопущения срыва плановых сроков проекта.
• сопровождение внедрения и руководство эксплуатацией ИСУП.
• обеспечение работы диспетчерских групп филиалов.

Для обеспечения эффективного взаимодействия управляющих проектами  с ЦУП и рационального использования  ИСУП в компании разработан «Регламент планирования и ведения проектов в ИСУП». Регламент определяет:

• порядок подготовки приказов о начале фазы инициации проекта и об инициации проекта в случае положительного итога фазы инициации;
• последовательность и содержание деятельности управляющего проектом по обеспечению разработки календарного плана;
• обязанности управляющего проектом по своевременной актуализации и обеспечению объективности информации по зарегистрированному в ИСУП проекту;
• правила ведения управляющим проектом электронной версии дела проекта;
• порядок взаимодействия управляющих проектами с сотрудниками центра управления проектами по вопросам календарного планирования и отслеживания хода работ по проекту;
• обязанности сотрудников ЦУП по контролю календарного планирования и ведения проектов;
• периодичность и состав сведений, представляемых управляющим проектом в ЦУП в процессе исполнения проекта.

Одной из основных задач, возложенных на центр управления проектами, является обучение управляющих  проектами планированию и ведению проектов в Primavera. С этой целью центром подготовлен комплекс методических и справочных материалов, включающий:

«Справочник по планированию и ведению проектов в Primavera», представляющий собой практикум, проводящий управляющего проектом по всем шагам планирования и отслеживания хода исполнения проекта.

«Руководство для управляющих  проектами по Primavera».

«Установление мобильного терминального доступа к Primavera. Руководство  для управляющих проектами».

Практическая апробация  указанных материалов при обучении нескольких групп управляющих проектами показала их высокую эффективность.

Центром управления проектами  разработана и утверждена «Программа обучения управляющих проектами  планированию и ведению проектов в ИСУП».

Кроме собственных разработок центра управления проектами в состав системы документационного обеспечения управления проектами должен быть включен комплекс инструкций по работе с Primavera, а также ряд стандартов компании, регламентирующих маркетинговую и контрактную деятельность управляющих проектами.

Основные этапы разработки проектной документации представлены на рисунке 14.

Для технически и экологически сложных объектов по решению одновременно с разработкой рабочей документации и осуществлением строительства  могут выполняться дополнительные детальные проработки проектных решений по отдельным объектам, разделам, вопросам.

Основным документом, регулирующим правовые и финансовые отношения, взаимные обязательства  и ответственность сторон, является договор (контракт), заключаемый заказчиком с привлекаемыми им для разработки проектной документации организациями, другими юридическими и физическими лицами. Неотъемлемой частью договора (контракта) должно быть задание на проектирование.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 14. Этапы разработки проектной документации

 

Разработка проектной  документации осуществляется при наличии  решения о предварительном согласовании места размещения объекта, на основе утвержденных обоснований инвестиций в строительство или иных предпроектных  материалов, договора и задания на проектирование.

Проектная документация, разработанная в соответствии с  исходными данными, техническими условиями  и требованиями, выданными органами государственного надзора (контроля) и  заинтересованными организациями  при согласовании места размещения объекта, дополнительному согласованию не подлежит за исключением случаев, особо оговоренных законодательством Российской Федерации.

Проектирование объектов строительства должно осуществляться юридическими и физическими лицами, получившими в установленном порядке право на соответствующий вид деятельности.

Использование изобретений  при проектировании объектов строительства  и правовая защита изобретений, созданных  в процессе разработки проектной документации, осуществляются в соответствии с действующим законодательством.

Разработанная документация является планом действия и направлена на достижение следующих основных целей:

1. Обеспечить понимание и одобрение целей проекта и средств их достижения.
2. Без плана члены проектной команды говорят на «разных языках» и могут работать по многим различным направлениям несогласованно. Одобрение командой краткого, но глубоко проработанного плана проекта является фундаментальным средством контроля за проектом. Одобрение плана всеми участниками проекта означает понимание и согласие с целями проекта и путями их достижения.
3. Обеспечить наличие формального описания требуемых ресурсов (времени, денег, штата) и вех, которые должны быть достигнуты.