Движение документа в организации с момента создания до отправки

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО  ПО ОБРАЗОВАНИЮ ГОУ ВПО 

«Алтайский  государственный  технический университет им. И.И. Ползунова»

 

Факультет заочной формы  обучения

 

 

 

 

Контрольная работа

 

по дисциплине: «Информационные технологии»

 

 

 

 

     Выполнила:  ст гр. ЭиУ-01з

                                                Короваева Е.Б

Вариант № 6

 

Проверила:                 Обухович Т.М.

 

 

 

г. Рубцовск

2013 г.

 

Содержание

 

1. Движение документа  в организации с момента создания до отправки 3

2. Требования к составлению  и оформлению управленческой  документации 7

3. Образец гарантийного письма               14

 

Список литературы                 15

 

1. Движение документа  в организации с момента создания  до отправки

 

Документооборот в учреждении осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами переработки информации (руководители, специалисты) и пунктами технической обработки документов (регистрация, копирование и тиражирование, прием, отправка, формирование дел и т.д.).

Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет документопоток. Принято выделять три основных документопотока организации:

- поступающие (входящие) документы;

- отправляемые (исходящие)  документы;

-   внутренние документы.

В каждом из документопотоков выделяются документопотоки второго  уровня. Например, документы, поступающие  в организацию, могут включать документы  из вышестоящих организаций, из сторонних  организаций, обращения граждан  и др. Исходящие документы также  могут состоять из документов, направляемых в вышестоящие организации, сторонним организациям, гражданам и др. В составе внутренних документов отдельные документопотоки составляют распорядительные документы, протоколы, информационно-справочные документы (докладные, служебные записки и др.). Для каждого документопотока характерна своя схема прохождения документов.

Внутренние документы  организации – это документы, создаваемые и используемые в  организации. К внутренним документам относятся распорядительные документы, протоколы заседаний коллегиальных органов, служебные записки, акты, справки, планы, отчеты, положения, инструкции и др. Внутренние документы, как правило, издаются или составляются в одном экземпляре, который после издания или окончания работы с документом помещается на хранение в дело. При необходимости рассылки документа исполнителям, заинтересованным лицам и подразделениям с подлинника документа снимаются копии или оформляются выписки из документа. Заверенные копии и выписки рассылаются всем заинтересованным лицам и подразделениям.

Как правило, движение внутренних документов на стадии создания документов аналогично движению отправляемых документов, а на стадии исполнения или использования повторяет движение поступающих документов. Исключение составляют отдельные виды документов, имеющие индивидуальные маршруты прохождения, например внутренние информационно-справочные документы (справки, служебные записки, аналитические записки), протоколы заседаний и др.   Движение внутренних документов организуется так же, как и движение поступающих и отправляемых документов: в виде документопотоков, то есть массивов документов, имеющих общий источник (пункт отправки) и общий приемник (пункт получения). Для каждого документопотока характерен свой маршрут. При организации движения внутренних документов необходимо учитывать следующие факторы:

• способ принятия решения и, соответственно, издания документа; • содержание документа: наличие в документе поручений, требующих исполнения, или информации, инициирующей решение.

При организации документооборота в конкретной организации учитывается ряд факторов, в частности: форма организации делопроизводства (централизованная, децентрализованная, смешанная), структура организации (чем больше уровней управления, тем сложнее система документооборота), способы принятия решений и характер распределения обязанностей между руководителями организации.

Каким образом форма  организации делопроизводства влияет на систему документооборота? Централизованная форма делопроизводства предполагает максимальное сосредоточение операций по обработке документов в службе ДОУ и по возможности полное освобождение структурных подразделений от выполнения делопроизводственных функций (регистрации и учета документов, хранения дел и др.). Децентрализованная форма предполагает, что в структурных подразделениях организации ведется отдельное делопроизводство (прием, обработка, регистрация и др.). Такая форма делопроизводства оправдана только в случае территориальной разобщенности организации, при наличии удаленных от центрального офиса подразделений. При смешанной форме часть делопроизводственных функций выполняет служба ДОУ, часть – подразделения. Характер распределения функций между службой ДОУ и подразделениями может быть разным, чаще всего при смешанной форме делопроизводства часть документов регистрируется, контролируется, формируется в дела и хранится в службе ДОУ (как правило, это документы, поступающие руководству и исходящие от руководства), а часть документов регистрируется, контролируется, исполняется, хранится в структурных подразделениях (как правило, это документы по вопросам, решение которых находится в компетенции подразделений).

В целом движение исходящих документов включает следующие этапы:

1.      Подготовка исполнителем проекта документа.

2.      Согласование (визирование) проекта документа.

3.      Доработка проекта документа по замечаниям.

4.      Повторное визирование документа.

5.      Подписание документа руководителем.

6.      Регистрация документа (в службе ДОУ или в подразделении, если документ подписан руководителем подразделения).

7.      Передача документа в службу ДОУ (если документ подписан руководителем подразделения).

8.      Отправка документа корреспонденту и передача копии в дело.

Отправка документа  должна производиться Документы, переданные на отправку, должны быть отправлены в тот же день или, в крайнем случае, – на следующий день.

Движение внутренних документов организации на стадии подготовки и оформления должно быть организовано аналогично движению отправляемых документов, а на стадии исполнения или использования – аналогично движению поступающих документов.

Движение отдельных  видов документов (документопотоков) имеет свои особенности в процессе подготовки и исполнения, поэтому  службы ДОУ разрабатывают схемы  движения документов (маршрутные схемы), наглядно показывающие движение наиболее важных для деятельности организации видов документов.

 

2. Требования к составлению  и оформлению управленческой  документации

 

Бумажный управленческий документ как средство осуществления  управления организацией. Работа руководителя с документами на любой стадии их подготовки (чтение, подписание, датирование, наложение резолюции и т.д.). Ответственность руководителя за качество и оперативное исполнение как бумажных, так и электронных документов.

Роль руководителя организации в процессе подготовки проектов документов и воздействии на исполнителей и руководителей подразделений в плане качественного их составления.

Качество подготовки документов зависит  от множества факторов, важнейшим  из которых является соответствие документа действующему законодательству, как в плане оформления реквизитов, так и в плане составления текста. ГОСТ 6.30-2003 и унификация управленческих документов.

Каждый из реквизитов играет определенную роль при создании и использовании документа. Однако наибольшую функциональную и управленческую значимость имеет реквизит 20 — «Текст документа».

У различных управленческих документов есть определенные особенности оформления текста. Тексты документов могут оформляться  в виде связанного текста, таблицы, анкеты или в виде соединения этих структур. Рекомендуется использовать шрифт Times New Roman Cyr размером 12 (для оформления табличных материалов) и 13, 14 (для связанного текста).

Текст всех видов документов УСОРД выражает содержание управленческого действия, грамматически и логически согласованную информацию о нем.

Текст большинства организационно-распорядительных документов состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа. Во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления — просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного  на основании других документов, указывают реквизиты последних: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, например, постановление Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 № 30 «О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти».

Для облегчения восприятия текст делят  на абзацы, включающие несколько предложений, посвященных одной мысли (аргументу), и являющиеся простейшим компонентом текста. Каждый абзац отделяют в документе абзацным отступом.

Текст управленческого документа  фиксирует управленческую информацию, которая должна быть достоверной, достаточной и своевременной (см. п. 1.5). Для того чтобы побудить адресата совершить (или не совершить) определенные действия, эта информация должна быть изложена последовательно, связано, непротиворечиво и убедительно, т.е. изложение информации в управленческом документе должно вестись аргументировано и логично.

Для создания текстов  управленческих документов используют предназначенную для общения в сфере управления функциональную разновидность языка — официально-деловой стиль.

За последние 100—150 лет  в языке делового документа выработались такие способы выражения содержания документа, которые обеспечивают наиболее эффективным образом фиксацию управленческой информации.

Основные черты официально-делового стиля:

•     нейтральный  тон изложения;

•     краткость (лаконичность) текста;

•     точность изложения, ясность выражения мысли. Нейтральный тон изложения — это норма официального делового языка, которая свидетельствует о неличном характере взаимоотношений между автором и адресатом документа и определенной дистанции между ними. Ранее отмечалось одно из свойств управленческой информации — ее официальный характер.

Автором и адресатом  делового документа почти всегда является организация в целом — «коллективный субъект», несмотря на то, что в большинстве случаев документ подписывается одним должностным лицом и адресуется конкретному должностному лицу.

Так как участники  делового общения действуют от имени  юридических, а не физических лиц, субъективный момент в текстах документов должен быть сведен к минимуму. Это выражается в том, что из языка документов исключают слова, обладающие эмоционально-экспрессивной окраской (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения и преуменьшения, междометия и др.).

Но нет правил без  исключений. Бывают ситуации, когда  ставится задача не только изложить информацию или убедить, но и необходимо обратить особое внимание, вдохновить, «позвать за собой» и т.п. Например, не так давно появился новый вид документа, который можно отнести к группе организационных документов — кодекс корпоративной этики. В нем формулируют основные ценности и цели компании, принципы, на основе которых строятся ее отношения с партнерами, клиентами и государством, этические нормы и правила поведения ее сотрудников. Основное назначение этого документа — повышение статуса компании в обществе, формирование доверия к представителям этой профессии.

По стилистике кодекс корпоративной этики можно сравнить с программной речью. Используемые в нем речевые средства характеризуются  художественной выразительностью, а  текст звучит патетически приподнято и публицистично [5; с. 28].

Высокое качество документа  определяет его краткость, которая не должна достигаться в ущерб полноты изложения. Достоинство краткости — возможность для читателя охватить мысленно весь документ в целом.

Краткость текста выражается в немногословности, умении изложить мысль сжато, лаконично. Это достигается, в том числе, и с помощью:

•     исключения речевой избыточности (повторов, лишних слов, не несущих информации);

•     употребления сокращений.

В текстах документов не следует использовать так называемые плеоназмы (от греческого pleonasmos — излишество) — смысловые повторы, возникающие при употреблении слов, частично или полностью совпадающего значения, например, «своя автобиография» (разве автобиография может быть чужой), «сервисное обслуживание» (сервис — это уже обслуживание), в «июле месяце» и т.д.

Одна из наиболее типичных разновидностей плеоназма — тавтология (от греческого tauty — то же самое и logos — слово). Это сочетание или повторение одних и тех же по смыслу и звуковому составу слов, например, «искоренить с корнем», «проявление явления» и т.д. [3; с.56].

Русский язык богат синонимами — словами, разными по звучанию, но близкими по содержанию. Но в служебном  документе при выборе синонимов следует учитывать их смысловые оттенки, а также сочетаемость с другими словами и соответствие стилю документа. Например, широко употребляемое слово «надо» — относится к разговорной лексике. В деловой переписке лучше использовать его синоним — «необходимо».