Организация закупок товаров на выставках и пути их совершенствования

2. Ошибки организации выставки.

• Выставку невозможно найти. Даже имея общее представление о месте проведения выставки, участнику сложно сориентироваться, в каком направлении двигаться.
• Поиск места проведения выставки не должен вызывать проблем. Для этого необходимы яркие указатели у ближайшей станции метро (они же выполнят функции наружной рекламы), заметное оформление места отправления выставочных автобусов. Сами автобусы тоже должны нести на себе логотип выставки — чтобы не приходилось их искать. Игнорирование этих вопросов приведет к тому, что, один раз потратив деньги на такси, чтобы добраться-таки до места проведения, от посещения следующей выставки этот человек, скорее всего, откажется.
• До выставки невозможно добраться. Ситуация, когда транспорт приходится ждать по часу и более, негативным образом сказывается на имидже выставки.
• Выставочные автобусы должны не просто быть — их движение необходимо спланировать с учетом реального графика пассажиропотока.
• Невозможно найти нужного участника. Часто, когда выставка разрастается, посетителю бывает достаточно сложно найти нужную компанию-участника.
• Для решения этой проблемы, помимо схем размещения экспонентов выставки, можно организовать работу специальных гидов (обычно администрация этими вопросами не занимается, так как плохо знает состав и специализацию участников), устанавливать специальные устройства для того, чтобы посетитель мог найти список фирм и посмотреть место их расположения. На сайте выставки должен быть также поиск фирм по тематике, чтобы посетитель мог заранее спланировать свои переговоры.
•      Проблемы при размещении стендов на выставке. Тут нужно проконтролировать несколько моментов.
• Во первых, проследить, чтобы ввоз экспонатов обслуживало достаточное количество сотрудников. «Достаточное» — это значит, что участникам не приходится ждать, когда у них появится возможность разгрузиться.
• Во вторых, учесть все возможные нюансы при размещении стендов участников — например, проследить, чтобы на них не дул холодный воздух из систем вентиляции зала. Рассказы о том, что после участия в вашей выставке фирме пришлось отправить своих самых ценных сотрудников на больничный, вряд ли добавят вам клиентов.
• В третьих, стенды участников должны быть оснащены всем необходимым оборудованием.
•        Наконец, необходимо следить за соблюдением всеми участниками определенных правил. Закрыв глаза на то, что кто-то перегородил доступ к чужой площади или шумит так, что сосед не может нормально работать, вы приобретете лишнюю головную боль и лишитесь нескольких потенциальных участников вашей следующей выставки.
3. Основные функции выставки:

•      Непосредственное общение с потребителями

• Выставки являются отличным местом для установления контактов с новыми клиентами. Не менее важно то, что выставки позволяют поддерживать и возобновлять работу с уже существующими клиентами.

•      Презентация новых товаров и услуг

• Презентации и показы, которые посетители увидят собственными глазами, говорят сами за себя – благодаря ним существенно стимулируется сбыт.

•      Проведение маркетинговых коммуникаций

• Выставка акцентирует внимание СМИ на компаниях-экспонентах и их продукции. Для того, чтобы улучшить имидж компании и ее брэндов, во время выставки можно активно использовать работу по связям с общественностью.

Цель выставки– демонстрация, показ и представление с последующей реализацией новых видов продукции, товаров, подготовка новейшей информации и создание условий для установления деловых контактов с потенциальными покупателями.

Предметом деятельности выставки является оказание услуг по ознакомлению с новыми видами продукции и заключению торговых сделок по ним, а также предоставление коммерческой и научно-технической информации с привлечением ведущих ученых и специалистов.

Приведу некоторые примеры мотивации участия, выбора и организации выставки:

1. Поиск новых клиентов;
2. Укрепление отношений с существующими клиентами и партнерами;
3. Поиск региональных представителей;
4. Увеличение объема продаж;
5. Презентация новинок, эффектная подача их уникальных свойств и преимуществ;
6. Изучение реакции на товар и цены;
7. Наблюдение за конкурентами;
8. Определение состояния и запросов рынка;
9. Укрепление имиджа предприятия;
10. Расширение контактов со СМИ;
 

3. Ярмарочная – выставочная торговля.

Ярмарочная – выставочная торговля представляет собой кратковременную и периодически повторяющуюся реализацию товаров с последующим совершением актов купли-продажи после осмотра и подбора образцов продукции производственно-технического назначения и товаров широкого потребления.

1. Классификационные признаки ярмарочной (выставочной) торговли.

  1. Товарный, или продуктовый признак, подразделяющий выставки на специализированные, на которых происходят показ и торговля определенными видами продукции той или иной отдельной отрасли, и универсальные, на которых реализуются различные виды товаров различных отраслей как промышленного, так и сельскохозяйственного комплекса. 
          2. Отраслевой признак разделяет выставки на отраслевые и межотраслевые. Среди межотраслевых следует выделить выставки, которые охватывают многоотраслевую продукцию, такие, как медицинская, машиностроительная, биохимическая, космическая и т. д., а не товары строго одной какой-либо отрасли. 
          3. Классификация по территориальному признаку, по масштабу деятельности и объему товарооборота подразделяет выставки на международные,  межрегиональные, зональные и местные, ориентированные на территорию и масштабы внутреннего, национального, местного или внешнего рынке.

Процесс участия организации в работе выставки (ярмарки) можно условно подразделить на следующие основные этапы: 
        1. Принятие принципиального решения об участии в выставке (ярмарке) 
        2. Определение целей участия организации в работе выставки (ярмарки).

Выставочная деятельность должна быть четко определена необходимостью решения основных маркетинговых задач организации. В качестве таковых выступают:

• поиск новых рынков
• расширение числа покупателей
• поиск новых посредников
• определение основных тенденций спроса и предложения на гостиничные услуги конкурентов
• завязывание контактов в деловом мире
• формирование благоприятного имиджа организации на рынке
• непосредственный сбыт
• обмен опытом с другими предприятиями
• интенсификация рекламы товаров (услуг)

3. Выбор конкретной выставки (ярмарки), в работе которой будет участвовать организация. Правильный выбор конкретной выставки для участия в ней организации определяет значительную долю успеха в достижении поставленных целей. Эффективному решению вопроса в выборе способствует анализ с точки зрения интересов и возможностей организации по следующим направлениям:

• время и место проведения выставки (ярмарки)
• авторитет выставки на целевом рынке организации
• численный и качественный состав участников и посетителей
• уровень деловой активности (количество и общий объем заключенных контрактов) на последней выставке
• возможность предоставления выставочных площадей и услуг (для этого необходимо за несколько месяцев подать заявку на участие). Заявка должна быть подписана лицом, уполномоченным вести расчеты по мероприятию. В заявке должны быть указаны: название организации, тема и примерная программа мероприятия, дата и место его проведения, количество участников, количество дней работы, объем услуг

После принятия решения об участии в выставке организация информирует оргкомитет выставки (ярмарки) о своем участии. Суть заявки — предварительная регистрация и бронирование выставочной площади. Письмо-заявка подтверждает согласие фирмы с положениями данной выставки и правилами ее проведения. Это в своем роде договор между сторонами. После получения заявки в ответ посылается подтверждение о регистрации фирмы в каталоге участников и выделении требуемого количества мест при условии оплаты.

Также необходимо перечислить на расчетный счёт ведомства, под эгидой которого предполагается проведение выставки, денежные средства на покрытие своей части расходов, связанных с организационными работами. Оплата участия должна быть произведена в течение 5—10 дней.                                                                                                                               Подтверждение гарантирует получение базового набора услуг. Параллельно с этим решаются вопросы:

1. определение концепции и объема участия организации в работе выставки (ярмарки)
2. отбор и подготовка персонала для работы на выставке
3. разработка планов коммерческой работы, рекламы и протокольных мероприятий
4. определение размеров необходимых выставочных площадей, объема различных материальных и финансовых ресурсов
5. установление деловых контактов с администрацией выставки, заключение контракта на выставочные услуги
6. страхование экспонатов и сотрудников.

Следующий этап по подготовке к участию в выставке включает в себя разработку тематического плана своей экспозиции. Он включает в себя:

• разработку стендов организации с учетом выделенных площадей
• распределение экспонатов по тематическим разделам в соответствии с логикой раскрытия основной темы экспозиции.

Далее разрабатывается окончательная смета участия организации в выставке. Во время работы выставки надо проявлять максимум усилий по налаживанию коммуникаций с искомой целевой аудиторией через активное интегрирование компонентов корпоративного паблик рилейшнз и рекламной работы.

После закрытия выставки, демонтажа ее экспозиций организацией должны быть обязательно подведены итоги участия в выставке.

Подведение итогов может проходить по следующим пунктам:

1. анализ достижение целей участия.
2. изучение объективных показателей: количество посетителей, участников, объем заключенных контрактов, налаживание новых каналов распределения и т.д.
3. анализ эффективности расходования средств на участие организации в выставке

Данное подведение итогов позволит оценить целесообразность участия в выставке и выявит перспективы дальнейшего участия организации в подобного рода мероприятиях.

Как и в «беспроигрышных» лотереях, на выставке четко работает правило 1:4. Это значит, что один покупатель, остановившийся около вашего стенда, — это четыре потенциальных клиента (его друзья, родственники, знакомые, сослуживцы, не попавшие с ним на выставку). Своего рода эффект «цепной реакции».

Для создания благоприятного мнения об услугах, предоставляемых организацией, и об участии в выставке можно размещать доброжелательные отклики в сетевом чате, интернет-конференции. Для выставочного бизнеса сеть Интернет — самый удобный для потенциальных экспонентов и посетителей способ обмена информацией. Для создания выставочного сайта следует решить следующие стратегические вопросы:

1. представить организацию тем потребителям, которые с ней еще не знакомы. Внести коррективы в общественное мнение по репутационному облику организации
2. сайт должен содержать информацию о деятельности организации, о предоставляемых услугах, корпоративные пресс-релизы, касающиеся участия в выставках
3. сайт должен обновляться раз в месяц
4. сайт должен соответствовать корпоративному стилю организации
5. основная форма оценки полезности сайта — учёт его посещаемости, т.е. время суток посещения, вид посещения и последовательность просмотра информации.