Бюджетный учет расчетов с подотчетными лицами

Основное отличие в  учете расчетов с подотчетными лицами в бюджетной организации заключается  в том, что по Инструкции учет ведется  по отдельным счетам, в зависимости  от цели, на которую выдается аванс, что позволяет контролировать расходование денежных средств. Необходимо соблюдать  три условия:

• денежные средства под отчет выдаются на основании распоряжения руководителя учреждения только лицам, работающим в данном учреждении;
• передача полученных подотчетных сумм одним работником другому запрещается;
• при имеющейся задолженности за подотчетным лицом по ранее выданному авансу выдача новых денежных средств под отчет не допускается.

В бюджетном учете учет расчетов с подотчетными лицами ведется  на счете 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами». Он организован в соответствии с Классификацией операций сектора  государственного управления (далее - КСОГУ) по следующим аналитическим  счетам:

- 0 208 11 000 "Расчеты с  подотчетными лицами по оплате  труда";

- 0 208 12 000 "Расчеты с  подотчетными лицами по прочим  выплатам";

- 0 208 13 000 "Расчеты с  подотчетными лицами по начислениям  на выплаты по оплате труда";

- 0 208 21 000 "Расчеты с  подотчетными лицами по оплате  услуг связи";

- 0 208 22 000 "Расчеты с  подотчетными лицами по оплате  транспортных услуг";

- 0 208 23 000 "Расчеты с  подотчетными лицами по оплате  коммунальных услуг";

- 0 208 24 000 "Расчеты с  подотчетными лицами по оплате  арендной платы за пользование  имуществом ";

- 0 208 25 000 "Расчеты с  подотчетными лицами по оплате  работ, услуг по содержанию  имущества";

- 0 208 91 000 "Расчеты с  подотчетными лицами по оплате  прочих работ, услуг" и т.д.

Выдача денежных средств  под отчет производится при наличии  выделенных бюджетных средств в пределах лимитов по статьям КОСГУ. В соответствии с п. 168 Инструкции операции оформляются следующими бухгалтерскими записями: выдача сумм подотчетным лицам отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" и кредиту счета 020104610 "Выбытия из кассы", 020105610 "Выбытия денежных документов". Принятые к бюджетному учету суммы произведенных расходов согласно утвержденного руководителем авансового отчета отражаются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 010500000 "Материальные запасы, 010600000 "Вложения в нефинансовые активы", соответствующих счетов аналитического учета счета 030200000 "Расчеты по принятым обязательствам", 030403830 "Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда", 020402530 "Увеличение стоимости акций и иных форм участия в капитале", 020403520 "Увеличение стоимости ценных бумаг, кроме акций и иных форм участия в капитале", соответствующих счетов аналитического учета счета 040101200 "Расходы учреждения"; возвращенные остатки подотчетных сумм отражаются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 020104510 "Поступления в кассу", 020105510 "Поступления денежных документов". К хозяйственным расходам относятся расходы по приобретению хозяйственных материалов, канцтоваров, горюче-смазочных материалов, запасных частей к оборудованию и т.д. Из кассы денежные средства выдаются под отчет не только на хозяйственные расходы и командировки, но и на другие цели, а именно: на выплату заработной платы через раздатчиков, оплату наличными деньгами по заключенным договорам, оплату пособий, приобретение ценных бумаг и др.

В разрезе КОСГУ подотчетные  средства используются на нужды учреждения по следующим статьям:

Статья 211 – на данную статью относят расходы на выплату заработной платы, осуществляемые на основе контрактов (договоров), в соответствии с законодательством  Российской Федерации.

 Статья 212 – относятся  расходы по оплате работодателем  в пользу работников и их  иждивенцев не относящихся к  заработной плате дополнительных  выплат и компенсаций, обусловленных  условиями трудовых соглашений, статусом работников в соответствии  с законодательством Российской  Федерации, в т.ч подъемные пособия, суточные при командировках, компенсации за проезд и т.д.

Статья 212- отражаются расходы, связанные с начислениями и на оплату труда, в т.ч. оплата пособий за счет ФСС.

 Статья 221 включает расходы  на приобретение услуг связи.

Статья 222 - относятся расходы  на приобретение транспортных услуг.

Статья 223 включает расходы  на приобретение коммунальных услуг, в  т.ч. оплата по тарифам за коммунальные услуги, расходы по оплате договоров с истопниками, расходов на технологические нужды и т.д.

Статья 224 – на данную статью относятся расходы по оплате арендной платы в соответствии с заключенными договорами аренды.

Статья 225 – относятся  расходы по оплате договоров на выполнение работ, услуг, связанных с содержание имущества учреждения, в т.ч. содержание нефинансовых активов в чистоте, дезинфекция, дезинсекция, текущий ремонт техники и оборудования и т.д.

 Статья 226 относятся работы  по проектированию, межеванию земель, монтажные работы, приобретение  и обновление баз данных, типографские  услуги, медосмотры, услуги по рекламе,  проживание в служебных командировках  и т.д.

 Статья 290 – на данную  статью относят расходы, не  связанные с оплатой труда,  приобретением услуг. Включает  уплату налога на имущества,  земельного налога, государственных пошлин, штрафов, выплату материальной помощи, компенсаций по решению Суда, представительских расходов, приобретение сувенирной продукции и другие аналогичные расходы.

Статья 310 – относятся  расходы по оплате договоров на строительство, приобретение объектов основных средств.

Статья 320 – относятся  расходы по оплате договоров на приобретение в государственную, муниципальную  собственность исключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности или средства индивидуальности.  Статья 340- включает расходы по оплате договоров на приобретение и изготовление материальных запасов.

 Из всего вышеизложенного  можно сделать вывод, что бухгалтерский  учет исполнения смет расходов  учреждений осуществляется, как  правило, централизованными бухгалтериями.  Учреждения расходуют государственные  средства в соответствии с  целевым назначением и в меру  выполнения мероприятий, предусмотренных  сметами, строго соблюдая финансово  – бюджетную дисциплину и максимальную  экономию материальных ценностей  и денежных средств. Бухгалтерский  учет в бюджетном учреждении  должен обеспечить систематический  контроль за ходом исполнения смет расходов, состоянием расчетов с предприятием, организациями, учреждениями и лицами, сохранностью денежных средств и материальных ценностей.