Автоматизация учета дебиторской задолженности

 

Рисунок 22 – Формула поиска наименования объекта с помощью функции ВПР

 

Формула поиска юридического адреса. Также воспользуемся командой Функции (Вставка – Функции). В результате получим:

Рисунок 23 – Формула поиска юридического адреса с помощью функции ВПР

 

Аналогичным образом заполняются ячейки:

- отдел;

- ответственное лицо;

- дата и номер договора;

- дата и номер счета;

- сумма дебиторской задолженности;

- число дней просрочки;

- сумма неустойки;

- дата критического срока оплаты.

 

2.3 Создание элементов  управления

 

 На  выходных листах с правой стороны от извещения, создадим элементы управления, с помощью которых можно будет изменять значение, содержащееся в ячейке L1. Такими элементами управления могут являться Список и Счетчик. Для создания элементов управления используется панель инструментов Формы (Вид—Панели инструментов—Формы).

Рисунок 25 – Панель инструментов для создания элементов управления

 

Элемент управления Список. Для внедрения элемента управления Список необходимо щелкнуть  левой кнопкой мыши на панели Формы по указателю элемента управления Список. Указатель мыши, после перевода его на поле рабочего листа, приобретет вид крестика. Выбрав место расположения элемента управления на листе и нажав левую кнопку мыши, получим контур будущего элемента управления.

  Далее необходимо поместить указатель мыши на элемент управления и нажать правую кнопку мыши. В появившемся контекстном меню выделить команду Формат объекта, в котором перейти на вкладку Элемент управления. Например, для Извещения об оплаченной ДЗ, это будет выглядеть следующим образом:

                                 

Поле Формировать список по диапазону предназначено для ввода диапазона, по которому будет формироваться список по этому элементу управления. В нашем примере в этом поле должен быть указан диапазон таблиц баз данных, в которых формируются порядковые номера сведении дебиторской задолженности. Для этого поместите курсор в поле Формировать список по диапазону и на рабочем листе, например, Извещение о просроченной ДЗ, выделим область ячеек в столбце, в котором будут расположены порядковые номера записей командировочных удостоверений.

Выделенный в списке элемента управления порядковый номер удостоверения должен автоматически вводиться в ячейку L1, для чего поместим курсор в поле Связь с ячейкой и на листе Извещение об оплаченной ДЗ, выделим мышью ячейку L1.

 В  области Возможен выбор нужно активизировать переключатель одинарного значения, после чего нажать кнопку ОК. При выделении мышью значения порядкового номера в списке, например «3», это значение будет автоматически помещено в ячейку L1, в результате чего на экране монитора на листе Извещение об оплаченной ДЗ будет выведено Извещение об оплаченной ДЗ, имеющее порядковый номер записи 3 в листе – Сведения об оплаченной ДЗ.

Элемент управления Счетчик. Рядом с элементом Список поместим элемент управления Счетчик. С помощью счетчика можно последовательно «перебирать» в любом направлении объекты основных средств, находящиеся в базе данных с шагом изменения равным единице или другим, заданным пользователем.

 Для  внедрения элемента управления  Счетчик щелкнем левой кнопкой мыши на панели Формы по указателю элемента управления Счетчик. Указатель мыши, после перевода его на поле рабочего листа, приобретет вид крестика. Выбрав место расположения элемента управления на листе и нажав левую кнопку мыши, очертим контур будущего элемента управления.

 Далее  поместим указатель мыши на  элемент управления и нажмем  правую кнопку мыши. В появившемся  контекстном меню выделим команду  Формат объекта, в котором перейдем на вкладку Элемент управления.

                      

В поле Текущее значение отображается значение, которое содержится в этот момент времени в ячейке L1. В поле Минимальное значение введем начальный номер, с которого Счетчик начинает перебирать номера с шагом, значение которого будет введено в поле Шаг изменения, а именно значение 1. При желании введем значение в поле Максимальное значение, в противном случае Excel введет его самостоятельно. В поле Связь с ячейкой введена абсолютная ссылка на ячейку L1, где отражается порядковый номер извещения.

2.4 Макрос вывода документа на печать

 

 Если какое-то действие часто повторяется, его выполнение можно автоматизировать с помощью макроса. Макрос — это серия команд и функций. Их можно выполнять всякий раз, когда необходимо выполнить данную задачу. Перед тем как записать макрос, необходимо спланировать шаги и команды, которые он будет выполнять. Можно с помощью активизации средства записи макроса записать последовательность выполняемых действий. При этом программа записи автоматически преобразует последовательность действий пользователя в код на языке Visual Basic of Application (VBA), который является основой записи макроса.

  Для того чтобы начать запись макроса, выполним команду Сервис—Макрос—Начать запись. Появится диалоговое окно Запись макроса. Так как это первый записываемый макрос в открываемой книге, то тогда в поле Имя макроса будет указано его имя — Макрос1.

                       

 

В поле Сочетание клавиш осуществляется ввод буквы на английском языке, например, "z". Это позволит сразу же после записи макроса, нажав на комбинацию клавиш [Ctrl+z] запустить макрос на автоматическое выполнение записанной операции.

В раскрывающемся списке Сохранить в находятся:

- личная  книга макросов;

- новая  книга;

- эта  книга.

Это место, куда будет помещен и где будет храниться записанный макрос. При создании этого и последующих приложений все макросы будут записываться в Этой книге, поэтому остальные варианты рассматриваться не будут.

 После нажатия на кнопку ОК или клавишу Enter, Excel начинает запись макроса, для чего фиксирует все действия пользователя, независимо от того, правильны ли они. Фиксация действий производится на языке кода VBA и будет осуществляться до остановки записи. Для остановки записи предназначена появляющаяся после начала записи кнопка Остановить запись.

Для записи кода действий, выполняемых макросом, последовательно необходимо выполнить процедуры по выводу на печать лицевой стороны извещений дебиторской задолженности:

-выполнение команды Файл—Печать на листе 1 – Извещение об оплаченной ДЗ;

- в появившемся  диалоговом окне Печать в области Печатать нужно ввести номера страниц с 1-й по 1-ю и нажать кнопку ОК;

- выполнение  команды Файл—Печать на листе 2 – Извещение ДЗ >12 мес.;

- в появившемся  диалоговом окне Печать в области Печатать нужно ввести номера страниц с 1-й по 1-ю и нажать кнопку ОК;

- выполнение команды Файл—Печать на листе 3 – Извещение о просроченной ДЗ;

- в появившемся  диалоговом окне Печать в области Печатать нужно ввести номера страниц с 1-й по 1-ю и нажать кнопку ОК;

- выполнение команды Файл—Печать на листе 4 – Извещение ДЗ < 12 мес.;

- в появившемся  диалоговом окне Печать в области Печатать нужно ввести номера страниц с 1-й по 1-ю и нажать кнопку ОК;

При печати оборотной стороны извещении ДЗ, необходимо произвести аналогичные действия, только здесь в появившемся диалогом окне Печать в области Печатать ввести номера страниц с 2-й по 2-ю и нажать кнопку ОК;

          Для остановки записи макроса необходимо нажать кнопку Остановить запись или выполнить команду Сервис—Макрос—Остановка записи.

 Просмотр записанного макроса. Просмотр записанного макроса заключается в просмотре непосредственно сгенерированного текста кода VBA при его записи. Для этого, выполнив команду Сервис—Макрос—Редактор Visual Basic или нажав комбинацию клавиш [Alt+F11], откройте приложение Microsoft Visual Basic (см. рис. 26).

              

          Рисунок 24 - Приложение Microsoft Visual Basic

  Для того, чтобы активизировать выполнение макроса, внедрим на рабочем листе – Извещение об оплаченной ДЗ элемент управления Кнопка. (Вид – Панели инструментов – Формы).

Создание кнопки осуществляется аналогично созданию элементов Счетчик и Список, описанных выше. Панель Формы —необходимо выбрать элемент управления Кнопка, по завершению создания которой появится диалоговое окно Назначить макрос объекту.

                              
          Рисунок 27 – Окно назначения макроса объекту

 Для назначения кнопке макроса необходимо выделить в диалоговом окне Назначить макрос объекту нужный макрос и нажмите кнопку ОК. Теперь нажатие на созданную кнопку вызовет выполнение назначенного ей макроса.

 После  того, как указатель мыши поместить  на кнопку и щелкнуть правой  кнопкой мыши, появится контекстное  меню, в котором нужно выбрать  команду – Изменить текст, т.о. вместо Кнопки 1 введем Печать Лицевая Сторона.

  Те же самые действия проделаем  и для создания второй кнопки  для печати оборотной стороны  извещения и введем Печать  Оборотная Сторона.

В результате должны получиться такие рабочие листы — см. рис. 28

Рисунок 28 – Лист Excel Извещение об оплаченной ДЗ

                 Рисунок 29 – Лист Excel Извещение ДЗ < 12 мес.

               Рисунок 30 – Лист Excel Извещение о просроченной ДЗ

                 Рисунок 31 – Лист Excel Извещение ДЗ > 12 мес.

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В данной работе описан процесс автоматизации учета  дебиторской задолженности с помощью Microsoft Office Excel. Автоматизация процесса позволит, прежде всего, предотвратить возникновение ошибок в расчетах при обработке и заполнении извещений и ускорить его процесс.

При автоматизации данного процесса наблюдается:

- моментальный поиск информации в любом удобном разрезе для пользователей;

- повышение  скорости и качества процесса  формирования извещении дебиторской  задолженности;

- получение  достоверного результата работы.

В связи с этим, в результате автоматизации учета дебиторской задолженности наблюдается повышение эффективности труда и, как следствие, повышение конкурентоспособности предприятия на рынке.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

 

          1.  Бланк И.А. Финансовый менеджмент: Учебный курс. – 2-е изд., перераб. и доп. – К.: Эльга, Ника-Центр, 2005. – 656 с

          2.  Гаврилова А.Н. Финансовый менеджмент: учебное пособие / А.Н. Гаврилова, Е.Ф. Сысоева, А.И. Барабанов, Г.Г. Чигарев, Л.И. Григорьева, О.В. Долгова, Л.А. Рыжкова. – 5-е изд., стер. – М.: КНОРУС, 2009. – 432 с.

3.  http://www.finmagazine.ru/analiz/1683-analiz-debetorskoy-zadolgenosti.html