Анализ роли и места бюджетирования

Как и любое явление  бюджетирование имеет свои положительные  и отрицательные особенности.

Достоинства бюджетирования:

• Оказывает положительное воздействие на мотивацию и настрой коллектива;
• Позволяет координировать работу предприятия в целом;
• Анализ бюджетов позволяет своевременно вносить корректирующие изменения;
• Позволяет учиться на опыте составления бюджетов прошлых периодов;
• Позволяет усовершенствовать процесс распределения ресурсов;
• Способствует процессам коммуникаций;
• Помогает менеджерам низового звена понять свою роль в организации;
• Позволяет сотрудникам-новичкам понять «направление движения» предприятия, таким образом, помогая им адаптироваться в новом коллективе;
• Служит инструментом сравнения достигнутых и желаемых результатов.

Недостатки бюджетирования:

• Различное восприятие бюджетов у разных людей (например, бюджеты не всегда способны помочь в решении повседневных, текущих проблем, не всегда отражают причины событий и отклонений, не всегда учитывают изменения условий; кроме того, не все менеджеры обладают достаточной подготовкой для анализа финансовой информации);
• Сложность и дороговизна системы бюджетирования;
• Если бюджеты не доведены до сведения каждого сотрудника, то они не оказывают практически никакого влияния на мотивацию и результаты работы, а вместо этого воспринимаются исключительно как средство для оценки деятельности работников и отслеживания ошибок;
• Бюджеты требуют от сотрудников высокой производительности труда; в свою очередь, сотрудники противодействуют этому, стараясь минимизировать свою нагрузку, что приводит к конфликтам, вызывает состояние подавленности, страха, а, следовательно, снижает эффективность работы;
• Противоречие между достижимостью целей и их стимулирующим эффектом: если достичь поставленных целей слишком легко, то бюджет не имеет стимулирующего эффекта для повышения производительности; если достичь целей слишком сложно, - стимулирующий эффект пропадает, поскольку никто не верит в возможность достижения целей.

Кроме того, в процессе бюджетирования предприятие могут подстерегать «подводные камни»:

• Политические интриги, которые могут повлиять на распределений ресурсов;
• Конфликты между менеджерами подразделений и отделом контроллинга;
• Завышение потребностей в ресурсах;
• Распространение ложной информации о бюджетах по неформальным каналам.

Недостатки сложившейся  системы планирования и необходимость  составления планов (бюджетов):

• Планирование сегодня - процесс очень трудоемкий.
• Планово-экономические службы продолжают подготавливать огромное количество документов, при этом большинство из них не пригодно для финансового анализа.
• Процесс планирования затянут по времени, что делает его непригодным для принятия оперативных управленческих решений.
• Плановые данные значительно отличаются от фактических данных.
• Процесс планирования по традиции начинается от производства, а не от сбыта продукции.
• При планировании преобладает затратный механизм ценообразования: цена формируется без учета рыночных цен, исходя из полной себестоимости и норматива рентабельности.
• Калькуляция себестоимости производится на единицу выпуска продукции, а не на единицу проданной продукции.
• Отсутствует разделение затрат на переменные и постоянные; при планировании и анализе не используется понятие маржинальной прибыли.
• Не проводится анализ.
• Не рассчитывается безубыточности продаж.
• При планировании не оценивается эффект операционного рычага, коэффициента вклада на покрытие.
• Невозможно определить запас финансовой прочности.
• Экономическое планирование традиционно не доводится до планирования финансового и потому не дает возможности определить потребность в финансировании деятельности предприятия.
• При существующей системе планирования невозможно достоверно проводить сценарный анализ и анализ финансовой устойчивости предприятия к изменяющимся условиям деятельности.

Кроме этого, уже в самом  процессе бюджетирования возможно возникновение  некоторых ошибок, вызванных заурядной  причиной – «человеческим фактором». Для упрощения можно разделить  их на несколько категорий:

- концептуальные;

- методологические;

- управленческие.

 

Концептуальные погрешности

Мы говорим о бюджетировании как об инструментарии, который используется в системе управления. Предполагается, что в компании развиты все  функции, присущие данной системе: планирование, организация, мотивация, контроль и  анализ.

Довольно часто бюджеты не связаны  со стратегией развития бизнеса в  силу отсутствия такой стратегии  у компании. Это в корне неверно. На момент внедрения системы бюджетного управления фирма должна иметь хорошо проработанную миссию и стратегию  развития. Причем стратегию важно  выбрать в правильном направлении.

Бюджетное управление необходимо сделать  децентрализованным. Начальники подразделений  не должны отвечать за ресурсы, которыми они не распоряжаются и за результаты, на которые они не влияют. Другими  словами, важно правильно определить центры финансовой ответственности  за результаты деятельности. Для этого  руководители всех уровней должны участвовать  в разработке бюджетов.

 

2. Методика организации бюджетирования на предприятии

Прежде всего, надо видеть различия в целях построения каждого  из бюджетов. Смешение принципов выбора бюджетных статей для различных  видов бюджетов – типовая ошибка при построении бюджетных систем.

Бюджет доходов и расходов (БДР) – определяет экономическую эффективность деятельности предприятия. Данный бюджет формирует основной финансовый результат деятельности предприятия, т.е. его прибыльность.

Бюджет движения денежных средств (БДДС) носит более очевидный характер, он непосредственно планирует и фиксирует реальные потоки денежных средств и сравнительно прост для составления. БДДС определяет «платежеспособность» предприятия как разницу поступлений и «выбытий» денежных средств за период.

Бюджет по балансовому  листу (ББЛ) - определяет экономический потенциал и финансовое состояние предприятия. ББЛ является результирующим бюджетом, при корректной модели финансового учета он формируется на основе БДР и БДДС.

Существует много разновидностей бюджетов, применяемых в зависимости  от структуры и размера организации, распределения полномочий, особенностей деятельности и т.п.

К двум основным, «идеологически»  отличным типам бюджета следует  отнести бюджеты, построенные по принципу «снизу вверх» и «сверху  вниз».

Первый вариант предусматривает  сбор и фильтрацию бюджетной информации от исполнителей к руководителям  нижнего уровня и далее к руководству  компании. При таком подходе много  сил и времени, как правило, уходит на согласование бюджетов отдельных  структурных единиц. Кроме того, довольно часто представленные «снизу»  показатели сильно изменяются руководителями в процессе утверждения бюджета, что в случае необоснованности решения  или недостаточной аргументации может вызвать негативную реакцию  подчиненных. В дальнейшем такая  ситуация нередко ведет к снижению доверия и внимания к бюджетному процессу со стороны менеджеров нижнего  уровня, что выражается в небрежно подготовленных данных или сознательном завышении цифр в первоначальных версиях бюджета.

Этот вид бюджетирования широко распространен в России ввиду  как неопределенности перспектив развития рынка в целом, так и нежелания  руководства заниматься планированием - к сожалению, для большой части  российских топ-менеджеров стратегическое планирование до сих пор остается лишь красивым иностранным термином.

Второй подход требует  от руководства компании четкого  понимания основных особенностей организации  и способности сформировать реалистичный прогноз хотя бы на рассматриваемый  период. Бюджетирование «сверху вниз»  обеспечивает согласованность бюджетов отдельных подразделений и позволяет  задавать контрольные показатели по продажам, расходам и т.п. для оценки эффективности работы центров ответственности.

В целом бюджетирование «сверху  вниз» является предпочтительным, однако на практике, как правило, применяются  смешанные варианты содержащие в себе черты обоих вариантов. Вопрос лишь в том, какой подход преобладает.

Есть еще несколько  вариантов классификации бюджетов:

• Долгосрочные и краткосрочные бюджеты (Short- & Long-term budgets)

В западной практике долгосрочным бюджетом считается бюджет, составленный на срок 2 года и более, а краткосрочным - на период не более 1 года.

Естественно, сейчас в России достоверность трех-, пяти- и уж тем более - десятилетних бюджетов, будет, мягко говоря, невысокой.

По различным мнениям, «горизонт прогнозирования» на данный момент в России составляет от полугода до полутора-двух лет. Таким образом, представляется вполне рациональным считать  краткосрочными бюджетами квартальные  и менее, а долгосрочными - от полугода до года.

Зачастую в компании долгосрочное и краткосрочное бюджетирование объединяются в единый процесс. В этом случае краткосрочный бюджет составляется в рамках разработанного долгосрочного и поддерживает его, а долгосрочный уточняется по прошествии каждого периода краткосрочного планирования и как бы «прокатывается» вперед еще на один период.

Причем если краткосрочный  бюджет, как правило, несет гораздо  больше контрольных функций, нежели долгосрочный, который в основном служит для целей планирования.

• Постатейные бюджеты (line-item budgets)

Постатейный бюджет предусматривает  жесткое ограничение суммы по каждой отдельной статье расходов без  возможности переноса в другую статью.

В западной практике такой  подход широко используется в правительственных  учреждениях, однако нередко применяется  и в коммерческих организациях для  обеспечения более жесткого контроля и ограничения полномочий руководителей  нижнего и среднего звена.

В России сама концепция  постатейных бюджетов широко распространена в коммерческих структурах, но на практике редко воплощается с достаточной  жесткостью.

• Бюджеты с временным периодом (Lapsing Budgets)

Этот термин означает систему  бюджетирования, в которой неизрасходованный  на конец периода остаток средств  не переносится на следующий период.

Эта разновидность бюджета  используется в большинстве организаций, т.к. позволяет более четко контролировать деятельность менеджеров и расход ресурсов компании, пресекая «накопительские» тенденции.

К недостаткам такого метода следует отнести неравномерность  расходования бюджетных средств, когда  в конце периода менеджеры  начинают в срочном порядке тратить  остаток средств на зачастую ненужные расходы или просто неоптимальным  образом, опасаясь, что в случае «недорасхода»  бюджет на следующий период будет  урезан на соответствующую сумму. Кроме того, в конце периода довольно много сил тратится на инвентаризацию и отчетность.

• Гибкие и статичные бюджеты

Гибкий бюджет хорош тем, что позволяет более адекватно  оценить эффективность работы подразделений, не обеспечивающих продажи, а играющих по отношению к ним поддерживающую роль.

• Преемственные бюджеты и бюджеты с нулевым уровнем (Incremental & Zero-Base budgets)

Бюджет с нулевым уровнем - это бюджет, который каждый раз  составляется заново, «с нуля». В противоположность  ему, у преемственного бюджета есть нечто вроде шаблона, в который  при очередном бюджетировании лишь вносятся коррективы, отражающие текущие изменения по сравнению с устоявшимся процессом.