Задачи и принципы бухгалтерского учета

- расчетные документы, представляющие  собой оформленные в письменном  виде требования или поручения  организаций на перечисление  денежных средств в безналичном  порядке за отпущенные товарно-материальные  ценности, выполненные работы или  оказанные услуги ( платежные поручения, платежные требования, платежные требования-поручения, расчетные чеки, аккредитивы).

4.   По способу отражения операций:

- разовые документы, единовременно  фиксирующие одну или несколько  однородных хозяйственных операций  и служащие основанием для  составления бухгалтерских записей  (приходный кассовый ордер, расходный  кассовый ордер, требования на  отпуск материалов и тому подобные);

- накопительные, фиксирующие однородные  хозяйственные операции, которые  совершаются в течение определенного  периода. В конце периода в  накопительных документах подсчитываются  итоги по соответствующим показателям  (лимитно-заборные карты, авансовые отчеты и другие).

5.   По месту составления:

- внутренние документы, составляемые  и используемые внутри предприятия  (накладные на внутреннее перемещение  товарно-материальных ценностей,  расчетно-платежные и платежные  ведомости на выплату заработной  платы, товарные отчеты, авансовые  отчеты подотчетных лиц);

- внешние документы, поступившие  от других организаций или  направляемые в другие организации  (товарно-транспортные накладные,  счета-фактуры, доверенности, платежные  получения и тому подобные  документы).

 

6.   По порядку заполнения:

- заполненные вручную;

- составленные с применением  средств компьютерной техники;

- смешанная форма заполнения.

7.2 Порядок  заполнения  первичных документов.

Документация-это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения. Документирование хозяйственных операций является одной из отличительных особенностей бухгалтерского учета,так как позволяет осуществлять сплошное наблюдение за хозяйственными процессами.

Бухгалтерский учет является документальным. Отражение хозяйственных операций на счетах производится только на основании  документации. Документ - это письменное доказательство действительного осуществления  хозяйственной операции и права  на ее совершение. Качество бухгалтерского учета зависит, прежде всего, от правильности и своевременности составления  документов. Роль и значение документов велики. Они служат для предварительного и последующего контроля над сохранностью имущества, за законностью и целесообразностью хозяйственных операций.

Предварительный контроль осуществляется руководящими работниками организаций  при подписании документа, на основании  которого совершается определенная хозяйственная операция (прием и  выдача материалов, выплата денег  из кассы и т.д.). Подписывая документ, работник берет на себя ответственность  за законность и целесообразность данной хозяйственной операции. Это возлагает  на каждого работника, подписавшего документ, личную ответственность за данное разрешение. Последующий контроль производится, главным образом, в  форме документальных ревизий, путем  проверки в бухгалтерии всех поступающих  документов, а также при аудиторской  проверке.

Документация как способ оформления хозяйственных операций документами  и обоснования бухгалтерских  записей является одним из элементов  метода бухгалтерского учета. С документацией  тесно связаны другие элементы метода бухгалтерского учета, в частности, счета и инвентаризация.

Документы являются основанием для  последующих записей операций в  системе счетов. Они широко используются для анализа хозяйственной деятельности организации, для оперативного руководства  и управления хозяйственной деятельностью, так как служат оправданием тех  или иных действий оперативных работников. Основанием для отражения хозяйственных  операций в системе бухгалтерского учета могут быть только правильно  оформленные документы. На основании  документов ведется повседневное наблюдение за движением товарно-материальных ценностей, готовой продукции, денежных средств, устанавливаются законность и целесообразность операций. Важное значение имеют документы при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, при аудиторской проверке, при рассмотрении уголовных и гражданских дел в процессе дознания, следствия и суда, приобретая юридическую силу доказательства. В организациях в процессе выполнения финансово-хозяйственной деятельности совершаются разнообразные операции. Поэтому различны и документы, которыми они оформляются. Разнообразие документов объясняется также особенностями их в учетной работе.

Для выбора наиболее рациональных форм, видов при оформлении тех или  иных операций все документы классифицируют (группируют) по нескольким признакам:

• по назначению,
• по порядку отражения операций,
• по способу охвата операций,
• по количеству учетных записей,
• по месту составления.

7.3.Документооборот.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

В технологической цепочке обработки  и движения документов выделяются этапы:

• прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;
• предварительное рассмотрение и распределение документов;
• регистрация документов;
• контроль за исполнением;
• информационно-справочная работа;
• исполнение документов, их составление, согласование, оформление;
• отправка или направление в дело.

О документообороте в организации.

Любая организация процесс осуществления  своей деятельности (в том числе  в финансовой, кадровой, юридической, производственной и иных сферах) отражает в различного рода документах. Важно уделять внимание локальным документам на всех этапах жизненного цикла предприятия - от государственной регистрации, непосредственного осуществления хозяйственной деятельности, заключения договоров с контрагентами и до прекращения деятельности фирмы.

В настоящей статье мы расскажем  о том, что представляет собой  график документооборота, для кого он составляется и кем утверждается, в каких направлениях деятельности организации такой график необходим и какое имеет значение для повышения производительности и упорядочения рабочего процесса.

Письменные документы принимаются  инспекторами и судьями как наиболее достоверные доказательства совершения каких-либо юридически значимых действий. Исследованию бумаг в любом споре  придают первостепенное значение. Так, согласно ст. 180 ТК РФ о предстоящем  увольнении в связи с ликвидацией  организации, сокращением численности  или штата работников организации  работники предупреждаются работодателем  персонально и под роспись  не менее чем за два месяца до увольнения. Следовательно, письменное предупреждение о предстоящем сокращении численности или штата работников в суде будет служить безусловным доказательством того, что работник был извещен о факте сокращения, а трудовые отношения прекратятся с конкретной даты.

Важно не только правильно оформить юридически значимый документ, но и  обеспечить его своевременное получение, учет и хранение. Большую роль играет правильное его использование. Ведь документ - это прежде всего источник информации, которая имеет юридическую и коммерческую ценность. Четко организованный доступ к документу обеспечивает возможность его оперативного применения в текущей деятельности и защищает компанию от возможного ущерба в результате его несанкционированного использования. Все названные аспекты работы с документами образуют систему внутреннего документооборота фирмы.

Таким образом, внутренний документооборот  должен иметь определенную процедуру  и осуществляться в конкретные сроки, не противоречащие действующему законодательству, которые могут определяться руководителями структурных подразделений предприятия. Ведение и строгое соблюдение графика документооборота позволит наладить и упорядочить рабочий  процесс. 

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность фирмы обязаны хранить не менее  пяти лет (Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Данная группа документов одновременно служит источником информации для налоговой  отчетности организации, а их отсутствие грозит применением мер административной ответственности.

При установлении договорных отношений  с контрагентами следует помнить  о предусмотренных гражданским  законодательством формах договоров. Сделки совершаются устно или  в письменной форме (простой или  нотариальной) (ст. 158 ГК РФ). В соответствии со ст. 161 ГК РФ должны совершаться в  простой письменной форме, за исключением  сделок, требующих нотариального  удостоверения:

1) сделки юридических лиц между  собой и с гражданами;

2) сделки граждан между собой  на сумму, превышающую не менее  чем в десять раз установленный  законом минимальный размер оплаты труда, а в случаях, предусмотренных законом, - независимо от суммы сделки.

Следовательно, форма гражданских  договорных отношений законодателем  четко определена. Организациям не стоит забывать об этом.

Помимо документации, наличие которой  обязательно в силу закона, компании предстоит определить "бумажный" объем, необходимый для повседневной деятельности. Здесь можно выделить:

• документы, которыми оформляют отношения с поставщиками и заказчиками;
• документы, с помощью которых фиксируют внутрифирменную информацию, и иные. 
  

 

7.4. Классификация ошибок.

Классифицируем  ошибки

Согласно п. 2 ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете  и отчетности» (далее ПБУ 22/2010) ошибка – это неправильное отражение (неотражение) фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и (или) бухгалтерской отчетности организации¹.

Для начала приведем классификацию  ошибок в соответствии с ПБУ 22/2010. Мы позволили себе немного расширить  данный перечень, не меняя сути вопроса (Рис.1):

Рисунок.1 – Классификация ошибок в бухгалтерском учете и отчетности

Теперь кратко остановимся на характеристике каждой группы ошибок. По характеру  совершения, ошибки можно разделить  на преднамеренные и непреднамеренные.

Непреднамеренные  ошибки могут быть обусловлены:

• Неправильным применением учетной политики организации. Например, учетной политикой организации при выбытии товаров установлен способ оценки «по средней себестоимости». Ошибочно применялся способ оценки ФИФО;
• Неточностями в вычисления. Например, при расчете себестоимости выпущенной продукции за объем выпуска ошибочно принято не 1000 кг, а 100 кг;
• Неправильной классификацией или оценкой фактов хозяйственной деятельности. Например неполное определение затрат при формировании первоначальной стоимости объекта основных средств.
• Неправильным использованием информации, имеющейся на дату подписания бухгалтерской отчетности. Например, несвоевременная передача в бухгалтерию документов, поступивших на склад предприятия;
• Неправильным применением законодательства Российской Федерации о бухгалтерском учете и (или) нормативных правовых актов по бухгалтерскому учету. Например, ошибки, вызванные несоблюдением норм ПБУ 6/01: неправильное включение объектов основных средств в группу производственных запасов.

Преднамеренные  ошибки допускаются в случаях недобросовестных действий должностных лиц организации. К ним относятся подлоги, фальсификация документов, вуалирование данных бухгалтерской отчетности. Например, умышленная подделка документов по отпуску материалов в производство, осуществляемая с целью сокрытия факта хищения.

В свою очередь непреднамеренные и  преднамеренные ошибки составляют группу ошибок по содержанию, к которым относятся:

• Ошибки при документировании операций - отражение операции при отсутствии первичных документов или, наоборот, наличие фальсифицированных документов на операции которые не совершались.
• Ошибки в периоде отражения, когда хозяйственная операция, осуществленная в одном отчетном периоде, отражается в бухгалтерском учете и отчетности в следующем периоде. Чаще всего они возникают из-за несвоевременного получения сопроводительных документов от контрагентов - накладных, счетов-фактур и т.д.;
• Ошибки в корреспонденции счетов, выражающиеся в составлении неправильных проводок, искажающих экономическую сущность осуществленных операций.
• Ошибки в оценке, связанные с нарушением установленных правил определения первоначальной и фактической стоимости объектов учета, начисления амортизации и т.д.
• Ошибки в представлении информации в отчетности. Например, «свернуто» сальдо по счетам расчетов 60,62,76,71.