Учет расчетов с рабочими и служащими по заработной плате. Аудит расчетов по оплате труда

Заработная плата выплачивается  не реже, чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка организации, коллективным или трудовым договором, непосредственно работнику, за исключением случаев, когда иной способ выплаты предусматривается законом или трудовым договором. Для отдельных категорий работников федеральным законом могут быть установлены иные сроки выплаты заработной платы. При совпадении дня выплаты с выходным (нерабочим) или праздничным днем заработная плата выплачивается накануне этого дня.

Отпуск оплачивается не позднее чем за три дня до его начала.

При прекращении трудового  договора все суммы, причитающиеся  работнику от работодателя, выплачиваются  в день увольнения работника. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие  суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.

Заработная плата, пособия  и премии, как сказано выше, выплачиваются  по расчетно-платежной или платежной  ведомости. При получении денег  в кассе работник расписывается в ведомости. Лицу, не являющемуся штатным сотрудником, деньги выдаются по предъявлении документа, удостоверяющего личность получателя. Если деньги выдаются по расходному кассовому ордеру, то в нем указываются наименование и номер документа, дата его выдачи, наименование организации, его выдавшей.

По истечении срока  выдачи кассир в платежной (расчетно-платежной) ведомости против, фамилий лиц, не получивших заработную плату, в графе  «Расписка в получении» делает отметку  «Депонировано». В ведомости прописью указывают выданную и депонированную суммы. На сумму выданной по ведомости заработной платы бухгалтером выписывается расходный кассовый ордер, регистрируется в книге регистрации, передается в кассу и отражается в кассовой книге.

Не выплаченная в срок заработная плата депонируется, а деньги сдаются в банк на расчетный счет организации. Из банка их получают при обращении работника в бухгалтерию. Работник имеет право на получение депонированной заработной платы в течение трех лет. По истечении этого срока невостребованные суммы относятся на внереализационные доходы организации.

Не выданные по платежной (расчетно-платежной) ведомости суммы  кассир заносит в реестр невыданной заработной платы и передает его  бухгалтеру. В бухгалтерии учет расчетов с депонентами ведут в книге учета депонированной заработной платы. В ней для каждого депонента отводят отдельную строку, в которой проставляются фамилия, имя, отчество и депонированная сумма, отмечается ее выдача (дата и сумма). В книге ежемесячно подсчитывается общая депонированная сумма и сумма выданная, выводится остаток. Выдача депонентских сумм оформляется расходным кассовым ордером.

Учет расчетов с депонентами  ведется на счете 76 «Расчеты с разными  дебиторами и кредиторами», субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам». По кредиту счета 76 отражается зачисление на депонент невыданной суммы, по дебету — ее выдача.

Таблица 1 - Корреспонденция  счетов по учету расчетов с персоналом по оплате труда

Таблица 2 - Корреспонденция счетов по учету депонированной заработной платы

Перечень оснований  и размеров удержаний из заработной платы регулируется статьями 137 и 138 ТК РФ.

В статье 137 перечислены удержания, производимые работодателем в свою пользу в счет погашения задолженности перед ним работника:

• для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;
• для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях;
• для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простое;
• при его увольнении до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска. Однако при увольнении по основаниям, которые с точки зрения законодателя являются уважительными и которые перечислены в данном пункте, удержание за неотработанные дни отпуска не производится.

Перечисленные удержания  работодатель вправе произвести, если работник не оспаривает их основания и размер, и если не истек месячный срок, установленный для добровольного возвращения сумм. Если хотя бы одно из этих условий не соблюдено (работник оспаривает удержание или месячный срок истек), то работодатель теряет право на бесспорное взыскание сумм, и оно может быть осуществлено только в судебном порядке.

Кроме того, удержания  из заработной платы производятся для  погашения обязательств работника  перед государством (налоги, штрафы) и перед третьими лицами (алименты, выплаты по исполнительным листам). Но само удержание во всех случаях осуществляет работодатель, поскольку он начисляет и выплачивает заработную плату.

В последней части  статьи 137 ТК РФ установлено общее  правило, по которому излишне выплаченная заработная плата взысканию не подлежит. Исключение составляют следующие случаи:

• - заработная плата излишне выплачена в результате счетной ошибки;
• - органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда или простое;
• - заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.

В этих случаях удержание  также производится в месячный срок со дня обнаружения факта излишней выплаты.

По общему правилу, изложенному в статье 138 ТК РФ, удержания из заработной платы, производимые работодателем в силу предоставленных ему прав, не могут превышать 20% от заработной платы, причитающейся работнику, (за вычетом НДФЛ).

Взыскание не может быть обращено на денежные суммы, выплачиваемые:

1) в возмещение вреда,  причиненного здоровью, а также  в возмещение вреда лицам, понесшим  ущерб в результате смерти  кормильца;

2) лицам, получившим  увечье (ранения, травмы, контузии) при  исполнении ими служебных обязанностей, и членам их семей в случае гибели (смерти) указанных лиц;

3) в связи с рождением  ребенка; многодетным матерям;  одиноким отцу или матери; на  содержание несовершеннолетних  детей в период розыска родителей;  пенсионерам и инвалидам I группы  по уходу за ними; потерпевшим на дополнительное питание, санаторно-курортное лечение, протезирование и расходы по уходу за ними в случае причинения вреда здоровью; по алиментным обязательствам;

4) за работу во вредных  условиях труда или в экстремальных  ситуациях, а также гражданам, подвергшимся воздействию радиации вследствие аварий на АЭС, и в иных случаях, установленных законодательством Российской Федерации;

5) организацией в связи  с рождением ребенка, со смертью  родных, с регистрацией брака.

1.2 Расчеты по страховым  взносам

Для расчетов с фондами обязательного соцстрахования Инструкцией к плану счетов бухгалтерского учета рекомендован счет 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению". Необходимость его применения следует закрепить в бухгалтерской учетной политике в рабочем плане счетов. К счету 69 откройте субсчета: 
69-1 "Расчеты по социальному страхованию" — для учета расчетов по взносам в ФСС России; 
69-2 "Расчеты по пенсионному обеспечению" — для учета расчетов по взносам в ПФР; 
69-3 "Расчеты по обязательному медицинскому страхованию" — для учета расчетов по взносам в федеральный и территориальный фонды медстрахования. 
К этим субсчетам откройте субсчета второго порядка. Так, для раздельного учета взносов на страхование по временной нетрудоспособности и по "травме" субсчет 69-1 разбейте на два субсчета: 
69-1-1 "Расчеты с ФСС России по страховым взносам"; 
69-1-2 "Расчеты с ФСС России по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний".Для учета взносов в ПФР по финансированию страховой и накопительной частям пенсии субсчет 69-2 разбейте на субсчета: 
69-2-1 "Расчеты с ПФР по страховой части трудовой пенсии"; 
69-2-2 "Расчеты с ПФР по накопительной части трудовой пенсии". 
Расчеты с федеральным и территориальным фондами обязательного медстрахования проводите на субсчетах, открытых к счету 69-3: 
69-3-1 "Расчеты с ФФОМС"; 
69-3-2 "Расчеты с ТФОМС".

Суммы страховых взносов  следует отражать по кредиту субсчетов, открытых к счету 69, и дебету тех  же счетов бухучета, по которым начислена  зарплата, облагаемая ими. Так, по персоналу, занятому в основном производстве, страховые взносы отражают по дебету счета 20 "Основное производство", во вспомогательном — по дебету счета 23 "Вспомогательное производство"; по управленческому персоналу — по дебету счета 26 "Общехозяйственные расходы", по работникам непроизводственной сферы — по дебету счета 91-2 "Прочие расходы". Если организация занимается торговлей, то учет взносов следует вести на счете 44 "Расходы на продажу". 
Начислять взносы нужно в последний день каждого месяца. Порядок отражения взносов в ФСС России установлен приказом Минздравсоцразвития России. По этому документу на субсчете 69-1-1 компания должна отражать, помимо взносов, также суммы начисленных, выплаченных и возмещенных из ФСС России пособий по болезни; беременности и родам; суммы единовременного пособия женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности; единовременного пособия при рождении ребенка; ежемесячного пособия по уходу за ребенком; социального пособия на погребение. Эти пособия начисляют по дебету субсчета 69-1-1 и кредиту счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". Сумму пособия по "травме" начисляют по дебету субсчета 69-1-2 и кредиту счета 70. 
Перечисленные во внебюджетные фонды страховые взносы отражают по дебету субсчетов счета 69 и кредиту счета 51 "Расчетный счет". Если же организация получает деньги от ФСС России в счет возмещения расходов на соцстрахование, то проводка будет обратной.

 Взносы включают  в состав прямых, косвенных либо  прочих расходов. Это зависит от того, как отражено вознаграждение, с которого они были рассчитаны. Следует помнить, что перечень прямых и косвенных затрат компания должна прописать в налоговой учетной политике. Такое деление должно быть экономически оправдано. Например, фонд оплаты труда работников, непосредственно участвующих в производственной деятельности, и начисленные на него страховые взносы включают в состав прямых расходов. Затраты же по оплате труда управленческого персонала и начисленные с них взносы являются расходами косвенными. 
Страховые взносы, отраженные в составе прямых расходов, списывают в уменьшение облагаемой прибыли по мере реализации продукции, в стоимости которой они учтены. Если же взносы относят к расходам косвенным, то учитывать их при расчете налога на прибыль следует сразу в момент начисления. Это правило действует, например, в отношении торговых компаний. Поскольку заработная плата и страховые взносы с нее у подобных фирм являются косвенными расходами.