Учет расчетов с подотчетными лицами ООО «Мебель Комплект»

 

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………. 3

1. Характеристика расчетов  с подотчетными лицами………………………… 5

1.1. Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами………. 5

1.2.Учет представительских расходов …………………...……………………...8

1.3.Учет расчетов с подотчетными  лицами по суммам, выданным на  командировочные расходы……………………………………………………...10

1.4.Учет операционно-хозяйственных  расходов………………………………14

2.Порядок документного  оформления учета расчетов с  подотчетными лицами на примере  ООО " Мебель Комплект" ……………………...…………………16

2.1. Первичный учет расчетов с подотчетными лицами....................................16

2.2.Аналитический и синтетический  учет расчетов с подотчетными  лицами…………………………………………………………………………....21

3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ УЧЕТА  РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ………………..……………………………………………………….25

Заключение……………………………………………………………………….29

Список использованной литературы…………………………………………...30

Приложения………………………………………………………………….......31

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и  за границу; представительские расходы.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты  с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими  другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с  поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей  и т.д., что обуславливает высокую  трудоемкость и актуальность учета  расчетов с подотчетными лицами.

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций возникает  потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с  работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские  цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или  у физических лиц, для оплаты выполненных  работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно - операционные цели, на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, расходы уполномоченных предприятий  и организаций, в том числе  филиалов, не состоящих на самостоятельном  балансе и находящихся вне  района деятельности организации. При  этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета  называются подотчетными лицами.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1. своевременное, полное  и достоверное отражение на  счетах бухгалтерского учета  фактических затрат на командировочные  расходы;

2. документальная обоснованность  использования подотчетных сумм  и обоснованность включения в  состав затрат;

3. контроль за экономным  и рациональным использованием  денежных средств на хозяйственно-операционные  цели.

Бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет свои особенности. Цель работы - изучить учёт расчетов с  подотчетными лицами.

Задачи работы:

· изучить теоретический  материал, действующие сегодня нормативные  акты в сфере учета расчетов с  подотчетными лицами, быть в курсе  последних изменений законодательства;

· проанализировать деятельность действующего предприятия в области  бухгалтерского учета, пользуясь документами  бухгалтерии, первичными документами  по оформлению движения средств;

· осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учёта командировочных  расходов;

· выдвинуть предложения  по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Целью данной работы является изучение учета и порядок документооборота расчетов с подотчетными лицами в  ООО «Мебель Комплект».

Объектом настоящего исследования является состояние учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Мебель  Комплект».

Практическая значимость настоящего исследования состоит в  том, что бы показать отражения расчетов с подотчетными лицами в ООО «Мебель  Комплект» действующим нормативным  документам и дать рекомендации на основании сделанного исследования.

 

1. Характеристика расчетов с подотчетными лицами

1.1. Понятие и  бухгалтерский учет расчетов  с подотчетными лицами

Под подотчетными лицами в  бухгалтерском учете понимают работников организации (в том числе и  совместителей), которым выданы из кассы  наличные деньги с условием представления  отчета об их использовании (отсюда и  термин - "под отчет").

Подотчетными лицами считаются  работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих  командировочных расходов, а также  для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением  материалов по мелкому опту в розничной  торговле, и на другие хозяйственные  нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

· приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

· оплата мелкого ремонта  оргтехники, транспортных средств;

· расходы на командировки по территории Российской Федерации  и за границу;

· представительские расходы.

Тема расчётов предприятий  с сотрудниками, выезжающими в  служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической  прессе и специальных изданиях. К  тому же командировочные расходы  относятся к категории затрат предприятия, которые постоянно  находятся под пристальным вниманием  проверяющих органов.

Но в то же время следует  заметить, что большинство публикаций на эту тему сводится, как правило, к рассмотрению действующих нормативных  документов и описанию порядка оформления первичных документов. Несомненно, такие публикации имеют определённую значимость для практикующего бухгалтера, так как правильно организованный учет в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов.

При выдаче денежных средств  организация обязана:

· определить сумму подотчетных  средств и срок, на который она  выдается;

· получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению  срока, на который выданы средства;

· выдать денежные средства работнику под отчет при условии  полного отчета или по ранее выданным авансам;

· запретить передачу подотчетных  денежных средств от одного работника  другому;

· определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.

Право получать денежные средства под отчет имеют только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне  подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как  правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а  также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить  свои должностные обязанности: водителю - купить бензин, секретарю - отправить  почту, командированному - заплатить  за гостиницу.

Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью.

В приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.

Если надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно  составить отдельный приказ, где  указывают фамилию и должность  сотрудника, срок на который ему  выдана сумма, дата, не позднее которой  он должен сдать авансовый отчет  в бухгалтерию и т.д.

Каждого сотрудника, чья  фамилия включена в перечень подотчетных  лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости  разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь  за них.

В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета  и налогообложения командировочных  расходов. При этом часто возникают  вопросы, в частности, что, считать  служебной командировкой; каков  порядок командирования сотрудников  предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам  гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться сегодня.

При этом организация может  выдавать денежные средства подотчетным  лицам на следующие цели: на хозяйственные  нужды; на командировочные расходы; на оплату представительских расходов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 .Учет представительских расходов.

Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах  для установления и поддержания  сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

К представительским расходам относятся затраты: по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или  другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи  и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время  переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию  развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами  не являются.

Предприятия самостоятельно определяют порядок расходования средств  на представительство, их документальное подтверждение. Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, при проведении собраний акционеров, приеме различных делегаций, часто  бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.

Очень часто возникают  вопросы, что считать представительскими расходами, а что нет, какие должны быть оправдательные документы, каковы лимиты на размер расходов.

К представительским расходам относят расходы на:

· официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах  в целях установления и (или) поддержания  взаимного сотрудничества, а также  участников, прибывших на заседания  совета директоров (правления) или иного  руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий;

· проведение официального приема (завтрака, обеда или иного  аналогичного мероприятия) для указанных  лиц, а также официальных лиц  организации - налогоплательщика, участвующих  в переговорах;

· транспортное обслуживание доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

· буфетное обслуживание во время переговоров;

· оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время  проведения представительских мероприятий.

Состав представительских  расходов налогоплательщика определен  п. 2 ст. 264 НК РФ. По сравнению с перечнем представительских расходов, определенных Постановлением в целях бухгалтерского учета, в НК РФ виды этих расходов ограничены: в них не включаются оплата гостиниц как для руководителей и членов делегаций, так и для сопровождающих лиц, оплата питания (суточные), культурные, бытовые и прочие расходы, приобретение сувениров. Налоговое законодательство не относит к представительским  расходам расходы на организацию  развлечений, отдыха, профилактики и  лечения заболеваний участников представительских мероприятий.

Согласно п.2 ст.264 НК РФ представительские  расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика  на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Представительские расходы  относятся к расходам, связанным  с производством и реализацией, поэтому помимо выполнения обычных  требований при оформлении подтверждающих документов необходимо обосновать, что  произведенные расходы связаны  с предпринимательской деятельностью  учреждения.

1.3.Учет расчетов  с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные  расходы

Командировочные расходы  возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного  в командировку. Командировка - это  поездка работника в другую местность  для выполнения служебного поручения  вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При  этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает  в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым  заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или  поручения), командировкой не считается.

В соответствии с действующим  законодательством командированному работнику оплачиваются: расходы  по найму жилого помещения; расходы  по проезду к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи или  почты). На оплату таких расходов работнику  перед его отъездом в командировку выдается аванс.