Учет расчетов с подотчетными лицами

Наблюдается и снижение материалоотдачи, по сравнению с 2007 годом когда  она составляла 2, 86 руб. , в 2009 году она составила 0,96руб.. В 2007 году на 1 рубль выручки приходится 0,35 рублей фондов обращения, а уже в 2009 году на 1 рубль выручки приходится 1,04 рублей фондов обращения. Следовательно, эффективность использования фондов обращения низкая. Что в свою очередь плохо действует на фирму  в целом.

3. Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО ТФ «Квартет»

3.1 Анализ внутренних  документов на предприятии

В этом разделе курсовой работы нам нужно рассмотреть  внутренние документы ООО «Квартет», относящиеся к четвертому уровню нормативного регулирования бухгалтерского учета РФ и так же которые относятся к нашей теме исследования.

Основными документами четвертого уровня по расчетам с подотчетными лицами являются:

1. Учетная политика, формируемая главным бухгалтером организации и утверждаемая руководителем организации. Основы формирования и раскрытия учетной политики организации установлены ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утвержденным приказом Минфина России от 09.12.1998 г. №60н.[26]
2. Утвержденные руководителем формы первичных учетных документов по учету расчетов с подотчетными лицами:
• приходный кассовый ордер (форма КО-1) - выписывается в случае, когда работник возвращает в кассу неизрасходованную подотчетную сумму;
• расходный кассовый ордер (форма КО-2) – выписывается при выдаче денежных средств под отчет;
• командировочное удостоверение (форма №Т-10) – определяет фактическое время нахождения работника в командировке;
• авансовый отчет с приложением подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов, накладных и т.д.).

• Утвержденный руководителем План счетов бухгалтерского учета – содержит перечень применяемых организацией синтетических счетов и субсчетов. [15,19,27]

 

Ведение бухгалтерского учета  в организации возложено на главного бухгалтера. Состав и структура бухгалтерской  службы определен штатным расписанием  по фирме. В состав центральной бухгалтерии  фирмы входит  главный бухгалтер  и два бухгалтера. В каждом структурном  подразделении фирмы ведение  бухгалтерского учета возложено  на бухгалтера структурного подразделения (магазина).  Распределение обязанностей работников бухгалтерии определено должностными инструкциями, утвержденными  директором фирмы.

Без подписи главного бухгалтера денежные и расходные документы, финансовые и кредитные обязательства  считаются недействительными и  к исполнению не принимаются.

В данной организации принята  автоматизированная форма ведения  бухгалтерского учета по программе 1С – бухгалтерия версия 7.7. с  применением регистров:

• журнал хозяйственных операции
• оборотно-сальдовые ведомости по счетам с карточками анализа счета;
• главная книга;
• регистры налогового учета;
• другие распечатки вспомогательного характера для сверки по счетам.

Бухгалтерский и налоговый учет ведется централизованно  с соблюдением графика документооборота. Бухгалтера структурных подразделений  предоставляют бухгалтерскую отчетность в установленные сроки в центральную  бухгалтерию фирмы.

Уплата налогов так  же  производится централизованно  без выделения структурных подразделений, за исключением местных налогов.

В ООО «Квартете» принята  учетная политика. В ней утверждены и рассмотрены  все вопросы  касающиеся ведения бухгалтерского учета. Например способ начисления амортизационных отчислений по основным средствам- линейный способ (первоначальная стоимость умножается на норма амортизации). Учетную политику ООО «Квартет» можно посмотреть в Приложении Д. [26]

Так же в  организации  разработан рабочий план счетов (Приложение Е). Из которого,  мы видим, что на данной фирме учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». К 71 открыты следующие субсчета:

• 71.1- расчеты с подотчетными лицами (в рублях).
• 71.2- расчеты с подотчетными лицами (в валюте).

Согласно приказу директора ООО ТФ «Квартет» от 01.01.2010 г. «О подотчетных лицах» (Приложение Ж) под отчет наличные денежные средства выдаются следующим сотрудникам предприятия:

1. Главному бухгалтеру - Шиховой Г.С.
2. Бухгалтеру – Савиных Е.П.
3. Секретарю – Зайцевой Н. И.
4. Зав. Складом – Иваковой О.П.
5. Зав. Магазина - Смирновой Н.Н.
6. Электрику - Тимофееву Ю.Г.
7. Водителю - Косолапову П.Н.

Выдаются денежные средства на срок 10 рабочих дней. Согласно приказу  под отчет работнику можно  выдавать не более 100 000 руб., а в остальных  случаях выдачу под отчет наличных денежных средств утверждается отдельным  приказом.

Под отчет работнику могут  выдаваться денежные средства на следующие расходы:

• командировочные расходы;
• представительские расходы;
• на хозяйственные нужды (канцтовары, эл. товары,  бланки и т.п.)
• приобретение ГСМ;
• оплату поставщикам.

ООО ТФ «Квартет» так же направляет своих работников в командировки, поэтому на фирме разработано  «Положение о  служебных командировках  работников» (приложение И). В нем рассмотрены все вопросы, касающиеся организации служебных командировок на территории РФ и за ее пределами, например таких как:

1. общее положение о командировках;
2. расходы по найму помещения;
3. порядок предоставления отчета о командировке;
4. суточные расходы;
5. порядок оформления служебных командировок и д.р.

Согласно приказу №1  от 01.01.2010г.,  в соответствии со статьей 168 Трудового кодекса РФ  для сотрудников ООО «Квартет» норма выплат суточных за каждый день нахождения в командировке на территории РФ составляет 100 руб.

Более подробно о командировках  мы поговорит в пункте 3.5 нашей  курсовой работы.

 

3.2   Документально оформление расчетов с подотчетными лицами

Как ранее уже упоминалось, согласно Федеральному закону «О бухгалтерском  учёте», все организации на территории Российской Федерации обязаны вести  бухгалтерский учёт, согласно установленным  законодательством правилам и порядкам.

Законодательством также  чётко определены нормы и правила  по учёту расчетов, в том числе  и расчетов с подотчётными лицами. Для каждой хозяйственной операции в бухгалтерском учете предусматриваются  свои формы отчётности. Это однозначно облегчает работу бухгалтерии, которая касается как отчётов перед учредителями организации, при возникновении спорных вопросов, так и при налоговых и аудиторских проверках.

Первичными учетными документами, подтверждающими расходование подотчетных  средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки, квитанции к приходным  кассовым ордерам, акты выполненных  работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки  материальных ценностей у физических лиц.

Первичные документы принимаются  для отражения имеющихся в  них данных в бухгалтерском учете, содержат реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. К обязательным для первичных документов реквизитам относятся:

- наименование документа;

- дата составления документа;

- наименование организации,  от имени которой составлен  документ;

- содержание хозяйственной  операции;

- измерители хозяйственной  операции в натуральном и денежном  выражении;

- наименование должностей  лиц, ответственных за совершение  хозяйственной операции и правильность  ее оформления;

- личные подписи указанных  лиц.

Кроме того, в акте закупки  материальных ценностей у физического  лица должны быть приведены дополнительные сведения о продавце, такие, как адрес  его постоянного местожительства  и паспортные данные (включая дату рождения). Эти данные необходимы бухгалтерии  организации для оформления справки  о доходах, выплаченных физическому  лицу. При этом необходимо иметь  в виду, что если в качестве платежного документа, предоставленного работником в составе авансового отчета, выступает  кассовый чек, то сведения о выплаченных  физическому лицу-предпринимателю средствах в Инспекцию Министерства РФ по налогам и сборам не представляются.

При выдачи работнику аванса, составляется расходный кассовый ордер  –форма КО-2. При его создании ответственным является бухгалтер-кассир (в филиале№1) и бухгалтерия (в головном офисе). Срок исполнения- по сере поступления денежных средств в кассу. Проверка и обработка документа производится в ООО ТФ «Квартет» главным бухгалтером ежедневно, срок предоставления в головной офис- до 10 числа месяца, следующего за отчетным. Формой предоставления документа в головной офис является оригинал.

При отсутствии первичных  оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы за счет наличных денежных средств, выданных под отчет, либо при наличии документов с  незаполненными в них обязательными  реквизитами нет оснований для  отражения операций по счетам бухгалтерского учета и, следовательно, эти суммы  организация не имеет права включать в состав затрат по производству и  реализации продукции (работ, услуг).

При возвращении из командировки либо после покупки товарно-материальных ценностей подотчетное лицо составляет авансовый отчет (форма АО-1) и прикладывает к нему все оправдательные документы. Авансовый отчет состоит из двух частей:

I часть: фамилия, имя,  отчество подотчетного лица и  т. п.; срок командировки; сумма,  выданная под отчет; израсходовано;  остаток или задолженность организации;

II часть (обратная сторона  отчета): сумма расходов, на основании  всех приложенных документов; суточные (расчет); проезд (билеты); проживание, при  наличии квитанции.

Авансовый отчет (форма №  АО-1) заполняется работником . Срок исполнения- в течении 10 дней с момента получения денежных средств на хозяйственные нужды, или 3 дней с момента возвращения из командировки. Ответственным за проверку данного документа согласно графику оборота ООО ТФ «Квартет» является главный бухгалтер, срок проверки- ежедневно. Срок предоставления в головной офис – до 10 числа месяца следующего за отчетным, форма предоставления в головной офис- оригинал.  Пример авансового отчета на ООО «Квартет» представлен в Приложении Ж

Кроме того, по приказу руководителя при предъявлении соответствующих  документов (копия техпаспорта) подотчетным  лицом могут быть компенсированы затраты на использование им личного  легкового автомобиля по нормам, установленным  Правительством Российской Федерации, которые в связи с инфляцией  также имеют тенденцию к увеличению. При этом выплаты могут быть произведены  и свыше норм, но для целей налогообложения  учитываются в утвержденных размерах. Кроме того, суммы превышения также  облагаются налогом на доходы у работника.

Новый аванс работникам выдается только после расчета по предыдущему. Бухгалтерия может удержать из зарплаты сумму задолженности у подотчетного лица, не предъявившего оправдательных документов или не возвратившего  остаток средств.

При отправлении работника  в командировку, директор ( Шестаков В.К.) составляет «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» (форма – Т9). Ответственным за выписку - отдел кадров.  В данном документе указывается:

1. Ф.И.О. направляемого в командировку сотрудника;
2. должность;
3. место назначения
4. указывается срок пребывания в командировке( календарные дни)
5. цель командировки
6. подписи руководителя организации и работника.

Так же с приказом  оформляется  Командировочное удостоверение-

форма Т-10.

Новый аванс работникам выдается только после расчета по предыдущему. Бухгалтерия может удержать из зарплаты сумму задолженности у подотчетного лица, не предъявившего оправдательных документов или не возвратившего  остаток средств.

При изучении выданных организацией документов и сравнивая с правилами их  заполнения, я могу сказать, что все документы на организации заполнены правильно и своевременно.

 

3.3 Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами

Согласно Инструкции по применению Плана счётов бухгалтерского учёта  финансово-хозяйственной деятельности предприятий утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н., для учёта расчетов с подотчетными лицами, в бухгалтерском учёте используется активно-пассивный счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами», сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию (дебетовое) или сумму не возмещенного работнику перерасхода (кредитовое).[27]  Аналитический учёт по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» должен быть организован по каждой авансовой выдаче конкретного подотчётного лица.

Подотчетные суммы для  контроля за их расходованием учитываются в резерве каждого работника предприятия в ведомости и журнале–ордере № 7(Приложение К).