Учет расчетов с подотчетными лицами

· предельные сроки командировок (сроки устанавливает руководитель, но не более 40 дней) (п. 4);

· необходимость ставить  в командировочном удостоверении  отметки о дне прибытии и дне  выбытия из места командировки (п. 6);

· формы журналов по ведению  учета работников, отбывающих в командировки (Приложение 2 и 3);

· указание на сохранением за работником находящимся в командировке среднего заработка (п. 9);

· указание на выплату работникам суточных (п. 10);

· перечень расходов, возмещаемых  командированному работнику (п. 12);

· предписание в течение 3-х дней после возвращения работника  из командировки составить авансовый  отчет (п. 19);⁴

· другие положения относительно командировок.

11. Письмо Минфина РФ от 12.05.92 N 30 "О порядке возмещения командированным работникам затрат за пользование постельными принадлежностями в поездах" компенсация работнику данных расходов с отнесением их к затратам предусмотрена документом [10]).

12. Письмо Минфина РФ от 27.07.92 N 61 (ред. от 27.05.96) "Об изменении норм возмещения командировочных расходов с учетом изменения индекса цен" содержит действующие в настоящий момент нормы выплаты работникам суточных (22 рубля) и возмещения затрат по найму жилого помещения при наличии оправдательных документов (145 руб.) и без таковых (4,5 руб.) при нахождении в командировке в пределах РФ. Согласно постановлению Правительства РФ от 26.02.92 N 122 (ред. от 22.02.93) "О нормах возмещения командировочных расходов" источником выплат работнику командировочных сверх норм является чистая прибыль предприятия.

По командировкам за границу:

13. Постановление Госкомтруда СССР от 25.12.74 N 365 (ред. от 20.08.92) "об утверждении правил об условиях труда советских работников за границей" п.70-75 регламентируют выплаты при нахождения работника в загранкомандировке. За время пребывания в командировке работнику выплачиваются суточные, а также возмещаются расходы по проезду, провозу багажа, по найму жилого помещения, на получение заграничного паспорта и виз, а также за прописку паспорта и комиссионные при обмене чека в банке на иностранную валюту (п. 71). Дата пересечения границы определяется по отметке в загранпаспорте работника.

14. Письмо Минтруда РФ, Минфина РФ от 17.05.96 N 1037-ИХ "О  порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные  командировки за границу" содержит  дополнение к правилам п.72-75 документа  [13] суточные какой страны и  с какого момента применять  (пока командированный работник  находится на территории РФ применяются нормы суточных для РФ; при пересечении границы РФ нормы для страны-назначения (при этом документ [13] запрещает выплачивать суточные за день пересечения границы при возвращении в РФ); если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется.)

15. Письмо Минфина РФ  от 16.12.93 N 11-02/49 (ред. от 29.03.96) "О  РАЗМЕРАХ И порядке выплаты  суточных при краткосрочных командировках  на территории иностранных государств" содержит список государств и  соответствующих размеров суточных  отдельно для работников загранучреждений  и прочих работников, находящихся  в краткосрочных командировках. (При этом, в случае пребывания  работника в краткосрочной командировке  за границей свыше 60 дней выплата  суточных начиная с 61 дня производится в размерах, предусмотренных для работников загранучреждений РФ при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение.)

16. Письмо Минфина РФ  от 26.04.93 N 52 (ред. от 01.08.94) "О нормах  возмещения расходов при краткосрочных  загранкомандировках" поскольку  размер суточных по загранкомандировкам  (кроме суточных в долларах  США командированным в Афганистан и в ОАЭ) изменен более поздним Письмом Минфина РФ [15], из данного Письма используются лишь нормы возмещения расходов по найму жилого помещения.

17. Письмо Минфина РФ  от 27.12.96 N 110 "О размерах выплаты  суточных при краткосрочных командировках  на территории ряда зарубежных  стран" устанавливает с 1.01.97 нормы суточных при командировках  во все страны - бывшие республики  СССР.

18. Письмо Минфина РФ  от 13 февраля 1997 г. N 14 "О предельных  нормах возмещения расходов по  найму жилого помещения при  краткосрочных командировках на  территории ряда зарубежных стран" - нормы расходов по найму жилых  помещений при командировках  в страны - бывшие республики СССР.

19. Положение ЦБР от 25.06.97 № 62 “О порядке покупки и  выдачи иностранной валюты для  оплаты командировочных расходов”.

По представительским  расходам:

20. Письмо Минфина РФ  от 06.10.92 N 94 (ред. от 19.10.95) "Нормы  и нормативы на представительские  расходы, расходы на рекламу  и на подготовку и переподготовку  кадров на договорной основе  с учебными заведениями, регулирующие  размер отнесения этих расходов  на себестоимость продукции (работ,  услуг), и порядок их применения" относительно представительских  расходов содержит:

· определение представительских  расходов;⁵

· расходы включаются в  себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах утвержденных советом (правлением) смет предприятия на отчетный год (но не более норм);

· требования к первичным  документам, подтверждающим представительские  расходы;

· предельные нормы представительских  размеров в год, принимаемые при  налогообложении прибыли (0,5 % от объема реализации (при реализации до 2 млн. руб. в год).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Порядок  бухгалтерского учета операций  с подотчетными лицами

2.1. Документальное  оформление учета расчетов с  подотчетными лицами на примере  ООО « Мебель Комплект »

 

Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «  Мебель Комплект » подразделяются на три вида:

1. Документы, относящиеся  к первому виду, составляются, как  правило, в отделе кадров и  бухгалтерии организации до начала  командировки на основании служебной  записки от заинтересованного  подразделения, отдела, цеха.

К таким документам относятся: приказ руководителя, служебное задание, командировочное удостоверение, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.

Приказ (распоряжение) является основанием для направления работника  в командировку. В приказе указывается  фамилия, имя и отчество командируемого, страна или город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки. На основании приказа  руководителя определяется служебное  задание и отчет о его выполнении и выписывается командировочное  удостоверение.

Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным  предварительным расчётом суммы  командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому  ордеру (№КО–2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание.

2. Документы второго вида  командированный работник получает  самостоятельно во время нахождения  в командировке или при приобретении  ТМЦ, оплаты работ, услуг. К  ним относятся проездные документы,  чеки ККМ, товарные чеки и  оформленные на имя организации  с указанием НДС, а также  фамилии, имена и отчества командированного  лица счет, накладная, акт, бланк  строгой отчетности, квитанция к  приходному кассовому ордеру, счет–фактура. Кроме того, командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а  покупатель вправе потребовать у  продавца два документа - кассовый чек  и товарный чек (или накладную).

Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие реквизиты:

- наименование организации-продавца;

- идентификационный номер (ИНН);

- заводской номер ККМ;

- порядковый номер чека;

- дата и время покупки;

- стоимость (цену) покупки;

- признак фискального режима.

Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой  отчётности по формам, утверждённым Министерством  финансов РФ.

Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учёте» должен содержать  следующие реквизиты:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);

- должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

В счёте–фактуре должны быть указаны:

- порядковый номер счёта-фактуры и дата выписки;

- наименование продавца в соответствии с учредительными документами;

- идентификационный номер продавца (ИНН);

- наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес;

- идентификационный номер покупателя (ИНН);

- наименование товара (работы, услуги);

- стоимость (цена) товара (работ, услуг);

- налоговая ставка;

- сумма налога на добавленную стоимость;

- страна происхождения  товара.

Счёт-фактура подписывается  руководителем и главным бухгалтером  поставщика, а также лицом, ответственным  за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется  печатью организации.

3. Третий вид – итоговая  документация. Работник, возвратившийся из командировки обязан сделать отметку о прибытии в командировочном удостоверении и в течение трех дней после окончания командировки по приказу представить подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания, в бухгалтерию – авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств, который применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

На оборотной стороне  авансового отчета предусмотрены отдельные  графы для отражения сумм расходов, фактически произведенных подотчетным  лицом, и сумм расходов, принятых к  учету.

После проведения хозяйственно - операционных, представительских  расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет  отчет о фактически израсходованных  суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет  авансовый отчет, который в течении 5 дней обрабатывается бухгалтером.⁶ Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

К итоговой документации относятся: авансовый отчет (с приложением  командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции  к приходным кассовым ордерам) и  отчет о результатах командировки.

В случае утери каких-либо документов, подтверждающих факт нахождения работника в командировке (билета, квитанции из гостиницы и др.), можно использовать один из двух вариантов  отражения в учете:

1) работник по авансовому  отчету отражает неиспользованную  сумму и возвращает её в  кассу организации;

2) утверждение целесообразности  произведенных расходов в авансовом  отчете и списание их для  целей бухгалтерского учета в  расходы организации.

Однако для уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль  расходы без первичных документов не принимаются. Согласно п.3 ст.217 главы 23 НК РФ соответствующие суммы включают в доходы физического лица, подлежащие обложению налогом на доходы. Кроме  того, возникают обязательства по уплате единого социального налога на основании п.3 ст.236 главы 24 НК.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный  счет, сальдо которого отражает сумму  задолженности подотчетных лиц  предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет средства на основании  расходных кассовых ордеров, по кредиту  — суммы, использованные согласно авансовым  отчетам и сданные в кассу  по приходным кассовым ордерам.