Инвентаризация

1 Понятие, виды, цели и задачи инвентаризации в организации

1. Понятие, цели и задачи инвентаризации

 

Важным этапом подготовки к успешному  составлению годового бухгалтерского отчета за год является своевременное  и качественное проведение инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, другого имущества, денежных средств и прочих финансовых активов  и финансовых обязательств организации.

В тех организациях где, эта работа проведена на должном уровне, реальность показателей баланса на 1 января следующего года, как правило, не вызывает ни каких сомнений. И наоборот, если проведению инвентаризации не уделяется должного внимания (или она не проводится вообще), то показатели баланса по отдельным его статьям бывают, не реальны.

Сам термин инвентаризация в разных источниках трактуется по-разному, но смысл остается один.

Инвентаризация - это периодическая  проверка в натуре и состояния  описей наличия и состояния материальных ресурсов, денежных средств и расчетов.

Инвентаризация - это документы, оформленные  в соответствии с предъявленными к ним требованиями, обеспечивают систематический контроль над состоянием и изменением хозяйственных средств (активов) и источников их формирования.

Инвентаризация - прием, который позволяет  получить точную информацию о наличии  имущества экономического субъекта и получить ориентировочную информацию о состоянии и стоимости такого имущества.

Итак, можно сказать, что инвентаризация – это способ проверки фактического наличия имущества и обязательств организации с данными бухгалтерского отчета.

Согласно Федеральному закону, а также Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ установлено, что организации обязаны проводить инвентаризацию:

• когда имущество передается в аренду, выкупается или продается;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества,  инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);
• при смене материально ответственных лиц (на  день  приемки-передачи дел);
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества (немедленно по установлении таких фактов);
• если произошло стихийное бедствие, пожар или другие чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями (сразу же по окончании пожара или стихийного бедствия);
• в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

При коллективной или бригадной  материальной ответственности инвентаризацию необходимо проводить в следующих  случаях:

• при смене руководителя коллектива или бригадира;
• при выбытии из коллектива или бригады более 50% работников; 
• по требованию одного или нескольких членов коллектива или бригады.

Порядок и сроки проведения инвентаризаций в других случаях устанавливает  руководитель организации. Он определяет, сколько раз в отчетном году и  когда должна проводиться инвентаризация, утверждает перечень инвентаризуемых  имущества и обязательств, а также  решает вопрос о проведении выборочной проверки. Установленный руководителем  порядок проведения инвентаризации должен быть закреплен в учетной  политике организации.

Действующее законодательство не запрещает  проводить инвентаризацию в любой  удобный для организации день, например, 3 октября или 25 декабря. Однако наиболее целесообразно назначать  инвентаризацию на 1-е число месяца, поскольку именно на эту дату по общеустановленному порядку выводится  сальдо по всем синтетическим и аналитическим  счетам бухгалтерского учета.  Но если будет выбрано не 1-е число месяца, а, например, 3 декабря, то возникает необходимость расчета на эту дату промежуточных итогов оборотов и сальдо по счетам, на которых учитываются инвентаризуемые в конкретном случае имущество или финансовые обязательства.

 

Цели инвентаризации.

Основными целями инвентаризации являются:

1. Проверка правильности данных  текущего учета и выявление  допущенных ошибок.

2. Отражение неучтенных хозяйственных  и финансовых операций.

3. Контроль сохранности имущества.

4. Контроль полноты и своевременности  расчетов по хозяйственным договорам  и обязательствам, по уплате налогов  и сборов.

5. Проверка условий и порядка  хранения товаров.

6. Выявление залежавшихся, неходовых,  устаревших товаров.

7. Проверка соблюдения принципа  материальной ответственности.

8. Проверка состояния учета и  организация движения товарных  запасов.

9. Проверка отражения всех хозяйственных  операций в документах и в  бухгалтерском учете и т. д. 

 

Задачи инвентаризации:

1. установление фактического наличия  хозяйственных ресурсов;

2. контроль над сохранностью  основных средств, материальных  ценностей и денежных средств  путем сопоставления их фактического  наличия с данными бухгалтерского  учета;

3. выявление сверхнормативных и  неиспользуемых материальных ценностей  с целью их реализации, а также  материальных ценностей, полностью  или частично потерявшие свои  качества;

4. поверка состояния складского  хозяйства, условий хранения материальных  ценностей и эксплуатации машин,  оборудования, зданий и других  основных средств;

5. проверка реальности дебиторской  и кредиторских задолженностей, незавершенного производства, расходов  будущих периодов, резервов предстоящих  расходов и других статей баланса.

 

 

1.2. Классификация инвентаризаций, проводимых в организации

 

Виды инвентаризаций.

Самая подробная классификация  инвентаризаций была дана в 1934 г. выдающимся итальянским бухгалтером Пьетро д'Альвизе.

 Он выделил восемь классификационных  оснований:

1. по объему (полные, частичные);
2. по принадлежности (имущество в организации и вне ее);
3. по цели (вступительные, последующие, при передаче ценностей, ликвидационные);
4. по последовательности (от объекта к регистру, от регистра к объекту);
5. по субъекту (ординарные -- инициатива собственника; экстраординарные -- инициатива внешних органов: судебных, финансовых и т.п.);
6. по использованию данных (информативные и доказательные);
7. по степени агрегирования (дифференцированные, интегрированные);
8. по форме описи (устные, письменные, на механических носителях);
9. по способу проведения.

Разберем подробнее эти классификации.

1. По объему разделить инвентаризации очень трудно, так как совершенно не ясно, что такое полная инвентаризация. Объективный критерий тут один - тотальная проверка наличия всего имущества, имеющегося в стране, как в организациях, в учреждениях, так и у всех граждан. Совершенно очевидно, что такая инвентаризация невозможна. Поэтому любая инвентаризация, в сущности, носит частичный и одновременно полный характер.

Допустим, директор организации решил  проверить все имущество фирмы -- это полная инвентаризация, но если он решил проверить только имущество  магазина №2 - это будет частичная  инвентаризация по отношению к полной.

Каждая отдельная, так называемая частичная инвентаризация, по отношению  к кругу проверяемых объектов, является полной.

2. По принадлежности предполагается, прежде всего, установить место нахождения имущества: оно может быть сдано в аренду, числясь на балансе арендодателя; отгружено покупателю, но неизвестно, получил ли он это имущество и т.д.

Однако гораздо важнее установить при инвентаризации, о каком имуществе  идет речь: о том, которое находится  во владении организации, или о том, которое находится в его собственности. Обычно инвентаризация преследует первую задачу - она достигается проще, но вторая задача важнее, особенно с позиций юридической мантии.

3. По цели выделяют :

а) вступительные (начинательные) инвентаризации необходимы в начале любой хозяйственной  деятельности.

б) последующие, по более распространенной терминологии, текущие - те обычные инвентаризации, которые проводятся ради того, чтобы и собственники, и администраторы могли убедиться в точности учетных данных.

Последующие инвентаризации проводятся при следующих обстоятельствах:

1) согласно плановому графику;

2) по сигналам, когда администрации  сообщают о неблагополучии в  деле хранения и реализации  товарно-материальных ценностей;

3) при стихийных бедствиях (пожаре, наводнении) - цель инвентаризации зафиксировать факт гибели ценностей. Сюда же относят потери от краж;

4) при переоценке ценностей;

в) при передаче ценностей - обязательные инвентаризации, проводимые при смене материально ответственных лиц;

г) ликвидационные - связаны с закрытием организации и имеют огромное значение в связи с тем, что у ликвидируемой организации, как правило, возникает необходимость оплатить очень большие долги.

4. По последовательности - одна из определяющих классификации, вытекающих из учетных процедур. Лучшим считается подход от объекта к регистру, так как предполагается, что материально ответственное лицо, не зная, сколько каких ценностей за ним числится, представит объективную картину состояния дел. На практике преобладает подход от регистра к объекту, так как он легче и для проверяющего, и для проверяемого, так как заранее известен результат, на который следует выйти. Но крупный недостаток данного подхода заключается в том, что он облегчает и фальсификацию результатов инвентаризации.

5. По субъекту выделяют инвентаризации:

а) ординарные, проводимые по инициативе собственников или администраторов;

б) экстраординарные, предпринимаемые по настоянию каких-либо сторонних органов, например, банков или же по решению судебных органов.

6. По использованию данных выделяют:

а) информативные - необходимы только для подтверждения какой-либо гипотезы;

б) доказательные - применяются в случае необходимости обосновать возможность судебного иска или для его опровержения.

7. По степени агрегирования различают инвентаризации:

а) дифференцированные, т.е. доведенные до каждого наименования ценностей;

б) интегральные - инвентаризуются ценности только в той или иной степени агрегированной группы.

С точки зрения бухгалтера, практическое значение имеют дифференцированные инвентаризации, так как в этом случае ему необходимо сверить каждое наименование товаров, имеющихся в наличии, с их численностью по данным учета.

8. По форме описи - деление по видам носителей информации;

9. По способу проведения выделяются два вида инвентаризаций:

а) заранее объявленные (назначенные) - ответственные лица знают о времени проведения инвентаризации и обязаны подготовиться к ней;

б) внезапные - ответственные лица не знают о времени проведения инвентаризации и не могут заранее подготовиться к ней.

Внезапные инвентаризации позволяют застать врасплох нерадивых материально-ответственных лиц. Проводятся они по плану-графику, составленному руководителем предприятия и хранящемуся у руководителя или главного (старшего) бухгалтера.  Внезапные проверки должны проводиться в первую очередь:

– у вновь принятых на работу материально-ответственных  лиц;

– при образовании и возрастании  сверхнормативных запасов товарно-материальных  ценностей;

– при установлении фактов нарушений  правил приемки, хранения, реализации   ценностей. 

 

2 Порядок проведения инвентаризации и её документальное оформление

 

2.1 Инвентаризационная комиссия.

Для  проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссии.

Комиссия проводит профилактическую работу по обеспечению сохранности ценностей. Она проверяет документальное оформление фактов, определяет причины списания имущества и возможности использования отходов. Также готовит и обеспечивает инвентаризацию, инструктирует членов рабочих инвентаризационных комиссий. Комиссия проверяет правильность выведения результатов инвентаризаций. При необходимости (например, при установлении серьезных нарушений правил проведения инвентаризации) комиссия проводит повторные сплошные инвентаризации и вносит предложения о порядке урегулирования выявленных недостач и потерь от порчи ТМЦ.