Аудит расчетов с подотчетными лицами

Приступая к проверке расчетов с подотчетными лицами, аудитор должен сначала проверить:

• кто ведет учет расчетов с подотчетными лицами;
• имеется ли в наличии нормативная база для работы бухгалтера;
• кому подотчетен данный бухгалтер и кто его проверяет по исполняемой работе;
• имеется ли утвержденный руководителем организации список подотчетных лиц.

Далее необходимо сверить  остатки сумм по счету 71 «Расчеты с  подотчетными лицами» в журнале-ордере № 7, Главной книге и балансе  организации на первое число последнего месяца перед датой проведения проверки. При наличии расхождений выявить  их причины [7].

Объем аудита и последовательность аудиторских процедур проверки расчетов с подотчетными лицами представлены в таблице 2.

 

Таблица 2 - Аудиторские процедуры проверки расчетов с подотчетными лицами

№ п/п	Объем аудита	Аудиторские процедуры
1	Аудит приказов руководителя организации	- наличие приказа руководителя  организации о закреплении подотчетных  лиц;  - проверка соответствия подотчетных лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем организации;  - наличие подотчетных лиц в штате организации;  - наличие журнала учета работников, выбывающих в командировки
Продолжение таблицы 2
№ п/п	Объем аудита	Аудиторские процедуры
2	Аудит оформления первичных документов	- определение степени унификации  первичных документов по учету  расчетов с подотчетными лицами;  - проверка правильности оформления авансовых отчетов и приложенных к ним подтверждающих документов
3	Аудит расчетов с подотчетными лицами	- проверка полноты подтверждающих  документов по командировкам,  приложенных к авансовым отчетам;  - проверка наличия приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;  - проверка правильности возмещения командировочных расходов;  - проверка правильности ведения учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм;  - проверка получения подотчетных сумм денежных средств лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;  - проверка соответствия фактического расходования подотчетных сумм целям, на которые они выданы;  - проверка правильности отражения курсовых разниц и применения курса пересчета валюты при загранкомандировках;  - проверка правильности списания подотчетных сумм. В случаях, когда решением руководителя сумма, выданная под отчет, списывается за счет собственных источников, аудитору необходимо удостовериться в том, что, решение о списании действительно существует, а также, что с подотчетных сумм удержаны налоги и отчисления
4	Аудит налогообложения расходов, произведенных  через подотчетных лиц	- проверка удержания подоходного  налога с сумм превышения командировочных  расходов сверх установленных  норм
5	Аудит представительских расходов	- проверка соответствия фактических  размеров представительских расходов  сметам;  - проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм
6	Аудит организации аналитического учета расчетов с подотчетными лицами	- проверка соответствия записей  в авансовых отчетах и журнале-ордере  № 7;  - проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами (задолженность должна быть показана в регистрах учета развернуто)
7	Аудит достоверности сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»	- проверка правильности отражения  оборотов по счетам и субсчетам  в главной книге с аналогичными  показателями регистров синтетического  и аналитического учета

На начальном этапе  аудита необходимо убедиться в наличии  распорядительных документов, отражающих информацию о расчетах с подотчетными лицами в организациях. Аудитору следует  запросить приказ об установлении учетной  политики организации, приказы (распоряжения) руководителя организации о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о сроках отчетности, о командировочных расходах, журнал учета работников, выбывающих в командировки. Фактически произведенные операции сверяются с положениями, отраженными  в приказах руководителя. В процессе контроля проверяется законность и  целесообразность возмещения командировочных  расходов, устанавливается правильность ведения журнала учета работников, направленных в командировки.

На следующем этапе  осуществляется проверка документального  оформления авансовых отчетов. В  ходе проверки обращается внимание на:

• правильность оформления авансовых отчетов;
• порядок проведения расчетов с подотчетными лицами;
• факты несвоевременности возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию;
• порядок отражения в учете операций с подотчетными лицами.

Документальная проверка ведется по двум направлениям: по форме  и по существу отраженных операций.

При проверке авансовых отчетов  по форме анализируются:

• наличие номера и даты составления документа;
• факт указания подотчетного лица и суммы полученного аванса, израсходованной суммы, суммы остатка или перерасхода;
• назначение аванса;
• наличие подписей;
• порядок заполнения оборотной стороны авансового отчета.

Особое внимание уделяется  проверке представленных командированными лицами авансовых отчетов. Устанавливается  наличие отметок в командировочных  удостоверениях о датах прибытия и выбытиях из пунктов назначения, нет ли подчисток, помарок, все ли реквизиты заполнены. Фактическое  время пребывания в командировке определяют по отметке в командировочном удостоверении о выбытии и прибытии. При этом даты прибытия и убытия в командировочном удостоверении сверяются с датами, указанными в проездных документах. При необходимости производится сверка данных командировочного удостоверения с путевыми листами водителей и табелями учета рабочего времени других категорий работников, отметками в паспортах. Необходимо проверить правильность оплаты суточных расходов, расходов по найму жилья и за проезд. В случаях обнаружения фактов нарушений расчетов с подотчетными лицами вся информация должна отражаться в рабочей документации аудитора.

Методика документальной проверки авансовых отчетов по существу заключается в проверке законности отраженных в учете операций с  подотчетными лицами.

При проверке необходимо проконтролировать  соблюдение сроков представления авансовых  отчетов в бухгалтерию и порядок  их оформления. Сроки отчетности аудитор  проверяет путем сверки дат в  расходных кассовых ордерах на выдачу денег под отчет и авансовых  отчетах. Срок отчетности не может превышать  трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки. Необходимо убедиться в существовании  списка работников организации, которым  могут выдаваться в подотчет наличные деньги. Данный список утверждается приказом или распоряжением руководителя организации.

При проверке действующего порядка выдачи подотчетных сумм следует установить, не выдавались ли деньги под отчет лицам, которые  имели задолженность по ранее  полученным суммам. Законность и целесообразность расходов по подотчетным суммам проверяются  путем сопоставления данных авансовых  отчетов и приложенных к ним  документов. Осуществляется сверка данных документов, прилагаемых к авансовому отчету, с данными авансового отчета (таблица 3).

Сверяют счета, товарные чеки с накладными на приходование материальных ценностей, с книгами (карточками) складского учета, отчетами движения продуктов и материалов. Результаты аудитор оформляет в виде вспомогательной ведомости (таблица 4).

 

Таблица 3 - Инспектирование авансовых отчетов по существу отраженных операций

Документ  (№, дата)	Содержание операции	Подотчетное лицо	Сумма по авансовому отчету, руб.	Прилагаемые подтверждающие документы	Сумма в соответствии с  подтверждающими документами, руб.	Нарушение (отклонение)

 

Таблица 4 - Проверка законности расходования подотчетных сумм

№ п/п	Выдано в подотчет  (Ф.И.О., дата, номер расходного документа)	Стоимость товароматериальных ценностей согласно оправдательным документам	Отклонения данных авансового отчета от:
			накладных	отчетов о движении материалов	карточек складского учета

 

В процессе проверки авансовых  отчетов детальному исследованию подлежат следующие операции: приобретение материально-производственных запасов, командировочные и представительские  расходы, операции по приобретению и  списанию горюче-смазочных материалов.

На заключительном этапе  осуществляется проверка организации  синтетического и аналитического учета  расчетов с подотчетными лицами. При  этом сверяются записи в ведомости  аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе  подотчетных лиц. Устанавливается  наличие суммы сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» [11].

 

 

 

4. Классификация типичных нарушений при осуществлении расчетов с подотчетными лицами

 

Все нарушения, которые могут  встречаться при аудите операций с подотчетными суммами, делятся  на две группы:

• допускаемые бухгалтерской службой и руководством организации;
• возникающие по вине подотчетных лиц [2].

Рассмотрим классификацию основных нарушений (злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку) в области расчетов с подотчетными лицами.

1. Нарушение порядка выдачи подотчетных сумм:

• отсутствует приказ руководителя, устанавливающий порядок выдачи работникам подотчетным средств;

• в приказе о порядке выдачи подотчетных средств не установлен круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет, или не указаны размеры подотчетных сумм, а также сроки их возращения;
• выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги и хозяйственно-операционные расходы;
• выдача денежных сумм из кассы  под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия;
• выдача денег под отчет лицам, не рассчитавшимся по ранее выданным авансам;
• списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия;
• несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;
• допускается передача полученных под отчет наличных денег одним работником другому.

2. Нарушения при оформлении командировочных расходов: 

• отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;
• отсутствие командировочных удостоверений с отметкой в месте пребывания в командировке;
• несоблюдение установленных норм командировочных расходов;
• отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;
• отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

3. Нарушение порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов:

• нарушение порядка удержания подоходного налога и начисления фондов социального страхования и обеспечения с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм;
• некорректное выделение налога на добавочную стоимость в суммах командировочных расходов.

4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами:

• выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети;
• списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле.

5. Нарушения порядка учета представительских расходов:

• несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете (или ее отсутствие);
• отсутствие учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.

6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами:

• некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;
• неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;
• журнал-ордер № 7 ведется не по каждому подотчетному лицу и выданной сумме одновременно;
• несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 или других регистрах.

7. Нарушения в форме и реквизитах первичных документов [11].