Аудит бухгалтерской отчетности

 

-правильность отнесения доходов и расходов к отчетным периодам. Все доходы и расходы, полученные или понесенные в отчетном периоде, считаются доходами и расходами отчетного периода независимо от фактического времени поступления или выплаты денежных средств;

-разделение затрат, связанных с текущей деятельностью, и капитальных затрат;

-тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета, а также показателей бухгалтерской отчетности данным синтетического и аналитического учета.

Несоблюдение вышеуказанных  правил приводит к искажению имущественного и финансового положения предприятия, результатов его деятельности и  должно трактоваться аудитором как  неправильное ведение бухгалтерского учета.

В ходе аудиторской проверки необходимо ознакомиться с внутренними  документами проверяемого предприятия, касающимися организации, постановки и ведения бухгалтерского учета, и определить, в какой мере реальное состояние соответствует положениям вышеперечисленных документов. При  необходимости аудитор должен проследить движение отдельных сумм в учете  от первичных документов до отчетности.

Ознакомление с системой бухгалтерского учета на предварительной  стадии проверки может быть произведено  на основании устного опроса, просмотра  необходимых документов, обработки  и оценки сведений о различных  сторонах хозяйственной деятельности проверяемого предприятия, для выяснения:

1. разработана и утверждена ли схема организационной структуры предприятия по отделам с указанием управленческих связей, подчиненности отделов (исполнителей);
2. разработана и утверждена ли схема организационной структуры подразделения, ответственного за ведение бухгалтерского учета с указанием управленческих связей, подчиненности, исполнителей;
3. имеется ли разработанный и утвержденный график документооборота в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых подразделениями и отдельными исполнителями, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ;
4. утверждено ли распределение обязанностей и полномочий между сотрудниками, обеспечивающими осуществление коммерческой и финансово-хозяйственной деятельности, и сотрудниками, обеспечивающими отражение этих операций в бухгалтерском учете;
5. существует ли разделение функций (обязанностей) между работниками, выполняющими операции на определенном участке, с возможностью контроля за ведением учета на участке в целом;
6. имеются ли должностные инструкции для работников бухгалтерских и учетных служб с распределением обязанностей, определением ответственности и установлением пределов полномочий в соответствии с занимаемой должностью;
7. установлен ли круг должностных лиц, имеющих право подписи первичных документов (на отпуск материально-производственных запасов, расход денежных средств, принятие к учету командировочных и представительских расходов и т. д.);
8. при наличии в учете дефицитных и дорогостоящих материально-производственных запасов ограничен ли круг лиц, имеющих право распоряжаться ими;
9. назначены ли приказом материально ответственные лица. Заключены ли с ними договоры о полной материальной ответственности;
10. в целях контроля за сохранностью документации все ли документы   сброшюрованы и последовательно пронумерованы для облегчения их поиска при необходимости;
11. хранятся ли учетные регистры в сейфах или в отдельных, специально оборудованных помещениях;
12. утверждены и действуют ли внутренние контрольные органы: служба внутреннего аудита; назначена и утверждена ли руководителем инвентаризационная комиссия; утверждена ли комиссия по приему (передаче), вводу в эксплуатацию, списанию основных средств;
13. проводятся ли внутренними контрольными органами ревизионные и инвентаризационные плановые и внезапные проверки на предмет выяснения соответствия данных бухгалтерского учета фактическому наличию (для подтверждения следует проверить наличие инвентаризационных ведомостей): внезапная ревизия кассы (один раз в месяц); ревизия или инвентаризация при смене материально-ответственных лиц; учет остатков материалов открытого хранения (в строительстве) на конец отчетного периода;
14. в соответствии с установленными учетной политикой сроками проводится ли инвентаризация: склада на предмет фактического наличия материально-производственных запасов, особенно дорогостоящих и дефицитных основных средств; готовой продукции, товаров; незавершенного производства; нематериальных активов; имущества, принятого (переданного на ответственное хранение);  бланков  строгой  отчетности,  ценных бумаг; финансовых вложений; кредитов, заемных средств;
15. производится ли получение и отпуск материально-производственных запасов со склада на основании доверенностей и т.д.

 

 

3. Проверка системы документации и документооборота

 

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки  для отражения в бухгалтерском  учете, а также достоверность  содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие  эти документы. Для осуществления  контроля и упорядочения обработки  данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы. Таким образом, адекватно организованная и своевременно актуализированная система документооборота является основой учетного процесса.

Система бухгалтерской документации и документооборота регламентируется утвержденным руководителем предприятия  графиком документооборота.¹⁰

В соответствии с ПБУ 1/98 правила  документооборота, принципы обработки  учетной информации, а также формы  первичных документов, применяемых  для оформления фактов хозяйственной  деятельности, по которым не предусмотрены  типовые формы первичных учетных  документов, должны быть зафиксированы  в рамках учетной политики предприятия.¹¹ Недостаточное внимание руководства предприятия к существующей системе документооборота может повлечь за собой искажение отчетности и, как результат - неправильное принятие решений, введение в заблуждение внешних пользователей.¹²

При анализе графика документооборота необходимо провести обследование рабочих  мест бухгалтерской службы, а также  сотрудников других подразделений  предприятия, которые принимают  участие в обработке бухгалтерских  документов. В первую очередь необходимо определить основные функции каждого  бухгалтера, перечень отражаемых им в  учете хозяйственных операций, документов и заполняемых регистров учета. При этом нужно определить, кто  проверяет и визирует соответствующие  документы. При обследовании необходимо иметь в виду, что все обрабатываемые первичные документы бухгалтерского учета должны найти свое отражение  в регистрах бухгалтерского учета. Поэтому целесообразно на этапе обследования выявить алгоритмы формирования регистров, а также применить дополнительные процедуры, позволяющие оценить правильность их составления, выявить ненадлежащее отражение первичных документов в учетных регистрах, оценить риск неотражения документов в бухгалтерском учете. Также необходимо определить, каким образом информация из регистров бухгалтерского учета попадает в отчетность, и проанализировать механизм формирования внешней отчетности на предмет правильного перенесения в нее данных из регистров бухгалтерского учета.

Этот способ обследования помогает найти дублирование и разрыв в графике документооборота. Таким  образом, сопоставление действий каждого  бухгалтера, определенных в ходе обследования рабочих мест, и действий, выполнение которых должно осуществляться бухгалтерией исходя из конкретных функций цикла, позволит выявить, насколько адекватна  работа бухгалтерии, включая документооборот, имеющим место в деятельности предприятия бизнес-процессам.

Принятая система документирования и документооборота должна обеспечивать:¹³

-полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности. Каждый факт хозяйственной деятельности должен быть зафиксирован в первичном бухгалтерском документе, поскольку первичные учетные документы  являются подтверждением самого факта совершения хозяйственной операции, а также являются основанием для формирования финансовой (бухгалтерской) отчетности предприятия;

-выявление скрытых резервов. Система документирования и документооборота должна быть построена таким образом, чтобы уже в процессе оформления первичных учетных документов производился анализ эффективности использования ресурсов;

-отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности таким образом, чтобы оно исходило не только из их правовой формы, но и из экономического содержания фактов и условий хозяйствования. При проверке организации документирования аудитору необходимо уделять большое внимание соблюдению принципа приоритета содержания перед формой;

-тождественность данных аналитического и синтетического учета;

-рациональное и экономное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и масштабов предприятия.

Под графиком документооборота понимается принятая предприятием система (способы) создания, принятия и отражения  в бухгалтерском учете, а также  хранения первичных документов.

Наличие правильно составленного  графика документооборота и его  соблюдение позволяют рационально  распределить должностные обязанности  между работниками, вести точный учет и своевременно составлять отчетность.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, своевременную  и качественную подготовку документов, передачу их в установленный срок для отражения в бухгалтерском  учете и отчетности, достоверность  содержащихся в документах данных несут  лица, подготовившие и подписавшие  их. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер предприятия.

Аудитор должен убедиться, что  график документооборота утвержден  приказом руководителя предприятия.

Как правило, график документооборота составляется в виде схемы или  таблицы, в которой указываются  ответственные за оформление, исполнение, обработку и проверку каждого  документа, а также срок исполнения документа и порядок его передачи в архив. Отсутствие графика документооборота не влечет административной или финансовой ответственности, но усложняет работу сотрудников бухгалтерии и других служб и характеризует систему  внутреннего контроля как недостаточную.

При проверке аудитор должен убедиться, что по каждому документу график документооборота, как правило, содержит следующие примерные разделы:

-порядок создания документа: количество экземпляров; ответственный за выписку; ответственный за оформление; ответственный за исполнение; срок исполнения;

-порядок проверки документа: ответственный за проверку; кто представляет на проверку; порядок представления; срок представления;

-порядок обработки документа: исполнитель; срок исполнения;

-порядок передачи документа в архив: исполнитель; срок передачи.

Необходимо проверить, включены ли в обязанности всех работников предприятия положения о создании и представлении первичных оправдательных документов, относящихся к сфере  их деятельности, в строгом соответствии с графиком документооборота.

Проверка полноты и  точности регистрации документа  в учетных регистрах позволяет  аудитору получить существенные доказательства того, что при принятии документов к учету соблюдены шесть основных принципов:

-было достаточно оснований для регистрации каждого документа;

-все документы, оформляющие проверяемые операции, зарегистрированы полностью;

-все документы отражены в соответствии с экономической сущностью операции и по всем документам произведен точный количественный и качественный перенос данных в систему учета;

-все документы зарегистрированы своевременно;

-все документы зарегистрированы в соответствующих данной хозяйственной операции учетных регистрах;

-каждый документ принят к учету единожды.

Выборка документов, проверяемых  в рамках данной процедуры, должна производиться  с учетом результатов предшествующих процедур. Особое внимание аудитору следует уделить документам, не включенным в график документооборота, и операциям, по которым первичные документы отсутствуют, либо в них нет необходимых реквизитов.¹⁴

Если на предприятии нет  четко установленного порядка хранения документации в период исполнения документов и в период хранения уже исполненных  документов в архиве, то имеется  большой риск несанкционированного доступа к первичной учетной  документации. Это может привести как к утере документов, так  и к различного рода злоупотреблениям с первичной учетной документацией (приписки, исправления в документах, уничтожение или подлог документов и т. п.). Предприятие обязано хранить первичную учетную документацию не менее пяти лет согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Соблюдение этого срока также надлежит проверить в ходе проведения аудита.

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Вопросы организации бухгалтерского учета и учетной политики относятся  к значимым областям аудита, оказывающим  существенное влияние на достоверность  бухгалтерской отчетности.

Целью ознакомления с учетной  политикой является изучение и оценка основных принципов организации  бухгалтерского учета и документооборота, закрепленных в принятой организацией учетной политике.

Информационной базой  для ознакомления с содержанием  организации бухгалтерского учета  и учетной политики на предприятии  являются:

-приказ (распоряжение и  т.п.) об учетной политике проверяемой  организации;

-рабочий план счетов  бухгалтерского учета;

-перечень утвержденных  форм первичных документов и  форм документов для внутренней  бухгалтерской отчетности;

-правила документооборота  и технологии обработки учетной  информации;

-утвержденные методики  учета отдельных показателей  и другие приложения к приказу  об учетной политике проверяемой  организации;

-пояснительная записка,  которая раскрывает сведения, относящиеся  к учетной политике организации,  избранные при формировании учетной  политике отличные от предыдущего  года способы ведения бухгалтерского  учета;

-изменения в учетной  политике, существенно влияющие  на оценку и принятие решений  пользователей бухгалтерской отчетности  в отчетном году или в периодах, следующих за отчетным;

-дополнительные данные о событиях после отчетной даты и условных фактах хозяйственной деятельности, прекращении операций, аффилированных лицах, прибыли, приходящейся на одну акцию.

При проведении проверки необходимо установить: