Роль КЭАХД в управлении и последовательность его проведения

1. Роль КЭАХД в управлении и последовательность его проведения

Экономический анализ хозяйственной деятельности как наука представляет собой систему знаний, связанную с исследованием взаимозависимости экономических явлений, выявлением положительных и отрицательных факторов и измерением степени их влияния, резервов, упущенных выгод, изучением тенденций и закономерностей в деятельности организаций. Характерной чертой экономического анализа является не только выявление тенденций и закономерностей функционирования и развития организации, резервов, упущенных возможностей, но и разработка практических предложений и рекомендаций по совершенствованию их деятельности. Однако выявить отклонения от глобальных тенденций нарушения экономических закономерностей, диспропорции в работе отдельных организаций нелегко. Только экономист, хорошо знающий и тонко понимающий общие законы экономического развития, сумеет правильно и своевременно заметить проявление общих тенденций, определенных закономерностей в каждом конкретном случае. Как врач по отдельным симптомам, не известным подчас самому больному, может определить болезнь человеческого организма, так и хороший экономист по незаметным еще для других признакам сможет уловить перебои в деятельности организации и своевременно принятыми мерами предотвратить хозяйственные и финансовые потери. Постоянное и пристальное изучение экономики организации, ежедневное наблюдение за ходом выполнения заказа-плана с использованием всех источников информации создают необходимые условия для выявления скрытых резервов, а раскрытие и использование их без хорошо поставленного экономического анализа невозможно.

Правильно раскрыть и понять основные причины, или, как  в анализе принято называть, факторы, оказавшие влияние на ход выполнения плана, правильно установить их действие и взаимодействие - значит правильно  понять ход всей хозяйственной деятельности анализируемого объекта. В процессе анализа не только вскрывают и  характеризуют основные факторы, влияющие на хозяйственную деятельность, но и измеряют степень их воздействия.

Значимость экономического анализа в управлении организацией, сложность исследуемых явлений  и процессов предопределяют разнообразие научного аппарата. Анализ теории и  практики экономического анализа позволил установить множество используемых научных подходов: системного, комплексного, интеграционного, маркетингового, функционального, предметного, динамического, воспроизводственного, процессного, нормативного, количественного  и др. Каждый из перечисленных подходов отражает или характеризует только один из аспектов экономического анализа.

Последовательность  в системе комплексного экономического анализа деятельности организации  в значительной степени определяется логикой взаимосвязи обобщающих показателей, всесторонне отражающих деятельность организации и обуславливающих  формирование результатов.

Порядок и содержание работы во многом зависит от вида анализа. Когда он охватывает длительный период (квартал, год) и все стороны хозяйственной  деятельности организации, аналитическая  работа строится в такой последовательности:

• первый этап - установление цели анализа и объема работы, составление плана аналитической работы, конкретной программы анализа; подбор документов, проверка достоверности источников информации, приведение данных в сопоставимый вид, группировки данных, составление аналитических таблиц;
• второй этап - изучение показателей, характеризующих деятельность анализируемой организации;
• третий этап - обобщение и оформление результатов анализа, составление аналитических записок с конкретными предложениями, принятие решений, организация контроля исполнения предложений по результатам анализа.

От того, как будут  определены цели аналитической работы, зависят ее объемы и характер. Эти  цели вытекают из задач, стоящих перед  организацией.

Необходимым условием анализа является составление его  программы. В программе предусматриваются: сроки проведения анализа; материалы, по которым проводится анализ, а  также список лиц (с указанием  должности), у которых можно получить нужную информацию; порядок проведения анализа и обобщения его результатов; исполнители (плановый отдел, бухгалтерия  и др.), календарные сроки выполнения работ.

Проверка материалов, используемых при анализе, их изучение и систематизация (составление соответствующих  аналитических таблиц, подбор и распределение  по отдельным вопросам дополнительно  привлеченных материалов и т.д.) —  необходимое условие анализа. Материалы  могут содержать ошибки и искажения. Искажением отчетных данных считается  неправильное их отражение в отчетности, допущенное как в результате умышленных действий должностных лиц с целью  сокрытия доходов и в других корыстных  целях, так и вследствие нарушения  действующих инструкций и методических указаний по составлению отчетности, а также арифметических ошибок.

Особенно внимательно  нужно проверять внеучетные материалы. Счетная проверка данных позволяет установить их достоверность, выявить и устранить приписки и разного рода ошибки, искажающие показатели выполнения плановых заданий. Сопоставимость данных предполагает сопоставимость территории, периодов времени, единиц измерения, экономического содержания показателей. Если изменились цены на товары и услуги при сопоставлении показателей за периоды до и после этого изменения, необходимо пересчитывать фактические данные в цены и тарифы базисного периода путем их деления на соответствующий индекс цен.

Аналитической работой  в организациях занимаются, прежде всего, работники бухгалтерии. Главный  бухгалтер отвечает за финансовое состояние  организации. Вместе со своим заместителем он готовит информационный материал и изучает хозяйственную деятельность по данным бухгалтерского учета и  отчетности, контролирует выполнение планов, расходование и использование  трудовых, материальных и финансовых ресурсов так, чтобы предупредить потери, нерациональные расходы, обеспечить сохранность собственности. О результатах анализа докладывает руководителю организации. По характеру работы бухгалтеру легче, чем кому бы то ни было, выявлять резервы улучшения показателей хозяйственной деятельности. Обеспечить их мобилизацию — важная задача работников учета.

Большую роль в проведении анализа играют работники отделов  маркетинга и сбыта, например, в изучении плана продаж и его выполнения, особенно ассортиментной структуры, выполнения договоров на поставку товаров. В  ряде крупных организаций в штате  имеются экономисты, которые ведут  всю экономическую работу на организации, под их руководством и при участии  проводится всесторонний экономический  анализ.

Оформление  результатов анализа - завершающий этап аналитической работы. Результаты анализа деятельности организации за год, квартал, месяц оформляют в виде аналитических записок. Формами аналитических записок являются объяснительная записка к годовому или квартальному отчету об итогах хозяйственной деятельности организации и заключения аудиторов.

Объяснительная  записка начинается с общей характеристики выполнения плана и изменения  показателей по сравнению с предыдущими  периодами. Затем приводятся результаты анализа причин отклонений от плана (или другой базы), выявляются взаимосвязь  и взаимодействие отдельных факторов и их влияние на показатели хозяйственной деятельности. Аналитические расчеты обычно оформляют в виде аналитических таблиц, к каждой из них дается текстовое приложение, содержащее важнейшие выводы и раскрывающее взаимосвязь показателей. Заключительная часть объяснительной записки содержит главные выводы проведенного анализа, подсчет выявленных резервов, предложения по их использованию, мероприятия по улучшению хозяйственной деятельности. Изложение объяснительной записки должно быть ясным, сжатым и увязанным с аналитическими таблицами.