Делопроизводство в суде общей юрисдикции

Методической пособие  по дисциплине предусматривает ответы на такие конкретные вопросы как: прием посетителей, порядок приема и отправления почты, регистрация  и учет всех видов дел, подготовка дел, назначенных к рассмотрению, оформление уголовных и гражданских дел после их рассмотрения, порядок выдачи судебных дел  и судебных документов, организация архива суда, хранение судебных дел и документов в архиве, порядок определения сроков хранения.

Всю работу в судах  общей юрисдикции определяет федеральное  законодательство, это сфера компетенции именно федерального уровня.  Здесь, прежде всего заложено два принципа: избежание произвола в таком важном деле, как право на судебную защиту и следующее: это единообразие  на всей территории РФ. Основными документами здесь являются: ГПК РФ, УПК РФ, а так же Инструкция (далее инструкция) по судебному делопроизводству в районом суде, утверждена Приказом 29 апреля 2003 г. ВС РФ и Судебным департаментом (данная инструкция издана  с целью дополнить, расширить  и конкретизировать положения Кодексов).

 

Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде разработана в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности районного суда.

Настоящая Инструкция, являясь  основным нормативно-методическим документом, определяет и устанавливает единую систему организации и порядок ведения судебного делопроизводства в районных судах Российской Федерации, предусматривая учет и ведение документооборота районного суда, единые требования к оформлению процессуальных и иных документов, обеспечение оптимального порядка передачи и движения процессуальных и иных документов в структурах районного суда, порядок текущего хранения судебных дел, документации и передачи их в архив.

Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной, компьютерной и электронной техники.

Инструкция по судебному  делопроизводству в районном суде устанавливает единую систему документационного производства, обязательную для всех работников районного суда.

Правила и порядок работы с документами, установленные Инструкцией, обязательны для всех работников аппарата суда. Все работники ответственны за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в ней информации.

Председатель суда, или лицо, временно исполняющее его обязанности, в соответствии с нормой ст. 6-2 Закона Российской Федерации «О статусе судей в Российской Федерации»:

• организует работу суда;
• устанавливает правила внутреннего распорядка на основе утверждаемых Советом судей Российской Федерации типовых правил внутреннего распорядка судов и контролирует их выполнение;
• осуществляет общее руководство деятельностью аппарата суда;
• утверждает должностные инструкции работников аппарата суда;
• осуществляет иные полномочия по организации работы суда.

 

 Порядок приема, отправления дел и корреспонденции

 

Все судебные дела и корреспонденция, поступающие как по почте, так  и поданные (доставленные) непосредственно  в суд, принимаются, а также отправляются по назначению работником отдела делопроизводства.

Работник отдела делопроизводства вскрывает пакеты, проверяет соответствие присланных судебных дел и других материалов описи, а затем ставит на первой странице обложки дела (письма и т.п.) штамп, где указывается дата поступления материала в суд, регистрационный номер документа по журналу учета входящей корреспонденции.

Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, об этом составляется акт, один экземпляр которого посылается (отправителю, а второй приобщается к полученным документам и передается вместе с ними на рассмотрение исполнителю.

Конверты от поступивших  по почте исковых заявлений, представлений, кассационных или частных жалоб, исполнительных документов должны быть сохранены и приложены к присланным документам.

Поступившие в суд дела, материалы и иные документы, в том числе присланные электронной почтой, факсом, а также телеграммы регистрируются в журнале учета входящей корреспонденции (форма № 1).

Дела об административных правонарушениях, поступившие в  суд одновременно с доставкой  правонарушителей, до их рассмотрения также подлежат предварительной  регистрации в отделе делопроизводства суда (форма №7.1).

Для регистрации отдельных видов поступающей корреспонденции (исполнительные документы, поручения других судов) в журнал учета входящей корреспонденции могут быть внесены дополнительные графы (например, для отметок об исполнении).

При большом объеме поступающей  по почте корреспонденции регистрация может производиться в нескольких журналах по видам: исполнительные документы, корреспонденция по уголовным, гражданским делам, прочая корреспонденция и т.д.

Не подлежат регистрации, а передаются с отметкой о времени  получения их судом для приобщения к делам:

а) судебные повестки, возвращенные суду за не нахождением адресата;

б) расписки в получении  копий обвинительных заключений, судебных повесток, исковых заявлений.

После регистрации, но не позднее следующего рабочего дня вся поступившая корреспонденция передается по назначению для рассмотрения. Уголовные, гражданские дела, дела об административных правонарушениях, а также материалы, возвращенные в связи с отменой или изменением приговоров и решений либо с частными определениями вышестоящих судов, материалы по вопросам судебного контроля за законностью действий органов предварительного следствия и дознания, жалобы на отказ в принятии сообщений о совершенных преступлениях, письма, заявления, жалобы не процессуального характера и другие материалы передаются председателю суда.

Для учета дел и  материалов, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, в отделе делопроизводства суда ведутся журналы (форма № 2).

Исковые заявления и  другие материалы, принятые на личном приеме, не позднее следующего рабочего дня сдаются в отдел делопроизводства для учета в журнале входящей корреспонденции, после регистрации с присвоением соответствующего регистрационного номера и даты поступления возвращаются судье для рассмотрения.

Лицо, подающее исковое  заявление и другие материалы на личном приеме, может представить дополнительную копию вышеуказанного документа, на которой по его просьбе ставится дата и указывается фамилия лица, принявшего документы, после чего копия возвращается заявителю.

При отправке по назначению судебных дел и других документов, в том числе при направлении по электронной почте, факсу, регистрация которых производится в журнале формы № 1-а, исходящий номер на сопроводительных письмах должен соответствовать номеру дела (материала) или номеру того наряда, в котором эта переписка должна храниться.

Дела, материалы направляются заказными бандеролями, а исковые  материалы, исполнительные документы - заказными письмами либо направляются курьерами.

На заказные бандероли  и письма составляется опись (форма № 3), отдельно на бандероли и на письма. Опись остается в суде и подшивается в хронологическом порядке. Дела, материалы и корреспонденция, направляемые адресатам с курьерами, записываются в разносную книгу для корреспонденции (форма № 4) и сдаются получателям под расписку в этой книге.

Судебные повестки и  копии процессуальных актов направляются судом в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства  Российской Федерации от 26 сентября 2000 г. № 725, в заказных письмах с заказными уведомлениями о вручении. Бланк уведомления прикрепляется к стороне письма, на которой не указывается адрес. На лицевой стороне письма делается отметка «судебная повестка с заказным уведомлением», «определение» и т.д.

 

Порядок регистрации и учета уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях

 

Все дела, поступившие  в суд, регистрируются в соответствии с документами первичного статистического  учета на учетно-статистических карточках (для уголовных дел - форма № 5. для гражданских дел - форма № 6, для дел об административных правонарушениях - форма № 7. для уголовных апелляционных дел - форма № 5.2, для гражданских апелляционных дел - форма № 6.2, для жалоб на постановления по делам об административных правонарушениях - форма № 7^1) и в алфавитном указателе (для уголовных дел - форма № 5-а, для гражданских дел - форма № 6-а. для дел об административных правонарушениях - форма № 7-а, для уголовных апелляционных дел - форма № 5-6: для гражданских апелляционных дел - форма № 6-6: для жалоб на постановления по делам об административных правонарушениях - форма № 7-6). (Приложение № 1-6)

Алфавитные указатели  ведутся на бумажном носителе при  отсутствии автоматизированного производства.

По уголовному делу на несколько привлеченных лиц карточка формы № 5 заводится в соответствующем количестве экземпляров с указанием порядкового номера на каждое лицо. При этом карточки по одному делу скрепляются.

Алфавитный указатель  формы № 5-а ведется на каждое привлеченное лицо. По результатам рассмотрения уголовного дела, кроме того, на каждое привлеченное лицо, (исключая лиц, дела и материалы, в отношении которых переданы органам предварительного следствия и дознания) в соответствии с Инструкцией по ведению судебной статистики, утвержденной приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, заводится статистическая карточка на подсудимого, которая заполняется судьей, и в порядке, установленном названной Инструкцией, передается в управление (отдел) Судебного департамента в соответствующем субъекте Российской Федерации для последующей автоматизированной обработки.

По гражданскому делу заводится только один экземпляр карточки формы № 6, алфавитный указатель по делам искового производства ведется на каждого ответчика; по делам, вытекающим из публичных отношений - на подателя жалобы; по делам, вытекающим из налоговых отношений - на налогоплательщика; по делам особого производства - на заявителя.

В автоматизированных программах, в которых ведется учет гражданских дел, должно быть обеспечено формирование запросов по требованиям истцов и ответчиков, заявителей в соответствии с алфавитными указателями.

Исковые материалы и заявления, поступившие по почте, после регистрации  в журнале учета входящей корреспонденции, в порядке, определяемом председателем суда, не позднее следующего рабочего дня передаются под расписку в указанном журнале судьям в соответствии с обслуживаемыми зонами или рассматриваемыми категориями дел.

Не позднее пяти дней после передачи судьям материалы и заявления должны быть возвращены в отдел делопроизводства для оформления. На принятое к производству гражданское дело оформляется учетно-статистическая карточка. В журнале учета входящей корреспонденции (журнале учета заявлений до принятия их судьями к своему производству) делаются отметки о движении заявления (об отказе в принятии, о возвращении заявления, оставлении без движения).

Заявления, по которым вынесены определения  об отказе в их принятии, о возвращении  заявления или оставлении без движения, регистрируются в журнале формы № 6.1.

По делу об административном правонарушении заводится одна учетно-статистическая карточка формы № 7 на каждое привлеченное лицо. Регистрация в алфавитном указателе  формы № 7-а также ведется на каждое привлеченное лицо.

Учетно-статистические карточки хранятся в картотеках (ящиках) отдельно по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях в порядке их номеров таким образом, чтобы  последние номера помещались в передней части картотеки (ящика). В карточках, соответственно движению дела, должны быть заполнены все реквизиты, предусмотренные формами № 5, 6 и 7.

По истечении календарного года учетно-статистические карточки на дела, не рассмотренные к началу нового года, переносятся в картотеку нового года. В этом случае на каждой учетно-статистической карточке и в каждом деле указываются два порядковых номера –прошлого и нового года.

В связи с этим нумерация дел, поступивших в новом году, начинается с того номера, который является очередным после перерегистрации остатка предыдущего года.

В картотеку прошлого года взамен изъятых карточек вкладываются карточки-заменители, на которых отмечается порядковый номер  прошлого года и делается отметка  о перенесении с указанием  нового порядкового номера.

Производства по представлениям и  ходатайствам, разрешаемым в порядке  исполнения приговоров (статья 399 УПК  Российской Федерации), регистрируются в журнале (форма № 9) и алфавитном указателе (форма № 9-а).

При разрешении вопросов, связанных  с исполнением приговора суда, постановившего приговор, соответствующие сведения отражаются в учетно-статистической карточке формы № 5. Если связанные с исполнением приговора вопросы разрешаются вне района деятельности суда, постановившего приговор, суд, разрешивший вопросы исполнения приговора в порядке статьи 399УПК Российской Федерации, направляет копию постановления суду, постановившему приговор, по получении которой в карточке формы № 5 также делается соответствующая запись.